Quản lý tài liệu

Tài liệu sau khi đăng ký sẽ được hiển thị trên Aconex với phiên bản mới nhất. Tuy nhiên, tất cả các phiên bản chỉnh sửa trước đều được lưu lại và có thể được tiếp cận dễ dàng. Những tài liệu này đều có thể được chuyển tới các đơn vị khác bằng phương thức điện tử. Chức năng tìm kiếm hữu ích cho phép người dùng tìm được tài liệu một cách nhanh chóng và chính xác.Với những phần tài liệu cần tìm kiếm thường xuyên có thể được lưu lại bằng bộ lọc cho những lần dùng sau áp dụng cho cá nhân người dùng hay cho tất cả người dùng trong công ty.

Chức năng đọc tài liệu (VIEWER)

Aconex sẵn có chương trình đọc tài liệu trực tuyến cho phép người dùng đọc được hơn 450 định dạng file khác nhau kể cả file BIM/3D mà không cần cài thêm phần mềm cho máy tính.Chức năng này cũng cho phép nhiều người dùng thảo luận, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu cùng một lúc ở các vị trí khác nhau.

Công cụ về quản lý quy trình công việc (WORKFLOW)

Quản lý thư/ Công văn (MAILS)

Hệ thống đóng vai trò là một kho thư điện tử của dự án không cho cá nhân người dùng mà cho toàn bộ người dùng tham gia dự án trong công ty, cho phép người dùng viết thư, gửi thư, tìm kiếm thư, xử lý thư…. Mỗi đơn vị có thể tạo các mẫu thư tín cho riêng họ, đảm bảo thông tin nhận dạng đồng nhất của công ty.

Công cụ quản lý quy trình đấu thầu (TENDER)

Đây là công cụ tùy chọn thêm quản lý điện tử quá trình đấu thầu, trong đó bao gồm việc phân phối tài liệu bản vẽ, thư tín, đánh giá, theo dõi, trạng thái từ khi mời thầu đến việc xét chọn nhà thầu. Công cụ này giúp tiết kiệm được thời gian mời thầu và quản lý các gói thầu cũng như các công việc quản lý hành chính.

Dịch vụ fax tích hợp (FAX)

Đây cũng là một trong những công cụ tùy chọn. Aconex cho phép nhận fax nội bộ cho dự án và cũng được quản lý như những tài liệu văn bản khác. Hệ thống cũng có thể gửi thư tín tới một địa chỉ fax.

Danh bạ (DIRECTORY)

Các thành viên Aconex quản lý thông tin của họ trên hệ thống. Mỗi công ty có người quản trị riêng có thể tạo thêm hoặc khóa địa chỉ người dùng cũng như phân cấp người dùng trong công ty. Tất cả những thành viên này được ghi trên danh bạ dự án và trên danh bạ người dùng Aconex toàn cầu rất dễ dàng tìm kiếm.

Báo cáo (REPORT)

Các chức năng liệt kê,sắp xếp và lọc trên Aconex cho phép vận hành một hệ thống báo cáo toàn diện thông tin dự án.Các báo cáo dễ điều chỉnh, giúp người quản lý dự án phát hiện ngay các vấn đề tiềm ẩn để xử lý kịp thời.

Lưu trữ

Toàn bộ thông tin dữ liệu là tài sản trí tuệ của mỗi đơn vị tham gia dự án, được lưu trữ trên hệ thống sau khi dự án kết thúc. Chủ đầu tư có thể trả phí để tiếp tục đăng nhập và đọc những thông tin của dự án trực tuyến, hoặc yêu cầu đĩa DVD có lưu trữ toàn bộ thông tin và có chức năng tìm kiếm dễ dàng.

Máy chụp tự động tại Công trường (SITECAM)

Đây là phương thức hữu hiệu cho phép khách hàng xem toàn bộ quá trình xây dựng dự án, cho phép giám sát dự án trực tuyến từ xa. Aconex cung cấp hệ thống các bức hình kỹ thuật số chất lượng cao được chụp tự động 15 phút một lần.Việc giám sát bí mật các hoạt động tại công trường này có thể được thực hiện qua Internet ở bất cứ vị trí nào. Công cụ này đặc biệt hữu ích trong trường hợp giải quyết các vụ kiện tụng và bồi thường như việc trì hoãn do điều kiện thời tiết.

Công cụ giám sát ngoài công trường (Field Management)

Tận dụng những lợi thế của smartphone, Aconex đã phát triển công cụ quản lý các lỗi và sự cố trong quá trình triển khai dự án ngoài công trường. Các giám sát viên có thể dùng công cụ này để tạo mới, theo dõi, giao việc và báo cáo toàn bộ các sự cố hoặc lỗi khi vận hành dự án.Công cụ giúp cho người dùng giảm thiểu thời gian, giúp tạo lập các báo cáo chính xác, đúng hiện trạng để xử lý kịp thời, đảm bảo tiến độ của công việc.Hiện công cụ này của Aconex được tích hợp trên cả 2 ứng dụng của Apple và Androids.

Công cụ quản lý sau thi công (Smart Manuals)

Khi dự án tiến đến giai đoạn hoàn thành, một trong những công việc quan trọng là tập hợp toàn bộ thông tin trong suốt quá trình triển khai dự án để bàn giao cho chủ đầu tư các sổ tay vận hành dự án. Công cụ Smart Manuals của Aconex giúp tập hợp toàn bộ hồ sơ hoàn công giúp người dùng có thể truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi để xử lý công việc, tiết kiệm thời gian và rủi ro do hồ sơ bị mất hoặc thất lạc.