Quản trị dự án là gì? Project Governance là gì?

11/06/2020
Category: Tin nhanh

Quản trị dự án là gì? Project Governance là gì?

1. Khái niệm quản trị dự án

Quản trị dự án trong tiếng Anh được gọi là Project Governance. Quản trị dự án là khuôn khổ quản lý trong đó các quyết định về dự án được đưa ra. Mỗi tổ chức đều có những mục tiêu chiến lược của mình như tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường hay phát triển một dòng sản phẩm mới. Mỗi dự án đòi hỏi phải giúp doanh nghiệp sớm đạt được mục tiêu chiến lược của mình.

Do đó, vai trò của quản trị dự án là cung cấp một khuôn khổ ra quyết định hợp lý, chặt chẽ và có thể lặp lại để điều chỉnh các khoản đầu tư vốn của tổ chức cho các hoạt động liên quan. Theo cách này, một tổ chức sẽ có một cách tiếp cận có cấu trúc để tiến hành cả hoạt động kinh doanh của mình cũng như các hoạt động của dự án

Quản trị dự án là sự áp dụng một cách phù hợp các kiến thức, kĩ năng, công cụ và kĩ thuật vào trong quá trình đề xuất dự án, lập kế hoạch dự án, thực hiện dự án, theo dõi giám sát dự án và kết thúc dự án để đạt được các yêu cầu của dự án.

Quản trị dự án là khuôn khổ quản lý để ra quyết định trong dự án

2. Ba trụ cột của quản trị dự án

2.1. Cấu trúc dự án

Cấu trúc dự án đề cập đến cơ cấu, thành phần các ủy ban, bộ phận tham gia vào hoạt động quản lý dự án. Đầu hợp đầu tiên, có một ban tài chính cung cấp vốn cho các dự án. Thứ hai, bộ phận quản lý danh mục đầu tư tham gia, nơi đảm bảo những hoạt động đầu tư hiệu quả nhất được lựa chọn. Ngoài ra, có thể có một ban quản lý chương trình quản lý một nhóm các dự án liên quan mà dự án hiện tại nằm trong tầm kiểm soát của họ. Thẩm quyền các ủy ban quản trị dự án sẽ được nêu rõ trong chính sách và tài liệu thủ tục quản trị dự án. Với việc xác định rõ cấu trúc này, hoạt động quản trị của dự án có thể được tích hợp trong phạm vi quản trị của cả doanh nghiệp.

Các cơ quan quản lý khác tham gia quản trị dự án gồm:

Trưởng bộ phận chức năng: Chịu trách nhiệm về quản trị của các thành viên trong nhóm dự án và công việc của họ

Nhóm dự án: Quản lý và vận hành các nguồn lực cũng như hoạt động của dự án

Bộ phận kiểm toán và đánh giá độc lập: Quản trị quy trình độc lập và chất lượng thông tin dự án

Kiểm toán tài chính: Kiểm soát sự tuân thủ các quy định tài chính độc lập

2.2. Con người

Hiệu quả của các ủy ban quản trị dự án phụ thuộc vào những con người trong các ủy ban này. Thành viên của ủy ban được xác định bởi yêu cầu nhiệm vụ, chức năng của từng bộ phận tham gia quản trị dự án. Mỗi bộ phận có yêu cầu về nhân sự riêng với bộ kỹ năng, kinh nghiệm phù hợp.

2.3. Thông tin

Thông tin quản trị là thông tin cung cấp cho những người ra quyết định trong dự án bao gồm: Các báo cáo thường xuyên về dự án, các vấn đề và rủi ro, mô tả dự án..., trong đó quan trọng nhất là đề án kinh doanh.

Ba trụ cột chính của quản trị dự án: Cấu trúc, Con người, Thông tin

3. Các nguyên tắc cốt lõi quản trị dự án

3.1. Nguyên tắc 1: Có người trách nhiệm duy nhất cho sự thành công của dự án

Người quan trọng nhất trong dự án là người chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự án. Một dự án không có sự rõ ràng về người chịu trách nhiệm cho sự thành công của nó thì sẽ không có sự lãnh đạo tốt. Nó cũng làm chậm dự án trong giai đoạn bắt đầu vì không có ai đưa ra các quyết định quan trọng cần thiết để đảm báo dự án có các điều kiện khởi đầu vững chắc. Đảm bảo có người chịu trách nhiệm về sự thành công của dự án là nguyên tắc đầu tiên của quản trị dự án hiệu quả.

Tuy nhiên, chỉ định ai đó phải chịu trách nhiệm là chưa đủ - người chịu trách nhiệm phải là người phù hợp nhất.Với khía cạnh này, người chịu trách nhiệm phải có đủ quyền hạn trong tổ chức để đảm bảo họ được đưa ra các quyết định cần thiết cho sự thành công của dự án. Tuy nhiên, khi vấn đền nằm ngoài thẩm quyền này thì người chịu trách nhiệm cao hơn trong tổ chức phải đưa ra quyết định. Nếu chọn sai người, sẽ không thể đảm bảo về sự thành công của dự án.

3.2. Nguyên tắc 2: Tách biệt quyền người chủ đầu tư dự án độc lập với Quyền sở hữu tài sản, dịch vụ hoặc nhóm liên quan khác

Thông thường, các tổ chức sẽ gắn vai trò chủ sở hữu (chủ đầu tư) dự án án với chủ sở hữu dịch vụ hoặc chủ sở hữu tài sản nhằm mục tiêu đảm bảo dự án chắc chắn có đủ nguồn lực cần thiết để thành công. Tuy nhiên, kết quả của cách tiếp cận này có thể dẫn đến việc lãng phí nguồn lực và không thỏa mãn được yêu cầu của các bên liên quan và khách hàng:

Lợi ích của việc kiểm tra sẽ thuộc về đơn vị do chủ đầu dự án ủy quyền, điều này thường làm sai lệch kết quả dự án;
Các yêu cầu của chủ đầu tư dự án nhận được ít sự giám sát hơn, làm giảm sự đổi mới và giảm hiệu quả đầu ra;
Năng lực của chủ đầu tư hạn chế khiến việc đưa ra quyết định và thủ tục dự án kém hiệu quả vào rủi ro;
Các nhu cầu vận hành doanh nghiệp luôn chiếm ưu thế, khiến dự án có nguy cơ bị bỏ bê trong những thời điểm đó;
Các khoản dự phòng của dự án có nguy cơ được phân bổ vào phần củng cố quyền sở hữu dự án.
Cơ chế duy nhất đã được chứng minh để đảm bảo các dự án đáp ứng nhu cầu của khách hàng và các bên liên quan, đồng thời tối ưu hóa giá trị đầu tư, là trao quyền quản trị dự án cho bên chuyên gia, nếu không chắc chắn không thể giao cho chủ đầu tư dự án. Đây là nguyên tắc số 2 của quản trị dự án.

Chủ đầu tư dự án tham gia theo các điều khoản rõ ràng trong đó phác thảo các lĩnh vực, kết quả chính của dự án mà chủ đầu tư tham gia quản lý. Thông thường, các tổ chức thành lập Ủy ban quản trị dự án, xác định sự tồn tại của dự án và chỉ định giám đốc dự án càng sớm càng tốt trong vòng đời dự án, thành lập Hội đồng dự án tạo cơ sở cho sự tham gia của khách hàng và các bên liên quan, thiết lập các mục tiêu chính của dự án kết hợp với các giá trị của tổ chức và việc giám sát việc thực hiện dự án. Các thông số này thường được trình bày chi tiết trong Kế hoạch quản trị dự án được duy trì trong suốt thời gian tồn tại của dự án (và khác với Kế hoạch quản lý dự án chi tiết hơn và chỉ xuất hiện trong quá trình phát triển dự án).

3.3. Nguyên tắc 3: Đảm bảo tách bạch các hoạt động quản lý các bên liên quan và ra quyết định dự án

Hiệu quả ra quyết định của một ủy ban quản trị dự án sẽ tỷ lệ nghịch với quy mô của nó. Không chỉ các ủy ban lớn sẽ không đưa ra quyết định kịp thời, những ủy ban phức tạp thường bị coi là thiếu tính năng động trong hoạt động dự án.

Khi các ủy ban quản trị dự án ngày càng phát triển về quy mô, họ có xu hướng dành nhiều công sức, thời gian quản lý các bên liên quan. Khi số lượng thành viên ủy ban tăng lên, sự hiểu biết chi tiết của từng người về các vấn đề quan trọng của dự án sẽ giảm đi. Nhiều người tham gia họp trong ủy ban quản trị dự án không phải để đưa ra quyết định mà là một cách để tìm hiểu những gì đang xảy ra trong dự án. Không chỉ không có đủ thời gian để mỗi người đưa ra quan điểm của mình, mà những người có ý kiến đóng góp hiệu quả nhất phải cạnh tranh về thời gian và ảnh hưởng với những người chỉ tham gia ngoại vi vào dự án. Hơn nữa, không phải tất cả những người có mặt đều có cùng mức độ hiểu biết về các vấn đề và do đó, lãng phí thời gian để đưa mọi người bắt kịp các vấn đề cụ thể đang được thảo luận. Do đó, đối với tất cả các ý định và mục đích, các ủy ban dự án lớn được cấu thành như một bộ phận quản lý các bên liên quan hơn là một bộ phận chịu trách nhiệm đưa ra quyết định dự án. Đây là một vấn đề lớn khi dự án phụ thuộc vào ủy ban quản trị để đưa ra các quyết định kịp thời.

Không nghi ngờ gì rằng cả hai hoạt động, ra quyết định dự án và quản lý các bên liên quan, đều là yếu tố cần thiết cho sự thành công của dự án. Vấn đề là chúng là hai hoạt động riêng biệt và cần được tổ chức như vậy. Đây là nguyên tắc thứ ba của quản trị dự án hiệu quả. Nếu sự tách biệt này có thể đạt được, nó sẽ tránh làm tắc nghẽn hoạt động ra quyết định với nhiều bên liên quan bằng cách hạn chế tư cách thành viên của nhiều người và trung tâm cho sự thành công của dự án.

Luôn có lo ngại rằng giải pháp này sẽ dẫn đến một vấn đề khác nếu các bên liên quan bất mãn không cho rằng nhu cầu của họ không được đáp ứng. Bất kỳ cơ chế quản lý các bên liên quan nào được áp dụng đều phải giải quyết thỏa đáng nhu cầu của tất cả các bên liên quan của dự án. Cần tập trung vào quan điểm của họ và giải quyết mối quan tâm của họ càng sớm càng tốt để họ hài lòng. Điều này có thể đạt được một phần nhờ Chủ tịch Ban quản trị dự án chủ trì hoạt động của các nhóm bên liên quan.

3.4. Nguyên tắc 4: Đảm bảo tách biệt cơ cấu quản trị dự án và cơ cấu quản trị tổ chức

Cơ cấu quản trị dự án cần được thiết lập bởi vì cơ cấu tổ chức không cung cấp khuôn khổ cần thiết để thực hiện một dự án. Các dự án đòi hỏi sự linh hoạt và tốc độ ra quyết định nhanh thì các cơ chế phân cấp trong sơ đồ quản trị tổ chức không cho phép điều này. Cơ cấu quản trị dự án khắc phục điều này bằng cách rút những người ra quyết định chủ chốt ra khỏi cơ cấu tổ chức và đặt họ vào một ủy ban cụ thể, do đó tránh được quá trình ra quyết định nối tiếp liên quan đến hệ thống phân cấp.

Vì vậy, khuôn khổ quản trị dự án nên tách biệt với cơ cấu tổ chức. Điều cần tránh là tình huống các quyết định của ban chỉ đạo hoặc ban dự án phải được phê duyệt bởi một hoặc nhiều người trong tổ chức bên ngoài ủy ban dự án đó; Ban chỉ đạo / ban dự án chịu trách nhiệm phê duyệt, xem xét tiến độ và cung cấp các kết quả dự án và các lợi ích dự kiến của nó, do đó, họ phải có năng lực để đưa ra quyết định, có thể cam kết bổ sung nguồn lực và kinh phí ngoài kế hoạch ban đầu. Đây là nguyên tắc cuối cùng của quản trị dự án hiệu quả.

Việc áp dụng nguyên tắc này sẽ giảm thiểu việc ra quyết định theo nhiều lớp và sự chậm trễ về thời gian và sự kém hiệu quả liên quan đến nó. Nó sẽ đảm bảo một cơ quan ra quyết định dự án được trao quyền để đưa ra quyết định kịp thời.

4. Các Vai trò trong quản trị dự án

Một vai trò quan trọng trong quản trị dự án là của nhà tài trợ dự án. Nhà tài trợ dự án có ba trách nhiệm chính là đối với hội đồng quản trị, người quản lý dự án và các bên liên quan của dự án.

Các bên liên quan là vai trò rất quan trọng trong mọi dự án

4.1. Hội đồng quản trị

Đối với hội đồng quản trị, nhà tài trợ cung cấp khả năng lãnh đạo về văn hóa và giá trị, sở đề án hợp kinh doanh, giữ cho dự án phù hợp với chiến lược và định hướng danh mục đầu tư của tổ chức, quản lý rủi ro dự án, làm việc với các nhà tài trợ khác, tập trung vào việc thực hiện lợi ích, đề xuất các cơ hội để tối ưu hóa chi phí / lợi ích, đảm bảo tính liên tục của tài trợ, cung cấp sự đảm bảo và cung cấp phản hồi và bài học kinh nghiệm.

4.2. Người quản lý dự án

Đối với người quản lý dự án, nhà tài trợ đưa ra các quyết định kịp thời, làm rõ khuôn khổ ra quyết định, làm rõ các ưu tiên và chiến lược kinh doanh, trao đổi các vấn đề kinh doanh, cung cấp nguồn lực, tạo niềm tin, quản lý các mối quan hệ và thúc đẩy đạo đức trong công việc.

4.3. Các bên liên quan của dự án

Đối với các bên liên quan khác của dự án, nhà tài trợ dự án thu hút các bên liên quan, quản lý thông tin liên lạc của các bên liên quan, chỉ đạo mối quan hệ khách hàng, chỉ đạo quản trị người dùng, chỉ đạo quản trị nhà cung cấp và phân xử giữa các bên liên quan.

5. Các yếu tố liên quan quản trị dự án

Quản trị dự án sẽ:

Vạch ra các mối quan hệ giữa tất cả các nhóm bên trong và bên ngoài tham gia vào dự án
Mô tả luồng thông tin thích hợp liên quan đến dự án cho tất cả các bên liên quan
Đảm bảo xem xét thích hợp các vấn đề gặp phải trong mỗi dự án
Đảm bảo rằng các phê duyệt và định hướng cần thiết cho dự án ở mỗi giai đoạn thích hợp của dự án.

Các yếu tố cụ thể giúp quản trị dự án tốt bao gồm:

Có một phương án kinh doanh hấp dẫn, nêu rõ các đối tượng của dự án và chỉ rõ các khía cạnh trong phạm vi và ngoài phạm vi
Có một cơ chế để đánh giá sự đáp ứng giữa kết quả dự án đối với các mục tiêu ban đầu của nó
Xác định được tất cả các bên liên quan của dự án
Một phương pháp truyền thông phù hợp cho từng bên liên quan
Một tập hợp các yêu cầu ở cấp độ kinh doanh được tất cả các bên liên quan đồng ý
Mô tả đặc điểm kỹ thuật cho các sản phẩm dự án
Việc bổ nhiệm người quản lý dự án phù hợp
Phân công rõ ràng các vai trò và trách nhiệm của dự án
Kế hoạch dự án hiện tại đã được công bố phải trải dài tất cả các giai đoạn của dự án từ khi bắt đầu dự án cho đến khi chuyển sang hoạt động khác
Một hệ thống báo cáo tình trạng và tiến độ chính xác trong dự án
Kho lưu trữ tài liệu trung tâm cho dự án
Bảng chú giải thuật ngữ dự án
Quy trình quản lý và giải quyết các vấn đề phát sinh trong dự án
Quy trình ghi lại và truyền đạt các rủi ro trong dự án
Một tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng các tài liệu quản trị và các sản phẩm của dự án.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội