Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án (Monitoring and Controlling Project Work) là gì?
- 10/22/2020
- Category: Kiến thức
Theo dõi và giám sát các hoạt động dự án (Monitoring and Controlling Project Work) là gì?
Ngày nay, việc giám sát và kiểm soát dự án một cách hiệu quả là một nhiệm vụ rất khó khăn. Tôi chắc chắn rằng mỗi người trong chúng ta đều áp dụng rất nhiều phương pháp luận để giữ quyền kiểm soát của chúng ta đối với dự án. Nhưng ngoài sự kiểm soát này, gần như 70% dự án thất bại thảm hại. Và nếu dự án được hoàn thành thành công - bạn đã mất nhiều tiền hơn để hoàn thành cùng một dự án (tức là vượt quá ngân sách) hoặc bạn đã mất nhiều thời gian hơn để hoàn thành cùng một dự án (tức là chậm tiến độ). Cả hai tình huống đều được coi là kém hiệu quả đối với một người quản lý dự án. Vì vậy, mấu chốt là người quản lý dự án nên làm gì để cứu vãn tình trạng tồi tệ này trong dự án? Việc kiểm soát giá cả, lịch trình và phạm vi cho dự án không phải là một công việc dễ dàng. Ba ràng buộc dự án này sẽ luôn tạo ra một vấn đề cho dự án của bạn. Coi chừng! Nếu bạn giỏi duy trì ba đường cơ sở này (Đường cơ sở về phạm vi, đường cơ sở về lịch trình và đường cơ sở về hiệu suất chi phí); bạn đang làm rất xuất sắc.Vì vậy, làm thế nào để duy trì các đường cơ sở này? Làm thế nào để kiểm soát dự án một cách hiệu quả, để bạn có thể hoàn thành dự án trong phạm vi cơ bản? PMBOK® Guide (Tài liệu kiến thức quản lý dự án của Viện quản lý dự án Hoa Kỳ) đề xuất một số quy trình tiêu chuẩn để kiểm soát và giám sát dự án thành công. Hãy để chúng tôi giải thích ngắn gọn cho bạn các bước trong giám sát và kiểm soát dự án.
Giám sát và kiểm soát dự án là rất quan trọng với mỗi dự án
1. Tầm quan trọng của Giám sát và Kiểm soát Dự án
Giám sát dự án và kiểm soát việc thực hiện liền mạch các nhiệm vụ, đồng thời giúp cải thiện hiệu quả và năng suất của dự án. Giám sát cho phép bạn kiểm soát tất cả các mặt và khía cạnh của dự án bao gồm cả việc hoàn thành dự án đúng thời hạn. Việc thu thập dữ liệu kịp thời cho phép người quản lý đưa ra quyết định sáng suốt và tận dụng các cơ hội cũng như bất kỳ thay đổi nào cần thực hiện đều có thể được thực hiện trước, giảm lãng phí thời gian đáng kể.
2. Phương pháp giám sát và kiểm soát
Quá trình giám sát và kiểm soát của một dự án cho phép các nhà quản lý thiết lập các mốc thời gian hiệu quả của dự án bao gồm phạm vi, ngân sách và lịch trình. Thông tin này sau đó có thể được sử dụng để theo dõi tiến trình của dự án trong suốt vòng đời của nó.
Một phương pháp giám sát và kiểm soát tốt là Cấu trúc phân chia công việc (WBS) chia nhỏ một dự án lớn thành các nhiệm vụ con, giúp dễ dàng quản lý và đánh giá một dự án. Nó cũng giúp người quản lý dễ dàng phát hiện bất kỳ vấn đề nào có thể hỗ trợ và kiểm soát dự án hiệu quả hơn.
Cấu trúc phân tích công việc trông giống như sau:
3. Kỹ thuật Giám sát và Kiểm soát
Có nhiều kỹ thuật giám sát và kiểm soát mà người quản lý dự án có thể sử dụng, bao gồm:
3.1. Ma trận xác định nguồn gốc yêu cầu (RTM)
RTM cho phép người quản lý lập bản đồ hoặc theo dõi các yêu cầu và sản phẩm phân phối của dự án. Nó tương quan mối quan hệ giữa hai tài liệu cơ sở. Nó làm cho các nhiệm vụ hiển thị rõ ràng hơn và cho phép không có nhiệm vụ mới nào được thêm vào mà không được phê duyệt.
3.2. Biểu đồ kiểm soát
Biểu đồ kiểm soát giám sát chất lượng của dự án. Có hai dạng cơ bản của biểu đồ kiểm soát - biểu đồ kiểm soát đơn biến và biểu đồ đa biến. Biểu đồ kiểm soát đơn biến chỉ hiển thị một đặc tính của dự án tại một thời điểm, trong khi biểu đồ kiểm soát đa biến hiển thị nhiều đặc điểm.
3.3. Cuộc họp Đánh giá dự án
Kỹ thuật này cho phép các nhà quản lý và các bên liên quan có cùng góc nhìn và cùng phân tích dự án để làm nổi bật những thay đổi lớn hoặc bất kỳ vấn đề nào phát sinh ở hiện tại. Họ cũng có thể làm nổi bật bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh trong các giai đoạn sau.
Họp đánh giá dự án cần thực hiện thường xuyên
4. Những nội dung chính trong kiểm tra và giám sát dự án là gì?
Rất nhiều điều xảy ra trong một dự án, bao gồm nhiều thay đổi bất ngờ và các vấn đề phát sinh. Bất kỳ người quản lý dự án giỏi nào cũng có thể nói với bạn rằng mặc dù việc đáp ứng thời hạn là quan trọng, nhưng việc hiểu một dự án từ đầu đến cuối còn quan trọng hơn nhiều.Giám sát và kiểm soát là một cách hiệu quả để hiểu dự án hiện đang ở giai đoạn nào, những thay đổi mà dự án đang trải qua, bất kỳ vấn đề nào cần được xử lý ngay lập tức và bất kỳ kiểm soát chất lượng nào cần phải thực hiện.
Với thông tin cập nhật ở mọi giai đoạn, các nhà quản lý có thể đưa ra quyết định sáng suốt để khắc phục các vấn đề ngay từ đầu và thậm chí tránh mọi vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh trong tương lai. Họ cũng có thể đảm bảo rằng dự án đạt được sự cân bằng hoàn hảo giữa chi phí, chất lượng và thời hạn.
4.1. Giám sát và Kiểm soát Công việc Dự án và Thực hiện Kiểm soát Thay đổi Tích hợp
Sau khi lập kế hoạch dự án, bạn phải bắt đầu làm việc với dự án theo kế hoạch, và bây giờ là lúc bạn phải kiểm tra xem mình có đang làm việc theo đúng kế hoạch hay không. Như ban đầu, bạn đã lập kế hoạch cho dự án của mình theo thông tin mà bạn có (Lập kế hoạch sóng lăn), rõ ràng là sẽ có sự thay đổi trong dự án khi công việc tiến triển (Đó là lý do tại sao việc lập kế hoạch có tính chất lặp đi lặp lại và được xây dựng dần dần). Các nhà quản lý dự án giỏi luôn tìm cách tránh những thay đổi và kiểm soát chúng một cách hiệu quả, nếu nó xảy ra, cân bằng các đường cơ sở ban đầu của dự án. Khi có bất kỳ thay đổi nào hãy thảo luận với các nhà tư vấn, các doanh nghiệp vừa và nhỏ khác, quản lý cấp cao hoặc bất kỳ bên liên quan nào khác của dự án, bao gồm cả khách hàng của bạn và cố gắng tìm ra giải pháp. Thay đổi là bắt buộc nhưng không phải lúc nào cũng bắt buộc. Đừng thực hiện những yêu cầu thay đổi mà không liên quan gì đến dự án.4.2. Nghiệm thu sản phẩm và kiểm soát phạm vi công việc dự án
Nghiệm thu sản phẩm với khách hàng thường đến sau khi thực hiện kiểm soát chất lượng nội bộ. Khi sản phẩm dự án của bạn được chấp nhận từ kiểm soát chất lượng nội bộ, nó sẽ chuyển sang giai đoạn xác minh phạm vi (nghiệm thu sản phẩm với khách hàng). Khách hàng của bạn sẽ xác minh xem sản phẩm bạn bàn giao có đáp ứng toàn bộ yêu cầu hay không và nếu được chấp nhận vào thời điểm đó, sản phẩm có sẽ được chuyển đến nơi sử dụng của khách hàng. Nếu không, một lần nữa, sản phẩm dự án cần phải quay lại giai đoạn sản xuấ0t để hoàn thiện. Là một người quản lý dự án, bạn nên kiểm soát phạm vi trong suốt vòng đời của dự án. Nó không giống như khi sản phẩm đã sẵn sàng thì chỉ bạn mới bắt đầu kiểm soát sản phẩm; nó là một quá trình thực hiện ở mọi lúc. Bạn nên hết sức cẩn thận để yêu cầu phạm vi đó vượt ngoài tầm kiểm soát của bạn.4.3. Kiểm soát lịch trình và kiểm soát chi phí
Bằng cách sử dụng kỹ thuật giá trị thu được (EVM), bạn thực hiện kiểm soát lịch trình và chi phí cho dự án của mình. Bạn có được chỉ số CPI (Chỉ số hiệu suất chi phí) và SPI (Chỉ số hiệu suất theo lịch trình), và dựa trên kết quả của CPI và SPI, bạn có thể theo dõi và kiểm soát dự án đồng thời cả chi phí và tiến độ. Nếu CPI của bạn bằng hoặc nhiều hơn 1, bạn có khả năng chi trả chi phí dự án phát sinh tốt, và nếu SPI bằng hoặc hơn 1, bạn có tiến độ dự án đang tốt (Tham khảo Khu vực Kiến thức Quản lý Chi phí, PMBOK®).
Phương pháp EVM dự án
4.4. Thực hiện kiểm soát chất lượng
Trước khi giao sản phẩm cho khách hàng, bạn cần kiểm tra lại xem mình có đang giao sản phẩm với chất lượng mà khách hàng yêu cầu hay không. Đối với điều này, bạn có thể tìm kiếm sự trợ giúp của rất nhiều từ các công cụ quản lý chất lượng hoặc quy trình chất lượng, như Phân tích nguyên nhân gốc rễ, Biểu đồ Pareto, Biểu đồ kiểm soát, Biểu đồ, v.v.4.5. Báo cáo hiệu suất
Khi bạn đang quản lý một dự án lớn với nhiều bên liên quan, bạn cần cập nhật trạng thái dự án cho mọi bên liên quan. Chủ yếu bạn cần cập nhật báo cáo tiến độ dự án như - tiến độ dự án hiện tại ra sao? Điều gì sẽ được dự báo cho dự án của bạn?4.6. Kiểm soát rủi ro
Rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào và bất cứ nơi nào trong dự án của bạn. Là một nhà quản lý dự án, bạn không thể nói rằng bạn sẽ chỉ kiểm tra rủi ro trong giai đoạn giám sát và kiểm soát. Rõ ràng là không !!! Rủi ro nên được đo lường ngay sau khi dự án được bắt đầu. Đó là một nhiệm vụ liên tục cho người quản lý dự án.4.7. Quản lý mua sắm
Nếu bạn đang ký hợp đồng thầu phụ với một số bên khác, bạn cũng cần theo dõi hiệu suất công việc của họ một cách kịp thời. Dựa trên hiệu suất của họ, hiệu suất dự án của bạn sẽ được xác định. Vì vậy, đừng xem nhẹ nó. Trách nhiệm duy nhất của người quản lý dự án là giám sát và kiểm soát công việc của các nhà thầu phụ.Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!
Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:
Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội