Buổi họp khởi động (kickoff meeting) dự án là gì?
- 09/22/2020
- Posted by: Admin
- Category: Kiến thức
Trong vòng đời của dự án, bạn sẽ có nhiều cuộc họp với các bên liên quan của mình. Hầu hết các cuộc họp thảo luận về tình trạng, các vấn đề và kế hoạch của dự án. Các cuộc họp khác là về quản lý và khách hàng.
Tuy nhiên, những cuộc họp trên có ý nghĩa quan trọng nhất đinh nhưng cuộc họp khởi động dự án (kickoff meeting) lại mang tính duy nhất.
Viện quản lý dự án Hoa Kỳ (PMI) đã giới thiệu về cuộc họp khởi động trong "Hướng dẫn PMBOK". Nó là một công cụ và kỹ thuật của quy trình “Xây dựng kế hoạch quản lý dự án”.
Cuộc họp khởi động dự án là gì?
Đây là cuộc họp đầu tiên được tổ chức giữa các bên liên quan của dự án khi bắt đầu một dự án mới hoặc một giai đoạn mới..jpg)
Cuộc họp này có thể bao gồm các bên liên quan cấp cao như nhà tài trợ dự án, ban quản lý, giám đốc dự án và một số thành viên trong nhóm dự án. Nhóm dự án liên quan đến người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm. Cuộc họp này cho người quản lý dự án cơ hội để xác định các mục tiêu chung và xây dựng sự đồng thuận giữa những người tham gia.
Một cuộc họp khởi động là một công cụ có giá trị để thúc đẩy các thành viên trong nhóm đạt được các mục tiêu của dự án.
Khi nào Cuộc họp Khởi động diễn ra?
Đối với các dự án nhỏ, cuộc họp khởi động diễn ra ngay sau giai đoạn bắt đầu và bao gồm tất cả các thành viên trong nhóm dự án. Đối với nhiều thành viên trong nhóm, đây sẽ là cuộc họp đầu tiên với các thành viên khác và do đó, đây là cơ hội để làm quen lẫn nhau.
Trong các dự án lớn hơn, dự án sẽ tiến hành cuộc họp khởi động khi việc lập kế hoạch đã hoàn thành và việc thực hiện sắp bắt đầu. Nếu dự án có nhiều giai đoạn, dự án có thể có một cuộc họp khởi động vào đầu mỗi giai đoạn.
Nếu dự án trải dài trên một khu vực địa lý rộng lớn, sẽ có một cuộc họp khởi động ảo (quan mạng internet) để các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp lẫn nhau.
Mục đích của cuộc họp khởi động?
Một nhóm dự án bao gồm các thành viên mới trong nhóm nên có một buổi làm quen là rất cần thiết. Buổi họp này tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm tìm hiểu lẫn nhau, xây dựng lòng tin và thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau.
Trong buổi họp này, bạn có thể thảo luận về các mục tiêu dự án, giả định, ràng buộc có thể thực hiện, thách thức, phương pháp luận, thủ tục, kế hoạch, môi trường làm việc và vai trò của từng bên liên quan, v.v.
Một cuộc họp khởi động thành công có thể tạo ra sự khởi động và nhịp điệu làm việc chung cho dự án. Nó đảm bảo rằng các bên liên quan chung tiếng nói và có sự hiểu biết chung về các mục tiêu của dự án. Nó giúp các bên liên quan đạt được thỏa thuận về cách làm việc nhóm.
Một cuộc họp khởi động giúp khách hàng xây dựng mối quan hệ với nhóm dự án và hiểu cách dự án sẽ tiến hành.
Làm thế nào để bạn tiến hành một cuộc họp khởi động thành công?
Các dự án lớn có thể có các cuộc họp khởi động nội bộ và bên ngoài. Các cuộc họp khởi động nội bộ được tổ chức giữa các thành viên trong nhóm và ban quản lý để tìm hiểu về dự án. Buổi họp khởi động giúp các thành viên trong nhóm chuẩn bị tốt cho cuộc gặp với khách hàng và tránh hỏi những câu hỏi không cần thiết. Nó nâng cao sự tự tin của các thành viên trong nhóm.
Sau khi tiến hành cuộc họp khởi động nội bộ, bạn sẽ tiến hành cuộc họp khởi động bên ngoài với khách hàng. Đây là cơ hội để bạn hiểu khách hàng và những kỳ vọng của họ, giải tỏa mọi nghi ngờ và giải thích quá trình thực hiện dự án.
Để tiến hành cuộc họp khởi động thành công, hãy làm theo các bước sau:
Lịch trình làm việc sẽ bao gồm một phiên giới thiệu dự án và các mục tiêu, cột mốc quan trọng, giả định, ràng buộc và cuối cùng có một phiên trả lời câu hỏi. Sử dụng các bài thuyết trình để giải thích lý do họp của bạn. Gửi chương trình họp trước khi tiến hành cuộc họp để những người tham dự có thể chuẩn bị và đóng góp tích cực.
Tiến hành cuộc họp:
Giới thiệu bản thân và yêu cầu người khác làm điều tương tự. Sau đó, bạn sẽ giới thiệu chương trình làm việc và giải thích các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Tiếp theo, bạn giải thích về dự án, các mục tiêu của nó, một bản tóm tắt ngắn gọn về phạm vi dự án, và vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm.
Thảo luận về hệ thống thông tin liên lạc và báo cáo: ví dụ, cách truyền đạt thông tin với các bên liên quan. Bạn sẽ thiết lập chương trình làm việc để thảo luận với khách hàng. Cuối cùng, bạn sẽ có một phiên Q&A.
Giải thích điều lệ dự án và nội dung của nó. Nói với họ rằng đây là giai đoạn ban đầu và bạn sẽ yêu cầu họ giúp đỡ trong việc phát triển một kế hoạch quản lý dự án chi tiết.
Đặt kỳ vọng. Ví dụ, giải thích về phân công công việc, luân chuyển, thủ tục nghỉ việc, v.v.
Thảo luận về các bên liên quan quan trọng, nhu cầu và vai trò của họ. Giải thích hệ thống thông tin liên lạc và báo cáo. Ví dụ: chỉ định các định dạng báo cáo và tần suất liên lạc.
Cuối cùng, giải thích dự án, nhu cầu kinh doanh của dự án và tại sao nó lại quan trọng đối với khách hàng và công ty. Dẫn dắt phần này với khách hàng. Bạn nên thông báo trước cho khách hàng để họ chuẩn bị cho cuộc họp.
Bạn có thể thảo luận về bất kỳ rủi ro hoặc ràng buộc đáng kể nào mà dự án có thể gặp phải và cách bạn sẽ vượt qua chúng.
Đóng cuộc họp:
Cuối cùng, hãy tổ chức một buổi hỏi và trả lời cũng như khuyến khích người tham gia làm rõ mọi nghi ngờ mà họ có thể có.
Cuối cùng, hãy cảm ơn những người tham gia và yêu cầu họ liên hệ với bạn nếu họ cần bất kỳ điều gì cần làm rõ.
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn sẽ chuẩn bị biên bản cuộc họp và gửi chúng cho những người tham dự, cũng như những người không đến cuộc họp.
Lợi ích của Cuộc họp Khởi động?
Cuộc họp khởi động có những lợi ích sau:
Cuộc họp khởi động là một phần quan trọng để hoàn thành dự án thành công. Nó giúp bạn thực hiện và hoàn thành dự án với những rào cản tối thiểu. Đây là thời điểm mà bạn có thể thể hiện khả năng của mình và xây dựng niềm tin của các bên liên quan vào dự án của bạn. Đây là nơi bạn đặt kỳ vọng của các bên liên quan đối với dự án.
Bạn đã bao giờ dẫn dắt một cuộc họp khởi động hoặc tham gia một cuộc họp chưa? Chúng tôi rất muốn nghe về kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận!
Nguồn: Sưu tầm.
Tuy nhiên, những cuộc họp trên có ý nghĩa quan trọng nhất đinh nhưng cuộc họp khởi động dự án (kickoff meeting) lại mang tính duy nhất.
Viện quản lý dự án Hoa Kỳ (PMI) đã giới thiệu về cuộc họp khởi động trong "Hướng dẫn PMBOK". Nó là một công cụ và kỹ thuật của quy trình “Xây dựng kế hoạch quản lý dự án”.
Cuộc họp khởi động dự án là gì?
Đây là cuộc họp đầu tiên được tổ chức giữa các bên liên quan của dự án khi bắt đầu một dự án mới hoặc một giai đoạn mới.
Cuộc họp này có thể bao gồm các bên liên quan cấp cao như nhà tài trợ dự án, ban quản lý, giám đốc dự án và một số thành viên trong nhóm dự án. Nhóm dự án liên quan đến người quản lý dự án và các thành viên trong nhóm. Cuộc họp này cho người quản lý dự án cơ hội để xác định các mục tiêu chung và xây dựng sự đồng thuận giữa những người tham gia.
Một cuộc họp khởi động là một công cụ có giá trị để thúc đẩy các thành viên trong nhóm đạt được các mục tiêu của dự án.
Khi nào Cuộc họp Khởi động diễn ra?
Đối với các dự án nhỏ, cuộc họp khởi động diễn ra ngay sau giai đoạn bắt đầu và bao gồm tất cả các thành viên trong nhóm dự án. Đối với nhiều thành viên trong nhóm, đây sẽ là cuộc họp đầu tiên với các thành viên khác và do đó, đây là cơ hội để làm quen lẫn nhau.
Trong các dự án lớn hơn, dự án sẽ tiến hành cuộc họp khởi động khi việc lập kế hoạch đã hoàn thành và việc thực hiện sắp bắt đầu. Nếu dự án có nhiều giai đoạn, dự án có thể có một cuộc họp khởi động vào đầu mỗi giai đoạn.
Nếu dự án trải dài trên một khu vực địa lý rộng lớn, sẽ có một cuộc họp khởi động ảo (quan mạng internet) để các thành viên trong nhóm có thể giao tiếp lẫn nhau.
Mục đích của cuộc họp khởi động?
Một nhóm dự án bao gồm các thành viên mới trong nhóm nên có một buổi làm quen là rất cần thiết. Buổi họp này tạo cơ hội cho các thành viên trong nhóm tìm hiểu lẫn nhau, xây dựng lòng tin và thúc đẩy sự hiểu biết lẫn nhau.
Trong buổi họp này, bạn có thể thảo luận về các mục tiêu dự án, giả định, ràng buộc có thể thực hiện, thách thức, phương pháp luận, thủ tục, kế hoạch, môi trường làm việc và vai trò của từng bên liên quan, v.v.
Một cuộc họp khởi động thành công có thể tạo ra sự khởi động và nhịp điệu làm việc chung cho dự án. Nó đảm bảo rằng các bên liên quan chung tiếng nói và có sự hiểu biết chung về các mục tiêu của dự án. Nó giúp các bên liên quan đạt được thỏa thuận về cách làm việc nhóm.
Một cuộc họp khởi động giúp khách hàng xây dựng mối quan hệ với nhóm dự án và hiểu cách dự án sẽ tiến hành.
Làm thế nào để bạn tiến hành một cuộc họp khởi động thành công?
Các dự án lớn có thể có các cuộc họp khởi động nội bộ và bên ngoài. Các cuộc họp khởi động nội bộ được tổ chức giữa các thành viên trong nhóm và ban quản lý để tìm hiểu về dự án. Buổi họp khởi động giúp các thành viên trong nhóm chuẩn bị tốt cho cuộc gặp với khách hàng và tránh hỏi những câu hỏi không cần thiết. Nó nâng cao sự tự tin của các thành viên trong nhóm.
Sau khi tiến hành cuộc họp khởi động nội bộ, bạn sẽ tiến hành cuộc họp khởi động bên ngoài với khách hàng. Đây là cơ hội để bạn hiểu khách hàng và những kỳ vọng của họ, giải tỏa mọi nghi ngờ và giải thích quá trình thực hiện dự án.
Để tiến hành cuộc họp khởi động thành công, hãy làm theo các bước sau:
- Đặt chương trình làm việc
- Tiến hành cuộc họp
- Đóng cuộc họp
Lịch trình làm việc sẽ bao gồm một phiên giới thiệu dự án và các mục tiêu, cột mốc quan trọng, giả định, ràng buộc và cuối cùng có một phiên trả lời câu hỏi. Sử dụng các bài thuyết trình để giải thích lý do họp của bạn. Gửi chương trình họp trước khi tiến hành cuộc họp để những người tham dự có thể chuẩn bị và đóng góp tích cực.
Tiến hành cuộc họp:
Giới thiệu bản thân và yêu cầu người khác làm điều tương tự. Sau đó, bạn sẽ giới thiệu chương trình làm việc và giải thích các chủ đề sẽ được thảo luận trong cuộc họp. Tiếp theo, bạn giải thích về dự án, các mục tiêu của nó, một bản tóm tắt ngắn gọn về phạm vi dự án, và vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm.
Thảo luận về hệ thống thông tin liên lạc và báo cáo: ví dụ, cách truyền đạt thông tin với các bên liên quan. Bạn sẽ thiết lập chương trình làm việc để thảo luận với khách hàng. Cuối cùng, bạn sẽ có một phiên Q&A.
Giải thích điều lệ dự án và nội dung của nó. Nói với họ rằng đây là giai đoạn ban đầu và bạn sẽ yêu cầu họ giúp đỡ trong việc phát triển một kế hoạch quản lý dự án chi tiết.
Đặt kỳ vọng. Ví dụ, giải thích về phân công công việc, luân chuyển, thủ tục nghỉ việc, v.v.
Thảo luận về các bên liên quan quan trọng, nhu cầu và vai trò của họ. Giải thích hệ thống thông tin liên lạc và báo cáo. Ví dụ: chỉ định các định dạng báo cáo và tần suất liên lạc.
Cuối cùng, giải thích dự án, nhu cầu kinh doanh của dự án và tại sao nó lại quan trọng đối với khách hàng và công ty. Dẫn dắt phần này với khách hàng. Bạn nên thông báo trước cho khách hàng để họ chuẩn bị cho cuộc họp.
Bạn có thể thảo luận về bất kỳ rủi ro hoặc ràng buộc đáng kể nào mà dự án có thể gặp phải và cách bạn sẽ vượt qua chúng.
Đóng cuộc họp:
Cuối cùng, hãy tổ chức một buổi hỏi và trả lời cũng như khuyến khích người tham gia làm rõ mọi nghi ngờ mà họ có thể có.
Cuối cùng, hãy cảm ơn những người tham gia và yêu cầu họ liên hệ với bạn nếu họ cần bất kỳ điều gì cần làm rõ.
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn sẽ chuẩn bị biên bản cuộc họp và gửi chúng cho những người tham dự, cũng như những người không đến cuộc họp.
Lợi ích của Cuộc họp Khởi động?
Cuộc họp khởi động có những lợi ích sau:
- Nó giúp các thành viên trong nhóm hiểu nhau hơn.
- Nó cho thấy quyền hạn và kỹ năng lãnh đạo của người quản lý dự án.
- Nó giúp các thành viên trong nhóm hiểu được các mục tiêu của dự án.
- Nó cho phép các bên liên quan hiểu các mốc tiến độ quan trọng, rủi ro, giả định và ràng buộc của dự án.
- Nó hỗ trợ người quản lý dự án đạt được sự ủng hộ từ các bên liên quan.
- Nó cung cấp cho những người tham dự một cơ hội để làm rõ những nghi ngờ nếu có.
- Giúp các bên liên quan có chung một tiếng nói.
Cuộc họp khởi động là một phần quan trọng để hoàn thành dự án thành công. Nó giúp bạn thực hiện và hoàn thành dự án với những rào cản tối thiểu. Đây là thời điểm mà bạn có thể thể hiện khả năng của mình và xây dựng niềm tin của các bên liên quan vào dự án của bạn. Đây là nơi bạn đặt kỳ vọng của các bên liên quan đối với dự án.
Bạn đã bao giờ dẫn dắt một cuộc họp khởi động hoặc tham gia một cuộc họp chưa? Chúng tôi rất muốn nghe về kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận!
Nguồn: Sưu tầm.
Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:
- PMP là gì? Điều kiện thi chứng chỉ PMP mới nhất 2022? Cách tự học PMP tại nhà hiệu quả cao.
- VNPMI tổ chức khóa học PMP miễn phí 02 days
- Công thức thành công thi chứng chỉ PMP
- Đường cơ sở dự án (project baseline) trong quản lý dự án là gì?
- Cơ cấu tổ chức dự án
- Điều lệ dự án (Project Charter) là gì?
- Configuration Management System trong quản lý dự án là gì?
- Tài sản quy trình tổ chức và yếu tố môi trường doanh nghiệp
Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội