1. AGILE - Quản trị Linh hoạt

Khái niệm Agile (viết tắt của Agile Software Development) có nghĩa là phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, được ứng dụng trong quy trình phát triển phần mềm với mục tiêu là đưa sản phẩm đến tay người dùng càng nhanh càng tốt. 

Rất nhiều nơi định nghĩa Agile như một phương pháp. Thực chất, Agile giống như một phương pháp luận, một triết lý dựa trên hơn nguyên tắc phân đoạn vòng lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental). 

Ngày nay, triết lí Agile đã vượt xa khỏi khu vực truyền thống của mình là phát triển phần mềm để đóng góp sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lí, sản xuất ở các ngành khác như sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục... và trở thành một phương thức quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay với nhiều đại diện được gọi là các phương pháp “họ Agile”. 

• Thực hiện thay đổi dễ dàng: Bởi vì dự án được chia thành các phần nhỏ, riêng biệt, không phụ thuộc lẫn nhau, nên những thay đổi được thực hiện rất dễ dàng, ở bất kỳ giai đoạn nào của dự án.
• Không cần phải nắm mọi thông tin ngay từ đầu: Phù hợp với những dự án chưa xác định được mục tiêu cuối cùng rõ ràng, vì việc này không quá cần thiết trong giai đoạn đầu. 
• Bàn giao nhanh hơn: Việc chia nhỏ dự án cho phép đội ngũ có thể tiến hành kiểm tra theo từng phần, xác định và sửa chữa vấn đề nhanh hơn, nhờ đó việc bàn giao công việc sẽ nhất quán và thành công hơn.
• Chú ý đến phản hồi của khách hàng và người dùng: Cả khách hàng và người dùng cuối đều có cơ hội để đóng góp các ý kiến và phản hồi, từ đó họ sẽ có ảnh hưởng một cách mạnh mẽ và tích cực tới sản phẩm cuối cùng.
• Cải tiến liên tục: Agile khuyến khích thành viên trong đội ngũ làm việc và khách hàng cung cấp phản hồi của mình, khi đó các giai đoạn khác nhau của sản phẩm cuối có thể được kiểm tra và cải thiện lại nhiều lần nếu cần.

• Khó lên kế hoạch dự án: Khá là khó để xác định rõ ràng thời gian bàn giao sản phẩm cuối cùng, vì dự án được chia nhỏ thành các phần khác nhau và mỗi phần lại có thời gian bàn giao riêng biệt. 
• Bắt buộc phải hướng dẫn và đào tạo chi tiết:  Phương pháp Agile phức tạp hơn nhiều so với phương pháp truyền thống. Họ sẽ cần phải trải qua đào tạo, hướng dẫn thì mới có thể nắm được phương pháp một cách rõ ràng, đặc biệt là thời gian đầu.
• Ít tài liệu hướng dẫn: Vì Agile thay đổi rất nhiều nên các tài liệu thích hợp cũng thường bị bỏ qua, vì không xác định rõ được kỳ vọng và thành phẩm ngay từ đầu. Mặc dù tài liệu không phải là yếu tố quan trọng nhất, nhưng chúng vẫn rất cần thiết.
• Bắt buộc phải hợp tác để dự án thành công: Điều này đòi hỏi một sự cam kết về thời gian từ cả hai bên trong suốt thời gian của dự án mà các cấu trúc quản lý dự án khác không luôn yêu cầu. Phải có sự tham gia tích cực của người dùng và tiếp tục cộng tác để nó hoạt động. 
• Chi phí cao: Chi phí thực hiện theo phương pháp Agile thường hơn một chút so với các phương pháp phát triển khác.

Agile phù hợp với các dự án đòi hỏi sự linh hoạt và có mức độ phức tạp hoặc không chắc chắn. Chẳng hạn, một sản phẩm hoặc dịch vụ chưa từng được nhóm xây dựng.
Agile được sinh ra trong lĩnh vực phát triển phần mềm. Các giai đoạn trong mô hình Agile phù hợp với phát triển và kiểm thử phần mềm. Tuy nhiên ngày nay, triết lí Agile đã vượt xa khỏi khu vực truyền thống của mình và đóng góp sự thay đổi trong cách thức làm việc, quản lí, sản xuất ở bất kỳ ngành công nghiệp hoặc kinh doanh nào như sản xuất, dịch vụ, sales, marketing, giáo dục và đạt được hiệu quả cao.
Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng phù hợp với mô hình Agile. Để áp dụng thành công mô hình này cần một số điều kiện tiên quyết trong tổ chức: 

• Thứ nhất, các thành viên phối hợp, giao tiếp hiệu quả trong nội bộ. Kỹ năng giao tiếp tốt giúp nhóm làm việc thấu hiểu khách hàng, hợp tác tốt với nhau đảm bảo chất lượng và tốc độ. 
• Thứ hai, tính tự chủ của mỗi thành viên phải được đảm bảo để các nhóm tự quản lý có thể vận hành một cách chủ động, trơn tru thay vì chỉ tuân thủ theo chỉ dẫn cấp trên như trong các mô hình truyền thống. 
• Thứ ba, các hoạt động được modul hóa thông qua những nhóm liên chức năng. Những nhóm này có khả năng làm việc với tốc độ và chất lượng cao, với khách hàng là trung tâm

2. WATERFALL - Mô hình thác nước:

Là một trong những mô hình quản lí dự án dễ hiểu và dễ quản lí nhất hiện nay, mô hình thác nước là phương pháp quản lí dự án dựa trên qui trình thiết kế tuần tự và liên tiếp. 

Theo Waterfall, sau khi phạm vi dự án được xác định, các nhóm sẽ được phân công công việc với mục tiêu và lịch trình thực hiện cụ thể. Mỗi nhóm đảm nhiệm một phương diện hoặc một bộ phận của dự án. Các bộ phận này được vận hành tuần tự theo quy trình, các giai đoạn của dự án được thực hiện lần lượt và nối tiếp nhau, giai đoạn mới chỉ được bắt đầu khi giai đoạn trước nó đã được hoàn thành.

6 giai đoạn của quản lý dự án Waterfall

• Waterfall rất tuyệt vời nếu bạn có thể đưa ra một kế hoạch, quy trình chặt chẽ và những dự trù phát sinh ngay từ đầu.
• Là phương pháp đơn giản, dễ sử dụng và dễ hiểu.
• Quy trình thực hiện rõ ràng, phân phối dự án dễ và nhanh, dễ dàng phân bổ chi phí hợp lý.
• Phù hợp với dự án nhỏ và không phát sinh nhiều yêu cầu mới trong quá trình triển khai 
• Dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ dự án đang đi đến đâu do mỗi giai đoạn đều có quá trình cụ thể, danh sách nhiệm vụ rõ ràng và kết quả nằm trong tầm dự đoán.

• Thích ứng kém: Thiếu sót quan trọng nhất của Waterfall là khả năng thích ứng trước thay đổi trong toàn bộ vòng đời phát triển. Nó không cho phép bạn đi lệch khỏi kế hoạch đã đặt ra. Đây là một vấn đề rất lớn khi các nhóm dự án phải đối mặt với những vấn đề xuất hiện bất ngờ, không có trong kế hoạch.
• Bỏ qua phản hồi người dùng ở các giai đoạn sau: Vì có một quá trình nghiêm ngặt từng bước một, Waterfall rất khó để xử lý các nhu cầu phát sinh của khách hàng trong khi dự án đã đi vào các giai đoạn triển khai thực hiện. Đương nhiên có thể đưa quá trình về các giai đoạn trước nhưng điều này sẽ vô cùng tốn kém và ngốn thời gian cho cả nhóm phát triển và khách hàng.
• Thử nghiệm chỉ bắt đầu khi quá trình thực hiện kết thúc: Trong khi phần lớn các mô hình hiện đại luôn tích hợp kiểm thử là một phần tất yếu và luôn luôn xuyên suốt mọi quá trình trong quá trình phát triển, Waterfall để kiểm thử vào cuối vòng đời. Nếu bước đánh giá cuối cùng cho thấy dự án không hiệu quả, dễ là bạn sẽ phải làm lại tất cả từ con số 0.

​​​​​​​​​​​​​​

Phương pháp Waterfall phù hợp với các dự án lớn yêu cầu duy trì các giai đoạn và thời hạn nghiêm ngặt, hoặc các dự án đã được thực hiện nhiều lần mà cơ hội xảy ra phát sinh trong quá trình thấp. Đặc biệt phù hợp trong sản xuất và xây dựng tạo ra các sản phẩm vật lý và tuân theo các đơn đặt hàng lắp ráp chính xác, có thể dễ dàng áp dụng các kế hoạch từ các dự án trước đó vào công việc hiện tại với rất ít hoặc không cần điều chỉnh. 

Việc áp dụng mô hình Waterfall được khuyến khích khi người thực hiện nắm rõ yêu cầu của dự án tốt nhất, đòi hỏi về tính rõ ràng và tính ổn định cao như:

• Waterfall chỉ nên sử dụng khi mà đội dự án đã có kinh nghiệm làm việc,  trình độ chuyên môn và kỹ thuật cao bởi mô hình này đòi hỏi sự chính xác ngay từ đầu.
• Waterfall hợp với những dự án mà khách hàng xác định được yêu cầu cụ thể, chính xác ngay từ đầu và ít có khả năng thay đổi, loại bỏ được những yêu cầu mập mờ, không rõ ràng.
• Đối với những khách hàng lớn mà phong cách làm việc của họ chủ yếu theo mô hình truyền thống hoặc những khách hàng lo ngại có nhiều thay đổi trong dự án.
• Nắm vững được công nghệ và sự phát triển của công nghệ.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

• PMP là gì? Điều kiện thi chứng chỉ PMP mới nhất 2022? Cách tự học PMP tại nhà hiệu quả cao.
• VNPMI tổ chức khóa học PMP miễn phí 02 days
• Công thức thành công thi chứng chỉ PMP
• Đường cơ sở dự án (project baseline) trong quản lý dự án là gì?
• Cơ cấu tổ chức dự án 
• Điều lệ dự án (Project Charter) là gì?
• Configuration Management System trong quản lý dự án là gì?
• Tài sản quy trình tổ chức và yếu tố môi trường doanh nghiệp