3. LEAN - Quản trị tinh gọn

Lean là một mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức. 

Lean là một triết lý làm việc hơn là một phương pháp - tập trung vào loại bỏ lãng phí (bất cứ thứ gì không mang lại giá trị), cải tiến hệ thống, học hỏi và tính toàn vẹn của quy trình. Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.
 

• Giá trị: Giá trị (sản phẩm/dịch vụ) là do nhà sản xuất tạo ra – từ quan điểm của khách hàng. Trong Lean, nếu bạn xác định sai giá trị, tức là cung cấp sản phẩm/dịch vụ “sai” so yêu cầu của khách hàng, thì đó là Lãng phí. Kể cả việc bạn sản xuất/cung cấp sản phẩm/dịch vụ nhiều hơn so với mức yêu cầu của khách hàng cũng là lãng phí (thừa). 
• Chuỗi giá trị: Chuỗi giá trị là một quá trình bao gồm những hành động cần thiết để đưa một sản phẩm/dịch vụ nào đó tới tay khách hàng. Mục đích của bước này là để xác định từng khâu, từng bước trong chuỗi giá trị xem hoạt động nào tạo ra giá trị và hoạt động nào là lãng phí cần loại bỏ. 

Quá trình này đi qua 3 nhiệm vụ quản trị thiết yếu của bất kỳ một doanh nghiệp nào: 

- Giải quyết vấn đề của khách hàng: Từ ý tưởng cho đến thiết kế và công nghệ để đưa vào sản xuất.
- Quản lý thông tin: Từ nhận đơn hàng cho đến lập kế hoạch giao hàng chi tiết.
- Chuyển hóa vật chất: Từ nguyên liệu đầu vào đến sản phẩm/dịch vụ hoàn thiện tới tay khách hàng.

• Dòng chảy: Sau khi loại bỏ các lãng phí ra khỏi Chuỗi giá trị, việc tiếp theo là đảm bảo các hoạt động còn lại trong chuỗi giá trị được lưu thông suôn sẻ mà không bị gián đoạn, trì hoãn hay tắc nghẽn. Điều này tạo ra một dòng chảy liên tục nhằm đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đến tay khách hàng nhanh nhất có thể.
• Kéo: Ví dụ trong sản xuất, khách hàng đặt hàng và bạn chỉ sản xuất vừa đúng theo đơn đặt hàng đó thì gọi là sản xuất theo nguyên lý “kéo”. Kéo – tức là khách hàng kéo bạn thông qua đơn đặt hàng – và bạn làm theo đúng yêu cầu đó. Nguyên lý kéo đem lại cho bạn một khoản tiền thông qua việc giảm hàng tồn kho và đẩy nhanh tốc độ thu hồi vốn đầu tư, đây có phải là một thành tựu mang tính cách mạng? Thật ra, đó là do khả năng thiết kế, lập kế hoạch và sản xuất/cung cấp chính xác những gì mà khách hàng cần vào đúng lúc họ muốn.

• Hoàn thiện: Khi doanh nghiệp bắt đầu định nghĩa chính xác Giá trị là gì, xác định toàn bộ Chuỗi giá trị, đảm bảo Dòng chảy không ngừng và để khách hàng Kéo giá trị thì có một điều kỳ lạ bắt đầu xảy ra. Những người có liên quan chợt nhận ra rằng không-có-điểm-dừng trong quá trình loại bỏ lãng phí, cắt giảm sức lao động, tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm thiểu sai sót khi cung cấp một sản phẩm/dịch vụ ngày càng tiệm cận với nhu cầu chính xác của khách hàng.

• Giảm chi phí tồn kho: Giảm thiểu chi phí tồn kho của các nguyên liệu thô đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm. Hơn nữa khi mua ít nguyên liệu thô, doanh nghiệp sẽ chi ít tiền hơn để thuê nhà kho, ít nhân công để quản lí. 
• Tăng năng suất và tính linh hoạt:  Công nhân sẽ di chuyển từng bộ phận ngay khi hoàn thành thay vì chờ chuyển từng lô, giúp gia tăng năng suất và tính linh hoạt trong quy trình. Ngoài ra còn giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian sản xuất để nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng
• Loại bỏ hao phí : Tìm cách loại bỏ hao phí dưới mọi hình thức, chẳng hạn như chuyển động thừa, hàng tồn kho và thời gian chờ. Lean giúp loại bỏ các nút thắt gây lãng phí thời gian trong dây chuyền sản xuất.
• Cải thiện chất lượng: Loại bỏ hao phí bằng cách giảm thiểu số lượng sản phẩm lỗi. Dây chuyền di chuyển từng bộ phận cho phép công nhân xác định những bộ phận lỗi trước khi số lượng lớn sản phẩm được sản xuất. Lean đưa ra quy trình sản xuất theo mô hình work cell - hoàn thành tất cả các hoạt động sản xuất một sản phẩm trong một khu vực. 
• Động viên tinh thần làm việc của nhân viên: Khi ứng dụng chiến lược Lean thành công, người lao động sẽ được trao quyền tham gia vào cải tiến chất lượng sản phẩm, điều đó thúc đẩy tinh thần cống hiến trong họ. 
• Cải thiện sự tương tác với khách hàng: Luôn giao tiếp với khách hàng, đáp ứng các mối quan tâm và trải nghiệm của họ với sản phẩm là một trong những động lực hàng đầu trong việc cắt giảm các lãng phí.
   

• Vấn đề cung ứng: Bởi vì chỉ có một số lượng nhỏ của hàng tồn kho được dự trữ, Lean phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung ứng nhằm tránh gây gián đoạn. Nếu một trong các nhà cung ứng gặp vấn đề như không chấp nhận giao hàng số lượng ít hoặc tuân theo quy trình quá khắt khe hay những sự cố ngoài ý muốn xảy ra thì buộc toàn bộ dây chuyền phải dừng lại. Những vấn đề này tạo nên gánh nặng về chi phí và tạo ra những căng thẳng mà cuối cùng ảnh hưởng đến quá trình sản xuất hay thậm chí là phải thường xuyên thay đổi nhà cung ứng hoặc khó khăn để tìm ra nhà cung ứng phù hợp với lịch trình của doanh nghiệp.
• Chi phí vận hành cao: Khi ứng dụng Lean có nghĩa là hoàn toàn tháo dỡ các thiết bị, hệ thống cũ ở nhà máy trước đó. Chi phí đào tạo nhân lực cao và kéo dài, chi phí thuê các nhà quản lý có kinh nghiệm cao hơn bình thường, vốn đầu tư mua máy móc thiết bị không nhỏ và các thiết lập của mô hình work cell được tính vào nợ dài hạn.
• Thiếu sự đồng thuận của nhân viên: Lean thường đòi hỏi đại tu toàn bộ hệ thống sản xuất và có thể nhân viên từ chối vì họ thích cách làm cũ hơn. Hơn nữa, Lean đòi hỏi nhân viên phải liên tục kiểm soát chất lượng nhưng một số nhân viên sẽ thấy không hứng thú hoặc không đủ tiêu chuẩn để làm. Những nhân viên lớn tuổi có thể thích phương pháp trước đó và gây cản trở những người khác làm việc. 
• Khách hàng không hài lòng: Bất cứ gián đoạn nào chuỗi cung ứng đều ảnh hưởng đến khách hàng. Giao hàng trễ hay trì hoãn cũng là vấn đề cần được chú trọng xử lý trong quy trình này
   

Một quan niệm phổ biến là Lean chỉ phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất. Quan niệm này đã lỗi thời. Do bản chất là tập trung vào việc loại bỏ các lãng phí cùng với nỗ lực để tạo thêm giá trị cho khách hàng, nên phạm vi các đối tượng tổ chức có thể áp dụng Lean đã vượt ra khỏi ranh giới các ngành công nghiệp sản xuất truyền thống để mở rộng ra các lĩnh vực cung cấp dịch vụ, ví dụ chăm sóc sức khỏe, bán lẻ, du lịch, ngân hàng, văn phòng, bệnh viện, ngay cả các tổ chức phi lợi nhuận và chính phủ cũng áp dụng quản trị tinh gọn

Lean đã trở thành một thuật ngữ quản trị toàn cầu, được các doanh nghiệp trên toàn thế giới ứng dụng. Bạn có thể đã biết hoặc từng nghe nói đến các công cụ trong lean, như: 5S, Kaizen, Just in time, quản trị trực quan…

Nếu những dự án trước đó xuất hiện một vài trong số những vấn đề dưới đây, doanh nghiệp đó chắc chắn cần đến Lean:

• Hàng tồn kho tích lũy trong dự trữ bình ổn (buffer stocks)
• Sản phẩm đang sản xuất (Work-in-process) bị tồn kho
• Dòng chảy thông tin và chất lượng thông tin kém
• Hiếm khi đạt được mục tiêu sản xuất
• Nhiều chi phí phát sinh
• Dịch vụ chăm sóc khách hàng kém
• Dự đoán doanh thu sai lệch nhiều
• Hồ sơ hàng tồn kho, thông số kỹ thuật sản phẩm, vận chuyển tài liệu có sai sót
• Các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng có chất lượng sản phẩm thấp hoặc thanh toán chậm .
• Tồn kho dư thừa một số nguyên vật liệu nhưng lại thiếu những nguyên liệu cần thiết khác
• Chu kì sản xuất dài
• Thủ tục hành chính quá phức tạp và phiền toái
• Những khâu không cần thiết xuất hiện thường xuyên trong quy trình
• Nhiều khách hàng chưa được giao hàng (backorders)
• Di chuyển sản phẩm không cần thiết
• Duy trì những khu vực khác để làm nơi chứa hàng tồn kho
• Container còn nhiều không gian trống hoặc sản phẩm bị hư hại trong quá trình vận chuyển
• Nhân việc làm việc riêng trong giờ làm việc hoặc làm những việc không mang lại giá trị cho doanh nghiệp
   

4. SCRUM - Quản lý dự án nước rút

Scrum xuất phát là một quy trình phát triển phần mềm theo Agile. Vì thế, nó tuân thủ các nguyên tắc của Agile.

Scrum là một  khung quản lý dự án được áp dụng rất rộng rãi, bao gồm những dự án đơn giản với một nhóm phát triển nhỏ cho đến những dự án có yêu cầu rất phức tạp và kể cả những dự án đòi hỏi khung thời gian cố định.

Phương pháp Scrum là bộ khung làm việc giúp các công ty, tổ chức chia nhỏ công việc thành những phần nhỏ hơn, để quản lý dễ dàng hơn và được hoàn thành bởi một nhóm liên chức năng (cross-function) trong một khoảng thời gian quy định (còn gọi là Sprint trong 2-4 tuần). Nhóm Scrum thường sử dụng bảng để theo dõi công việc của từng thành viên trong nhóm (luồng chảy công việc – flow of work). 

• Các thành viên trong nhóm có một bức tranh rõ ràng hơn về nhiệm vụ của họ. Họ biết phải làm gì và bất kỳ câu hỏi nào có thể được giải quyết trong lần chạy nước rút tiếp theo của họ.
• Các dự án lớn được chia thành các phần nhỏ hơn để dễ quản lý và hoàn thành.
• Scrum là một khung có thể giúp bạn quản lý dự án của bạn hiệu quả hơn và sử dụng thời gian và ngân sách tốt hơn.
• Scrum là sự đảm bảo tính minh bạch của tất cả các giai đoạn của dự án.
• Một trong những nguyên tắc của Scrum là tập trung vào việc giảm thiểu lỗi. Nhờ cách tiếp cận này (ví dụ như chạy nhiều thử nghiệm), bạn có thể chắc chắn rằng dự án được duy trì ở mức chất lượng cao nhất.
• Scrum là một phương pháp rất linh hoạt. Nếu khách hàng muốn thực hiện bất kỳ thay đổi hoặc mở rộng sản phẩm với các chức năng mới, thường thì không có vấn đề gì với điều đó. Loại đàn hồi này được đảm bảo bằng nước rút.
• Các cuộc họp hàng ngày giúp xác định các mối đe dọa và vấn đề mới nổi có thể được giải quyết nhanh chóng.
• Scrum phù hợp với ngân sách, có thể thường xuyên kiểm soát tất cả các chi phí.
   

• Scrum phụ thuộc vào việc có những người lao động có năng lực, tận tâm và sẵn sàng làm việc như một phần của một nhóm. Thành công của dự án của bạn có thể gặp rủi ro nếu một thành viên trong nhóm không tham gia hoặc làm công việc của một người chậm hơn những người khác.
• Vai trò Scrum Master rất quan trọng. Nếu họ không thực hiện nhiệm vụ của mình một cách chuẩn chỉnh có thể dẫn đến sự chậm trễ trong dự án.
• Scrum thường chỉ lý tưởng cho các nhóm 3-9 người. Với các nhóm dự án lớn hơn có thể gặp vấn đề về hiệu quả quản lý.
• Các cuộc họp hàng ngày có thể gây khó chịu cho các thành viên trong nhóm.
• Sự ra đi bất ngờ của một thành viên trong nhóm có thể gây tổn hại cho tiến độ của toàn bộ dự án.
• Ngày giao sản phẩm và giới hạn thời gian chạy nước rút sẽ không áp dụng cho Scrum.
   

Scrum - từng đạt được nhiều thành tựu trong giới phát triển phần mềm - ngày nay đã được biến đổi linh hoạt để hoạt động với gần như bất kỳ thiết kế hoặc dự án sản phẩm phức tạp nào và được áp dụng trong nhiều tập đoàn lớn, các công ty đa quốc gia, cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ.  Scrum thường được sử dụng trong việc phát triển những sản phẩm mà người dùng vẫn chưa xác định được mục tiêu cuối cùng. Bằng phương pháp này, các nhu cầu và đòi hỏi về sản phẩm ngày càng được mô tả chi tiết hơn để tạo ra một sản phẩm hoàn thiện và hữu ích.

Mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng Scrum một cách khác nhau, từ các dự án đơn giản đến phức tạp. Những người sử dụng Scrum nhiều nhất là các nhà quản lý và trưởng nhóm phụ trách một số nhóm hoặc phòng ban; tức là những người có đầu được phục vụ cho các cổ đông nếu dự án không hoàn thành thành công.

Scrum vượt xa mô hình chỉ huy và kiểm soát quản lý tiêu chuẩn, và thay vào đó là một vai trò lãnh đạo tích cực. Người lãnh đạo của một đội sử dụng Scrum không giống như một huấn luyện viên đứng và chỉ đạo bên lề, và giống như đội trưởng trong trò chơi nhiều như mọi người khác.

Hãy cùng chờ đón nội dung còn lại ở các số tiếp theo.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

• PMP là gì? Điều kiện thi chứng chỉ PMP mới nhất 2022? Cách tự học PMP tại nhà hiệu quả cao.
• VNPMI tổ chức khóa học PMP miễn phí 02 days
• Đường cơ sở dự án (project baseline) trong quản lý dự án là gì?
• Cơ cấu tổ chức dự án 
• Điều lệ dự án (Project Charter) là gì?
• Configuration Management System trong quản lý dự án là gì?
• Tài sản quy trình tổ chức và yếu tố môi trường doanh nghiệp

​​​​