Làm thế nào để làm việc linh hoạt hơn?
- 08/03/2020
- Posted by: Admin
- Category: Kiến thức
Tóm tắt
Bài viết này là về cách làm, với tư cách là người quản lý dự án, chúng ta có thể thích nghi với một thế giới mới và linh hoạt hơn, nơi chúng ta đang thấy rằng hầu hết các tổ chức đều yêu cầu người quản lý dự án có kinh nghiệm triển khai cách làm linh hoạt. Là một học viên mới được chứng nhận PMI Agile (PMI-ACP) ®, tôi có một vài suy nghĩ mới về chủ đề này. Các học viên có kinh nghiệm biết rằng linh hoạt là một tư duy, và bài viết này giúp làm thế nào chúng ta có thể đạt được tư duy đó.
Có vô số bài báo, tài liệu kiến thức và những suy nghĩ về cách tiếp cận linh hoạt và ý nghĩa của chúng đối với nguyên tắc quản lý dự án, bộ phận văn phòng và thực tiễn. Bây giờ, hơn bao giờ hết, khi thế giới ngày càng kết nối, các tổ chức tham gia vào nhiều dự án và những biến động gần đây do đại dịch coronavirus gây ra, một người quản lý dự án có thể tự đặt câu hỏi rằng điều đó có ý nghĩa gì.
Có một từ cho rằng: thích nghi. Trở nên linh hoạt không nhất thiết có nghĩa là thực hiện một trong các phương pháp như Scrum, SAFe® hoặc lập trình eXtreme (XP). Nó đơn giản là một quá trình, là nơi người quản lý dự án sẵn sàng di chuyển và chuyển trọng tâm trong từng cơ hội nhỏ nhất. Bạn có thể đã nghe rằng linh hoạt được mô tả như là một tư duy, nhưng linh hoạt không chỉ là một tư duy được sử dụng riêng khi quản lý các dự án hoặc làm việc trên máy tính; linh hoạt rèn luyện tâm trí để điều chỉnh để thay đổi với mức kháng cự tối thiểu.
Trường hợp điển hình: Với COVID-19, thế giới đã phải thay đổi hành vi với công việc, các tương tác xã hội và trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe một cách đột ngột và khẩn trương. Sự gián đoạn dẫn đến kết quả là không có nhiều thời gian chỉ đạo; không có nhiều kế hoạch và không có quy trình để ghi lại sự thay đổi và không trải qua các bước phê duyệt và tài liệu hóa.
Trong thực tế, những thay đổi hành vi đã phải xảy ra ngay lập tức, ở mức tối thiểu hoặc không có thông báo. Tương tác xã hội có lẽ là thách thức nhất. Mọi người chùn bước trước sự thay đổi, và các nhà quản lý dự án cũng không khác gì. Rèn luyện tâm trí của bạn để thực các giai đoạn nhỏ là một phần lớn trên hành trình đạt được thành công trong một thế giới nơi mọi thứ đang thay đổi nhanh chóng. Một người quản lý dự án linh hoạt sẽ sẵn sàng bước vào và tận dụng các cơ hội mở ra như là kết quả của thế giới mới này.
Một trong số chúng ta có thể hỏi, làm thế nào để bạn rèn luyện trí óc của mình trở nên linh hoạt? Dưới đây là 10 lời khuyên để linh hoạt trong một thế giới của sự thay đổi:
1. Đào tạo: Điều này không thể được nhấn mạnh quá mức. Tìm kiếm một lớp học hoặc khóa học liên quan đến linh hoạt và một hoặc một số cách tiếp cận của nó. Khẳng định lại kiến thức với một số loại hình đào tạo chính thức là một cách tuyệt vời để khiến tâm trí của bạn hoạt động theo hướng linh hoạt trong thực tế. Có cơ hội để học hỏi cũng giúp bạn đặt câu hỏi, bằng cách đặt câu hỏi tốt hơn, bạn có thể thách thức hiện trạng để thúc đẩy quá trình cải thiện.
Bây giờ bạn đã được đào tạo, làm thế nào để học một cái gì đó mới? Học những điều mới mở ra cho bạn những khả năng và bạn thấy mình bắt đầu suy nghĩ theo những cách mới. Khi bạn tò mò một cách không khoa học; Khi bạn suy nghĩ theo những cách mới và đặt câu hỏi, bạn biến đổi và cải thiện bản thân. Một người có tư duy linh hoạt làm chủ cách học chứ không phải là học thứ mọi.
2. Rút ngắn các vòng phản hồi: Nhận phản hồi của khách hàng tại nhiều điểm khác nhau trong vòng đời của dự án; điều này có thể là hai hoặc ba lần trước một cột mốc thực tế và chắc chắn tại nhiều thời điểm trước khi chấp nhận, nghiệm thu và kết thúc dự án. Giới thiệu các thay đổi xuất phát từ phản hồi đó cho nhóm của bạn một cách dần dần khi bạn nhận được phản hổi để tránh hoàn thiện tất cả các thành phần dự án sau đó được yêu cầu bắt đầu lại.
Xác định các vòng phản hồi của bạn và rút ngắn chúng càng nhiều càng tốt trong khi bạn kiểm soát quá trình giao tiếp của mình. Hãy tưởng tượng một buổi thảo luận diễn ra mà bạn hoặc một số thành viên khác trong nhóm biết về nó; thời gian cần thiết để tất cả mọi người có được thông tin giống nhau là lãng phí thời gian và không thể lấy lại được. Chúng ta học nhanh và thường xuyên hơn khi vòng phản hồi không quá dài.
3. Sử dụng các phương tiện trực quan trong các cuộc thảo luận dự án: Tôi viết ra các thảo luận về dự án, nhưng hãy thoải mái sử dụng các phương tiện trực quan bất cứ khi nào bạn đang dẫn dắt một cuộc thảo luận hoặc gặp gỡ với một nhóm người. Trực quan hỗ trợ thúc đẩy hợp tác; chúng giúp loại bỏ suy nghĩ theo nhóm và có thể sử dụng các công cụ đơn giản như ghi chú dán, bảng trắng và bảng lật để thảo luận về các ý tưởng khác nhau và đưa ra một sự đồng thuận, hoặc nó có thể được thiết kế một cách nghệ thuật và chia sẻ các slide PowerPoint.
Hình ảnh có lợi không chỉ cho các thành viên trong nhóm mà còn cho khách hàng. Bởi vì các giám đốc điều hành thường xuyên di chuyển được biết là hấp thụ thông tin trong các bit nhanh và súc tích, hình ảnh giúp truyền đạt thông tin đó một cách định tính.
4. Xác thực các giả định: Điều này cũng liên quan đến phản hồi của khách hàng, không nên cho rằng bạn đã hiểu tất cả mọi thứ hoặc tất cả các giả định có trong tuyên bố công việc là thực sự đúng. Quay trở lại và xác nhận; chỉ cần xác nhận lại là bạn có thể học một cái gì đó mới hoặc rút ra một số thông tin quan trọng mới từ khách hàng của bạn.
Một lần nữa, đặt câu hỏi không gây ra tổn thương. Nghi ngờ các giả định bạn đã sử dụng trong các hoạt động và ở các giai đoạn khác nhau của dự án. Bạn có thể được xác nhận lại, hoặc, như đã nêu, đưa ra một số thông tin mới sẽ giúp dự án của bạn thành công hơn vì bạn đã chuẩn bị tốt hơn để quản lý rủi ro sớm.
5. Quản lý thực hành bằng cách (nghĩa đen) Đi bộ thăm quan xung quanh: Không hoàn toàn dựa vào email, báo cáo trạng thái, v.v. Đi bộ đến nơi làm việc của một thành viên trong nhóm để ghi nhận trạng thái về một nhiệm vụ đang chờ xử lý. Cơ sở vật chất ở đó cũng giúp bạn đọc được ngôn ngữ cơ thể của họ và sẽ có quyết định nhanh chóng nếu bạn cần huấn luyện hoặc bắt buộc họ tạo ra kết quả mong muốn. Nó cũng giúp bạn tập thể dục tốt..jpg)
Đây có thể là một thách thức cho các đội làm việc từ xa và bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách thực hiện nhiều cuộc gọi điện thoại hơn hoặc có nhiều cuộc gọi video hơn. Hãy giao tiếp dựa trên sự tương tác hữu hình hơn là hình ảnh hoặc giọng nói.
6. Giá trị của tất cả mọi người theo luồng giá trị: Hiểu khách hàng của bạn, hiểu tổ chức của bạn, hiểu các thành viên trong nhóm của bạn và mọi người trong chuỗi giá trị từ khi bắt đầu đến lúc giao hàng. Hiểu người khác nhiều nhất trong tầm kiểm soát của bạn, không ủy thác người hoặc thành viên nhóm của bạn vào các hầm chức năng; điều này có thể khiến việc cung cấp giá trị thực tế bị ức chế bởi sự chậm trễ, bàn giao và chính trị nội bộ đáng sợ. Hãy để mọi người hiểu rằng chúng ta cùng một đội với tầm nhìn cuối cùng về thành công.
7. Lắng nghe hiệu quả: Agile là một từ có nghĩa là hành động, vì vậy nó có vẻ phản trực giác khi dành thời gian chỉ để lắng nghe và cảm thấy như bạn không làm gì cả. Tuy nhiên, lắng nghe có hiệu quả xây dựng sự hiểu biết chính xác và sẽ là động lực giúp bạn xoay vòng càng sớm càng tốt khi mọi thứ không diễn ra đúng như kế hoạch.(1).jpg)
Khách hàng của bạn cũng cảm thấy được đánh giá cao khi họ tin rằng họ đang được lắng nghe. Ví dụ, bạn có thể có một sự chậm trễ trong lịch trình nhưng vẫn có một khách hàng thích thú vì họ tin rằng bạn đã lắng nghe và hiểu họ.
8. Thất bại nhanh và học nhanh: Bạn có thể đã nghe về lý thuyết thất bại nhanh được sử dụng trong thế giới công nghệ; tuy nhiên, thất bại vẫn là một điều gì đó đáng sợ cho rất nhiều nhà quản lý dự án. Đừng sợ thất bại miễn là bạn học nhanh từ thất bại đó và sử dụng kiến thức mới một cách hiệu quả.
Khi bạn mắc lỗi, hãy thừa nhận điều đó, chia sẻ thất bại đó với nhóm để chia sẻ kinh nghiệm học tập và tiếp tiến lên. Nếu thất bại đó ảnh hưởng trực tiếp đến mọi người, hãy xin lỗi. Bạn sẽ thấy mình không chỉ là một người quản lý tốt hơn mà còn là một người được giải phóng bởi vì bạn không hành động từ một nơi sợ thất bại. Sự linh hoạt của bạn được tăng cường khi bạn (và cả đội) coi thất bại là một khoảnh khắc xoay vòng, thay vì là một con đường để đổ lỗi.
9. Khắc phục các kết quả: Bạn đã triển khai dự án tuyệt vời nào đó; bạn có một kho các bài học kinh nghiệm, nhưng bạn chuyển sang một dự án tương tự mới và lặp lại sai lầm tương tự. Một số người trong chúng ta có thể đã trải nghiệm điều tương tự này trong quá khứ. Ngay sau khi một thử nghiệm / dự án đã được chạy và các lỗi được phân tích, khắc phục ngay lập tức. Điều này sẽ giảm không chỉ “Lỗi về kỹ thuật” của bạn, mà còn đảm bảo lỗi tương tự không lặp lại trong các thử nghiệm hoặc dự án trong tương lai.
10. Đơn giản hóa cuộc sống của bạn: Nghe có vẻ hay khi sử dụng các từ lớn lao hoặc trình bày các slide phức tạp, nhưng sự thật là hầu hết mọi lúc, những người bạn đang cố gắng gây ấn tượng với họ cuối cùng lại bối rối hơn và không thấy giá trị trong tất cả các kết quả mà bạn nói . Khi bạn rèn luyện trí óc của mình để tìm kiếm định nghĩa hoặc giải pháp đơn giản nhất, nó bắt đầu trở thành bản chất thứ hai. Thực hành nguyên tắc KISS (Keep It Simple Stupid). Tôi yêu Leonardo da Vinci, câu nói, Đơn giản là sự tinh tế tột cùng. Đơn giản là thông minh và thanh lịch.
11. ĐIỂM BỔ SUNG! Làm mới việc đào tạo của bạn: Làm mới, làm mới, làm mới. Về cơ bản, quay trở lại mẹo số 1. Rửa sạch và lặp lại. Làm mới kiến thức hiện có với đào tạo nhiều hơn và để cập nhật với các xu hướng hiện tại.
Cuối cùng, luôn cố gắng giữ cho các tùy chọn lập kế hoạch của bạn cởi mở. Là người quản lý dự án, chúng tôi biết trên lý thuyết rằng sự thay đổi là không tránh khỏi; trong thực tế, chúng ta chùn bước trước những thay đổi đối với ba ràng buộc của chúng ta. Những thay đổi từ tuyên bố công việc ban đầu, cấu trúc phân chia công việc, lịch trình và ngân sách không phải là kết thúc của thế giới. Đúng là quá trình kiểm soát thay đổi quá phức tạp ở một số tổ chức mà chúng tôi không muốn trải qua, nhưng xoay vòng là thay đổi hướng trong khi vẫn căn cứ vào những gì chúng tôi đã học được. Như đã nêu ở trên, việc giữ các vòng phản hồi càng ngắn càng tốt là cần thiết để giúp học hỏi và thích nghi nhanh chóng.
Tác giả: Katherine Nnanwubar (PMI California Central Coast Chapter +1)
Link bài tiếng Anh tại đây.
Dịch bởi VNPMI
Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:
Bài viết này là về cách làm, với tư cách là người quản lý dự án, chúng ta có thể thích nghi với một thế giới mới và linh hoạt hơn, nơi chúng ta đang thấy rằng hầu hết các tổ chức đều yêu cầu người quản lý dự án có kinh nghiệm triển khai cách làm linh hoạt. Là một học viên mới được chứng nhận PMI Agile (PMI-ACP) ®, tôi có một vài suy nghĩ mới về chủ đề này. Các học viên có kinh nghiệm biết rằng linh hoạt là một tư duy, và bài viết này giúp làm thế nào chúng ta có thể đạt được tư duy đó.
Có vô số bài báo, tài liệu kiến thức và những suy nghĩ về cách tiếp cận linh hoạt và ý nghĩa của chúng đối với nguyên tắc quản lý dự án, bộ phận văn phòng và thực tiễn. Bây giờ, hơn bao giờ hết, khi thế giới ngày càng kết nối, các tổ chức tham gia vào nhiều dự án và những biến động gần đây do đại dịch coronavirus gây ra, một người quản lý dự án có thể tự đặt câu hỏi rằng điều đó có ý nghĩa gì.
Trường hợp điển hình: Với COVID-19, thế giới đã phải thay đổi hành vi với công việc, các tương tác xã hội và trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe một cách đột ngột và khẩn trương. Sự gián đoạn dẫn đến kết quả là không có nhiều thời gian chỉ đạo; không có nhiều kế hoạch và không có quy trình để ghi lại sự thay đổi và không trải qua các bước phê duyệt và tài liệu hóa.
Trong thực tế, những thay đổi hành vi đã phải xảy ra ngay lập tức, ở mức tối thiểu hoặc không có thông báo. Tương tác xã hội có lẽ là thách thức nhất. Mọi người chùn bước trước sự thay đổi, và các nhà quản lý dự án cũng không khác gì. Rèn luyện tâm trí của bạn để thực các giai đoạn nhỏ là một phần lớn trên hành trình đạt được thành công trong một thế giới nơi mọi thứ đang thay đổi nhanh chóng. Một người quản lý dự án linh hoạt sẽ sẵn sàng bước vào và tận dụng các cơ hội mở ra như là kết quả của thế giới mới này.
Một trong số chúng ta có thể hỏi, làm thế nào để bạn rèn luyện trí óc của mình trở nên linh hoạt? Dưới đây là 10 lời khuyên để linh hoạt trong một thế giới của sự thay đổi:
1. Đào tạo: Điều này không thể được nhấn mạnh quá mức. Tìm kiếm một lớp học hoặc khóa học liên quan đến linh hoạt và một hoặc một số cách tiếp cận của nó. Khẳng định lại kiến thức với một số loại hình đào tạo chính thức là một cách tuyệt vời để khiến tâm trí của bạn hoạt động theo hướng linh hoạt trong thực tế. Có cơ hội để học hỏi cũng giúp bạn đặt câu hỏi, bằng cách đặt câu hỏi tốt hơn, bạn có thể thách thức hiện trạng để thúc đẩy quá trình cải thiện.
2. Rút ngắn các vòng phản hồi: Nhận phản hồi của khách hàng tại nhiều điểm khác nhau trong vòng đời của dự án; điều này có thể là hai hoặc ba lần trước một cột mốc thực tế và chắc chắn tại nhiều thời điểm trước khi chấp nhận, nghiệm thu và kết thúc dự án. Giới thiệu các thay đổi xuất phát từ phản hồi đó cho nhóm của bạn một cách dần dần khi bạn nhận được phản hổi để tránh hoàn thiện tất cả các thành phần dự án sau đó được yêu cầu bắt đầu lại.
3. Sử dụng các phương tiện trực quan trong các cuộc thảo luận dự án: Tôi viết ra các thảo luận về dự án, nhưng hãy thoải mái sử dụng các phương tiện trực quan bất cứ khi nào bạn đang dẫn dắt một cuộc thảo luận hoặc gặp gỡ với một nhóm người. Trực quan hỗ trợ thúc đẩy hợp tác; chúng giúp loại bỏ suy nghĩ theo nhóm và có thể sử dụng các công cụ đơn giản như ghi chú dán, bảng trắng và bảng lật để thảo luận về các ý tưởng khác nhau và đưa ra một sự đồng thuận, hoặc nó có thể được thiết kế một cách nghệ thuật và chia sẻ các slide PowerPoint.
4. Xác thực các giả định: Điều này cũng liên quan đến phản hồi của khách hàng, không nên cho rằng bạn đã hiểu tất cả mọi thứ hoặc tất cả các giả định có trong tuyên bố công việc là thực sự đúng. Quay trở lại và xác nhận; chỉ cần xác nhận lại là bạn có thể học một cái gì đó mới hoặc rút ra một số thông tin quan trọng mới từ khách hàng của bạn.
5. Quản lý thực hành bằng cách (nghĩa đen) Đi bộ thăm quan xung quanh: Không hoàn toàn dựa vào email, báo cáo trạng thái, v.v. Đi bộ đến nơi làm việc của một thành viên trong nhóm để ghi nhận trạng thái về một nhiệm vụ đang chờ xử lý. Cơ sở vật chất ở đó cũng giúp bạn đọc được ngôn ngữ cơ thể của họ và sẽ có quyết định nhanh chóng nếu bạn cần huấn luyện hoặc bắt buộc họ tạo ra kết quả mong muốn. Nó cũng giúp bạn tập thể dục tốt.
6. Giá trị của tất cả mọi người theo luồng giá trị: Hiểu khách hàng của bạn, hiểu tổ chức của bạn, hiểu các thành viên trong nhóm của bạn và mọi người trong chuỗi giá trị từ khi bắt đầu đến lúc giao hàng. Hiểu người khác nhiều nhất trong tầm kiểm soát của bạn, không ủy thác người hoặc thành viên nhóm của bạn vào các hầm chức năng; điều này có thể khiến việc cung cấp giá trị thực tế bị ức chế bởi sự chậm trễ, bàn giao và chính trị nội bộ đáng sợ. Hãy để mọi người hiểu rằng chúng ta cùng một đội với tầm nhìn cuối cùng về thành công.
7. Lắng nghe hiệu quả: Agile là một từ có nghĩa là hành động, vì vậy nó có vẻ phản trực giác khi dành thời gian chỉ để lắng nghe và cảm thấy như bạn không làm gì cả. Tuy nhiên, lắng nghe có hiệu quả xây dựng sự hiểu biết chính xác và sẽ là động lực giúp bạn xoay vòng càng sớm càng tốt khi mọi thứ không diễn ra đúng như kế hoạch.
Khách hàng của bạn cũng cảm thấy được đánh giá cao khi họ tin rằng họ đang được lắng nghe. Ví dụ, bạn có thể có một sự chậm trễ trong lịch trình nhưng vẫn có một khách hàng thích thú vì họ tin rằng bạn đã lắng nghe và hiểu họ.
8. Thất bại nhanh và học nhanh: Bạn có thể đã nghe về lý thuyết thất bại nhanh được sử dụng trong thế giới công nghệ; tuy nhiên, thất bại vẫn là một điều gì đó đáng sợ cho rất nhiều nhà quản lý dự án. Đừng sợ thất bại miễn là bạn học nhanh từ thất bại đó và sử dụng kiến thức mới một cách hiệu quả.
Khi bạn mắc lỗi, hãy thừa nhận điều đó, chia sẻ thất bại đó với nhóm để chia sẻ kinh nghiệm học tập và tiếp tiến lên. Nếu thất bại đó ảnh hưởng trực tiếp đến mọi người, hãy xin lỗi. Bạn sẽ thấy mình không chỉ là một người quản lý tốt hơn mà còn là một người được giải phóng bởi vì bạn không hành động từ một nơi sợ thất bại. Sự linh hoạt của bạn được tăng cường khi bạn (và cả đội) coi thất bại là một khoảnh khắc xoay vòng, thay vì là một con đường để đổ lỗi.
9. Khắc phục các kết quả: Bạn đã triển khai dự án tuyệt vời nào đó; bạn có một kho các bài học kinh nghiệm, nhưng bạn chuyển sang một dự án tương tự mới và lặp lại sai lầm tương tự. Một số người trong chúng ta có thể đã trải nghiệm điều tương tự này trong quá khứ. Ngay sau khi một thử nghiệm / dự án đã được chạy và các lỗi được phân tích, khắc phục ngay lập tức. Điều này sẽ giảm không chỉ “Lỗi về kỹ thuật” của bạn, mà còn đảm bảo lỗi tương tự không lặp lại trong các thử nghiệm hoặc dự án trong tương lai.
10. Đơn giản hóa cuộc sống của bạn: Nghe có vẻ hay khi sử dụng các từ lớn lao hoặc trình bày các slide phức tạp, nhưng sự thật là hầu hết mọi lúc, những người bạn đang cố gắng gây ấn tượng với họ cuối cùng lại bối rối hơn và không thấy giá trị trong tất cả các kết quả mà bạn nói . Khi bạn rèn luyện trí óc của mình để tìm kiếm định nghĩa hoặc giải pháp đơn giản nhất, nó bắt đầu trở thành bản chất thứ hai. Thực hành nguyên tắc KISS (Keep It Simple Stupid). Tôi yêu Leonardo da Vinci, câu nói, Đơn giản là sự tinh tế tột cùng. Đơn giản là thông minh và thanh lịch.
Tác giả: Katherine Nnanwubar (PMI California Central Coast Chapter +1)
Link bài tiếng Anh tại đây.
Dịch bởi VNPMI
Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:
- VNPMI tổ chức khóa học PMP miễn phí 02 days
- Xác nhận phạm vi (Validate Scope) trong quản lý dự án
- Đường cơ sở dự án (project baseline) trong quản lý dự án là gì?
- Cơ cấu tổ chức dự án
- Đề án kinh doanh (Business Case) trong dự án là gì?
- Điều lệ dự án (Project Charter) là gì?
- Kinh nghiệm thi chứng chỉ PSM 1 ngay lần đầu tiên.
Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội