OKR là gì? Tất tật về OKR

10/25/2022
Posted by: admin
Category: Tin nhanh

OKR là gì? Tất tật về OKR

Bạn đang đọc bài viết này chắc hẳn bạn đã nghe đâu đó về OKR. Có thể bạn nghe từ một đồng nghiệp trong công ty hoặc tham gia một hội thảo thấy chuyên gia nhắc đến OKR. Thậm chí bạn đã đọc một bài báo nào đó nói về lợi ích của OKR trong vận hành đội ngũ và giúp cải thiện hiệu quả quản lý doanh nghiệp. Tất cả đều đúng và OKR quả thực là một cách tiếp cận, giải quyết vấn đề có nhiều tính đột phát giúp phát huy năng lực của đội nhóm, các phòng ban và của cả công ty. Phương pháp này giúp gắn kết sức mạnh từ trên xuống dưới qua tất cả các tầng quản lý của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo cũng có một bộ OKR và phân bổ tới từng bộ phận, phòng ban. Trưởng bộ phận chức năng xác định OKR của phòng ban mình và phân bổ tới các nhân viên trong phòng. Vậy OKR là gì? Những lợi ích về OKR và cách xác định OKR hiệu quả. Hãy cùng VNPMI tìm hiểu tất tật về OKR trong bài viết này nhé.

OKR là gì?

OKR viết tắt của Objective Key Results (Mục tiêu và Kết quả Chính) là một hệ thống thiết lập mục tiêu được Google và các công ty khác sử dụng đầu tiên. Đó là một cách tiếp cận đơn giản để tạo ra sự liên kết các cá nhân và bộ phận xung quanh các mục tiêu có thể đo lường được và đầy tham vọng. Sự khác biệt lớn so với các phương pháp lập kế hoạch truyền thống đó là OKR thường xuyên được đặt, theo dõi và đánh giá lại - thường là hàng quý. OKR là một quy trình đơn giản, nhịp độ nhanh, thu hút quan điểm và sự sáng tạo của mỗi nhóm.

Cấu trúc Mục tiêu - Kết quả chính - hoạt động trong OKR

OKR tồn tại để tạo sự liên kết và thiết lập nhịp cho tổ chức. Mục tiêu là đảm bảo mọi người đều đi theo cùng một hướng, với các ưu tiên rõ ràng, theo một nhịp điệu liên tục. Ý tưởng ban đầu của OKR đến từ Intel và lan rộng sang các công ty khác ở Thung lũng Silicon.

Google đã áp dụng OKR vào năm 1999 ngay trong năm đầu tiên thành lập. Nó đã hỗ trợ sự phát triển của Google từ 40 nhân viên lên hơn 60.000 người hiện nay. Ngoài Google, các công ty khác cũng sử dụng OKR, bao gồm Spotify, Twitter, LinkedIn và Airbnb. Nhưng OKR không chỉ dành cho các công ty kỹ thuật số. Walmart, Target, The Guardian, Dun và Bradstreet và ING Bank cũng đang sử dụng OKR.

Ai đã tạo ra phương pháp OKR?

Thuật ngữ “OKR” được đặt ra bởi nhà đầu tư mạo hiểm John Doerr. Ông ấy cũng là người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc phổ biến phương pháp OKR trong Google từ những năm đầu tiên Google thành lập.

Doerr đã trình bày ý tưởng với nhóm những người sáng lập Google khi đó còn rất trẻ, bao gồm Sergey Brin, Larry Page, Susan Wojcicki và Marissa Mayer. Ban lãnh đạo Google đã quyết định điều chỉnh chiến lược của công ty họ với khuôn khổ OKR.

John Doerr

Tuy nhiên, khái niệm OKR được tạo ra bởi Andy Grove vào những năm 1970. Grove, chủ tịch của Intel vào thời điểm đó, đã dựa trên phương pháp luận OKR trên một khuôn khổ quản lý khác - MBO (Quản lý theo mục tiêu), được phát triển bởi Peter Drucker. Ông đã sử dụng các ý tưởng của Drucker làm nền tảng cho phương pháp luận OKR của mình và tiếp tục xây dựng dựa trên chúng bằng cách giới thiệu ý tưởng về Kết quả chính và gắn chúng với Mục tiêu.

Phương pháp này có tính cách mạng vào thời điểm đó, vì nó chuyển trọng tâm từ thủ tục công việc sang kết quả, cho phép các đội nhóm nghĩ ra cách riêng của họ để đạt được một mục tiêu nhất định. Sau đó, Grove đã giới thiệu khái niệm này với John Doerr, người làm việc dưới quyền của ông tại Intel vào thời điểm đó. Năm 1983, Andy Grove đã ghi lại phương pháp luận OKR trong cuốn sách "Quản lý đầu ra".

Các thành phần của OKR?

Theo John Doerr, có một công thức để đặt mục tiêu:

Công thức Mục tiêu của Doerr
Tôi sẽ ____________________ được đo lường bởi _______________________

Một mục tiêu thích hợp phải mô tả cả những gì bạn sẽ đạt được và cách bạn sẽ đo lường thành quả của nó. Các từ chính ở đây là "được đo lường bằng", vì đo lường là yếu tố làm cho mong muốn trở thành mục tiêu. Không có nó, bạn không có mục tiêu, tất cả những gì bạn có chỉ là khát khao.

Công thức của Doerr là cách tốt nhất để giải thích cấu trúc của OKR: Tôi sẽ (Mục tiêu) được đo lường bởi (tập hợp các Kết quả Chính này). Vì vậy, như tên của nó, OKR có hai thành phần, Mục tiêu và Kết quả chính:

Mục tiêu là những mô tả định tính đáng nhớ về những gì bạn muốn đạt được. Mục tiêu phải ngắn gọn, truyền cảm hứng và hấp dẫn. Mục tiêu phải thúc đẩy và hơi thách thức so với năng lực đội nhóm
Kết quả chính là một tập hợp các chỉ số đo lường tiến trình của bạn đối với Mục tiêu. Đối với mỗi Mục tiêu, bạn nên có một tập hợp từ 2 đến 5 Kết quả chính. Nếu nhiều hơn nữa sẽ làm mọi người quên chúng. Tất cả các Kết quả Chính phải được định lượng và đo lường được. Như Marissa Mayer, cựu Phó Chủ tịch của Google, đã nói: "Nếu kết quả không đo lường được, nó không phải là Kết quả chính"

Ví dụ số 1
Trước hết, chúng ta cần một Mục tiêu. Một ví dụ có thể là “Làm cho khách hàng hài lòng”. Điều này nghe có vẻ tuyệt vời, nhưng làm thế nào bạn biết được liệu trải nghiệm của khách hàng có tuyệt vời hay không?

Hãy nhớ rằng, không có đo lường, bạn không có mục tiêu. Đó là lý do tại sao chúng ta cần Kết quả chính. Làm thế nào chúng ta có thể đo lường để biết chúng ta đang cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng? Điểm khuyến mại ròng và Tỷ lệ mua lại sẽ là hai kết quả chính tốt. Khách hàng của chúng ta có cảm thấy tốt khi giao dịch với chúng ta đến mức họ sẽ giới thiệu bạn bè cho chúng ta và mua lại sản phẩm hay không?

Nhưng chỉ đo Điểm khuyến mại và Tỷ lệ mua lặp lại có thể dẫn đến hiểu sai vấn đề. Nó có thể khuyến khích chúng ta làm cho khách hàng hài lòng bằng bất kỳ giá nào. Do đó, chúng ta có thể thêm một kết quả chính nữa như Chi phí chuyển đổi khách hàng. Chúng ta muốn làm cho khách hàng hài lòng trong khi kiểm soát được chi phí. Mục tiêu và các kết quả chính hoàn chỉnh sẽ là:

Mục tiêu: Tạo trải nghiệm khách hàng tuyệt vời
Kết quả chính:
➔ Cải thiện Điểm số người thăng hạng ròng từ X lên Y.
➔ Tăng Tỷ lệ Mua lại từ X lên Y.
➔ Duy trì chi phí Chuyển đổi Khách hàng theo Y.

Ví dụ số 2
Bây giờ, hãy xem xét một công ty khác muốn tăng mức độ hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ kỹ thuật số (website bán hàng, phần mềm, marketing):

Mục tiêu: Làm hài lòng khách hàng của chúng ta
Kết quả chính:
➔ Giảm tỷ lệ doanh thu (hủy) từ X% xuống Y%.
➔ Tăng Điểm quảng cáo ròng từ X lên Y.
➔ Cải thiện số lượt truy cập trung bình hàng tuần cho mỗi người dùng đang hoạt động từ X đến Y.
➔ Tăng lưu lượng truy cập không phải trả tiền (tìm kiếm trên google) từ X lên Y.
➔ Cải thiện mức độ tương tác (người dùng hoàn thành khai báo thông tin cá nhân trên webstie) từ X đến Y.

Một lần nữa việc có một tập hợp các Kết quả Chính sẽ giúp tạo ra một OKR bền vững, lành mạnh. Chúng tôi muốn tăng lượt truy cập hàng tuần, nhưng chúng tôi muốn nó phải tự nhiên, không phải thông qua việc mở rộng chi tiêu tiếp thị. Kết quả chính là rất quan trọng. Trên hết, chúng cho thấy liệu chúng tôi có đang “Làm hài lòng khách hàng của chúng tôi” hay không. Ví dụ số 2 này cho thấy nhóm hoặc công ty khác nhau có thể sử dụng cùng một Mục tiêu với các Kết quả chính khác nhau.

Tính độc đáo của OKR?

Không có một cách duy nhất để sử dụng OKR, mỗi công ty hoặc nhóm có thể điều chỉnh và áp dụng, tạo ra các phiên bản khác nhau của OKR. Nhưng có một số giá trị cốt lõi mà các công ty cần đạt được khi áp dụng OKR trong tổ chức của mình:

Sử dụng mục tiêu ngắn hạn
Thay vì sử dụng kế hoạch tĩnh hàng năm, OKR thực hiện một cách tiếp cận linh hoạt. Bằng cách sử dụng các chu kỳ mục tiêu ngắn hơn, các công ty có thể thích ứng và đáp ứng với sự thay đổi nhanh hơn.

Tạo ra sự đơn giản trong hoạt động
Sử dụng OKR rất đơn giản và bản thân các OKR cũng dễ hiểu. Mô hình ban đầu của Intel đặt mục tiêu hàng tháng, yêu cầu một quy trình gọn nhẹ. Các công ty áp dụng OKR giảm thời gian đặt mục tiêu từ hàng tháng xuống hàng ngày. Kết quả là, họ đầu tư nguồn lực để đạt được mục tiêu chứ không phải vào việc thiết lập chúng.

Tăng cường tính minh bạch

Mục đích chính của OKR là tạo ra sự liên kết trong tổ chức. Để làm như vậy, OKR được công khai cho tất cả các cấp công ty - mọi người đều có quyền truy cập vào OKR của những người khác. OKR của giám đốc điều hành thường có sẵn trên Intranet.

Các nhịp điệu hoạt động khác nhau
OKR hiểu rằng hoạt động cấp chiến lược và hoạt động cấp chiến thuật trong tổ chức có nhịp độ tự nhiên khác nhau và thông thường hoạt động cấp chiến thuật có nhịp độ thay đổi nhanh hơn nhiều hoạt động cấp chiến lược. Để giải quyết vấn đề này, OKR có các nhịp điệu khác nhau:
➔ Nhịp điệu cấp chiến lược với OKR cấp cao, dài hạn hơn cho công ty (thường là hàng năm).
➔ Nhịp điệu cấp chiến thuật với OKR ngắn hạn cho các đội (thường là hàng quý).
➔ Nhịp điệu cấp hoạt động để theo dõi kết quả và sáng kiến (thường là hàng tuần).

Cài đặt mục tiêu theo hai chiều
Thay vì sử dụng mô hình mục tiêu phân tầng từ trên xuống truyền thống tốn quá nhiều thời gian và không tăng thêm giá trị, OKR sử dụng cách tiếp cận dựa trên nhu cầu thị trường đồng thời từ dưới lên và từ trên xuống.Từ OKR chiến lược của công ty, các nhóm có thể hiểu cách các hoạt động của họ có thể đóng góp vào chiến lược tổng thể. Trong quá trình này, khoảng 60% OKR chiến thuật được các nhóm thiết lập phù hợp với mục tiêu của công ty và sau đó được đăng ký với các nhà quản lý. Cách xây dựng mục tiêu này tạo ra sự tương tác và hiểu rõ hơn về chiến lược đồng thời làm cho quy trình xây dựng mục tiêu đơn giản hơn và thích ứng nhanh hơn.

Mục tiêu đầy tham vọng
Triết lý đằng sau OKR là nếu công ty luôn đạt 100% mục tiêu, thì chúng quá dễ dàng. Thay vào đó, OKR nhắm đến những mục tiêu táo bạo, đầy tham vọng. Bên cạnh các mục tiêu đầy tham vọng, OKR tin tưởng vào việc cho phép nhóm thiết lập các mục tiêu đầy thách thức. Các mục tiêu khiến nhóm phải suy nghĩ lại về cách họ làm việc để đạt được hiệu suất cao nhất.

OKR tách biệt với lương thưởng
Tách biệt OKRs khỏi lương thưởng và thăng chức là điều quan trọng để thực hiện các mục tiêu đầy tham vọng. Nhân viên cần biết rằng họ sẽ không bị phạt nếu họ đặt ra những mục tiêu đầy tham vọng và không đạt được chúng. OKR là một công cụ quản lý, không phải là một công cụ đánh giá nhân viên.

Các gợi ý để xây dựng bộ OKRs tốt

Đối với các mục tiêu:

Trước hết, Mục tiêu phải đơn giản, ngắn gọn và dễ ghi nhớ. Nếu bạn phải dừng lại để nghỉ ngơi lấy sức trong khi đọc Mục tiêu của mình, bạn đang làm sai.
Thứ hai, Mục tiêu không được nhàm chán. Chúng có thể phù hợp với văn hóa tổ chức và tạo sự gần gũi và vui vẻ. Bạn có thể sử dụng tiếng lóng, câu chuyện cười nội bộ và thậm chí là từ ngữ tục tĩu - bất cứ điều gì phù hợp với văn hóa của bạn.

Đối với kết quả chính:

Tách biệt các chỉ số với các nhiệm vụ.
Đặt từ 2 đến 5 cho mỗi mục tiêu.

Lợi ích của việc sử dụng OKR là gì?

Những lợi thế chính của việc sử dụng OKR là:

Thích ứng nhanh hơn với thay đổi
Các chu kỳ mục tiêu ngắn hơn cho phép điều chỉnh nhanh hơn và thích ứng tốt hơn với sự thay đổi, tăng cường đổi mới và giảm rủi ro, lãng phí trong tổ chức.

Liên kết và hợp tác chức năng chéo
Việc sử dụng OKR được chia sẻ giúp cải thiện sự hợp tác giữa các nhóm khác nhau, giải quyết sự phụ thuộc lẫn nhau và thống nhất các sáng kiến cạnh tranh.

Giảm thời gian thiết lập mục tiêu
Tính đơn giản của OKR giúp quá trình thiết lập mục tiêu nhanh hơn và dễ dàng hơn, giảm đáng kể thời gian và nguồn lực dành cho việc thiết lập mục tiêu.

Giao tiếp rõ ràng
Tính minh bạch và đơn giản cho phép nhóm hiểu được các mục tiêu và ưu tiên của tổ chức cũng như cách mỗi cá nhân có thể đóng góp.

Sự tham gia của người lao động
Phương pháp tiếp cận từ dưới lên của OKR giúp kết nối mục tiêu của nhân viên với mục tiêu của công ty, tăng mức độ tương tác.

Quyền tự chủ và trách nhiệm
Các đội nhận được định hướng rõ ràng và được tự do lựa chọn cách đạt được OKR của mình. Họ trở nên có trách nhiệm với các mục tiêu của mình, với các tiêu chí thành công rõ ràng được cả công ty biết đến sẽ tạo ra nghĩa vụ chung.

Tập trung và kỷ luật
Số lượng mục tiêu giảm tạo ra sự tập trung trong tổ chức và làm cho những nỗ lực và sáng kiến của mỗi cá nhân mang lại hiệu quả hơn.

Kết quả đạt được lớn hơn
Tách OKRs khỏi phần thưởng và sử dụng các mục tiêu kéo dài, cho phép nhóm thiết lập các mục tiêu đầy tham vọng, đầy thách thức.

Sự khác biệt giữa KPI và OKR là gì?

KPI (Các Chỉ số Hiệu suất Chính) và OKR dường như có rất nhiều điểm chung. Cả hai phương pháp đều hỗ trợ đánh giá hiệu suất và các mục tiêu có thể đo lường. Tuy nhiên, ý định đằng sau việc thiết lập những mục tiêu đó là khác nhau. Trong hầu hết các trường hợp, các mục tiêu trong khuôn khổ KPI đều có thể đạt được và thường là kết quả của một quá trình đã được thực hiện. Mặt khác, các mục tiêu của OKR mang tính tham vọng và quyết liệt hơn. Tuy nhiên, các mục tiêu OKR không phải là không thể đạt được và chúng thường dùng để thúc đẩy nhóm thực hiện tốt hơn chính xác vì tham vọng đằng sau những mục tiêu đó.

Ngoài ra, chúng ta có thể nói rằng với KPI, tập trung hơn vào quản lý và theo dõi hiệu suất đối với từng nhân viên. Tuy nhiên, phương pháp OKR nhấn mạnh vào việc thiết lập các mục tiêu và sự liên kết trong toàn bộ tổ chức. Nói một cách đơn giản hơn, KPI phù hợp hơn để cải thiện hoặc mở rộng quy mô một dự án đã và đang được thực hiện trước đó. OKR có thể là lựa chọn tốt hơn để thực hiện một tầm nhìn lớn hơn hoặc thay đổi hướng đi chung của một doanh nghiệp.

Những sai lầm thường gặp khi áp dụng OKR là gì?

Mặc dù khung OKR có vẻ khá đơn giản, nhưng việc xây dựng OKR trong tổ chức vẫn đòi hỏi một mức độ kỹ năng và thực hành nhất định. Những sai lầm có thể xảy ra, đặc biệt là khi triển khai OKR lần đầu tiên. Dưới đây là một số lỗi phổ biến nhất khi xây dựng và triển khai OKR.

Đặt mục tiêu không thể đạt được.
Tạo các Kết quả Chính không thể đo lường được.
Tạo quá nhiều OKR hoặc một OKR với quá nhiều Kết quả chính.
Đặt nhiệm vụ làm Kết quả chính.
Sử dụng ngôn ngữ mơ hồ trong việc tạo OKR.
Không tin tưởng vào nhóm của bạn và chỉ tạo OKR từ trên xuống.
Không theo dõi được tiến trình của OKR.
Kết hợp OKR vào công thức trả lương cho nhân viên.
Sử dụng OKR mẫu mà không chú ý đến sự khác biệt trong tổ chức của bạn.
Tạo OKR chỉ để duy trì hiện trạng các hoạt động.

Bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội