Project Execution là gì? Giai đoạn thực hiện dự án là gì?

10/05/2022
Posted by: admin
Category: Tin nhanh

Project Execution là gì? Giai đoạn thực hiện dự án là gì?

Khi bạn đã vượt qua Giai đoạn lập kế hoạch thành công, đã đến lúc hành động thực tế - Thực hiện! Giai đoạn Thực hiện Dự án của vòng đời quản lý dự án là tất cả về sản phẩm và đầu ra. Tại đây, sản phẩm hoặc dịch vụ dự kiến được chuyển giao cho khách hàng để phê duyệt.

Theo thuật ngữ chính thức - Tài liệu kiến thức quản lý dự án (PMBOK) Viện quản lý dự án Hoa Kỳ (PMI) tuyên bố - "Nhóm quy trình thực hiện dự án bao gồm những quy trình được thực hiện để hoàn thành công việc đã xác định trước trong kế hoạch quản lý dự án nhằm đáp ứng các đặc điểm kỹ thuật của dự án."

Project Execution là gì?

Giai đoạn Thực hiện Dự án thường là giai đoạn dài nhất trong vòng đời quản lý dự án và tiêu tốn nhiều năng lượng và tài nguyên nhất. Hiện tại, điều quan trọng là phải đảm bảo kế hoạch dự án được thực hiện với độ chính xác cao và giảm sai lệch đến mức tối thiểu.

Để cho phép bạn giám sát và kiểm soát dự án trong giai đoạn này, bạn sẽ cần thực hiện một loạt các quy trình quản lý dự án. Các quy trình này giúp bạn quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, sự thay đổi, rủi ro và các vấn đề. Họ cũng giúp bạn quản lý việc mua sắm, chấp nhận khách hàng và thông tin liên lạc.

Mục tiêu chính của Thực thi và Kiểm soát là xây dựng các sản phẩm phân phối theo kế hoạch dự án tổng thể và đánh giá nhất quán các quy trình và kế hoạch liên quan để cung cấp đầu ra theo các thông số kỹ thuật đã được chấp thuận trong kế hoạch quản lý dự án. Đó là tất cả về hành động và phương hướng!

Giai đoạn Thực thi sẽ bao gồm các hành động sau. Mức độ ưu tiên hoặc trình tự hoàn toàn phụ thuộc vào bản chất của dự án và các thông lệ và sở thích của tổ chức. Nhưng tuy nhiên, chúng được hoàn thành để cho phép thực hiện dự án thành công.

Thu nạp - Phát triển & Quản lý Nhóm những người sẽ làm việc trong dự án.
Hoàn thành các phạm vi dự án.
Đề xuất các thay đổi, sửa lỗi, các hành động phòng ngừa và khắc phục đến từ các nhóm quy trình Lập kế hoạch, Thực thi và Giám sát và Kiểm soát.
Liên lạc kịp thời với tất cả các bên liên quan.
Thực hiện các thay đổi đã được phê duyệt đối với các quy trình, tài liệu và kế hoạch.
Xây dựng đội nhóm (Team Building).
Đưa ra sự đánh giá, công nhận và trao thưởng cho các thành viên trong nhóm và giữ cho họ luôn có động lực cao.
Tổ chức các cuộc họp Đánh giá tình trạng dự án để đảm bảo dự án đang đi đúng hướng và mọi sai lệch đều được xử lý sớm nhất.
Sử dụng hệ thống Ủy quyền Công việc để phân bổ công việc.
Yêu cầu Người bán đáp ứng yêu cầu đấu thầu và thuê ngoài của bạn.
Chọn Người bán cho nhu cầu mua sắm của bạn.

1. Kết quả của giai đoạn Thực thi tạo ra là gì?

1.1. Sản phẩm có thể bàn giao

Việc tạo ra các sản phẩm có thể bàn giao trong dự án là lý do chính khiến các dự án được thực hiện. Chúng là những kỳ vọng và kết quả hữu hình được tạo ra từ dự án. Là một phần của quá trình thực hiện, người quản lý dự án đảm bảo rằng các sản phẩm bàn giao được kiểm tra tốt, đáp ứng các tiêu chí nghiệm thu và được khách hàng và / hoặc nhà tài trợ kinh doanh chấp thuận. Điều quan trọng nhất là các sản phẩm dự án có chất lượng đáp ứng các mục tiêu và thông số kỹ thuật đã thông qua từ giai đoạn lập kế hoạch.

1.2. Tài liệu Quản lý sự thay đổi dự án

Thay đổi là không thể tránh khỏi trong quản lý dự án. Và theo đúng nghĩa của nó, nó có giá trị như một tài sản dự án. Khi được xử lý đúng cách, quy trình quản lý thay đổi sẽ đi một chặng đường dài trong việc giảm thiểu thất thoát các tài nguyên quý giá của dự án và giảm phạm vi hoạt động.

Tài liệu kiến thức quản lý dự án (PMBOK)

Đây là lúc kế hoạch quản lý sự thay đổi dự án xuất hiện. Kế hoạch, như được trình bày chi tiết trong tài liệu quản lý sự thay đổi quản lý dự án, đưa ra quy trình mà theo đó bất kỳ thay đổi nào đối với mục tiêu, lịch trình và / hoặc việc sử dụng tài nguyên của dự án sẽ được quản lý chặt chẽ. Tóm lại, tài liệu thay đổi là một thành phần quan trọng trong việc quản lý các dự án ở bất kỳ quy mô và độ phức tạp nào, và nó ảnh hưởng rất nhiều đến sự thành công của dự án.

Tài liệu Quản lý Thay đổi bao gồm 3 nội dung chính:

Các Mục tiêu Quản lý Thay đổi: Phần này trình bày các mục tiêu của kế hoạch quản lý thay đổi của dự án. Ví dụ, các thay đổi được xác định rõ ràng, đánh giá, phê duyệt và theo dõi một cách hiệu quả và chặt chẽ. Nó cũng nêu chi tiết kế hoạch thay đổi dự án tổng thể được thiết kế như thế nào để mang lại lợi ích cho dự án.
Trách nhiệm Quản lý Thay đổi: Trong phần này của tài liệu thay đổi, bạn cần xác định trách nhiệm của tất cả các bên liên quan đến dự án có thể bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi của dự án. Vì vậy, ví dụ, bạn nên xác định ai sẽ nhận các yêu cầu thay đổi dự án, ai sẽ đánh giá chúng và cách thông báo các thay đổi của dự án tới nhân viên dự án, quản lý cấp trên và khách hàng hoặc các bên liên quan của dự án.
Mô hình quản lý thay đổi: Trong phần này, bạn sẽ trình bày rõ ràng các chi tiết của quy trình quản lý thay đổi. Bạn nên mô tả cách các yêu cầu thay đổi dự án được thực hiện và đánh giá, ai được ủy quyền phê duyệt chúng và cách chúng sẽ được ghi lại.
Đo lường các hoạt động của dự án: Đo lường hiệu suất là một yếu tố quan trọng trong việc tối ưu hóa hiệu suất. Các biện pháp Giám sát và Kiểm soát nhất quán được yêu cầu để dự án luôn đi đúng hướng.

2. Các hoạt động đảm bảo hiệu quả của giai đoạn này là gì?

Bề ngoài, hiệu suất dự án có vẻ dễ đo lường; chỉ cần theo dõi thời gian, chi phí và phạm vi là xong. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu suất dự án luôn ở mức cao và đáp ứng các ràng buộc của dự án, bạn phải thực hiện rất nhiều các hoạt động quản lý và đo lường, điều chỉnh bao gồm:

Quản lý thời gian
Quản lý chi phí
Quản lý chất lượng
Thay đổi phương pháp quản lý
Quản lý rủi ro
Quản lý mua sắm - đấu thầu
Quản lý bước nghiệm thu sản phẩm
Quản lý sự tham gia của các bên liên quan
Quản lý Truyền thông

3. Các quy trình bao gồm trong quá trình thực hiện dự án là gì?

3.1. Khởi động dự án

Người quản lý dự án có thể bắt đầu các hoạt động thực thi sau khi hoàn thành tất cả các hoạt động của giai đoạn lập kế hoạch bao gồm phê duyệt kế hoạch dự án, đặc điểm kỹ thuật sản phẩm, chức năng và kinh phí dự án.

3.2. Có được nhóm dự án

Người quản lý dự án thực hiện theo các bước cần thiết để có được nguồn nhân lực cần thiết để hoàn thành dự án. Lịch sử dụng nguồn lực được xây dựng và việc phân bổ nguồn lực cho dự án được thực hiện dựa trên các cuộc đàm phán và thu nạp với các đơn vị liên quan cũng như các bộ phận quản lý nguồn lực.

3.3.Phát triển nhóm dự án

Người quản lý dự án đánh giá từng bộ kỹ năng riêng lẻ để đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm đều có bộ kỹ năng phù hợp cho từng giai đoạn dự án sắp tới. Lưu ý: kế hoạch đào tạo, lịch trình và chi phí của quá trình phát triển đội nhóm đã được mô tả trong giai đoạn lập kế hoạch.

Các nhà lãnh đạo dự án có thể sắp xếp lịch và làm việc trực tiếp nhiều hơn với nhóm dự án giúp đảm bảo thực hiện thành công các chương trình và dự án quan trọng. Sự liên kết giữa tầm nhìn và chiến lược để thực hiện sẽ giúp bạn thu hẹp những khoảng cách với đội nhóm của mình.

3.4.Thực hiện Kế hoạch Quản lý Dự án

Người quản lý dự án thực hiện các hoạt động nằm trong kế hoạch quản lý dự án như Kế hoạch truyền thông, Kế hoạch quản lý rủi ro, v.v. Người quản lý dự án sẽ chỉ đạo các bộ phận và tổ chức khác nhau tồn tại trong dự án để thực hiện công việc được xác định trong các kế hoạch quản lý dự án.

3.5.Tiến hành các cuộc họp đánh giá tình trạng dự án

Các cuộc họp đánh giá trạng thái dự án giúp người quản lý dự án xem xét dữ liệu về trạng thái dự án được thu thập được từ các thành viên trong nhóm. Chúng giúp các nhà quản lý dự án đánh giá những kết quả đã hoàn thành đến hiện tại và so sánh chúng với các hoạt động đã được lên kế hoạch.

Chúng cho phép các nhà quản lý dự án đánh giá các khu vực có vấn đề ở hiện tại và các khu vực có nhiều rủi ro trong dự án; cũng như truyền đạt thông tin quan trọng với việc nhận được các phản hồi nhanh chóng từ đội nhóm. Việc tổ chức các cuộc họp về tình trạng dự án này cũng giúp loại bỏ vấn đề giao tiếp nảy sinh từ một giả định hoặc niềm tin rằng "mọi người đều biết những gì đang xảy ra trong dự án này". Thường thì các thành viên trong nhóm không biết về tình trạng dự án vì họ cũng đang bận với nhiệm vụ riêng của họ.

Giai đoạn thực hiện dự án sẽ bộc lộ những vấn đề hoặc nẩy sinh các vấn đề không lường trước được, vì vậy các nhà lãnh đạo dự án phải chuẩn bị để điều chỉnh kế hoạch thực hiện dự án và thực hiện các thay đổi chiến thuật khi cần thiết.

3.6.Cập nhật lịch trình dự án và kế hoạch quản lý dự án

Trong hầu hết các tổ chức, nhóm quản lý dự án là nhóm người chịu trách nhiệm cập nhật kế hoạch dự án. Kế hoạch dự án là cơ sở để thực thi công việc đối với người quản lý dự án. Nó là một bản ghi nhớ về những gì đã xảy ra trong dự án. Nó minh họa những gì đang xảy ra trên dự án ngay bây giờ. Và, nó chuẩn bị cho nhóm dự án bằng cách hiển thị những gì sẽ xảy ra.

Giữ cho kế hoạch hiện tại luôn được cập nhật phù hợp với thông tin mới nhất là một nhiệm vụ quan trọng của người quản lý dự án (hoặc quản trị viên dự án). Cập nhật dự án tập trung vào ba ràng buộc quản lý dự án: chi phí, thời gian và phạm vi. Một nhà quản lý dự án hiệu quả biết rằng sự thay đổi trong một trong những lĩnh vực này dẫn đến những thay đổi trong hai lĩnh vực kia. Một kế hoạch dự án mới sẽ cho thấy ảnh hưởng của những thay đổi này đối với dự án tổng thể.

Do đó, bất kỳ thay đổi và cập nhật nào từ kế hoạch đã xác định trước đó phải được các bên liên quan ghi lại và chấp thuận hợp lệ cùng với thông tin lịch sử sửa đổi từ quá trình đánh giá. Bất kỳ sai sót nào trong việc duy trì một kế hoạch không chính xác hoặc một kế hoạch đã lỗi thời đều có tác động xấu đáng kể đến sự thành công chung của dự án.

3.7.Đảm bảo chất lượng

Tài liệu Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK), Đảm bảo Chất lượng là một phần của nhóm quy trình Thực thi và được thực hiện trong suốt thời gian của dự án. Đảm bảo chất lượng là quá trình đánh giá các yêu cầu chất lượng và kết quả từ các phép đo chất lượng để đảm bảo rằng các tiêu chuẩn chất lượng và định nghĩa hoạt động phù hợp được sử dụng. Lợi ích chính của quá trình này là nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc cải tiến các quá trình quản lý chất lượng.

3.8.Nghiệm thu các sản phẩm dự án

Tiêu chí chấp nhận cho các sản phẩm dự án bao gồm một tiêu chuẩn về hiệu suất hoặc khả năng nào đó mà người dùng cuối sẽ chấp nhận khi nghiệm thu một sản phẩm cụ thể. Các tiêu chí chấp nhận sau đó trở thành kim chỉ nam cơ bản để nhóm dự án sẽ tạo ra sản phẩm mà người dùng có thể chấp nhận nghiệm thu được.

Giai đoạn thực thi kết thúc khi người dùng đã đồng ý chấp nhận (các) sản phẩm có thể phân phối ở trạng thái chúng tồn tại. Tiêu chí chấp nhận là tiêu chuẩn mà người dùng sử dụng để đánh giá xem mỗi sản phẩm được phân phối có đạt yêu cầu hay không.

Trong một số trường hợp, sản phẩm có thể phân phối có thể không đáp ứng tất cả các tiêu chí chấp nhận nhưng nhìn tổng thể có thể đáp ứng các yêu cầu của người dùng. Người dùng phải xác thực việc chấp nhận cho từng sản phẩm được bàn giao. Người dùng cũng sẽ xác định mọi vấn đề còn tồn đọng và đồng ý lên kế hoạch giải quyết mọi vấn đề còn tồn tại trong thời gian tới của dự án.

3.9.Hoàn thành Đánh giá Giai đoạn Thực hiện

Người quản lý dự án liên hệ với tất cả các bên liên quan để xem xét và ghi lại các bài học kinh nghiệm trong giai đoạn thực hiện. Một biểu mẫu Đánh giá giai đoạn chính thức được điền đầy đủ và gửi đến Nhà tài trợ Dự án để phê duyệt.

Về cơ bản, tài liệu này dùng để xin phép tiến hành giai đoạn tiếp theo và kết thúc giai đoạn hiện tại. Tất cả các sản phẩm được phân phối đều được xem xét, chấp nhận và phê duyệt, mọi vấn đề đang chờ xử lý đều được ghi lại cùng với kế hoạch giải quyết. Tất cả các kế hoạch dự án và tài liệu liên quan đều được cập nhật tương ứng. Khi bạn đã được phê duyệt tài liệu đánh giá giai đoạn, bạn chính thức tiến hành giai đoạn tiếp theo!

4. Các chiến lược để thực hiện dự án thành công

Các mẹo chiến lược để cải thiện việc thực hiện dự án dưới đây sẽ thúc đẩy việc thực hiện dự án thành công. Bạn hãy tham khảo.

4.1. Luôn nghĩ về kết quả dự án trong Tâm trí

Bạn nên cân nhắc việc điều chỉnh chiến lược của mình phù hợp với kết quả cuối cùng dự kiến. Một vấn đề lớn đối với việc đi từ khái niệm đến thực hiện chỉ đơn giản là thiếu các mục tiêu được xác định rõ ràng. Các giám đốc điều hành không thể xác định những gì họ muốn hoàn thành khó có thể mong đợi các nhà lãnh đạo dự án hiểu chiến lược của họ và dẫn dắt các dự án của họ với bất kỳ mức độ đóng góp có ý nghĩa nào.

4.2. Nhận được sự ủng hộ từ Nhóm dự án của bạn

Một dự án được xác định rõ ràng sẽ có được sự ủng hộ từ nhóm dự án của bạn và các bên liên quan. Việc giải thích tầm nhìn đằng sau các quyết định chiến lược giúp nhóm cốt lõi này hiểu sâu hơn về cách thức mà kiến thức và công việc của họ sẽ đóng góp vào cả dự án. Sử dụng phần mềm quản lý dự án là một cách lý tưởng để giữ mọi người làm việc theo nhóm trong khi vẫn giữ được các mục tiêu chính.

4.3. Các nhà lãnh đạo dự án giỏi và luôn tiến lên sẽ giúp dự án hoàn thành tốt đẹp

Để đảm bảo các chiến lược đi vào hoạt động, hãy đảm bảo bạn có tài năng với các kỹ năng lãnh đạo dự án phù hợp để quản lý dự án. Trí tuệ cảm xúc và nhận thức về bản thân tiếp tục là những bộ kỹ năng cần thiết cho các nhà lãnh đạo dự án.

4.4. Xây dựng một nhóm hoạt động hiệu quả

Nhằm mục đích xây dựng một nhóm có trình độ cao có thể giúp xác định các chiến lược và sự liên kết phù hợp cho các chương trình và dự án của bạn. Các nhà lãnh đạo dự án có thể sắp xếp tầm nhìn và làm việc với nhóm của họ sẽ thực hiện thành công các chương trình và dự án quan trọng, đồng thời sự phù hợp của tầm nhìn và chiến lược để thực hiện sẽ giúp bạn thu hẹp những khoảng cách với đội nhóm của mình.

4.5. Giám sát tiến độ và hiệu suất công việc thường xuyên

Tổ chức thường xuyên các cuộc họp đánh giá để nắm bắt tình hình mới và gắn kết mọi người là việc rất quan trọng trong mọi dự án. Các cuộc họp này tập trung thực hiện những việc sau:

Quản lý mọi người
Làm theo quy trình
Truyền đạt thông tin cho tất cả các bên liên quan chính, các nhà tài trợ và các thành viên trong nhóm
Các cuộc họp là một cách tuyệt vời để củng cố các thỏa thuận, ghi lại các mục có thể hành động, xác định rủi ro / vấn đề và yêu cầu nhóm của bạn có trách nhiệm tuân theo để tạo ra kết quả.

Giữ cho đường dây liên lạc mở trong suốt dự án. Đảm bảo theo dõi trước, trong và sau cuộc họp liên quan đến các hạng mục hành động nổi bật, các vấn đề và rủi ro. Tránh quản lý vi mô và điều chỉnh phong cách lãnh đạo của bạn dựa trên tình huống và thành viên trong nhóm.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội