Project management plan là gì?

11/01/2022
Posted by: admin
Category: Kiến thức

Project management plan là gì?

Nhiều chuyên gia nghĩ về Kế hoạch quản lý dự án - Project management plan như một biểu đồ Gantt hoặc một Lịch trình. Những chuyên gia mang quan niệm sai lầm này vào kỳ thi chứng chỉ PMP® là những người ít có khả năng vượt qua kỳ thi nhất. Như bạn sẽ thấy trong bài viết này, Kế hoạch Quản lý Dự án là một tài liệu xác định cách thức một dự án được thực hiện, giám sát và kiểm soát; nó không chỉ là một biểu đồ lịch trình. Sự hiểu biết vững chắc về kế hoạch dự án có thể mang lại lợi nhuận dồi dào trong suốt quá trình bạn chuẩn bị cho kỳ thi chứng chỉ PMP®, đồng thời cũng giúp quản lý các dự án.

Project management plan là tài liệu quan trọng nhất trong dự án

Kế hoạch quản lý dự án - Project management plan là gì?

Người quản lý dự án tạo ra kế hoạch quản lý dự án theo đầu vào từ nhóm dự án và các bên liên quan chính. Kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu chính thức, được phê duyệt xác định cách thức thực hiện, giám sát và kiểm soát dự án. Nó có thể là một bản tóm tắt hoặc một tài liệu chi tiết và có thể bao gồm các đường cơ sở, các kế hoạch quản lý công ty con và các tài liệu kế hoạch khác. Tài liệu này được sử dụng để xác định cách tiếp cận mà nhóm dự án thực hiện để cung cấp phạm vi quản lý dự án của dự án.

Khi công việc tiến hành, hiệu suất của dự án được đo lường dựa trên đường cơ sở đo lường hiệu suất có trong kế hoạch quản lý dự án. Đường cơ sở phạm vi, đường cơ sở lịch trình và đường cơ sở chi phí được gọi chung là đường cơ sở đo lường hiệu suất. Nếu có sai lệch so với đường cơ sở trong khi công việc đang được thực hiện, người quản lý dự án sẽ xử lý chúng bằng cách thực hiện các điều chỉnh để sửa chữa sai lệch. Nếu những điều chỉnh này không thể sửa chữa những sai lệch, thì các yêu cầu thay đổi chính thức đối với các đường cơ sở trở nên cần thiết.

Các nhà quản lý dự án dành một khoảng thời gian đáng kể để đảm bảo đạt được các đường cơ sở, đảm bảo nhà tài trợ dự án và tổ chức nhận được đầy đủ lợi ích từ các dự án của họ. Bên cạnh việc lập kế hoạch phù hợp, khả năng của người quản lý dự án còn nằm trong việc kiểm soát dự án một cách hiệu quả và đảm bảo việc giao dự án đúng thời hạn — và dự án được hoàn thành theo kế hoạch quản lý dự án.

Kế hoạch quản lý dự án được sử dụng để làm gì?

Không có con đường tắt nào để hiểu rõ về dự án của bạn hơn là thông qua một tài liệu kế hoạch dự án được viết tốt, có cấu trúc tốt. Khi so sánh với điều lệ dự án, là chiến lược cấp cao cho chương trình, kế hoạch quản lý dự án của bạn chia nhỏ quan điểm cấp cao đó thành hoạt động thực tế hàng ngày của dự án, giải quyết mọi thứ bạn phải hoàn thành để đạt được các mục tiêu dự án của bạn.

Tất cả mọi thứ từ khung thời gian đến ngân sách, tài nguyên đến sản phẩm phân phối và hơn thế nữa sẽ được vạch ra trong một kế hoạch dự án hoàn chỉnh, cung cấp cho bạn một lộ trình về những gì cần khắc phục mà bạn có thể sử dụng để quản lý và phân tích dự án của mình.

Các thành phần của Kế hoạch Quản lý Dự án là gì?

Cách thành phần trong project management plan

Kế hoạch quản lý dự án là một tập hợp các đường cơ sở và các kế hoạch phụ bao gồm:

Cơ sở về phạm vi, lịch trình và chi phí
Các kế hoạch quản lý về phạm vi, tiến độ, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực, thông tin liên lạc, rủi ro và mua sắm
Kế hoạch quản lý yêu cầu
Thay đổi kế hoạch quản lý
Kế hoạch quản lý cấu hình
Kế hoạch cải tiến quy trình

Tầm quan trọng của việc lập kế hoạch quản lý dự án

Có rất nhiều kế hoạch đi vào bất kỳ dự án thành công nào. Khi bạn là một người quản lý dự án, bạn sẽ có rất nhiều điều để nhớ mọi lúc. Nhờ kế hoạch dự án của bạn, bạn sẽ biết chính xác những gì cần tập trung vào từng giai đoạn của dự án, nơi phân bổ nguồn lực và thời gian, cũng như những gì cần chú ý trong trường hợp mọi thứ chạy quá tiến độ hoặc vượt quá ngân sách.

Để đạt được hiệu quả cao nhất của một dự án, bạn cần phải nỗ lực rất nhiều từ trước để tạo ra một kế hoạch dự án sẽ phục vụ tốt cho bạn trong suốt thời gian tồn tại của dự án. Dưới đây là năm lý do tại sao lập kế hoạch quản lý dự án là cần thiết.

Nó phục vụ như một điểm khởi đầu cho dự án của bạn
Kế hoạch dự án của bạn, dựa trên phạm vi, khung thời gian và ngân sách đã thỏa thuận, sẽ được phát triển theo điều lệ dự án được ủy quyền. Có sẵn những đường cơ sở này, được chủ dự án chỉ định và ủy quyền sẽ cho phép bạn so sánh tiến độ thực tế của dự án với mức độ dự kiến sẽ đạt được. Điều này rất có lợi vì nó cho phép bạn nhanh chóng đánh giá xem liệu dự án của bạn có đang tiến triển theo kế hoạch hay không và nếu không, bạn cần phải làm gì để khắc phục tình hình.

Dự án có tổ chức hơn
Không có báo động hoặc ngạc nhiên khi dự án của bạn được viết ra trong một kế hoạch dự án rõ ràng. Để đảm bảo không có chỗ cho sự hiểu lầm hoặc thông tin sai, kế hoạch dự án kỹ lưỡng của bạn sẽ đưa ra tất cả các thời hạn và công việc phân phối một cách chi tiết để mọi người có liên quan biết chính xác những gì được mong đợi từ họ.

Nó đưa ra phạm vi của dự án một cách chi tiết
Một ưu điểm khác của sự liên kết này là nó ngăn cản phạm vi creep. Khi tài liệu kế hoạch dự án xác định rõ kỳ vọng của các bên liên quan và tất cả các sản phẩm đã được thỏa thuận, bạn sẽ dễ dàng xác định khi nào có bất kỳ điều gì nằm ngoài phạm vi. Ngoài ra, nó làm cho việc giải quyết những vấn đề này trở nên đơn giản hơn. Kết quả là, mọi người có thể bị thuyết phục về những gì họ đã cam kết ban đầu và không còn nghi ngờ gì nữa về những gì có (hoặc không) trong phạm vi của dự án, nhờ vào hợp đồng bằng văn bản hoặc tờ kế hoạch dự án.

Nó cung cấp cho việc quản lý dự án hiệu quả hơn
Việc chia nhỏ công việc của dự án thành các phần dễ tiêu hóa như công việc, mục tiêu hoặc nhiệm vụ sẽ giúp việc tìm ra nguồn lực bạn cần để hoàn thành công việc trở nên đơn giản hơn nhiều. Một lần nữa, bạn có thể đã bắt đầu giải thích điều này trong tuyên bố phạm vi ở mức cơ bản, nhưng kế hoạch quản lý dự án của bạn sẽ là nơi bạn trở nên cụ thể hơn về cách bạn sẽ sử dụng các nguồn lực bạn có sẵn.

Nó tạo niềm tin vào nỗ lực của bạn
Các nhà tài trợ dự án, các bên liên quan và nhóm dự án (và nếu bạn đang cảm thấy thực sự thất vọng, ngay cả bản thân bạn) có thể được an ủi khi biết bạn đang hướng tới đâu và tại sao. Khi bạn có tài liệu kế hoạch dự án, mọi người có thể hiểu chuyên môn của bạn với tư cách là người quản lý dự án đang thúc đẩy các mục tiêu của dự án và của tổ chức như thế nào một cách rõ ràng.

Kế hoạch quản lý dự án được sử dụng để làm gì?

Ý nghĩa của project management plan

Tất cả mọi thứ từ khung thời gian đến ngân sách, tài nguyên đến sản phẩm phân phối và hơn thế nữa sẽ được vạch ra trong một kế hoạch dự án hoàn chỉnh, cung cấp cho bạn một lộ trình về những gì cần khắc phục mà bạn có thể sử dụng để quản lý và phân tích dự án của mình.

Làm thế nào để tạo một kế hoạch quản lý dự án?

Bước 1 - Tạo Mẫu Cấp cao cho Lập kế hoạch Dự án
Khi nói đến công ty của bạn, một kế hoạch dự án xuất hiện như thế nào? Bắt đầu với bất kỳ tài nguyên hiện có nào mà bạn có thể sử dụng làm tài liệu tham khảo, chẳng hạn như các ví dụ về kế hoạch dự án hoặc các mẫu kế hoạch dự án, là một nơi tốt để bắt đầu khi phát triển chiến lược dự án. Tận dụng bất kỳ nguồn lực nào mà công ty của bạn cung cấp, chẳng hạn như mẫu cấp cao để lập kế hoạch dự án, bảng lập kế hoạch dự án, kế hoạch mẫu hoặc lịch chuẩn bị dự án

Bước 2 - Xác định mục tiêu dự án của bạn
Có rất nhiều mẫu và ví dụ miễn phí có sẵn để giúp bạn chuẩn bị, nhưng hãy nhớ chọn mẫu thích hợp cho loại dự án của bạn khi sử dụng. Kế hoạch quản lý dự án của bạn nên được cá nhân hóa theo loại dự án, loại lực lượng lao động và nhu cầu cụ thể của bạn. Ví dụ, kế hoạch dự án CNTT cho việc triển khai thiết bị mới có thể khác với kế hoạch dự án nhanh, do đó có khả năng khác với kế hoạch dự án chiến lược toàn diện hơn. Biểu đồ Gantt, danh sách nhiệm vụ và các yếu tố quản lý dự án khác có thể giúp bạn đảm bảo rằng kế hoạch của mình có hiệu quả.

Bước 3 - Xác định tất cả các bên liên quan
Khi đề cương dự án của bạn đã sẵn sàng, bạn phải xác định các bên liên quan chính trong sự thành công của dự án. Do đó, điều quan trọng là phải thu thập tất cả các yêu cầu của bạn. Khi bạn đã thu thập thông tin này, bạn cần xác định phạm vi của dự án cho từng bên liên quan và đề cập đến việc phân phối rõ ràng. Để thực hiện tốt bước quản lý dự án này, cần có kỹ năng giao tiếp tốt.

Bước 4 - Nhận phản hồi từ khách hàng, các bên liên quan của dự án và các thành viên trong nhóm của bạn
Một chiến lược được viết trong môi trường chân không ít có khả năng nhận được sự hỗ trợ mà nó cần khi đến thời điểm. Các bên liên quan của bạn sẽ cảm thấy tham gia nhiều hơn vào quá trình lập kế hoạch dự án nếu bạn bao gồm họ và điều đó tạo tiền đề cho một bầu không khí nhóm tích hợp có lợi cho dự án của bạn.

Đảm bảo rằng bạn thu thập phản hồi từ các nhân vật hàng đầu của dự án khi bạn thiết lập kế hoạch dự án, cho dù đó là một cuộc họp lập kế hoạch, một phiên động não hay một cuộc phỏng vấn trực tiếp. Ngoài ra, như một đặc quyền bổ sung? Đó là cơ hội tuyệt vời để bạn tiếp tục thiết lập kết nối với các bên liên quan chính mà bạn đã bắt đầu phát triển trong suốt điều lệ và phân tích của bên liên quan và dự án.

Bước 5 - Mọi kế hoạch quản lý dự án trước đây bạn đã hoàn thành đều nên được đưa vào
Nếu bạn đã hoàn thành các giai đoạn 1-5 của lập kế hoạch dự án, bạn nên đưa kết quả của các bước đó vào kế hoạch quản lý dự án của mình, cũng như bất kỳ nghiên cứu nào bạn đã thực hiện cho đến thời điểm này.

Cơ quan Quản lý Dự án của Viện Quản lý Dự án về Tiêu chuẩn và Hướng dẫn Kiến thức đề xuất các chiến lược sau cho kế hoạch quản lý dự án của bạn:

Lập kế hoạch quản lý phạm vi
Lập kế hoạch quản lý các yêu cầu
Chiến lược quản lý thời gian
Chiến lược cắt giảm chi phí
Lập kế hoạch kiểm soát chất lượng
Chiến lược quản lý tài nguyên
Một chiến lược để quản lý thông tin liên lạc.
Một chiến lược để quản lý rủi ro
Chiến lược mua sắm
Chiến lược tiếp cận các bên liên quan

Mặc dù PMBOK đề xuất thực hiện 10 chiến lược này như một cơ sở, bạn có thể phát hiện ra rằng các dự án khác nhau cần các phương pháp khác nhau. Mỗi lĩnh vực này nên được đề cập tại một số thời điểm trong kế hoạch quản lý dự án của bạn, ngay cả khi chúng không được ghi lại đầy đủ.

Bước 6 - Chọn một vị trí trung tâm cho chiến lược quản lý dự án của bạn
Kế hoạch quản lý dự án của bạn, bao gồm cả điều lệ dự án của bạn, nên được lưu giữ tập trung để tất cả các bên liên quan, bao gồm các bên liên quan, các thành viên trong nhóm, ban quản lý và khách hàng, có thể dễ dàng truy cập vào nó.

Phê duyệt kế hoạch quản lý dự án

Vì kế hoạch quản lý dự án là một tài liệu chính thức được sử dụng để quản lý việc thực hiện dự án, nên nó phải nhận được sự chấp thuận chính thức. Ai là người cấp phê duyệt kế hoạch quản lý dự án phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức và một số yếu tố khác.

Thông thường, khách hàng hoặc quản lý cấp cao của một tổ chức không phê duyệt tài liệu kế hoạch quản lý dự án. Khách hàng ký hợp đồng nhưng thường bỏ mặc công việc nội bộ của tổ chức giao dự án. Thông thường, kế hoạch dự án được phê duyệt bởi người quản lý dự án, nhà tài trợ dự án hoặc các nhà quản lý chức năng, những người cung cấp các nguồn lực cho dự án.

Sẽ ít khó khăn hơn cho người quản lý dự án khi phê duyệt kế hoạch quản lý dự án, nếu:

Tất cả các bên liên quan được xác định cùng với các yêu cầu và mục tiêu của họ.
Người quản lý dự án xử lý trước các ưu tiên xung đột.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!
Các bài viết khác có thể bạn nên tham khảo:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội