Project Planning là gì? Lập kế hoạch quản lý dự án là gì? Các bước lập kế hoạch hiệu quả

1. Lập kế hoạch dự án là gì?

Project Planning là gì?

2. Những gì cần bao gồm trong một kế hoạch dự án

• Lập kế hoạch phạm vi: Đây là một trong những bước quan trọng nhất trong lập kế hoạch dự án vì nó mô tả chính xác những gì nhóm phải cung cấp và thực hiện để hoàn thành dự án thành công.
• Lập kế hoạch tổ chức: Khía cạnh này của kế hoạch dự án kết hợp cấu trúc phân tích công việc, trong đó người quản lý dự án chia các công việc của dự án thành các hoạt động và nhiệm vụ chi tiết. Nó cũng liên quan đến việc thu nhận thành viên và phân công nguồn lực cho các nhiệm vụ của dự án.
• Xây dựng lịch trình: Phần này của kế hoạch dự án liên quan đến việc tạo danh sách cột mốc tiến độ quan trọng, trình tự các hoạt động của dự án, ghi lại mối ràng buộc các công việc và quyết định các mốc thời gian.
• Lập kế hoạch nguồn lực: Lập kế hoạch nguồn lực bao gồm xác định những nguồn lực nào, chẳng hạn như nhân sự, vật liệu và thiết bị, bạn sẽ cần để hoàn thành dự án, cũng như ước tính chi phí của những nguồn lực này.
• Lập kế hoạch rủi ro: Điều này liên quan đến việc xác định các rủi ro có thể xảy ra và cách đối phó với những rủi ro này nếu chúng xảy ra. Rủi ro có thể bao gồm sự thiếu hụt vật chất hoặc các kết quả tiêu cực tiềm ẩn khác.
• Lập kế hoạch chất lượng: Chất lượng công việc mà nhóm thực hiện phải tuân theo các tiêu chuẩn nhất định. Phần này của kế hoạch dự án xác định các tiêu chuẩn đó và nêu rõ việc kiểm soát chất lượng sẽ diễn ra như thế nào.
• Lập kế hoạch ngân sách: Một dự án sẽ không thành công nếu không ngân sách. Trong quá trình lập kế hoạch ngân sách, người quản lý dự án liên kết tất cả các chi phí của dự án với các nhiệm vụ và công việc chính, chẳng hạn như thiết bị, vật liệu, tiền lương, đi lại, ăn ở, phí tư vấn và vật tư tiêu hao.
• Lập kế hoạch giao tiếp: Giao tiếp giữa các bên liên quan là chìa khóa cho sự thành công của một dự án. Người quản lý dự án phải chính thức hóa cách thức giao tiếp hiệu quả nên diễn ra, có thể bao gồm các phương pháp, kênh và tần suất.
• Lập kế hoạch mua sắm: Nếu sử dụng các nguồn lực bên ngoài tổ chức thì việc mua sắm sẽ được thực hiện như thế nào? Các biểu mẫu, quy trình và yêu cầu mua sắm sẽ được liệt kê chi tiết trong kế hoạch mua sắm đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực, đúng lúc và tiết kiệm nhất cho dự án.
• Lập kế hoạch gắn kết các bên liên quan: Đánh giá mức độ quan tâm và tầm ảnh hưởng, nhu cầu thông tin của các bên liên quan từ đó xây dựng phương án phối hợp và thúc đẩy các bên liên quan tham gia dự án một cách tích cực nhất.

3. Cách lập kế hoạch dự án hiệu quả

3.1. Đặt mục tiêu dự án

3.2. Xác định phạm vi dự án

3.4. Tạo phạm vi dự án

3.5. Tạo cấu trúc công việc và xác định lịch trình, chi phí dự án

Mẫu cấu trúc công việc dự án (WBS)

3.6. Làm rõ vai trò và trách nhiệm

3.7. Hoàn thành đánh giá rủi ro

4. Các công cụ lập kế hoạch dự án căn bản cần sử dụng

Mẫu Gannt Chart

4.1. Biểu đồ Gantt

• Biểu đồ Gantt là một tiêu chuẩn giúp theo dõi cả thời gian và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ trong dự án
• Biểu đồ Gantt là một công cụ cần thiết để hiển thị các giai đoạn, công việc và nguồn lực khác nhau liên quan đến quản lý dự án

4.2. Phương pháp đường dẫn tới hạn (CPM)

• Phương pháp Đường dẫn tới hạn (CPM) là một công cụ quan trọng để xác định tiến độ ngắng nhất mà dự án có thể hoàn thành, giúp đảm bảo dự án đúng tiến độ
• CPM xác định các hành động có ảnh hưởng lớn nhất tới tiến độ dự án (các hành động bị chậm sẽ kéo dự án chậm theo) từ đó hướng sự chú ý có trọng tâm hơn vào các hành động cụ thể này để kiểm soát tiến độ tốt hơn

4.3.Biểu đồ PERT

• Kỹ thuật Đánh giá và Đánh giá PERT giúp phân tích các nhiệm vụ để hoàn thành dự án và thời gian cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ đó
• PERT đơn giản hóa việc lập kế hoạch và lên lịch cho các dự án lớn và phức tạp

4.4.Cơ cấu phân chia công việc (WBS)

• Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một quá trình phân chia và sắp xếp công việc của nhóm dự án thành các phần có thể quản lý được
• WBS là một cấu trúc phân cấp của các sản phẩm cần thiết để hoàn thành dự án

4.5.Tài liệu dự án

• Tài liệu dự án được tạo trong vòng đời dự án, bao gồm phạm vi dự án, lịch trình và phân tích rủi ro....
• Tài liệu dự án giúp phân tích các khía cảnh của dự án hỗ trợ cho các quy trình quản lý dự án thêm rõ ràng và dễ hiểu.

5. Những mẹo hay giúp lập kế hoạch dự án thuận lợi nhất

• Khi kế hoạch dự án của bạn đã hoàn thành, hãy đảm bảo rằng tất cả các nhà tài trợ và bên liên quan quan trọng đều chấp thuận nó. Bằng cách này, bạn loại bỏ khả năng hiểu sai hoặc thông tin sai và đảm bảo rằng bạn được họ chấp thuận và ủng hộ.
• Ngay cả kế hoạch dự án tốt nhất cũng sẽ không tránh khỏi những thay đổi. Khi kế hoạch cần thay đổi, bạn nên sử dụng quy trình kiểm soát thay đổi chính thức, quy trình này cho phép bạn đánh giá đúng các thay đổi trước khi thực hiện và cũng ghi lại những thay đổi này trong kế hoạch.
• Nếu có thể, hãy lên lịch cho các nhiệm vụ rủi ro nhất cho các giai đoạn đầu của dự án. Trong trường hợp xảy ra sự cố, bạn sẽ có thêm thời gian và có thể có tiền để khắc phục tình hình.
• Cho các thành viên trong nhóm cần tham gia vào việc lập kế hoạch dự án. Kiến thức chuyên môn của họ trong các lĩnh vực khác nhau và các thông tin đầu vào khách quan sẽ giúp bạn lập kế hoạch hiệu quả hơn và cũng sẽ cung cấp cho họ cái nhìn sâu sắc về dự án.
• Khi bạn tạo lịch trình dự án, hãy cho phép thời gian dự phòng được thêm vào vì một số nhiệm vụ chắc chắn sẽ mất nhiều thời gian hơn kế hoạch và sau đó sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến thời hạn hoàn thành của dự án.

• Quản lý dự án phần mềm - 12 tips quản lý đội nhóm siêu hay
• PMP là gì? Điều kiện thi chứng chỉ PMP mới nhất 2022? Cách tự học PMP tại nhà hiệu quả cao.
• VNPMI triển khai khoá học quản lý dự án chuyên nghiệp miễn phí PMP free
• Luyện thi PMP đề mới nhất, học trọn đời, cấp 35pdu, hướng dẫn làm hồ sơ thi, giảng viên giàu kinh nghiệm
• Gantt Chart và Kanban Board: Ưu và nhược điểm (Phần 1)
• Vận dụng hiệu quả mô hình Kanban trong quản lý công việc