Quản lý dự án là gì?

06/25/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

Cho dù bạn là một PM mới vào nghề hay một người dày dặn kinh nghiệm thì mỗi Dự án mới luôn đem đến những thử thách khác biệt. Không giống như trong các lĩnh vực khác, Quản lý Dự án là một công việc đòi hỏi tính kiểm soát cao, đây không phải là nơi bạn có thể liên tục thử nghiệm với thất bại. Mỗi sai sót của bạn sẽ gắn liền với nhiều hậu quả nghiêm trọng, tác động tới nhiều người. Bạn cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc để thành công.

Bài viết này sẽ giới thiệu tới bạn những thông tin cơ bản - hữu ích được đúc kết từ nhiều năm kinh nghiệm của những Quản lý dự án cao cấp.

Quản lý Dự Án là gì?
Quản lý dự án là quá trình chỉ đạo một dự án từ đầu đến hết vòng đời của nó. Mục tiêu chính của quản lý dự án là hoàn thành một dự án trong các mục tiêu đã đề ra về thời gian, ngân sách và chất lượng.

Vòng đời dự án là gì?
Các dự án có vòng đời vì chúng không tồn tại mãi mãi. Vòng đời dự án từ khi được bắt đầu đến khi dự án hoàn thành hoặc kết thúc theo cách này hay cách khác. Vào cuối mỗi giai đoạn, các bên liên quan quyết định có hoàn thành dự án hay chấm dứt dự án và cắt lỗ.

Mỗi vòng đời dự án có năm giai đoạn dự án cụ thể:

Khởi đầu
Lập kế hoạch
Triển khai
Giám sát và kiểm soát
Hoàn thành

Các giai đoạn của quản lý dự án là gì?
1. Khởi đầu
Giai đoạn này đánh dấu sự khởi đầu của một dự án bằng cách xác định những kỳ vọng cấp cao như: yêu cầu xây dựng Dự án để làm gì? Liệu nó khả thi hay không? Và những gì cần thiết để hoàn thành dự án? Đầu ra của giai đoạn này bao gồm các phê duyệt của các bên liên quan cần thiết để tiến hành giai đoạn tiếp theo, tài liệu liên quan đến nhu cầu dự án (trường hợp kinh doanh) và ước tính sơ bộ về thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án (điều lệ dự án) và danh sách các bên liên quan ban đầu.

2. Lập kế hoạch:
Trong giai đoạn lập kế hoạch, các nhà quản lý dự án chi tiết phạm vi dự án , khung thời gian và rủi ro. Tính đầy đủ và liên tục là các thành phần chính của một kế hoạch dự án thành công. Đầu ra của giai đoạn này bao gồm kế hoạch quản lý dự án chi tiết , kế hoạch truyền thông, đường cơ sở ngân sách, biểu đồ tiến độ, mục tiêu dự án cá nhân, tài liệu phạm vi và cam kết/ quy trình/ liên hệ các bên liên quan.

3. Triển khai:
Trong giai đoạn thực hiện, các thành viên trong nhóm dự án được điều phối và hướng dẫn thông qua quy trình/ công cụ thích hợp để hoàn thành công việc như được đề xuất trong kế hoạch quản lý dự án đã phê duyệt. Ngoài ra, giai đoạn này cũng bao gồm việc phân bổ và quản lý hợp lý các nguồn lực khác của dự án như vật liệu và ngân sách. Các sản phẩm dự án là đầu ra của giai đoạn thực hiện.

4. Theo dõi và kiểm soát:
Thời gian, chi phí và hiệu suất của dự án được so sánh ở mọi giai đoạn và các điều chỉnh cần thiết được thực hiện cho các hoạt động, nguồn lực và kế hoạch của dự án để giữ mọi thứ đi đúng hướng. Đầu ra giai đoạn này bao gồm các báo cáo tiến độ dự án và các thông tin liên lạc khác đảm bảo tuân thủ kế hoạch dự án và ngăn chặn các rủi ro làm gián đoạn Dự án.

5. Đóng dự án hoặc đóng từng giai đoạn dự án:
Quá trình hoàn thiện dự án, xem xét các sản phẩm dự án và chuyển chúng cho các bên liên quan được gọi là giai đoạn kết thúc dự án trong vòng đời quản lý dự án. Đầu ra từ giai đoạn quản lý dự án này bao gồm các Báo cáo nghiệm thu kết quả và tổng kết rút kinh nghiệm, có thể được phê duyệt để áp dụng hoặc làm bài học cho các dự án tương tự trong tương lai.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội