Quản lý dự án và những sai lầm phổ biến nhất

07/23/2020
Posted by: Admin
Category: Tin nhanh

Quản lý dự án và những sai lầm phổ biến nhất

Có những Dự Án thành công viên mãn với sự hài lòng tuyệt đối từ khách hàng, sự gắn kết các thành viên trong nhóm thêm bền chặt. Tuy nhiên không ít những nhà Quản lý Dự Án đã, đang và sẽ phải trải qua những khó khăn, những sai lầm khiến cho Dự Án đi vào bế tắc, những mối quan hệ chưa thể tháo được nút thắt. Nếu là bạn, bạn sẽ làm gì? Những nhà Quản lý giỏi là biết học hỏi từ sự thành công, và cả sự thất bại từ những người khác để rút ra kinh nghiệm cho bản thân mình, để dẫn dắt nhóm hoàn thành xuất sắc các Dự Án được giao.

5 sai lầm phổ biến của các nhà quản lý dự án thường gặp phải

Khi một Dự Án không thành công thì nguyên nhân có thể đến từ sự thiếu năng lực của nhà Quản lý Dự Án – PM (Project Manager). Điều đó gần như là hiển nhiên, bởi vì các nhà Quản lý Dự Án chịu trách nhiệm cuối cùng cho việc thực hiện các Dự Án đúng hạn, trong phạm vi ngân sách, và theo đúng mong đợi của các bên liên quan.
Để thực hiện được các nhiệm vụ đó, họ cần phải được đào tạo bài bản, có những kỹ năng cần thiết và có phản ứng nhanh nhạy trước sự thay đổi của môi trường. Trong khi đó, có rất nhiều sai lầm mà các nhà Quản lý Dự Án phải đối mặt khi lập kế hoạch và thực hiện các Dự Án của mình.

Dưới đây là 5 sai lầm các nhà Quản lý Dự Án thường mắc phải và các biện pháp để ngăn chặn sự thiếu hiệu quả trong việc Quản lý Dự Án và giúp họ trở thành người có khả năng ra quyết định tốt hơn khi thực hiện các Dự Án kinh doanh.

1. Giao tiếp không thông suốt

Khi tồn tại sự mất cân bằng trong giao tiếp, các thành viên của nhóm Dự Án không thể giao tiếp thông suốt với nhau cũng như không thể trao đổi thông tin Dự Án một cách hiệu quả. Giao tiếp kém sẽ làm giảm cơ hội thành công của Dự Án, khiến những người tham gia vào Dự Án thiếu thông tin và cản trở việc các đội Dự Án hợp tác với nhau.

Là một nhà Quản lý Dự Án giỏi, bạn cần tránh việc Quản lý các Dự Án không hiệu quả bằng cách thiết lập các kênh giao tiếp mạnh mẽ và thông suốt giữa các đội, các bên liên quan (khách hàng và nhà tài trợ) và các nhà Quản lý cấp cao để đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ, hợp tác hiệu quả và trao đổi thông tin tức thì. Ở giai đoạn khởi đầu, bạn phải phát triển một chiến lược truyền thông cho Dự Án và xác định các bước để xây dựng các kênh thông tin liên lạc cân bằng và thông suốt.

Giao tiếp kém là nguyên nhân của nhiều vấn đề trong dự án

Vậy làm sao để có được sự giao tiếp một cách thông suốt? Với bất cứ một yêu cầu nào khách hàng đưa ra, những người liên quan chịu trách nhiệm cần nghiên cứu một cách kỹ lưỡng, đưa ra những phân tích dựa trên tài liệu được giao. Nếu không tự tìm ra câu trả lời cần chủ động giao tiếp với các thành viên khác trong nhóm, đặc biệt là trưởng Dự Án để sớm đưa ra giải pháp phù hợp.

Đó là trên phương diện công việc, còn về con người, bát đũa trên chạn còn có lúc xô nhau. Làm việc cùng nhau ắt hẳn sẽ có những giây phút bất đồng, bất đồng quan điểm, bất đồng suy nghĩ. Nhưng làm thế nào để dung hòa những phút giây căng thẳng ấy được? Trách nhiệm đặt nặng lên vai người Quản lý Dự Án, muốn Dự Án được triển khai suôn sẻ, cần có những buổi nói chuyện, đi chơi và chia sẻ để các thành viên trong nhóm hiểu về nhau hơn và thông cảm cho nhau nhiều hơn, có vậy công việc mới có thể hoạt động trơn tru và đem lại hiệu quả cao.

2. Tầm nhìn hạn hẹp về dự án

Việc Quản lý Dự Án hiệu quả đòi hỏi các những người ra quyết định có cái nhìn toàn cảnh về Dự Án và có thể tập trung vào các chi tiết khi cần thiết, đồng thời có phản ứng nhanh nhạy với bất kỳ thay đổi nào. Bằng cách phát triển những khả năng này, họ có thể làm việc với các bên liên quan và các đội và thay đổi góc nhìn khác nhau một cách hiệu quả. Nhưng khi có tầm nhìn hạn hẹp về Dự Án, những nhà Quản lý này không thể phân tích đầy đủ tình hình hiện tại của Dự Án và đưa ra những quyết định hiệu quả về những điểm cần cải thiện.

Với tư cách là một nhà Quản lý Dự Án, bạn cần tập trung vào cá nhân và tách biệt các “giai đoạn” của quá trình thực hiện Dự Án cũng như để có được một cái nhìn toàn cảnh về tiến độ chung của công việc. Điều này sẽ giúp bạn đưa ra được những quyết định thoả đáng và tránh Quản lý Dự Án một cách thiếu hiệu quả.

Quản lý dự án cần có cái nhìn bao quát tổng thể về các mặt của dự án

Dự Án thường có những giai đoạn chung. Lúc khởi đầu thường sẽ nhiều khó khăn, “vạn sự khởi đầu nan” là vì thế, nên các thành viên cần có sự tập trung cao độ để giải quyết những khó khăn và vận hành Dự Án qua giai đoạn này. Giai đoạn nước rút cũng cần sự tập trung cao độ đó. Người Quản lý Dự Án cần biết đâu là lúc thúc giục mọi thành viên tập trung để đạt được hiệu quả cao nhất, đâu là lúc để thành viên có thêm thời gian nghiên cứu về Dự Án, đào sâu suy nghĩ vấn đề và tự tìm hướng giải quyết.

3. Bỏ quan xung đột và hiểu lầm

Những hiểu lầm và xung đột giữa các cá nhân trong nhóm và giữa các nhóm là một điều khá quen thuôc trong bất cứ Dự Án nào. Chúng ta đều là con người, do vậy chúng ta mắc sai lầm và đôi khi rơi vào các cuộc xung đột để bảo vệ lợi ích của cá nhân. Một người Quản lý Dự Án giỏi luôn hiểu điều này. Tuy nhiên, một số nhà Quản lý Dự Án không quan tâm nhiều đến những xung đột trong nhóm và thậm chí bỏ bê việc sử dụng các phương pháp Quản lý xung đột trong việc xây dựng đội ngũ.

Xung đột là không thể tránh khỏi trong dự án nên cần quản lý phù hợp

Kết quả là đội của họ không thể làm việc hiệu quả hay cộng tác với nhau nên Dự Án của họ nhận được nhiều “cơ hội” thất bại. Đó là lý do tại sao để tránh việc Quản lý các Dự Án thiêu hiệu quả, bạn nên cố gắng hết mình để ngăn chặn và giải quyết xung đột trong nhóm. Hãy sẵn sàng để phát triển kỹ năng tương tác và tìm hiểu một số cách thức Quản lý xung đột thành công.

Vấn đề xung đột trong nhóm thường gặp phải ở bất cứ đội nhóm nào, bất cứ nơi đâu. Mỗi cá nhân cần tự học được cách cân bằng giữa các tôi và cái ta, giữa tình thần tập thể và trách nhiệm của bản thân. Khi đã đặt lợi ích của tập thể lên trên lợi ích cá nhân, mối quan hệ giữa các thành viên trong nhóm sẽ tốt đẹp hơn, nhờ đó công việc cũng sẽ được triển khai một cách thuận lợi và theo đúng kế hoạch đã đặt ra từ trước.

4. Bỏ qua quản lý rủi ro

Không có Dự Án nào không gặp phải rủi ro trong quá trình thực hiện. Một nhà Quản lý Dự Án thành công cần phát triển và thực hiện các chiến lược giảm thiểu rủi ro trong Quản lý cho phép xác định, phân tích và đánh giá những bất ổn và những mối đe dọa xung quanh Dự Án. Thật không may, không phải Dự Án nào cũng được thực hiện theo chiến lược Quản lý rủi ro.

Quản trị rủi ro không tốt làm dự án thiệt hại nặng nề

Một số nhà Quản lý Dự Án bỏ qua việc Quản lý rủi ro và cố gắng thực hiện các Dự Án của họ trong khi quên hoặc bỏ qua những rủi ro có thể khiến Dự Án thất bại. Bạn nên tránh lặp lại sai lầm này. Ở giai đoạn lập kế hoạch Dự Án, bạn nên sẵn sàng tạo một kế hoạch Quản lý rủi ro và phác thảo các chiến lược để loại bỏ hoặc giảm thiểu các rủi ro có thể được xác định.

Một khi đã chuẩn bị sẵn được tâm lý đối phó với những rủi ro có thể gặp phải, người Quản lý Dự Án có thể giải quyết nó một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn, tránh ảnh hưởng nhiều đến tiến độ của Dự Án, khiến cho các thành viên khác trong nhóm cảm thấy yên tâm và dốc sức triển khai công việc một cách vẹn toàn nhất có thể.

5. Không quản lý các giả thiết trong dự án
Bởi vì các Dự Án luôn có biến động, các nhà Quản lý Dự Án tốt cần đưa ra các giả định giúp giảm thiểu những biến động này. Một nhà Quản lý Dự Án tồi không bao giờ làm điều này; họ chỉ quan tâm đến Dự Án của họ và đó là một sai lầm. Họ không mấy quan tâm đến việc tạo lập giả định. Là một người Quản lý Dự Án tuyệt vời, bạn cần tránh Quản lý các Dự Án kinh doanh một cách thiếu hiệu quả bằng cách đưa ra các giả định ở giai đoạn lập kế hoạch, và sau đó chia sẻ chúng với các bên liên quan và các nhà hoạch định để có được phê duyệt.

Các giả thiết là thông tin căn bản đầu và và ảnh hưởng đến nhiền quyết định dự án

Mỗi Dự Án đề có những đặc thù riêng, tùy thuộc vào mức độ của mỗi Dự Án mà người Quản lý Dự Án có thể đưa ra những giả định nếu cảm thấy hợp lý, có sự bàn bạc với các thành viên trong nhóm bởi đó là sản phẩm trí tuệ của cả một tập thể, không thể chỉ một người quyết định, điều đó sẽ có thể dẫn tới những hậu quả khó lường trước được. Những giả định có thể đúng, có thể sai, có thể hợp lý có thể chưa, nhưng đó cũng là một trong những giải pháp thúc đẩy tư duy, óc sáng tạo và khả năng làm việc nhạy bén của các thành viên. Khi đã đồng lòng với cùng một kế hoạch thì khả năng hoàn thành với hiệu suất cao nhất có thể sẽ cao hơn.

Bài viết đưa ra 5 sai lầm khi Quản lý Dự Án hy vọng sẽ giúp cho những nhà Quản lý Dự Án có những cái nhìn khách quan nhất về công việc mình đang đảm nhiệm, từ đó sẽ rút ra được những bài học để tránh mắc phải những “sai lầm” của những người đi trước. Quản lý Dự Án là công việc không hề đơn giản, nó đòi hỏi sự hội tụ nhiều yếu tố ở nhà Quản lý, khả năng chuyên môn, khả năng tạo sự kết nối, khả năng giải quyết vấn đề và khả năng hạn chế những “sai lầm” trên. “Xây dựng thành công từ thất bại.

Sự chán nản và thất bại là hai bước đệm chắc chắn nhất dẫn tới thành công.” Khi một Dự Án không thành công thì nguyên nhân có thể đến từ sự thiếu năng lực của nhà Quản lý Dự Án – PM (Project Manager).

Hy vọng bài viết này giúp ích cho bạn trong việc lựa chọn chứng chỉ phù hợp để học và thi trong thời gian tới. Nếu bạn thấy nội dung bài viết hay, hãy Comment - Like - Share bài viết để ủng hộ VNPMI nhé.

Các bài viết khác có thể bạn nên tham khảo:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội