Các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay (Phần 3)

10/04/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

5. KANBAN - Bảng và thẻ

Theo dịch nghĩa tiếng Nhật, Kanban là có nghĩa là thẻ thị giác (với từ kan là thị giác và từ ban là thẻ). Hãy nghĩ về bảng Kanban như một công cụ trực quan, nơi bạn có thể thấy nhìn thấy, bằng mắt, vị trí của từng tác vụ trong quy trình công việc.

Bảng được chia thành nhiều cột cho từng giai đoạn trong quy trình. Các cột này có thể được tùy chỉnh theo ý thích của bạn, tùy thuộc vào dự án bạn đang làm việc.

Các yếu tố tạo nên Kanban:

Bảng Kanban : Là bảng chứa những việc cần làm của một dự án hoặc quy trình làm việc, trong công cụ quản lý truyền thống thì đây là “dự án” hoặc “không gian làm việc”.
Danh sách Kanban: Một danh sách chứa một tập hợp các thẻ, thường là những thẻ trong cùng một giai đoạn của quy trình; công cụ quản lý dự án truyền thống gọi đây là "danh sách việc cần làm" hoặc "danh sách công việc".
Thẻ Kanban: Như được định nghĩa ở trên, thẻ chứa nội dung liên quan đến bảng và danh sách, chẳng hạn như một nhiệm vụ phải hoàn thành hoặc một sản phẩm sẽ được thực hiện; thẻ Kanban công cụ quản lý dự án truyền thống gọi là "việc cần làm" hoặc "nhiệm vụ".

Những nguyên lý nền tảng của Kanban:

Trực quan hóa công việc và luồng công việc: Nguyên lý trực quan hóa được kết hợp với việc xác định độ ưu tiên cho từng hạng mục công việc, giúp cho chúng ta nhanh chóng biết bây giờ mình phải làm gì mà không mất thời gian suy nghĩ, nhớ lại hay khi cần báo cáo lại tình trạng công việc cũng rất dễ dàng.
Giới hạn lượng công việc đang làm: Kanban cung cấp nguyên lý giới hạn công việc đang làm (Limit Work In Progress – Limit WIP) để giúp chúng ta tập trung cao hơn.
Duy trì dòng chảy luồng công việc: Quản lý công việc theo luồng là nguyên lý rất quan trọng khi làm việc theo nhóm hay thực thi dự án. Khi định nghĩa ra luồng để thực thi, chúng ta sẽ thấy trạng thái của từng hạng mục công việc rất rõ ràng và thậm chí phát hiện ra đâu là nơi công việc bị tắc nghẽn nhiều nhất để từ đó có hành động bảo vệ, bố trí thêm nguồn lực, v.v..
Chú trọng vào cải tiến liên tục (Kaizen): Ở đây quy trình sản xuất luôn được cải tiến liên tục cho dù đã rất tốt. Bạn có biết nếu bạn duy trì thực hiện những cải tiến rất nhỏ để tăng năng suất lên1% mỗi tuần thì sau một năm bạn có thể tăng năng suất lên tới 67% không?
Không sản phẩm nào có bất kỳ lỗi nào.

Ưu điểm của Kanban:

Mọi người đều ở trên cùng một mặt phẳng: Tất cả các nhiệm vụ đều dễ dàng nhìn thấy, điều này mang lại sự minh bạch cho toàn bộ quá trình làm việc. Mỗi thành viên có thể cập nhật nhanh về trạng thái của mọi dự án hoặc nhiệm vụ.
Giảm trực tiếp chi phí và lãng phí: Hệ thống Kanban cải thiện lưu lượng và quản lý hàng tồn kho bằng cách trực tiếp hỗ trợ công ty theo đuổi các hệ thống hiện có của công ty, đảm bảo vận hành hàng tồn kho trơn tru hơn.
Kanban tiết lộ những vướng mắc trong quy trình làm việc: Khi bạn xây dựng một bảng kanban và bạn lấp đầy nó với các thẻ, bạn sẽ thấy rằng một số cột sẽ bị quá tải với các nhiệm vụ. Điều này sẽ giúp bạn làm nổi bật các tắc nghẽn trong quy trình làm việc của bạn và giải quyết chúng đúng cách.
Hệ thống đơn giản, dễ hiểu: Kanban đặc biệt linh hoạt ở chỗ có thể dễ dàng sử dụng ở bất kỳ đội nhóm trong ngành nghề hay quy mô nào vì nó dễ sử dụng.
Hệ thống phản ứng nhanh nhạy: Kanban giúp chúng ta dễ dàng đáp ứng các yêu cầu thay đổi liên tục của khách hàng. Nó cho phép thay đổi các ưu tiên, tổ chức lại hoặc chuyển nhiệm vụ trọng tâm thực sự nhanh chóng.
Yêu cầu tập trung vào các nhiệm vụ hiện tại cho đến khi hoàn thành: Điều này có thể nhờ vào khái niệm giới hạn công việc đang xử lý. Giới hạn WIP thúc đẩy các nhóm cộng tác để hoàn thành các mục công việc nhanh hơn, mặt khác giúp loại bỏ các phiền nhiễu như đa nhiệm.

Nhược điểm của Kanban:

Kanban thường tập trung vào các tác vụ hàng ngày, nó thúc đẩy việc thực thi nhiệm vụ, nhưng có thể gây rủi ro cho bức tranh lớn hơn là chiến lược và những kết quả quan trọng nhất. Các nhiệm vụ nhỏ được hoàn thành, nhưng kết quả cuối cùng chưa chắc đã đạt được.
Không có khung thời gian của từng giai đoạn: Vì các cột chỉ được gắn nhãn với các giai đoạn (phải thực hiện, đang thực hiện, hoàn thành), nên có thể khó thấy khi nào mọi việc sẽ được thực hiện.
Phải cập nhật bảng: Các nhóm phải nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cập nhật bảng, nếu không, họ có nguy cơ làm việc với thông tin không chính xác.
Kanban sẽ trở nên rất khó áp dụng nếu có quá nhiều hoạt động hoặc nhiệm vụ liên quan đến nhau trong một hệ thống. Điều này là do các hệ thống như vậy tăng cường khả năng chuyển giao hàng hóa và chuyên môn giữa các nhiệm vụ khác nhau quá thường xuyên và làm tăng khó khăn để theo kịp tất cả các hoạt động này.
Đầu ra có thể không đảm bảo chất lượng: Kanban hoạt động giống như một cấu trúc giám sát giúp cho các luồng công việc trôi chảy hơn. Nếu bất kỳ công việc nào được thực hiện là không thỏa đáng, yêu cầu làm lại có thể làm tình hình tồi tệ hơn vì đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực hơn để hoàn thành.

Kanban phù hợp với dự án như thế nào?

Mặc dù ban đầu được thành lập trong các ngành công nghiệp hàng hóa vật chất, nhưng hiện nay khung làm việc Kanban được yêu thích trong rất nhiều ngành nghề bởi mô hình đơn giản giúp cải tiến liên tục.

Kanban phù hợp nhất trong các dự án mà mức độ ưu tiên dao động ở mức độ cao, thậm chí mỗi ngày. Tuy nhiên, bạn nên xem xét các yếu tố sau khi đánh giá liệu Kanban có phải là phương pháp phù hợp với nhóm của bạn không:

Cần một hệ thống linh hoạt để thêm hoặc xóa các mục khi trong quá trình làm việc mà có thay đổi trong thời gian ngắn.
Dự án của bạn nhấn mạnh nhiều về quy trình làm việc liên tục hơn là những thời hạn hoàn thành đơn lẻ và quan trọng.
Không có nhiều áp lực về thời gian hoàn thành.
Cần cải tiến liên tục trong quá trình làm việc.
Bạn muốn nhóm có khả năng báo cáo kết quả bất cứ lúc nào.
Nhóm của bạn thích cải thiện gia tăng các quy trình hiện có hơn là áp đặt một hệ thống mới triệt để.
Hệ thống hiện tại dễ hiểu để áp dụng Kanban.
Ưu tiên hàng đầu là đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Đang gặp phải tồn đọng do công việc bị đình trệ, quy trình cơ bản đã ổn định nhưng hoạt động cần mượt mà và hiệu quả hơn.

6. 6 SIGMA - Quản lý chất lượng dự án

6 Sigma (Six Sigma, hay 6σ) là một hệ phương pháp cải tiến quy trình kinh doanh và quản lý chất lượng.

6 Sigma đo lường các khả năng gây lỗi chứ không phải các sản phẩm bị lỗi. Mục đích của 6 Sigma là cải thiện các quy trình để ngăn những vấn đề và lỗi xảy ra thay vì chỉ tìm ra các giải pháp ngắn hạn hoặc tạm thời để giải quyết vấn đề.

Hệ phương pháp này đem tới một tư duy mới cho các doanh nghiệp: thay vì tập trung vào xử lý các sản phẩm lỗi, hãy đầu tư cải thiện quy trình để ngăn lỗi xảy ra, tạo lập sự ổn định gần như hoàn hảo trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh.

6 Sigma sử dụng phương pháp thống kê để đếm số lỗi phát sinh trong một quá trình, sau đó tìm ra cách để khắc phục, đưa nó tới càng gần mức “không lỗi” càng tốt ở ngay công đoạn đầu tiên. Chỉ khi nào một quy trình không tồn tại hơn 3,4 lỗi trên mỗi một triệu cơ hội (sản phẩm), nó mới đạt được mức tiêu chuẩn của 6 Sigma.

Đặc trưng của 6 Sigma:

Tập trung vào lợi nhuận tài chính có thể đo lường và định lượng.
Lãnh đạo rất quan trọng.
Dữ liệu và số liệu thống kê là cơ sở của việc ra quyết định thay vì các giả định hoặc phỏng đoán.

Các giai đoạn của 6 Sigma:

Năm 2011, tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO đã xuất bản Bộ tiêu chuẩn các phương pháp định lượng 6 Sigma nhằm nâng cao quy trình hoạt động. Quản lý chất lượng dự án theo Six Sigma dựa trên hai phương pháp của chu trình Kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Tác động do giáo sư Deming đưa ra. Những phương pháp này kết hợp 5 giai đoạn khác nhau, viết tắt là DMAIC và DMADV:

DMAIC sử dụng cho các dự án nhằm nâng cao chất lượng của những quá trình kinh doanh đã có.
DMADV sử dụng cho các dự án nhằm tạo ra sản phẩm mới hoặc quá trình thiết kế mới.

Ưu điểm của 6 Sigma:

Giảm thiểu và loại bỏ lãng phí: Các dự án 6 Sigma mang lại rất nhiều lợi ích về kinh tế thông qua việc nhận diện và loại bỏ các lãng phí trong công việc, các nguồn lực sử dụng không hợp lý, vật tư quá định mức, cải tiến phương pháp quản lý… Khi các quy trình làm việc được phân tích dưới góc độ chi phí, giá trị gia tăng từ quan điểm của khách hàng, các lãng phí sẽ đồng thời được nhận diện và loại bỏ, từ đó trực tiếp mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Giảm thiểu lỗi và chi phí sửa hàng: Sản phẩm lỗi, chất lượng kém là nguyên nhân gây ra nhiều chi phí phát sinh sau này. Các chi phí có thể bao gồm thời gian, nhân lực, nguyên vật liệu, uy tín công ty… Việc áp dụng các dự án 6 Sigma giúp giảm thiểu các chi phí này thông qua việc cải tiến quy trình và chất lượng sản phẩm.
Xây dựng ổn đinh hệ thống quản lý doanh nghiệp: Để đạt được mục tiêu 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội của tiêu chuẩn 6 Sigma, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hệ thống quản lý quy chuẩn hoàn chỉnh hơn.
Giảm thiểu lỗi của con người và sự phụ thuộc vào con người: Một trong những lợi ích lớn nhất đạt được là giảm được chi phí nhân công thông qua việc tăng năng suất và giảm thiểu các công việc lãng phí do sản phẩm lỗi gây ra, ngoài ra còn giảm thiểu hoặc loại bỏ sự phụ thuộc vào các nhân sự có kỹ năng cao.
Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực: Áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma đòi hỏi phải có một nguồn nhân lực có kiến thức về hoạt động của công ty cũng như được đào tạo về cách thực hiện. Nguồn nhân lực vững mạnh sẽ là cơ sở để doanh thực hiện nhiều hơn những kế hoạch cũng như mục tiêu tham vọng hơn nữa.
Gia tăng sự hài lòng của khách hàng: Quyết định áp dụng 6 sigma cũng có nghĩa công ty đã nói không với việc để sản phẩm kém chất lượng đến tay khách hàng. Rât nhiều công ty không chỉ đạt được lợi ích về việc cắt giảm chi phí, mà lợi ích thông qua việc thị phần của họ gia tăng đáng kể do khách hàng tin tưởng sản phẩm của các công ty có áp dụng các chương trình cải tiến như 6 Sigma.

Nhược điểm của 6 Sigma:

6 Sigma chú trọng cải tiến chất lượng chứ không cố gắng cắt giảm chi phí. Để đạt được 6 Sigma thường đòi hỏi thiết bị tốt hơn, đầu tư vào máy móc hệ thống kiểm tra được cải thiện, kiểm tra chất lượng hơn và dung sai chặt chẽ hơn. Điều này có thể tiêu thụ rất nhiều tài nguyên.
Không thích hợp trong các lĩnh vực ít lợi nhuận vì muốn đạt được các tiêu chuẩn chất lượng của 6 Sigma cần rất nhiều thời gian và chi phí.
6 Sigma nhấn mạnh vào sự cứng nhắc của quy trình, về cơ bản mâu thuẫn với sự đổi mới và giết chết sự sáng tạo. Những cách tiếp cận sáng tạo như là một vài sai lệch trong sản xuất, sự dư thừa, các giải pháp bất thường, nghiên cứu không đầy đủ đều đi ngược với nguyên tắc 6 Sigma.
Dự án 6 Sigma đòi hỏi lực lượng nhân lực có tay nghề cao. Việc kiểm soát chất lượng và nâng cao năng lực của nhân viên yêu cầu phải được thực hiện thường xuyên.
Mặc dù phán đoán được các sai lầm, việc chuyển đổi các khái niệm lý thuyết thành ứng dụng thực tế có rất nhiều rào cản thời gian thực cần được giải quyết.

6 Sigma phù hợp với dự án như thế nào?

Các phương pháp quản lý dự án truyền thống được sử dụng rộng rãi và áp dụng trong tất cả các lĩnh vực và loại hình kinh doanh. Trong khi đó, phương pháp 6 Sigma ngày càng trở nên phổ biển hơn giữa các công ty có xu hướng tìm giải pháp kết hợp giữa phương pháp có thể cải tiến chất lượng mạnh mẽ với một quy trình quản lý dự án hợp lý.

Trước tiên để biết dự án có phù hợp với 6 Sigma hay không, bạn hãy đặt câu hỏi: “Mục đích của dự án là gì và phương pháp quản lý có thể giúp gì cho dự án của bạn?”. Nhớ rằng, 6 Sigma có thể làm được những điều này đối với dự án:

Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề cản trở sự thành công của mục tiêu.
Sử dụng dữ liệu hiệu quả hơn để tăng hiệu quả và năng suất
Tăng sự hài lòng của khách hàng và nhân viên
Có nhu cầu nâng cao khả năng cạnh tranh thông qua loại bỏ lãng phí, rút ngắn thời gian sản xuất/ cung cấp dịch vụ và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Thiết kế một quy trình mới hoặc thiết kế lại một quy trình không hiệu quả.

Phương pháp quản lý 6 Sigma phù hợp với các dự án:

Yêu cầu một quy trình cơ bản và thống nhất, không có nhiều thay đổi khi làm việc.
Dự án chú trọng quy trình chứ không phải về các mối quan hệ.
Đang gặp khó khăn trong quá trình sản xuất, kinh doanh do chi phí đầu vào tăng cao, giá bán giảm, cần tái cấu trúc hoạt động.
Sẵn sàng tiêu tốn thời gian và kinh phí để sửa chữa nếu phát hiện lỗ hổng trong quy trình, đầu tư máy móc thiết bị nếu cần thiết – tất cả phục vụ cho sự lâu dài.
Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên có chuyên môn cao vì sự phức tạp trong triển khai, để dự đoán lỗi, sửa chữa quy trình và kiểm soát chất lượng sản phẩm.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội