Định nghĩa dự án và quản lý dự án

09/03/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

Chắc hẳn các bạn khi tìm hiểu về dự án hoặc quản lý dự án lâu năm đã quen sử dụng thuật ngữ "Dự án". Tuy nhiên chắc hẳn không nhiều người đã tìm hiểu cặn kẽ về thuật ngữ này được định nghĩa ra sao? Phân biệt "Dự án" và "Hoạt động" như thế nào? Bài viết này VNPMI sẽ giới thiệu tới mọi người định nghĩa về "Dự án" và các thuật ngữ liên quan theo Viện quản lý dự án Hoa Kỳ (PMI).

1. Định nghĩa dự án

Định nghĩa dự án

Theo PMI, Dự án được định nghĩa như sau: Dự án là một nỗ lực tạm thời để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất.

Trong định nghĩa có hai nội dung cần chú ý:
a - Dự án là nỗ lực tạm thời
Dự án dù có thời gian dài hàng chục năm hay ngắn hạn chỉ vài tháng, vài tuần thì luôn có một điểm khởi đầu và một điểm kết thúc. Dự án sẽ không kéo dài mãi mãi.

b - Dự án tạo ra sản phẩm, dịch vụ hay kết quả duy nhất
Mỗi dự án sẽ tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hay kết quả độc nhất. Dù bạn thấy nhiều dự án cùng một chủ đầu tư, do một nhà thầu thực hiện, sử dụng những nguyên vật liệu và cách làm giống nhau thì các dự án đó vẫn tạo ra những kết quả khác nhau về thời gian, địa điểm, tính chất...

Ví dụ về dự án:
- Xây dựng một tòa nhà
- Xây dựng một con đường
- Xây dựng một sân vận động
- Xây dựng một phần mềm kế toán
- Phát triển năng lực lãnh đạo của ban điều hành công ty
- Phát triển một sản phẩm mới
....

2. Tại sao dự án tồn tại
Dự án tồn tại nhằm giúp doanh nghiệp phát triển và thay đổi trạng thái từ A đến B. Nhờ việc đạt được các mục tiêu của dự án, doanh nghiệp thu được các giá trị và đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp. Dự án được thiết kế và thực hiện nhằm đạt được giá trị cho doanh nghiệp đã được xác định trong Đề án kinh doanh hay Kế hoạch quản lý lợi ích.

Dự án giúp doanh nghiệp dịch chuyển (Source Pmbok - PMI)

Các dự án tạo ra những thay đổi tích cực cho doanh nghiệp, thường xuyên bổ sung, nâng cao chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ, đáp ứng yêu cầu của pháp luật, hay những quy định khác.

Các nguyên nhân hình thành dự án (Source Pmbok - PMI)

Ví dụ: Dự án giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực sản xuất nhờ việc tạo ra một nhà máy sản xuất mới hay nâng cao năng lực quản lý, sức cạnh tranh với đối thủ nhờ dự án phát triển phần mềm quản lý.

3. Mối quan hệ giữa "Dự án" và "Hoạt động"
Nếu "Dự án" là một hoạt động mang tính tạm thời thì "Hoạt động" là một hoạt động lặp đi lặp lại hàng ngày của doanh nghiệp. Doanh nghiệp chấm dứt tồn tại thì "Hoạt động" mới kết thúc.

So sánh Dự án và Hoạt động

"Dự án" và "Hoạt động" có hai điểm giao thoa với nhau đó là:
- Điểm khởi đầu dự án
- Điểm kết thúc dự án

Xuất phát từ nhu cầu nâng cao, cải tiến hoạt động của doanh nghiệp sẽ hình thành dự án. Ví dụ, nhằm nâng cao năng lực quản lý nhân sự của doanh nghiệp sẽ hình thành nên dự án xây dựng phần mềm quản lý nhân sự.

Ngược lại, khi dự án hoàn thành và tạo ra sản phẩm dự án, sản phẩm này sẽ được bàn giao lại cho bên sử dụng. Bộ phận tiếp nhận sản phẩm dự án sẽ phải cải tiến, thay đổi "Hoạt động" của mình để thích ứng với tình hình mới và sử dụng được sản phẩm của dự án.

4. Mối quan hệ giữa Dự án, Chương trình, Danh mục đầu tư
Mỗi doanh nghiệp có mục tiêu chiến lược riêng và để đạt được mục tiêu chiến lược đó thì doanh nghiệp cần triển khai các Danh mục đầu tư. Danh mục đầu tư là một tập hợp của các hoạt động, chương trình, dự án, danh mục đầu tư phụ.

Chương trình là một tập hợp của các dự án có chung các ràng buộc về nguồn lực và nhờ việc quản lý chung này sẽ tạo ra các giá trị mà sẽ không thu được nếu quản lý riêng rẽ các dự án.

Mối quan hệ của Danh mục đầu tư, Chương trình, Dự án (Source Pmbok - PMI)

5. Quản lý dự án
Quản lý dự án là một hoạt động mang tính khoa học và nghệ thuật. Tính khoa học của quản lý dự án được thể hiện thông qua việc sử dụng các quy trình có hệ thống nhằm quản lý công việc một cách hiệu quả để tạo ra các sản phẩm theo kế hoạch. Tính nghệ thuật của quản lý dự án được thể hiện khi người quản lý dự án sử dụng các kỹ năng như tác động, tổ chức, chiến lược cũng như các kỹ năng cá nhân và đội nhóm để quản lý dự án.

Theo PMI, việc quản lý dự án được chia sẻ theo các khu vực kiến thức như Tích hợp; Tiến độ; Phạm vị; Chi phí; Rủi ro... và các nhóm quy trình như Khởi động; Lập kế hoạch; Thực hiện; Giám sát; Kết thúc.

Trên đây là khái niệm về Dự án và mối quan hệ giữa dự án và các hoạt động khác trong doanh nghiệp. Nếu thấy kiến thức này bổ ích và ứng dụng tốt, bạn hãy like và chia sẻ bài viết này nhé.
Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội