Gantt Chart và Kanban Board: Ưu và nhược điểm (Phần 1)

10/15/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

Ngày nay, lĩnh vực Quản lý dự án đang ngày càng phát triển. Dự án xuất hiện ở mọi nơi, trong mọi lĩnh vực từ sản xuất, bán lẻ, xây dựng, phát triển phần mềm, marketing, giáo dục, và trong rất nhiều các lĩnh vực khác,
Trong những năm trở lại đây công việc Quản lý Dự án trở thành một nghề được xem như là vô cùng được coi trọng bởi chính những đòi hỏi toàn diện từ công việc này! Tuy nhiên với những đòi hỏi vô cùng cao về mặt kiến thức và chuyên môn thì công việc này được đáp trả vô cùng xứng đáng bởi những ưu điểm như : mức lương cao, cơ hội tìm việc Quản lý Dự án rất lớn, cũng như cơ hội thăng tiến trong công việc lớn nên công việc Quản lý Dự án hiện nay được xem như một công việc lý tưởng để có thể theo đuổi với nó!

Các thống kê nghề nghiệp từ năm 2017 - nay cho thấy mức lương của một người làm về Quản lý Dự án tại Việt Nam là vô cùng cao và có thể tính bằng con số nghìn USD, đây là một mức lương lý tưởng cũng là bản lề khiến cho nhiều người muốn theo đuổi cả công sức và trí tuệ để có thể làm được công việc Quản lý Dự án này ! Tùy vào từng lĩnh vực mà mức lương của một quản lý sẽ khác nhau. Thông thường một người làm Quản lý Dự án sẽ có mức lương từ 1000 – 5000 USD/tháng và tùy vào từng lĩnh vực dự án mà người đó quản lý. Ngoài ra mức lương của công việc Quản lý Dự án còn có khả năng tăng cao thêm nữa do nhu cầu nhân lực làm trong ngành này là vô cùng lớn tại nước ta hiện nay, vì vậy mà các công ty và tổ chức đã tiếp tục có những kế hoạch và chiến lược tăng lương cho nhân lực làm Quản lý Dự án để thu hút nguồn nhân lực tài giỏi và năng lực về cho công ty. Đây là một cơ hội cho những ai đang tìm việc làm Quản lý Dự án có thể yên tâm hơn.

Chi tiết tại bài viết Quản lý dự án - Nghề được săn đón hàng TOP hiện nay

Chính bởi lý do có sự phát triển nghề nghiệp ổn định, cộng với sự hấp dẫn trong thu nhập, Quản Lý dự án đang trở thành 1 trong những ngành HOT nhất hiện nay. Tuy nhiên, để trở thành một người quản lý dự án giỏi, bạn cần hiểu rõ những kiến thức về quản trị dự án. Bạn cần tìm hiểu về các phương pháp quản trị dự án, xem phương pháp nào thích hợp với dự án nào, cũng như các công cụ giúp quản lý dự án.
Hiện nay, có 2 công cụ chính mà được nhiều nhà quản lý dự án triển khai – Gantt Chart và Kanban Board. Vậy chi tiết của những công cụ đó là gì?
Hãy cùng VNPMI tìm hiểu trong series bài này, và thử xem đâu là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Trong phần 1 này, VNPMI sẽ giới thiệu cho bạn về biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt hay còn gọi là Gantt chart là loại biểu đồ được sử dụng rộng rãi khi quản trị dự án. Biểu đồ gồm 2 trục: trục ngang và trục dọc. Trục dọc gồm các tác vụ cần thực hiện trong 1 khoảng thời gian, còn trục ngang biểu thị cho thời gian theo ngày, tháng. Nhờ đó, các thành viên trong dự án có thể nắm được những công việc cần làm, cũng như thời gian yêu cầu hoàn thành công việc.

Ưu điểm của Biểu đồ Gantt

Biểu hiện tổng quan, rõ ràng về thông tin dự án bao gồm nhiệm vụ, người được giao việc, mốc thời gian hoàn thành công việc. Người quản lý sau khi sử dụng Gantt Chart sẽ dễ dàng nắm được quá các thành viên đội nhóm đang làm việc tới bước nào, ai làm việc nào, cũng như các thành viên trong nhóm sẽ nắm được việc của mình là gì, nên làm gì, và sắp xếp thời gian phù hợp.
Gantt Chart còn có chức năng phân loại nhiệm vụ theo các mức độ ưu tiên. Việc này giúp cho các thành viên, người được giao việc nắm được việc gì nên làm trước, việc gì nên làm sau và cân đối thời gian để hoàn thành công việc.
Biểu đồ giúp người quản lý theo dõi được tiến độ một cách minh bạch và đảm bảo rằng mọi chuyện sẽ đi đúng hướng
Biểu đồ Gantt giúp người quản lý dự án có thể phân bổ nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Việc này giúp tránh các trường hợp như người có quá nhiều nhiệm vụ, người không có nhiệm vụ nào.
Một điểm khá nổi bật khi sử dụng Gantt Chart là mối liên quan giữa các nhiệm vụ. Biểu đồ sẽ thể hiện mối liên quan như kết thúc nhiệm vụ A, sẽ là nhiệm vụ B

Đường cơ sở: Chức năng này còn giúp người xem biết được trạng thái của dự án hiện tại và có thể so sánh nó với kế hoạch ban đầu. Việc này giúp các nhà quản lý dự án dự đoán được những rủi ro mà dự án có thể đối mặt.
Biểu đồ còn giúp các thành viên và ban quản trị dự án nâng cao ý thức trách nhiệm. Nhờ việc sử dụng biểu đồ Gantt Chart, mọi công việc, quá trình làm việc của đội nhóm sẽ được ghi lại, những thắng lợi sẽ được làm nổi bật. Qua đó, nó đảm bảo công bằng cho mọi người, cũng như đảm bảo rằng ai có thành tích làm việc tốt sẽ được công nhận xứng đáng.

Nhược điểm của biểu đồ Gantt:

Trong các dự án lớn, việc sử dụng Gantt Chart là khá cồng kềnh, cũng như khó cho các thành viên nắm được nhiệm vụ, và thời gian hoàn thành.
Trong quá trình hoạt động dự án, sẽ có những nhiệm vụ xuất hiện bất ngờ, hoặc có những rủi ro xảy ra khiến các nhiệm vụ phải thay đổi. Chính vì vậy, việc cập nhật thời gian, nhiệm vụ tại biểu đồ Gantt chart sẽ khá lằng nhằng và tốn thời gian.

Ai nên sử dụng Gantt Chart?
Thực tế, Gantt Chart vẫn là một công cụ tuyệt với giúp các nhà quản lý dự án quản lý các đầu việc, thời gian và con người. Tuy nhiên, công cụ nào cũng sẽ có những điểm mạnh, điểm yếu. Nhìn chung, Gantt Chart sẽ phù hợp hơn với các dự án nhỏ, không có quá nhiều người tham gia. Việc này sẽ giúp thành viên đội nhóm dễ dàng theo dõi nhiệm vụ của mình, cũng như khi có sự cố xảy ra, nhà quản lý có thể dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa.

Trên đây là một số thông tin về công cụ Gantt Chart. Hãy cùng đón chờ Phần 2 trong series Gantt Chart và Kanban Board: Ưu và nhược điểm sắp tới.

Nguồn: VNPMI

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội