Gantt Chart và Kanban Board: Ưu và nhược điểm (Phần 2)
- 10/19/2020
- Posted by: Admin
- Category: Kiến thức
Ở kì trước, chúng ta đã có cơ hội tìm hiểu về Gantt Chart, những ưu điểm và hạn chế, cũng như tìm hiểu về việc doanh nghiệp nào nên sử dụng dạng công cụ này khi quản lý dự án. Hôm nay, VNPMI sẽ giới thiệu cho các bạn công cụ Kanban Board – những ưu, nhược điểm của công cụ này.
Thực tế, Kanban là từ bắt nguồn từ Tiếng nhật, có ý nghĩa là thẻ card. Dựa vào công cụ Kanban Board, mỗi nhiệm vụ sẽ tương ứng với 1 thẻ. Khi nhìn vào bảng Kanban, các thành viên trong nhóm sẽ nắm được những việc cần làm, đang làm, đã làm, cũng như cần nguồn lực nào và hoàn thiện trong bao lâu. Nói cách khác, những người quản lý nhóm sẽ chỉ ra những việc cần làm, người chịu trách nhiệm, thời hạn và đặt thẻ đó – nhiệm vụ đó vào mục danh sách “Cần làm”. Thành viên đội nhóm sẽ nắm được danh sách công việc và tự sắp xếp thời gian hoàn thành, tương tự sẽ chuyển thẻ nhiệm vụ sang cột “Đang làm”. Trong trường hợp đã hoàn thành nhiệm vụ, các thành viên có thể di chuyển thẻ sang cột “Hoàn thành”.
“Cần làm”, “Đang làm”, “Hoàn thành” là những cột cơ bản nhất của một Kanban Board. Trong lĩnh vực phát triển phần mềm, bảng có thể bao gồm các cột như “Backlog”, “Mã hoá” hay “Kiểm Tra”, tương ứng với từng đầu việc quan trọng khi phát triển một ứng dụng phần mềm.
Vậy ưu điểm của Kanban là gì?
Biểu đồ Gantt và Kanban là những hai phương pháp tiếp cận khác nhau nhưng đều giúp nâng cao hiệu quả quản lý dự án. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Chính vì thế cần cân nhắc chi tiết dự án như mục tiêu, lĩnh vực, thành viên trong nhóm, vai trò của người quản lý và những người khác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương pháp tốt nhất để quản lý với dự án. Trong một số trường hợp, sự kết hợp giữa Biểu đồ Gantt và Kanban cũng sẽ hoàn toàn có thể đem lại hiệu quả tốt.
Nguồn: VNPMI
Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!
Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:
“Cần làm”, “Đang làm”, “Hoàn thành” là những cột cơ bản nhất của một Kanban Board. Trong lĩnh vực phát triển phần mềm, bảng có thể bao gồm các cột như “Backlog”, “Mã hoá” hay “Kiểm Tra”, tương ứng với từng đầu việc quan trọng khi phát triển một ứng dụng phần mềm.
Vậy ưu điểm của Kanban là gì?
- Kanban được thiết kế theo mô hình cột, thẻ, bảng. Đây là cách chia khá dễ hiểu, người quản lý, thành viên trong nhóm có thể nắm bắt được những việc mình phải làm, trạng thái các nhiệm vụ chỉ gói gọn trong một chiếc bảng.
- Thiết kế khá đơn giản và dễ sử dụng, chính vì vậy, Kanban được ưu ái và hay được ứng dụng trên các dự án đã được triển khai. Việc này giúp các thành viên, và quản lý hình dung ra công việc của mình và nắm được những việc có vấn để, đang trục trặc.
- Kanban Board sở hữu tính linh hoạt bởi có thể áp dụng được cho các dự án đòi hỏi nhiều thay đổi trong khi triển khai dự án như lĩnh vực phát triển phần mềm, xây dựng,… Người quản lý có thể dễ dàng thay đổi các đầu việc và thứ tự ưu tiên, thành viên cũng có thể nắm bắt được thông tin một cách dễ dàng.
- Nhờ có quan điểm cột rõ ràng, người quản lý và thành viên trong nhóm có thể giảm thiểu rủi ro khi thực hiện công việc sai. Nó đảm bảo rằng không cần dành thời gian cho các hoạt động không cần thiết.
- Vì thẻ có thể dễ dàng di chuyển giữa các cột, nó nhanh chóng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc vì có một điểm nhấn rõ ràng trong việc phân phối giá trị đúng lúc.
- Thay đổi: Dự án với phương pháp Kanban tập trung vào các cải tiến liên tục.
Cải thiện hợp tác: Kanban khuyến khích cộng tác dễ dàng và thường xuyên. Các cuộc họp Kanban khác nhau đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm, bao gồm các nhà đầu tư, cổ đông, khách hàng, có thể trao đổi thông tin và giải pháp có liên quan và cộng tác trên các ý tưởng khác nhau.
Nhược điểm của Kanban
Nhược điểm của Kanban
- Người quản lý và thành viên nhóm chỉ biết các giai đoạn (thực hiện, đang thực hiện, phải làm) chứ không phải khung thời gian chính xác cho từng nhiệm vụ. Do đó, không có tính năng quản lý thời hạn trong Kanban.
- Điểm nhấn cốt lõi trên WIP (Công việc đang tiến hành) khiến Kanban không phải là một lựa chọn hoàn hảo cho các dự án hướng đến kết quả.
- Những thay đổi quá quan trọng có thể dẫn đến rủi ro cao.
Ai nên sử dụng Kanban?
Kanban là một lựa chọn tuyệt vời cho các đội nhóm cần một bức tranh trực quan rõ ràng về tất cả các nhiệm vụ và trạng thái của họ trong một dự án: một danh sách những việc cần làm, đang tiến hành và đã hoàn thành. Kanban là một lựa chọn tốt cho các nhóm phát triển phần mềm và công việc liên quan đến công nghệ. Nhưng thực tế, trừ một vài ngoại lệ như sản xuất, nó có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể kết hợp với các phương pháp phổ biến khác như Scrum.
Tổng kết
Kanban là một lựa chọn tuyệt vời cho các đội nhóm cần một bức tranh trực quan rõ ràng về tất cả các nhiệm vụ và trạng thái của họ trong một dự án: một danh sách những việc cần làm, đang tiến hành và đã hoàn thành. Kanban là một lựa chọn tốt cho các nhóm phát triển phần mềm và công việc liên quan đến công nghệ. Nhưng thực tế, trừ một vài ngoại lệ như sản xuất, nó có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau và có thể kết hợp với các phương pháp phổ biến khác như Scrum.
Tổng kết
Biểu đồ Gantt và Kanban là những hai phương pháp tiếp cận khác nhau nhưng đều giúp nâng cao hiệu quả quản lý dự án. Mỗi phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm riêng. Chính vì thế cần cân nhắc chi tiết dự án như mục tiêu, lĩnh vực, thành viên trong nhóm, vai trò của người quản lý và những người khác. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn được phương pháp tốt nhất để quản lý với dự án. Trong một số trường hợp, sự kết hợp giữa Biểu đồ Gantt và Kanban cũng sẽ hoàn toàn có thể đem lại hiệu quả tốt.
Nguồn: VNPMI
Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!
Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:
- PMP là gì? Điều kiện thi chứng chỉ PMP mới nhất 2022? Cách tự học PMP tại nhà hiệu quả cao.
- VNPMI tổ chức khóa học PMP miễn phí 02 days
- Công thức thành công thi chứng chỉ PMP
- Gantt Chart và Kanban Board: Ưu và nhược điểm (Phần 1)
- Các phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay (Phần 1)
- Quản Lý Truyền Thống Và Quản Lý Tinh Gọn: Tại Sao Bạn Nên Sử Dụng Phương Pháp Kanban?
Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội