KPI dự án - những chỉ số quan trọng nhất

1. KPI của dự án là gì?

• Tiến độ dự án: Điều này đảm bảo rằng dự án của bạn được hoàn thành đúng thời gian — và nếu không, việc theo dõi xem tiến độ bị chậm chễ ở đâu để bạn luôn có thể kết thúc dự án đúng ngày dự kiến.
• Ngân sách: Dự án của bạn sẽ nằm trong mức ngân sách bạn đã được phân bổ hay dự án đang vượt quá chi phí?
• Chất lượng: Dự án đã tiến triển tốt như thế nào? Những người đang làm việc trong dự án hoặc được hưởng lợi từ dự án có hài lòng không?
• Hiệu quả: Bạn đang sử dụng thời gian và tiền bạc của mình hợp lý chưa? Bạn có thể quản lý dự án hiệu quả hơn nữa không?

2. KPI về tiến độ

Các chỉ số KPI về tiến độ

• Thời gian chu kỳ: Thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ hoặc hoạt động nhất định. Điều này rất hữu ích cho các nhiệm vụ lặp đi lặp lại trong một dự án.
• Tỷ lệ hoàn thành đúng hạn: Một nhiệm vụ có được hoàn thành trước thời hạn nhất định hay không.
• Thời gian riêng: Lượng thời gian dành cho dự án của tất cả các thành viên trong nhóm — hoặc, nếu bạn muốn, cho từng thành viên trong nhóm.
• Số lần điều chỉnh tiến độ: Số lần nhóm của bạn đã thực hiện điều chỉnh đối với ngày hoàn thành dự án nói chung.
• Ngày theo lịch: Nhóm của bạn đang dành bao nhiêu thời gian cho một dự án theo ngày, giờ và / hoặc ngày làm việc tương đương toàn thời gian.
• Thời gian đã sử dụng: Bạn ước tính một dự án sẽ mất bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Nếu thời gian thực tế khác với lượng thời gian dự kiến, thì đó là dấu hiệu cho thấy bạn đã đánh giá thấp việc phân bổ nguồn lực hoặc ngân sách và tiến độ của bạn có thể bị ảnh hưởng.
• Năng lực đội nhóm: Số lượng cá nhân làm việc trên một dự án nhân với phần trăm thời gian họ có sẵn để làm việc đó. KPI này giúp phân bổ nguồn lực một cách hợp lý (và xác định bất kỳ nhu cầu tuyển dụng nào) và đặt ra một mốc thời gian hoàn thành dự án chính xác.
• Xung đột nguồn lực: So sánh số lượng dự án có xung đột nguồn lực hàng năm (YOY). Không có đủ nguồn lực để hoàn thành các dự án hoặc có nhân viên được giao thực hiện đồng thời nhiều dự án cùng một lúc có thể làm giảm hiệu quả công việc. KPI so sánh những xung đột này sẽ cho thấy tình huống đó là một vấn đề tồn tại lâu dài hay tình huống xảy ra một lần cần được giải quyết.

3. KPI ngân sách

Các chỉ số KPI về ngân sách

• Khác biệt về ngân sách: Ngân sách thực tế thay đổi bao nhiêu so với ngân sách dự kiến. Để theo dõi KPI này, hãy đo lường mức chi phí hoặc doanh thu cơ bản gần với giá trị dự kiến.
• Thời gian chu kỳ tạo mới (hoặc sửa đổi) ngân sách: Thời gian cần thiết để hình thành ngân sách của tổ chức. Điều này bao gồm tổng thời gian nghiên cứu, lập kế hoạch và đi đến thỏa thuận cuối cùng.
• Đầu mục trong Ngân sách: Các đầu mục giúp chủ sở hữu và người quản lý theo dõi các khoản chi tiêu riêng lẻ — và cung cấp một cách chi tiết hơn để xem ngân sách đã được chi tiêu như thế nào.
• Số lần xây dựng ngân sách: Số phiên bản ngân sách được tạo trước khi được phê duyệt cuối cùng. Số lần xây dựng ngân sách cao hơn có nghĩa là bạn đã dành nhiều thời gian hơn để lập kế hoạch và hoàn thiện ngân sách.
• Giá trị công việc còn lại: Giá trị của những công việc còn lại cần phải hoàn thành trong một dự án — nói cách khác, chi phí dự kiến ​​cho những việc vẫn cần phải hoàn thành. Ví dụ: nếu bạn có ngân sách 20 nghìn đô la và 30% của dự án còn lại, giá trị dự kiến ​​của công việc còn lại là 6 nghìn đô la. Sử dụng KPI của dự án này để so sánh với chi phí thực tế và điều chỉnh ngân sách nếu cần.
• Chỉ số Hiệu suất Chi phí: So sánh chi phí dự trù của công việc bạn đã hoàn thành cho đến nay với số tiền thực tế đã chi tiêu. Đây là tỷ lệ để đo lường hiệu quả chi phí của một dự án - giá trị thu được chia cho chi phí thực tế.

4. KPI chất lượng

Các chỉ số KPI về chất lượng

• Sự hài lòng của khách hàng / Mức độ trung thành: Cho dù ai đó có hài lòng và sẽ quay lại lần nữa hay không. Điều này có thể được đo lường hiệu quả bằng một cuộc khảo sát. Điều này phát huy tác dụng nhiều hơn khi dự án được giao dịch trực tiếp với khách hàng.
• Điểm khuyến mại ròng: Tương tự như mức độ hài lòng và lòng trung thành của khách hàng, NPS là KPI về mức độ hài lòng của người dùng được đo lường bằng một cuộc khảo sát một số câu hỏi có mục đích là đánh giá lòng trung thành với thương hiệu.
• Số lỗi: Tần suất mọi thứ cần được làm lại trong dự án. Đây là số lần bạn phải làm lại và làm lại một thứ gì đó, điều này cũng ảnh hưởng đến việc sửa đổi ngân sách và sửa đổi tiến độ.
• Khiếu nại của khách hàng: Hãy nhớ rằng “khách hàng” của một dự án có thể là một người nào đó trong nội bộ — một người nào đó trong tổ chức của bạn có phàn nàn vì người khác không hoàn thành công việc.
• Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên: Số lượng hoặc tỷ lệ thành viên trong nhóm đã rời công ty. Nếu các nhóm dự án của bạn có tỷ lệ nghỉ việc cao, điều đó có thể cho thấy sự cần thiết phải cải thiện quản lý và môi trường làm việc.

5. KPI hiệu quả

Các chỉ số KPI về hiệu suất

• Chi phí trung bình mỗi giờ: Chỉ số này đo lường nỗ lực cần thiết để hoàn thành một dự án, bao gồm tiền lương, phúc lợi, không gian văn phòng, thiết bị, v.v. của nhân viên. Theo dõi mức trung bình này và so sánh với kết quả dự án giúp bạn xác định xem thời gian của nhân viên có được sử dụng hiệu quả hay không.
• Khả năng sinh lời của nguồn lực: Việc tính toán khả năng sinh lời của nguồn lực giúp bạn hiểu liệu thời gian của các thành viên trong nhóm của bạn có được sử dụng hiệu quả hay không. Bạn sẽ cần chi phí mỗi giờ làm việc trung bình và giá trị công việc thu được để thực hiện phép tính này.
• Số Các Mốc Dự Án Được Hoàn Thành Đúng Thời Hạn: Có những phần khác nhau trong một dự án — chúng có được hoàn thành kịp thời không? Ngoài ra, các mốc quan trọng đã được hoàn thành và được người mua chấp thuận chưa?
• Số lượng lợi nhuận: Nếu bạn có một dự án có nhiều sản phẩm thành phần, bạn có thể theo dõi tỷ lệ hoàn vốn của các thành phần đó; điều này giúp bạn biết liệu bạn đã lập kế hoạch công việc tốt hay cần phải điều chỉnh dự án trong quá trình thực hiện.
• Thời gian Đào tạo / Nghiên cứu: Bạn có thể theo dõi chỉ số này theo giờ, số lượng khóa học hoặc thứ gì đó tương tự. Nếu bạn cần nhiều thời gian đào tạo/ nghiên cứu, dự án của bạn có thể bắt đầu muộn hơn thời điểm bạn mong muốn. Một cách khác để xem xét chỉ số này là hỏi, "Bạn có bao nhiêu phần trăm nguồn lực đủ điều kiện để bắt tay ngay vào dự án?"
• Số lượng dự án bị hủy: Theo dõi số lượng dự án đã bị tạm dừng hoặc loại bỏ. Một số lượng lớn các dự án bị hủy bỏ có thể cho thấy thiếu kế hoạch, thiếu sự liên kết mục tiêu hoặc không có khả năng thực hiện các dự án mới.
• Số lượng yêu cầu thay đổi: Số lượng và tần suất thay đổi do khách hàng yêu cầu đối với phạm vi công việc đã thiết lập. Quá nhiều thay đổi có thể ảnh hưởng tiêu cực đến ngân sách, nguồn lực, tiến trình và chất lượng tổng thể.
• Số lượng thời gian lao động có thể lập hóa đơn: Tỷ lệ phần trăm số giờ dự án bạn có thể lập hóa đơn cho khách hàng. Thời gian có thể lập hóa đơn liên quan đến các nhiệm vụ tạo doanh thu, liên quan đến dự án, trong khi thời gian không thể lập hóa đơn thường mang tính hành chính nhiều hơn, bao gồm những thứ như soạn thảo và thương lượng, đề xuất.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!
Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

• PMP là gì? Điều kiện thi chứng chỉ PMP mới nhất 2022? Cách tự học PMP tại nhà hiệu quả cao.
• VNPMI tổ chức khóa học PMP miễn phí 02 days
• Công thức thành công thi chứng chỉ PMP
• Một số thuật ngữ quan trọng hay xuất hiện trong bài thi chứng chỉ PMP (Phần 1)
• Kinh nghiệm vượt qua kỳ thi ACP - PMI (Online) ngay lần đầu tiên
• Xác nhận phạm vi (Validate Scope) trong quản lý dự án
• Thông tin về Phát triển tiến độ dự án (Project Schedule Development)
• Định nghĩa và mục đích của việc phân tích dự án
• Dự án cải tiến nhỏ (Small Improvement Project - SIP) - Định nghĩa & Đặc điểm
• Danh mục dự án (List of Projects) và Hệ thống quản lí danh mục dự án