KPI là gì? Ý nghĩa, phân loại, ví dụ minh họa

10/10/2022
Posted by: admin
Category: Tin nhanh

KPI là gì? Ý nghĩa, phân loại, ví dụ minh họa

1. Định nghĩa về KPI

Chỉ số hiệu suất chính - Key Performance Indicator (KPIs) đề cập đến một tập hợp các phép đo mà có thể định lượng được, dùng để đánh giá hiệu suất dài hạn tổng thể của một công ty. KPI đặc biệt giúp xác định các kết quả chiến lược, tài chính và hoạt động của công ty, đặc biệt là so với các kết quả tương tự của các doanh nghiệp khác trong cùng lĩnh vực.

CÁC CÁCH NÓI KHÁC VỀ KPI

Các chỉ số hiệu suất chính (KPI) đo lường sự thành công của một công ty so với một tập hợp các mục tiêu của các công ty cùng ngành.

KPI có thể là về tài chính, bao gồm lợi nhuận ròng (hoặc lợi nhuận cuối cùng, tỷ suất lợi nhuận gộp), doanh thu trừ chi phí nhất định hoặc tỷ lệ tài chính hiện tại (thanh khoản và lượng tiền mặt).

KPI về khách hàng thường tập trung vào mức độ hiệu quả của mỗi khách hàng, sự hài lòng của khách hàng và tỷ lệ giữ chân khách hàng.

KPI về quy trình nhằm mục đích đo lường và giám sát hiệu suất hoạt động trong toàn tổ chức thông qua tuân thủ, áp dụng các quy trình công việc

Nói chung, các doanh nghiệp đo lường và theo dõi KPI thông qua phần mềm phân tích hoạt động kinh doanh và các công cụ báo cáo.

2. Hiểu các Chỉ số Hiệu suất Chính (KPIs)

Còn được gọi là các chỉ số thành công chính (KSIs), KPIs khác nhau giữa các công ty và giữa các ngành, tùy thuộc vào tiêu chí hoạt động. Ví dụ: một công ty phần mềm đang cố gắng đạt được mức tăng trưởng nhanh nhất trong ngành của mình có thể coi tăng trưởng doanh thu hàng năm (YOY) là chỉ số hoạt động chính của họ. Ngược lại, một chuỗi bán lẻ có thể chú trọng hơn vào doanh số bán hàng tại cùng một cửa hàng, như là chỉ số KPIs tốt nhất để đánh giá sự tăng trưởng của nó.

KPI là gì?

Trọng tâm của KPIs là thu thập, lưu trữ, chuẩn hóa và tổng hợp dữ liệu. Thông tin có thể là tài chính hoặc phi tài chính và có thể liên quan đến bất kỳ bộ phận nào trong toàn công ty. Mục tiêu của KPIs là truyền đạt kết quả một cách ngắn gọn để cho phép ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược sáng suốt hơn.

3. Các nhóm KPIs

Hầu hết các KPIs được chia thành bốn danh mục khác nhau với mỗi danh mục có đặc điểm, khung thời gian sử dụng và người dùng riêng.

KPIs chiến lược thường là KPIs cấp cao nhất. Các loại KPIs này có thể cho biết công ty đang hoạt động như thế nào, mặc dù nó không cung cấp nhiều thông tin ngoài các chỉ số tổng quát nhất. Các giám đốc điều hành là đối tượng thường sử dụng KPIs chiến lược để ra quyết định. Các ví dụ về KPIs chiến lược bao gồm: lợi tức đầu tư, tỷ suất lợi nhuận và tổng doanh thu của công ty.
KPIs hoạt động tập trung vào các khoảng thời gian nhỏ và cụ thể hơn đối với các hoạt động trong doanh nghiệp. Các KPIs này đo lường hiệu quả hoạt động của một công ty qua từng tháng (hoặc thậm chí từng ngày) bằng cách phân tích các quy trình, phân đoạn hoặc dựa trên từng vị trí địa lý khác nhau. Các KPIs hoạt động này thường được sử dụng bởi các nhân viên quản lý và thường được sử dụng để phân tích các câu hỏi có được từ việc phân tích các KPIs chiến lược. Ví dụ: nếu một giám đốc điều hành nhận thấy doanh thu toàn công ty đã giảm, họ có thể hỏi xem dòng sản phẩm nào đang gặp khó khăn.
Các KPIs chức năng được phân tích, tổng hợp từ các phòng ban hoặc bộ phận cụ thể nào đó trong một công ty. Ví dụ: bộ phận tài chính có thể theo dõi số lượng nhà cung cấp mới mà họ đã khai báo trong hệ thống kế toán của mình mỗi tháng, trong khi bộ phận tiếp thị đo lường số lần mở email đối với mỗi bản e-mail được gửi đi tới khách hàng. Các loại KPIs này có thể mang tính chiến lược hoặc hoạt động nhưng cung cấp giá trị lớn nhất cho một nhóm người dùng cụ thể.
KPIs tiên phong / hỗ trợ mô tả bản chất của dữ liệu đang được phân tích và liệu nó có đang báo hiệu điều gì đó sắp xảy ra hay báo hiệu điều gì đó đã xảy ra. Hãy xem xét hai KPIs khác nhau: số giờ làm thêm giờ và tỷ suất lợi nhuận cho một sản phẩm chủ lực. Số giờ làm thêm giờ có thể là một KPI tiên phong nếu công ty bắt đầu nhận thấy chất lượng sản xuất kém hơn. Ngoài ra, tỷ suất lợi nhuận là kết quả của tất cả các hoạt động và được coi là một chỉ số hỗ trợ.

4. Các loại KPIs

4.1. KPIs tài chính

Các chỉ số hiệu suất chính gắn liền với tài chính thường tập trung vào doanh thu và tỷ suất lợi nhuận. Lợi nhuận ròng, thể hiện số doanh thu còn lại, dưới dạng lợi nhuận trong một thời kỳ nhất định, sau khi tính tất cả các khoản chi phí, thuế và lãi vay của công ty trong cùng thời kỳ.

Các thước đo tài chính có thể được rút ra từ các báo cáo tài chính của một công ty. Tuy nhiên, quản lý các phòng ban có thể phân tích thêm các chỉ số con cụ thể hơn nhằm hiểu rõ hơn các khía cạnh tài chính màban lãnh đạo công ty muốn phân tích. Ví dụ: một công ty có thể tận dụng chi phí biến đổi để tính toán lại các số dư tài khoản nhất định. Ví dụ về KPIs tài chính bao gồm:

Tỷ lệ thanh khoản (nghĩa là tỷ số thanh toán hiện hành, chia tài sản ngắn hạn cho nợ ngắn hạn): Các loại KPIs này đo lường mức độ hiệu quả của một công ty trong việc quản lý các nghĩa vụ nợ ngắn hạn dựa trên tài sản ngắn hạn mà công ty có trong tay.
Tỷ lệ khả năng sinh lời (tức là tỷ suất lợi nhuận ròng): Các loại KPIs này đo lường mức độ hoạt động của một công ty trong việc tạo ra doanh số bán hàng trong khi giữ cho chi phí ở mức thấp.
Tỷ lệ khả năng thanh toán (tức là tỷ lệ tổng nợ trên tổng tài sản): Các loại KPIs này đo lường sức khỏe tài chính dài hạn của một công ty bằng cách đo lường khả năng thanh toán nợ dài hạn của một công ty.
Tỷ lệ doanh thu (tức là vòng quay hàng tồn kho): Các loại KPIs này đo lường mức độ nhanh chóng của một công ty có thể thực hiện một hoạt động nhất định. Ví dụ: vòng quay hàng tồn kho đo lường mức độ nhanh chóng mà một công ty có thể chuyển đổi một mặt hàng từ hàng tồn kho thành hàng bán. Các công ty cố gắng tăng doanh thu hoạt động để tạo ra vòng quay chi tiêu nhanh hơn để sau đó thu hồi tiền mặt đó thông qua doanh thu.

4.2. KPIs khách hàng

KPIs khách hàng thường tập trung vào hiệu quả khai thác của mỗi khách hàng, sự hài lòng của khách hàng và giữ chân khách hàng. Các chỉ số này được bộ phận Dịch vụ khách hàng sử dụng để hiểu rõ hơn về dịch vụ mà khách hàng đã và đang nhận được. Ví dụ về KPIs khách hàng bao gồm:

Số lượng yêu cầu mới: KPIs này đo lường các yêu cầu dịch vụ của khách hàng và những vấn đề mà khách hàng đang gặp phải.
Số lượng yêu cầu đã giải quyết: KPIs này đo lường số lượng yêu cầu của khách hàng đã được xử lý thành công. Bằng cách so sánh số lượng yêu cầu với số lượng đã giải quyết, một công ty có thể đánh giá tỷ lệ thành công của mình trong việc giải quyết các yêu cầu của khách hàng.
Thời gian giải quyết trung bình: KPIs này đo lường lượng thời gian trung bình cần thiết để giúp khách hàng giải quyết vấn đề. Các công ty có thể chọn phân đoạn thời gian giải quyết các yêu cầu khác nhau.
Thời gian phản hồi trung bình: KPIs này đo lường lượng thời gian trung bình cần thiết để nhân viên dịch vụ khách hàng kết nối với khách hàng lần đầu tiên sau khi khách hàng gửi yêu cầu. Mặc dù người nhân viên ban đầu có thể không có kiến thức hoặc chuyên môn để đưa ra giải pháp, nhưng một công ty có thể coi trọng việc giảm thời gian khách hàng chờ đợi nhằm nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
Khách hàng top đầu: KPI này đo lường số lượng khách hàng tích cực tham gia vào hoạt động của công ty nhất. Ví dụ: ngoài việc phân tích thời gian phản hồi trung bình với khách hàng của toàn công ty, một công ty có thể phân tích ba khách hàng phản hồi nhanh nhất là ai và ba người phản hồi chậm nhất là ai.
Loại yêu cầu: KPIs này là tổng số các loại yêu cầu khác nhau. KPIs này có thể giúp công ty hiểu rõ hơn về các vấn đề mà khách hàng có thể gặp phải cần được công ty giải quyết.
Đánh giá mức độ hài lòng của khách hàng: KPIs này là một phép đo tương đối thiếu rõ ràng. Các công ty có thể thực hiện khảo sát hoặc bảng câu hỏi sau tương tác với khách hàng để thu thập thông tin bổ sung về trải nghiệm của khách hàng.

Các loại KPIs phù hợp cho từng nhóm hoạt động

4.3. KPIs hiệu suất Quy trình

Các thước đo hiệu suất quy trình nhằm mục đích đo lường và giám sát hiệu suất hoạt động trong toàn tổ chức. Các KPIs này phân tích cách thức thực hiện các nhiệm vụ và liệu có tồn tại vấn đề nào về quy trình, chất lượng hoặc hiệu suất hay không. Những loại thước đo này hữu ích nhất cho các công ty có quy trình lặp đi lặp lại như các công ty sản xuất hoặc các công ty trong các ngành công nghiệp có tính chu kỳ. Ví dụ về số liệu hiệu suất quy trình bao gồm:

Hiệu quả sản xuất: KPIs này thường được đo bằng thời gian sản xuất cho từng công đoạn chia cho tổng thời gian xử lý. Một công ty có thể cố gắng chỉ dành 2% thời gian để thu mua nguyên liệu thô; nếu phát hiện ra nó mất 5% tổng thời gian, công ty có thể cố gắng cải thiện quy trình mua sắm.
Tổng thời gian chu kỳ: KPIs này là tổng thời gian cần thiết để hoàn thành một quy trình từ đầu đến cuối. Điều này có thể được chuyển đổi thành thời gian chu kỳ trung bình nếu ban giám đốc muốn phân tích một quá trình trong một khoảng thời gian.
Thông lượng hoạt động: KPIs này là số lượng sản phẩm được sản xuất chia cho thời gian sản xuất trên mỗi đơn vị. Đây là số lượng trung bình của các mặt hàng được sản xuất trong một khoảng thời gian nhất định và tốc độ của quá trình sản xuất.
Tỷ lệ lỗi: KPIs này là tổng số lỗi chia cho tổng số đơn vị sản phẩm được sản xuất. Một công ty đang nỗ lực giảm thiểu lãng phí có thể hiểu rõ hơn về số lượng các mặt hàng không đạt yêu cầu trong quá trình kiểm tra, kiểm soát chất lượng.
Tỷ lệ Chất lượng: KPIs này tập trung vào các sản phẩm đạt chất lượng. Bằng cách chia số đơn vị sản phẩm đạt chất lượng cho tổng số đơn vị được sản xuất, tỷ lệ phần trăm này thông báo cho cấp quản lý KPIs về tỷ lệ thành công trong việc đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng.

4.5. KPIs tiếp thị

Các KPIs tiếp thị cố gắng hiểu rõ hơn về mức độ hiệu quả của các chiến dịch quảng cáo và tiếp thị. Các chỉ số này thường đo lường tỷ lệ khách hàng tiềm năng thực hiện các hành động nhất định khi triển khai một chiến dịch iếp thị nhất định. Ví dụ về KPIs tiếp thị bao gồm:

Lưu lượng truy cập trang web: KPIs này theo dõi số lượng người dùng truy cập các trang nhất định trên trang web của công ty. Bộ phận tiếp thị có thể sử dụng KPIs này để hiểu rõ hơn liệu lưu lượng truy cập trực tuyến có bị giảm đối với các kênh bán hàng tiềm năng hay khách hàng không được phân bổ thích hợp cho từng kênh thông tin của công ty.
Lưu lượng truy cập trên mạng xã hội: KPIs này theo dõi số lượt xem, lượt theo dõi, lượt thích, lượt tweet lại, lượt chia sẻ hoặc các tương tác có thể đo lường khác giữa khách hàng và hồ sơ của công ty.
Tỷ lệ phản hồi trên nội dung có kêu gọi hành động nào đó: KPIs này xoay quanh các chương trình khuyến mại tập trung yêu cầu khách hàng thực hiện một số hành động nhất định. Ví dụ: một chiến dịch giảm giá có thể khuyến khích khách hàng đăng ký mua trước khi một thời điểm kết thúc chiến dịch khuyến mại. Một công ty có thể chia số lần tương tác thành công cho tổng số lần phân phối nội dung để hiểu phần trăm khách hàng đã phản hồi với lời kêu gọi hành động.
Các bài báo trên blog được xuất bản mỗi tháng: KPIs này chỉ đơn giản là đếm số lượng bài đăng trên blog mà một công ty xuất bản trong một tháng nhất định.
Tỷ lệ nhấp: KPIs này đo lường số lượng nhấp chuột cụ thể được thực hiện trên các e-mail được gửi đi. Ví dụ: một số chương trình nhất định có thể theo dõi có bao nhiêu khách hàng đã mở một bản e-mail, nhấp vào một liên kết và tiếp theo là đăng ký mua bán hàng.

4.6. KPIs IT

Một công ty có thể muốn theo dõi bộ phận công nghệ thông tin nội bộ của mình đang hoạt động như thế nào. Các KPIs này có thể sử dụng để hiểu rõ hơn về sự hài lòng của nhân viên hoặc đánh giá liệu bộ phận CNTT có được bố trí đầy đủ nhân viên cho công việc hay không. Ví dụ về KPIs CNTT bao gồm:

Tổng thời gian ngừng hoạt động của hệ thống: KPIs này đo lượng thời gian các hệ thống khác nhau ngoại tuyến để cập nhật hoặc sửa chữa hệ thống. Trong khi hệ thống ngừng hoạt động, khách hàng có thể không thể đặt hàng hoặc nhân viên không thể thực hiện một số nhiệm vụ thường ngày.
Số lượng yêu cầu: KPIs này tương tự như KPIs dịch vụ khách hàng. Tuy nhiên, các phiếu yêu cầu liên quan đến các yêu cầu nội bộ của nhân viên như nhu cầu phần cứng hoặc phần mềm, sự cố mạng hoặc các sự cố công nghệ nội bộ khác.
Số lượng các tính năng đã phát triển: KPIs này đo lường sự phát triển sản phẩm nội bộ bằng cách định lượng số lần thay đổi sản phẩm.
Số lượng lỗi nghiêm trọng: KPIs này đếm số lượng các vấn đề nghiêm trọng trong hệ thống hoặc chương trình. Một công ty sẽ cần phải có các tiêu chuẩn nội bộ của riêng mình về số lượng lỗi nhỏ so với lỗi lớn.
Tần suất sao lưu: KPIs này tính tần suất dữ liệu quan trọng được sao chép và lưu trữ ở một vị trí an toàn. Phù hợp với các yêu cầu lưu giữ hồ sơ, ban quản lý có thể đặt ra các mục tiêu lưu trữ khác nhau cho các bit thông tin khác nhau.

Key performance indicatiors

4.7. KPIs bán hàng

Mục tiêu cuối cùng của một công ty là tạo ra doanh thu thông qua việc bán hàng. Mặc dù doanh thu thường được đo lường thông qua KPIs tài chính, KPIs bán hàng có cách tiếp cận chi tiết hơn bằng cách tận dụng dữ liệu phi tài chính để hiểu rõ hơn về quy trình bán hàng. Ví dụ về KPIs bán hàng bao gồm:

Giá trị trọn đời của khách hàng (CLV): KPIs này thể hiện tổng số tiền mà khách hàng dự kiến sẽ chi cho các sản phẩm của bạn trong toàn bộ thời gian.
Chi phí chuyển đổi khách hàng (CAC): KPIs này thể hiện tổng chi phí bán hàng và tiếp thị cần thiết để có được một khách hàng mới. Bằng cách so sánh CAC với CLV, các doanh nghiệp có thể đo lường hiệu quả của các nỗ lực thu hút khách hàng của họ.
Giá trị trung bình của các hợp đồng mới: KPIs này đo lường quy mô hợp đồng trung bình của các thỏa thuận mới. Một công ty có thể có ngưỡng mong muốn để tiếp cận khách hàng lớn hơn hoặc nhỏ hơn.
Thời gian chuyển đổi trung bình: KPIs này đo lường lượng thời gian từ khi liên hệ với khách hàng tiềm năng lần đầu tiên đến khi đảm bảo hợp đồng mua bán được ký.
Số lượng khách hàng tiềm năng: KPIs này tính số lượng khách hàng tiềm năng đã được liên hệ hoặc gặp gỡ. Số liệu này có thể được chia nhỏ hơn thành lượt truy cập, e-mail, cuộc gọi điện thoại hoặc liên hệ khác với khách hàng.

4.8. KPIs nhân sự

Các công ty cũng có thể thu được nhiều lợi ích khi phân tích các KPIs liên quan đến nhân viên của mình. Thay đổi đánh giá từ doanh thu đến tỷ lệ giữ chân và sự hài lòng nhân viên, một công ty có thể có sẵn rất nhiều thông tin về đội ngũ nhân viên của mình. Ví dụ về KPIs nhân sự hoặc nhân sự bao gồm:

Tỷ lệ vắng mặt: KPIs này là số lượng thời gian mỗi năm hoặc khoảng thời gian cụ thể mà nhân viên bị ốm hoặc vắng mặt. KPIs này có thể là một chỉ số hàng đầu cho những nhân viên chán nản hoặc cảm thấy không hạnh phúc khi làm việc.
Số giờ làm thêm: KPIs này theo dõi số giờ làm thêm đã làm để đánh giá xem nhân viên có khả năng bị kiệt sức hay không hoặc năng lực nhân viên có phù hợp hay không.
Mức độ hài lòng của nhân viên: KPIs này thường yêu cầu một cuộc khảo sát toàn công ty để đánh giá cảm nhận của nhân viên về các khía cạnh khác nhau của công ty. Để có được giá trị tốt nhất từ KPIs này, các công ty nên cân nhắc tổ chức một cuộc khảo sát hàng năm để theo dõi những thay đổi từ năm này sang năm khác liên quan đến các câu hỏi giống nhau.
Tỷ lệ luân chuyển nhân viên: KPIs này đo lường mức độ thường xuyên và nhanh chóng của nhân viên rời khỏi vị trí. Các công ty có thể so sánh KPIs này giữa các phòng ban hoặc bộ phận khách nhau để xác định lý do tại sao một số bộ phận có tỷ lệ nhân viên thay đổi vị trí nhanh hơn những bộ phận khác.
Số lượng ứng viên: KPIs này lưu giữ số lượng ứng tuyển cho các vị trí công việc đang tuyển dụng. KPIs này giúp đánh giá xem liệu thông tin về tuyển dụng có tiếp cận đầy đủ đối tượng để thu hút sự quan tâm và thu hút các ứng viên tốt hay không.

5. Ví dụ về KPI của hãng xe Tesla

Hãy cùng nhà sản xuất xe điện Tesla (TSLA) xem xét một vài ví dụ về KPIs trong hoạt động kinh doanh thực tế. Những con số này có được từ công bố thu nhập quý 4 năm 2021 của họ.
- Mảng sản xuất xe: Trong quý 4, Tesla đã sản xuất kỷ lục 305.840 xe và giao 308.650 xe. Sản xuất là một vấn đề lớn đối với công ty bởi vì nó liên tục bị chỉ trích là không tốt trong việc phát triển. Quy mô sản xuất tăng đồng nghĩa với việc tăng thị phần và lợi nhuận cho Tesla.
- Biên độ lợi nhuận gộp ô tô: Trong quý, tỷ suất lợi nhuận gộp mảng ô tô của Tesla đã tăng lên 30,6%. Tỷ suất lợi nhuận gộp là một trong những thước đo lợi nhuận tốt nhất cho Tesla vì nó tách biệt được chi phí sản xuất xe của mình. Tesla đã cố gắng mở rộng tỷ suất lợi nhuận gộp của mình trong Q4 ngay cả khi doanh số bán các mẫu xe giá thấp có xu hướng giảm hơn nhiều hơn các mẫu xe có tỷ suất lợi nhuận cao hơn.
- Dòng tiền: Dòng tiền lưu thông của Tesla đạt 2,8 tỷ USD trong quý 4. Điều đó thể hiện một sự cải thiện đáng kể so với dòng tiền 1,9 tỷ đô la trong quý 4 một năm trước. Mức dòng tiền hiện tại của Tesla cho thấy rằng công ty đang thu được nhiều lợi nhuận mà không cần sự đến các khoản tín dụng khác.

KPIs cần đảm bảo các yếu tố của SMART

6. Các cấp độ KPI

Các công ty có thể sử dụng KPIs ở ba cấp độ bao gồm: Đầu tiên, KPIs trong toàn công ty tập trung vào sức khỏe và hiệu suất kinh doanh tổng thể. Các loại KPIs này rất hữu ích để thông báo cho ban quản lý về cách mọi thứ đang diễn ra trong công ty. Tuy nhiên, chúng thường không đủ chi tiết để đưa ra quyết định kịp thời. KPIs toàn công ty thường là khởi đầu cho việc điều tra tại sao một số bộ phận nhất định hoạt động tốt hay kém.

Tiếp theo, các công ty thường bắt đầu đào sâu vào KPIs cấp bộ phận. KPIs cấp phòng ban cụ thể hơn KPIs toàn công ty. Các loại KPIs này thường mang nhiều thông tin hơn về lý do tại sao các kết quả cụ thể toàn công ty lại như vậy.

Nếu một công ty chọn tìm hiểu sâu hơn nữa, họ có thể tạo ra các KPIs cấp dự án hoặc cấp bộ phận phụ. Các KPIs này thường được ban quản lý yêu cầu riêng vì để có được chúng các bộ phận cần xây dựng thêm và thường không có sẵn. Ví dụ: ban giám đốc có thể muốn đặt những câu hỏi rất cụ thể cho nhóm kiểm soát về việc triển khai sản phẩm tiềm năng nào đó trong kinh doanh.

7. Các bước xây dựng KPI

Với việc các công ty dường như thu thập nhiều dữ liệu hơn mỗi ngày, việc phân loại thông tin và xác định KPIs nào hữu ích và có tác động nhất đối với việc ra quyết định có thể trở nên quá tải. Khi bắt đầu quá trình tập hợp các bảng báo cáo hoặc các KPIs lại với nhau, hãy xem xét các bước sau để có hiệu quả tốt nhất.

Bước 1: Thảo luận về mục tiêu và ý định với các bộ phận quản lý đang lập các chỉ số KPIs. KPIs chỉ hữu ích khi người trực tiếp quản lý tạo ra chúng. Trước khi tổng hợp bất kỳ báo cáo KPI nào, hãy hiểu những gì bạn hoặc các bộ phận quản lý trong doanh nghiệp của bạn đang cố gắng có được.

Bước 2: Dự thảo các yêu cầu về KPIs phù hợp. KPIs nên có giới hạn và gắn với các chỉ số: cụ thể (S), có thể đo lường (M), đạt được (A), thực tế (R), có thời hạn (T). Các chỉ số gộp lại gọi tắt là SMART. KPIs mơ hồ, khó xác định hoặc không thực tế có giá trị rất ít hoặc vô giá trị; thay vào đó, hãy tập trung vào những KPIs đảm bảo được theo SMART.

Bước 3: Đảm bảo việc xây dựng KPIs có khả năng thích nghi. Khi bạn tổng hợp các báo cáo KPIs, hãy chuẩn bị cho việc có vấn đề trong kinh doanh nào đó mới xuất hiện và cần chú ý hơn nữa đến các lĩnh vực khác có bổ sung thêm KPIs mới. Khi nhu cầu của doanh nghiệp và khách hàng thay đổi, KPIs cũng phải thích ứng với một số con số, chỉ số và mục tiêu nhất định thay đổi phù hợp với sự phát triển của hoạt động liên quan.

Bước 4: Tránh làm người dùng choáng ngợp với quá nhiều chỉ số KPIs. Tại một thời điểm nhất định, KPIs bắt đầu trở nên khó hiểu và có thể trở nên khó khăn hơn để xác định số liệu nào thực sự quan trọng hơn để xem xét.

8. Ưu điểm của KPI

Một công ty có thể muốn phân tích KPIs vì một số lý do. KPIs giúp thông báo cho ban quản lý các vấn đề cụ thể; đó là phương pháp tiếp cận theo hướng dữ liệu cung cấp thông tin định lượng hữu ích trong việc lập kế hoạch chiến lược và đảm bảo hoạt động tốt hơn.

Ưu điểm

Thông báo cho ban quản lý về cách một công ty đang hoạt động theo vô số cách

Giúp nhân viên chịu trách nhiệm về hành động của họ

Có thể thúc đẩy những nhân viên cảm thấy được thử thách theo cách tích cực để đạt được mục tiêu

Cho phép một công ty thiết lập các mục tiêu và đo lường tiến độ đạt được các mục tiêu đó

KPIs giúp nhân viên có trách nhiệm hơn. Thay vì dựa trên cảm giác hoặc cảm xúc, KPIs có ý nghĩa về mặt thống kê và từ đó tránh được sự phân biệt đối xử giữa các nhân viên. Khi được sử dụng một cách thích hợp, KPIs có thể giúp khuyến khích nhân viên theo cách quản lý muốn vì nhân viên có thể nhận ra các kết quả công việc của họ đang được theo dõi chặt chẽ.

KPIs cũng là nhịp cầu kết nối các hoạt động và mục tiêu kinh doanh thực tế. Một công ty có thể đặt ra các mục tiêu nhưng không có khả năng theo dõi tiến độ hướng tới các mục tiêu đó, thì sẽ có rất ít hoặc không có mục đích trong các kế hoạch đó. Thay vào đó, KPIs cho phép các công ty thiết lập các mục tiêu, sau đó theo dõi tiến độ thực hiện các mục tiêu đó.

9. Hạn chế của KPI

Có một số nhược điểm cần xem xét khi làm việc với KPIs. Cần có một khoảng thời gian dài để KPIs cung cấp dữ liệu có ý nghĩa đủ để sử dụng. Ví dụ, một công ty có thể cần thu thập dữ liệu hàng năm về mức độ hài lòng từ nhân viên trong nhiều năm để hiểu rõ hơn về xu hướng này.

Nhược điểm

Cần thời gian dài để thu thập dữ liệu và đánh giá, tổng hợp, so sánh

Yêu cầu giám sát liên tục để đảm bảo tính chính xác và hợp lý của dữ liệu

Có thể khuyến khích các nhà quản lý chỉ tập trung vào KPIs cụ thể nào đó thay vì chiến lược rộng hơn tránh gây ra sự khó hiểu

Có thể làm nản lòng nhân viên nếu mục tiêu KPIs không hợp lý

KPIs đòi hỏi phải theo dõi liên tục và theo dõi chặt chẽ mới trở nên hữu ích. Ngoài ra, các KPIs không được theo dõi liên tục về độ chính xác và hợp lý sẽ không khuyến khích việc ra quyết định có lợi.

KPIs mở ra khả năng cho các nhà quản lý "lợi dụng" KPIs. Thay vì tập trung vào việc thực sự cải thiện quy trình hoặc kết quả, các nhà quản lý có thể cảm thấy được khuyến khích chỉ tập trung vào việc cải thiện KPIs gắn liền với khoản tiền thưởng về hiệu suất. Ngoài ra, chất lượng có thể giảm nếu các nhà quản lý quá tập trung vào các KPIs năng suất và nhân viên có thể cảm thấy bị thúc ép quá mức để đáp ứng các phép đo KPIs cụ thể.

Cùng xem ý nghĩa của KPIs để áp dụng cho đúng

10. Làm thế nào để đo lường KPI?

Nó phụ thuộc vào KPIs thực tế cần được đo lường. Nói chung, các doanh nghiệp đo lường và theo dõi KPIs thông qua phần mềm phân tích kinh doanh và các công cụ báo cáo. Điều này bao gồm mọi thứ từ việc thu thập dữ liệu thông qua các nguồn đáng tin cậy, lưu trữ thông tin an toàn, làm sạch dữ liệu để chuẩn hóa cho phân tích và xử lý số thực tế. Cuối cùng, KPIs thường được báo cáo bằng phần mềm trực quan hóa hoặc báo cáo tổng hợp.

11. Thế nào là một KPI tốt?

Một KPIs tốt cung cấp thông tin khách quan và rõ ràng về tiến trình hướng tới mục tiêu cuối cùng. Nó theo dõi và đo lường các yếu tố như hiệu quả, chất lượng, tiến độ và hiệu suất đồng thời cung cấp cách đo lường hiệu suất theo thời gian. Mục tiêu cuối cùng của KPIs là giúp cấp quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt hơn. Việc lựa chọn đúng loại, mức độ chi tiết phù hợp, cách thu thập dữ liệu dễ dàng, theo dõi được trong thời gian dài là một số yếu tố cần quan tâm khi xây dựng KPIs để phục vụ công việc.

Nguồn: https://www.investopedia.com/terms/k/kpi.asp

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội