Quản lý dự án xây dựng là gì? Vai trò của quản lý dự án trong xây dựng như thế nào?

10/04/2022
Posted by: admin
Category: Tin nhanh

Quản lý dự án xây dựng là gì? Vai trò của quản lý dự án trong xây dựng như thế nào?

Khi hàng triệu người đang ở trong một dự án xây dựng, việc tránh những sai lầm tốn kém trở thành ưu tiên số một. Bị ràng buộc bởi các thông số thời gian nghiêm ngặt và hạn chế tài chính, bạn phải tính đến từng chi tiết và dự phòng. Quản lý dự án xây dựng giúp bạn thực hiện điều này, cho dù bạn đang xây dựng nhà máy lọc dầu và khí đốt, xây dựng nhà máy điện hay làm việc trên cơ sở hạ tầng hiện đại. Từ lập kế hoạch và thiết kế, đến quản lý nguồn lực, phân bổ ngân sách và hơn thế nữa, quản lý dự án xây dựng giúp bạn duy trì toàn bộ quá trình xây dựng hiệu quả và đi đúng hướng.

Trong một dự án xây dựng bao gồm rất nhiều hạng mục bạn cần phải nắm rõ như quản lý tiến độ, hồ sơ pháp lý, hồ sơ chất lượng, phương pháp quản lý, đề cương dự án đầu tư xây dựng công trình, vai trò của quản lý trong xây dựng.... Tất cả điều này làm nên một dự án xây dựng hoàn chỉnh. Nhưng điểm quan trọng không thể thiếu đó là chính bạn cần hiểu quản lý dự án xây dựng là gì? Vai trò của quản lý dự án trong xây dựng như thế nào? Để nắm rõ hơn chúng ta hãy cùng tham khảo trong bài viết dưới đây nhé!

Quản lý dự án xây dựng là gì?

1. Quản lý dự án xây dựng là gì?

1.1. Định nghĩa xây dựng và quản lý dự án xây dựng

Xây dựng là hoạt động lắp đặt, lắp ráp các thiết bị, vật liệu của dự án tại công trường theo đúng bản vẽ, quy trình và quy cách xây dựng đã được phê duyệt. Việc xây dựng đòi hỏi một số lượng lớn lao động xây dựng lành nghề và thiết bị xây dựng cho đến khi công trình được hoàn thiện về mặt cơ khí (M / C: Mechanical Completion). Sau khi các hoạt động xây dựng hoàn thành, công trình được bàn giao cho nhóm vận hành với đầy đủ hồ sơ theo quy định. Công việc xây dựng tuân thủ luật pháp và quy định của địa phương, đặc biệt là luật lao động địa phương, môi trường và các yêu cầu về an toàn.

Quản lý dự án xây dựng liên quan đến việc chỉ đạo và tổ chức từng phần của vòng đời dự án, từ khi lên ý tưởng đến khi hoàn thành. Đó là một phương pháp tổng thể với mục tiêu cung cấp các dự án đúng thời hạn và dưới ngân sách. Quản lý dự án xây dựng là một ngành phức tạp đòi hỏi phải giải quyết nhiều mối quan tâm quan trọng, bao gồm kiểm soát chi phí, lập kế hoạch, mua sắm và đánh giá rủi ro. Người quản lý dự án tương tác với tất cả các thành viên trong nhóm tham gia vào một dự án xây dựng, từ kiến trúc sư, chủ sở hữu đến nhà thầu.

Xem thêm: Quản lý dự án là gì? Cơ hội nghề nghiệp của quản lý dự án?

1.2. Các giai đoạn của quản lý dự án xây dựng

Hiểu được năm giai đoạn chính của các dự án xây dựng là điều cần thiết để quản lý thành công chúng.
a. Đánh giá lựa chọn dự án
Xác định xem có nên theo đuổi một dự án hay không là phần đầu tiên và quan trọng nhất của quá trình xây dựng. Việc tạm dừng các dự án sau khi chúng đã bắt đầu rất tốn kém và càng tiến xa hơn, những tổn thất có thể xảy ra càng lớn. Các nghiên cứu khả thi, lập ngân sách vốn, danh sách ủng hộ và đóng góp ý kiến rộng rãi từ các bên liên quan là những yếu tố chính của giai đoạn này. Bạn có thể sử dụng các phương pháp này và các phương pháp khác để trả lời các câu hỏi chính về dự án:

Nó có mang lại ROI dương không?
Các rủi ro liên quan có quản lý được không?
Nó có phù hợp với danh mục đầu tư của công ty bạn không?

Để trả lời những câu hỏi này và các câu hỏi có liên quan khác, hãy sử dụng kết hợp thông tin chi tiết từ phân tích dữ liệu mạnh mẽ và phản hồi từ các bên liên quan chính trong nhóm của bạn. Các phân tích cung cấp cho những người ra quyết định góc nhìn khách quan về dự án được đề xuất, trong khi ý kiến đóng góp trên phạm vi rộng từ các thành viên trong nhóm có thể giúp xác định các vấn đề rủi ro tiềm ẩn có thể không được chú ý.
Xem thêm: Đề án kinh doanh (Business Case) trong dự án là gì?

b. Thiết kế
Khi bạn đã quyết định đầu tư một dự án, đã đến lúc sự sáng tạo bắt đầu làm việc. Giai đoạn thiết kế bao gồm việc phát triển mọi thứ từ khái niệm cơ bản của dự án đến các bản thiết kế chi tiết cho thấy thiết kế cuối cùng. Thiết kế của bạn sẽ phát triển từ bản phác thảo ban đầu đến bản vẽ hoàn thiện và thông số kỹ thuật, nhưng mỗi lần lặp lại phải đáp ứng các yêu cầu của dự án trong khi vẫn lưu ý đến tiến trình và chi phí trong tầm kiểm soát. Sau khi thiết kế được hoàn thiện và phê duyệt, đã đến lúc chuyển sang giai đoạn tiền xây dựng.

c. Lập kế hoạch Xây dựng
Lập kế hoạch xây dựng bao gồm việc tạo ra một lộ trình sẽ hướng dẫn bạn trong suốt quá trình xây dựng. Đó là về việc xây dựng một kế hoạch cho dự án để cho mọi người thấy họ cần phải làm gì, khi nào họ cần làm, cách họ nên hoàn thành và chi phí phải trả. Nếu tất cả các bên tuân thủ kế hoạch và thực hiện vai trò của mình một cách hoàn hảo, họ sẽ bàn giao dự án đúng thời hạn, tiêu chuẩn chất lượng cao và trong phạm vi ngân sách.

Kế hoạch xây dựng lại bao gồm một loạt các nhiệm vụ quan trọng. Dưới đây là một số điều quan trọng nhất:

Xác định và phân bổ tài nguyên.
Thiết lập ngân sách nhỏ.
Tạo các mốc thời gian và thời hạn.
Phân phối nhiệm vụ.
Lập bản đồ công việc và hoạt động thông qua cấu trúc phân tích công việc (WBS), cấu trúc phân tích tổ chức (OBS) và các công cụ khác.

Đánh giá rủi ro và lập kế hoạch dự phòng cũng là một phần chính của lập kế hoạch xây dựng. Mọi thứ hiếm khi diễn ra đúng như kế hoạch trong một dự án xây dựng - thường là do các yếu tố nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn - vì vậy, các nhà quản lý dự án và các bên liên quan phải chuẩn bị cho những điều sắp xảy ra. Bạn càng chủ động, bạn càng mất ít thời gian, tiền bạc và nguồn lực khi cố gắng trở lại đúng hướng nếu và khi xảy ra trục trặc.

Vai trò của quản lý dự án xây dựng là gì?

Xem thêm: Lập kế hoạch nhân sự cho dự án

d. Mua sắm
Mua sắm bao gồm tìm nguồn cung ứng, mua và vận chuyển các vật liệu và dịch vụ bạn cần để hoàn thành một dự án. Các nhà quản lý chuỗi cung ứng và mua sắm nên cung cấp thông tin đầu vào trong giai đoạn lập kế hoạch để giữ mức chi phí vượt mức ngoài dự kiến ở mức tối thiểu trong giai đoạn này. Mặc dù vậy, một số biến động là không thể tránh khỏi, vì giá cả có thể thay đổi trên thị trường. Bạn nên tính đến rủi ro này trong phạm vi có thể thông qua việc lập kế hoạch xây dựng.

Có những lợi ích và hạn chế đối với việc tìm nguồn cung ứng nguyên liệu từ các thị trường địa phương, khu vực hoặc toàn cầu. Việc mua sắm tại địa phương có thể mất ít thời gian hơn, nhưng có thể tốn kém chi phí lớn hơn, trong khi các nguyên vật liệu ít tốn kém hơn được vận chuyển trên quãng đường dài có thể bị chậm trễ và gián đoạn chuỗi cung ứng nhiều hơn. Tham gia nghiên cứu kỹ lưỡng để bạn có thể chọn các tùy chọn phù hợp để đáp ứng các yêu cầu ngân sách và luôn đúng tiến độ.

Lựa chọn thời điểm thực hiện mua sắm là một quyết định quan trọng khác. Thay vì hoàn thành việc mua sắm trước khi dự án xây dựng bắt đầu, bạn có thể có được các nguồn lực cần thiết khi dự án tiến triển để đáp ứng các yêu cầu đang phát triển. Mặc dù chiến lược này cung cấp thêm tính linh hoạt, giảm chi phí kho bãi và duy trì tính thanh khoản, nhưng nó có nguy cơ giao hàng chậm trễ hoặc thiếu hàng có thể làm chậm toàn bộ dự án. Nó cũng cho bạn thấy khả năng tăng giá. Dù bạn chọn cách tiếp cận nào, hãy cố gắng điều chỉnh đơn đặt hàng với kế hoạch xây dựng của bạn và chuẩn bị sẵn các khoản dự phòng để bảo toàn ngân sách và tiến độ dự án của bạn khi hoàn cảnh thay đổi.

e. Xây dựng
Bạn đã lập kế hoạch của mình, mọi người đều biết công việc của họ là gì và bạn có các nguồn lực cần thiết để bắt đầu. Bây giờ việc xây dựng có thể bắt đầu. Tất cả sự chuẩn bị và lập kế hoạch của bạn sẽ được thực hiện trong giai đoạn này, giúp quá trình xây dựng diễn ra suôn sẻ và kết thúc thành công. Tất nhiên, ngay cả những kế hoạch kỹ lưỡng nhất cũng không thể lường trước được mọi trục trặc trong quá trình thực hiện, vì vậy việc theo dõi và đánh giá tiến độ thường xuyên trong giai đoạn này là rất quan trọng để luôn đi đúng hướng.

Khi bạn phải thực hiện các điều chỉnh do hoàn cảnh hoặc mục tiêu mới, quản lý thay đổi sẽ phát huy tác dụng. Người quản lý dự án phải thích ứng khi cần thiết trong khi vẫn nằm trong các thông số của kế hoạch của dự án. Tìm kiếm một giải pháp quản lý thay đổi có thể giúp phân tích tác động của những thay đổi và giảm thiểu tác động của chúng đến dự án.

2. Vai trò của người quản lý dự án trong xây dựng

Vai trò của quản lý dự án trong xây dựng rất quan trọng ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng và tiến độ thực hiện dự án xây dựng. Dưới đây là một số những vai trò cơ bản của quản lý dự án xây dựng:

2.1. Lập kế hoạch

Người quản lý xây dựng cần đảm bảo rằng tất cả các công việc được thực hiện đúng thời gian và trong ngân sách dự kiến. Họ cũng cần đảm bảo rằng dự án xây dựng tuân thủ các quy tắc xây dựng hiện hành cũng như bất kỳ yêu cầu pháp lý hoặc quy định nào khác. Người quản lý dự án xây dựng phải lập kế hoạch cẩn thận cho từng giai đoạn của dự án để đảm bảo hoàn thành thành công. Họ phát triển các kế hoạch dự án chi tiết và có thể sử dụng những kế hoạch này như một tiêu chuẩn để theo dõi tiến độ tổng thể.

Lập kế hoạch dự án xây dựng là một trong những nhiệm vụ chính của người quản lý dự án xây dựng. Họ phải phát triển một kế hoạch dự án toàn diện, theo dõi tiến độ của kế hoạch này và giao tiếp hiệu quả kế hoạch với nhân viên và khách hàng. Nếu không có một kế hoạch hành động chi tiết, dự án sẽ không được hoàn thành một cách hiệu quả và do đó có thể bị chậm trễ và các vấn đề về ngân sách.

Trong bất kỳ công việc nào, việc tạo và tuân theo một kế hoạch giúp hoàn thành dự án dễ dàng hơn và giảm lượng thời gian lãng phí. Người quản lý xây dựng càng giỏi lập kế hoạch dự án thì việc phân phối dự án xây dựng sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.

Quản lý dự án xây dựng là gì? Phương pháp quản lý dự án xây dựng - Ảnh 1
Nhiệm vụ của người quản lý dự án xây dựng

2.2. Tạo các mốc kiểm tra

Tạo mốc kiểm tra là một phần thiết yếu của nhiệm vụ quản lý dự án xây dựng và rất giống với việc lập kế hoạch cho một dự án xây dựng. Mốc kiểm tra là các điểm kiểm tra trong quá trình xây dựng dự án được sử dụng để đánh giá và xác định tình trạng của dự án. Việc đo mốc kiểm tra là rất quan trọng đối với người quản lý dự án xây dựng để luôn nhận thức được tình trạng và tiến độ của dự án.

Mốc kiểm tra rất hữu ích để đo lường hiệu suất của dự án trong suốt vòng đời của dự án. Chúng được sử dụng để ước tính tiến trình, ngân sách và hiệu quả của tiến độ dự án. Nếu không có mốc kiểm tra, người quản lý dự án xây dựng có thể khó hiểu chính xác vị trí chính xác của dự án hiện tại ở đâu và tiến độ phân bổ ngân sách như thế nào.

2.3. Quản lý thời gian

Một nhà quản lý dự án xây dựng thành công cũng là người có kỹ năng quản lý thời gian. Để một dự án được giao đúng thời hạn, người quản lý dự án phải có khả năng thiết lập một mốc thời gian thực tế và luôn đáp ứng các tiêu chuẩn trong đó.

Người quản lý dự án phải có khả năng ước tính thời gian của từng bước của dự án để ngăn chặn sự chậm trễ do lỗi của con người. Họ phải phát triển, duy trì, đánh giá và điều chỉnh lại lịch trình khi cần thiết để đảm bảo việc giao dự án cuối cùng được thực hiện kịp thời. Sử dụng ứng dụng thời gian có thể giúp người quản lý dự án xây dựng dễ dàng quản lý thời gian hơn.
Xem thêm: Thông tin về Phát triển tiến độ dự án (Project Schedule Development)

2.4. Quản lý rủi ro

Một vai trò chính khác của người quản lý dự án xây dựng là thực hiện quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro bao gồm việc xác định và ứng phó với các vấn đề tiềm ẩn trong suốt vòng đời của dự án để giảm thiểu các tác động tiêu cực tiềm ẩn và giúp đảm bảo an toàn cho người lao động. Quản lý rủi ro nội bộ có thể bao gồm các vấn đề như cam kết lập lịch trình không thực tế và thiết kế quy hoạch kém, trong khi quản lý rủi ro bên ngoài thường giải quyết các yêu cầu quy định không lường trước được và các thảm họa tự nhiên như bão hoặc động đất.

Nhiều nhà quản lý dự án xây dựng tạo ra một kế hoạch dự phòng để có một cách tiếp cận chủ động để quản lý rủi ro hơn là một kế hoạch phản ứng. Họ cũng giám sát công nhân của mình và hỗ trợ khi cần thiết, đồng thời chịu trách nhiệm đảm bảo rằng dự án tuân thủ các tiêu chuẩn về sức khỏe và an toàn và phải báo cáo các vấn đề khi chúng xảy ra. Người quản lý dự án kết hợp quản lý rủi ro trong kế hoạch tổng thể của họ thường hiệu quả hơn và có thể thực hiện dự án trong phạm vi các thông số kỹ thuật đã đặt ra.
Xem thêm: Tìm hiểu về quản trị rủi ro trong quản lý dự án

Quản lý dự án xây dựng là gì? Phương pháp quản lý dự án xây dựng - Ảnh 3

Vai trò của quản lý dự án xây dựng

2.5. Phân phối nguồn lực dự án

Mọi dự án xây dựng đều đòi hỏi kỹ năng mua sắm và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả. Một trong những nhiệm vụ của người quản lý dự án xây dựng là phân bổ các nguồn lực này và đảm bảo rằng không có sự thiếu hụt. Một người quản lý dự án xây dựng phải hiểu những vật liệu cần thiết và đảm bảo rằng có đủ để hoàn thành công việc.

Người quản lý dự án phải có khả năng quản lý bất kỳ thay đổi nào được thực hiện đối với phạm vi dự án và điều chỉnh kế hoạch tổng thể để thích ứng với những thay đổi này. Những thay đổi này thường xuất phát từ những trường hợp không lường trước được và đòi hỏi người quản lý dự án phải phân phối lại các nguồn lực của dự án một cách hiệu quả.

Một nhà quản lý dự án xây dựng không đảm bảo chính xác sự sẵn có và phân bổ nguồn lực có thể gây ra sự chậm trễ tổng thể của dự án. Trong khi sự chậm trễ đôi khi là không thể tránh khỏi, sự chậm trễ do các nhà quản lý dự án xây dựng ra quyết định kém có thể làm tổn hại đến ngân sách và lãng phí nguồn lực của công ty. Có thể phân phối hiệu quả các nguồn lực giúp các nhà quản lý dự án xây dựng tránh được những vấn đề như vậy và giúp đảm bảo sự phát triển thành công của dự án.

2.6. Quản lý Ngân sách

Một dự án xây dựng không thể bắt đầu nếu không có ngân sách thích hợp. Một nhiệm vụ chính khác của người quản lý dự án xây dựng là quản lý kế hoạch tài chính và đánh giá nhất quán ngân sách dự án. Để tránh vượt quá ngân sách của dự án, người quản lý dự án phải liên tục theo dõi chi tiêu và dự báo những thay đổi đối với ngân sách. Họ phải thông báo cho nhóm của mình về các dự báo, theo dõi ngân sách và chuẩn bị cho các chi phí ngoài kế hoạch. Người quản lý dự án xây dựng càng chuẩn bị kỹ càng thì họ càng ít vấn đề phải lo lắng.

2.7. Quản lý và Giao tiếp với Nhân viên

Tuyển dụng và quản lý nhân viên là một phần quan trọng của trách nhiệm quản lý dự án xây dựng. Họ không thể mong đợi người lao động của mình biết phải làm gì nếu không có sự giao tiếp rõ ràng và ngắn gọn. Một người quản lý dự án xây dựng thành công có thể ủy thác các nhiệm vụ dự án cho nhân viên dựa trên bộ kỹ năng cá nhân và mục tiêu tổng thể của dự án.

Người quản lý dự án cần thông báo nhất quán cho nhân viên về các chi tiết của dự án và đánh giá hiệu quả của kế hoạch dự án với nhân viên. Để một dự án được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi, cần có sự giao tiếp hiệu quả giữa công nhân và người quản lý dự án.

Nếu người quản lý dự án không thể giao tiếp hiệu quả với nhân viên, dự án có thể có các mục tiêu không rõ ràng, phân bổ nguồn lực không hiệu quả và chất lượng sản phẩm kém. Một người quản lý dự án giỏi có thể thúc đẩy và chỉ đạo nhóm của họ để đảm bảo việc thực hiện một dự án thành công.
Xem thêm: 7 kỹ năng cần có của người quản lý dự án

2.8. Quản lý mối quan hệ với các bên liên quan chính

Trong khi thông tin liên lạc nội bộ giữa người lao động và người quản lý dự án là cần thiết, thông tin liên lạc bên ngoài với các bên liên quan chính cũng rất quan trọng. Trách nhiệm của người quản lý dự án xây dựng cũng liên quan đến việc thông báo về tiến độ và sức khỏe của dự án với các bên liên quan và khách hàng chính.

Bằng cách phối hợp các nguồn lực nội bộ với các nhà cung cấp bên ngoài, người quản lý dự án có thể giúp thực hiện một dự án hiệu quả hơn. Họ cũng phải duy trì mối quan hệ với các nguồn của bên thứ ba, chẳng hạn như các nhà thầu phụ, để đảm bảo rằng họ có sẵn các nguồn lực để hoàn thành một dự án.

Hi vọng với những chia sẻ hữu ích ở bài viết trên đây sẽ giúp cho các bạn nắm được quản lý dự án xây dựng là gì và những thông tin cần phải nắm rõ trong quá trình quản lý dự án xây dựng đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ thực hiện dự án.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội