Project closing là gì? Kết thúc dự án là gì và những thông tin liên quan

12/08/2020
Posted by: Admin
Category: Tin nhanh

Project closing là gì? Kết thúc dự án là gì và những thông tin liên quan

Nhiều quản lý dưj án bỏ qua nhóm quy trình kết thúc dự án. Đối với họ, việc triển khai dự án thành công được xác định bằng việc hoàn thành các công việc được giao theo các mục tiêu về thời gian và chi phí. Họ coi việc kết thúc dự án là một công việc không cần thiết, công việc được thực hiện để đáp ứng các yêu cầu của tổ chức và trong nhiều trường hợp là rất ít ý nghĩa, nếu có.

Những quản lý dự án này ít biết rằng Nhóm Quy trình Kết thúc Dự án cũng có tác động và quan trọng như Nhóm Quy trình Khởi động, Lập kế hoạch, Thực thi và Giám sát và Kiểm soát. Như được giải thích thêm trong bài viết này, tác động của việc kết thúc dự án có thể rất rộng rãi, đối với cả dự án và tổ chức. Việc không tiến hành đánh giá toàn diện dự án mà kết thúc có thể có khả năng (a) đặt tổ chức vào một lượng rủi ro đáng kể, (b) ngăn tổ chức nhận ra những lợi ích dự kiến từ các sản phẩm của dự án, (c) dẫn đến tổn thất đáng kể cho tổ chức , và (d) làm suy yếu uy tín của người quản lý dự án và nhóm quản lý dự án.

Kết thúc dự án cũng quan trọng như khi bắt đầu dự án

1. Kết thúc dự án là gì?

Theo Hướng dẫn trong tài liệu Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK®) - “Nhóm Quy trình Kết thúc Dự án bao gồm các quy trình được thực hiện để kết thúc tất cả các hoạt động trên tất cả các Nhóm Quy trình Quản lý Dự án để chính thức hoàn thành dự án, giai đoạn hoặc nghĩa vụ hợp đồng. Nhóm quy trình này, khi hoàn thành, xác minh rằng các quy trình được hoàn thành trong tất cả các Nhóm quy trình để kết thúc dự án, nếu thích hợp, và chính thức xác nhận rằng dự án hoặc giai đoạn dự án đã hoàn thành ”.

Nói cách khác, Kết thúc dự án là sự kết hợp của những điều sau đây khi được áp dụng cho một dự án:

Đảm bảo rằng tất cả công việc đã được hoàn thành,
Đảm bảo rằng tất cả các quy trình quản lý dự án đã được thực hiện, và
Công nhận chính thức về việc hoàn thành một dự án — mọi người đều đồng ý rằng nó đã hoàn thành.
Đảm bảo rằng tất cả các công việc cần thiết đã được hoàn thành.
Nhận được sự chấp thuận của nhà tài trợ của dự án và khách hàng (cho dù nội bộ hay bên ngoài) đối với công việc đã hoàn thành.
Rà soát xem tất cả các quy trình quản trị tổ chức đã được thực hiện hay chưa.
Đánh giá xem các quy trình quản lý dự án cần thiết đã được áp dụng hay chưa.
Kết thúc bất kỳ và tất cả các công tác mua sắm, xem xét rằng tất cả các công việc trong hợp đồng đã được hoàn thành và cả hai bên đã hoàn thành nghĩa vụ hợp đồng đối với nhau.
Chính thức công nhận việc hoàn thành dự án và chuyển sang hoạt động của dự án khác.
Xác nhận rằng dự án đạt được các lợi ích được xác định trong đề án kinh doanh ban đầu.
Ghi lại bài học kinh nghiệm: Điều gì đã làm tốt và cần được ghi lại để có thể lặp lại trong tương lai? Điều gì có thể đã được thực hiện tốt hơn? Và nếu vậy, làm thế nào nó có thể được thực hiện tốt hơn?
Giải phóng các nguồn lực của dự án để thực hiện các dự án khác và đảm nhận các nhiệm vụ khác theo yêu cầu trong tổ chức.
Chuyển giao dự án cho khách hàng theo cách thức đảm bảo hoạt động thông suốt và hỗ trợ liền mạch.

Kết thúc dự án thực hiện rất nhiều công việc có ý nghĩa cho tổ chức

2. Tại sao việc kết thúc dự án lại quan trọng?

Cũng giống như bất kỳ quy trình quản lý dự án nào khác (Khởi động, Lập kế hoạch, Thực hiện, Giám sát và Kiểm soát), Kết thúc Dự án phục vụ một mục đích quan trọng cho tổ chức và giúp tổ chức tránh được các tình huống bất lợi.

3. Những thiệt hại nào có thể xảy nếu không thực hiện đúng kết thúc dự án?

Nếu một dự án không được kết thúc đúng cách, nhóm quản lý dự án và những nỗ lực, thời gian và uy tín của nhóm dự án có thể bị nhìn nhận một cách tiêu cực về những vấn đề không phải do lỗi hoặc trách nhiệm của họ. Dưới đây là một số ví dụ về thời điểm những sự cố như vậy có thể xảy ra và cách chúng có thể dễ dàng tránh được.

3.1. Dự án không bao giờ kết thúc

Nhiều tổ chức đã thực hiện các dự án mà mặc dù đã hoàn thành tất cả các nghĩa vụ về phạm vi và chất lượng công việc của mình, nhưng phần còn lại của tổ chức vẫn tiếp tục coi là dự án. Trong trường hợp này, tổ chức không phân biệt trách nhiệm duy trì và vận hành các sản phẩm được giao của dự án bởi các bộ phận khác, mà là tiếp tục để nhóm quản lý dự án chịu trách nhiệm về các hoạt động đó.

Do đó, những người có các kỹ năng, công cụ, phương tiện và khả năng cần thiết để “vận hành và duy trì” một dự án có thể thực hiện được sẽ không được giao nhiệm vụ làm như vậy, và thay vào đó, những người không có kỹ năng, công cụ, phương tiện và năng lực đó (nhóm quản lý dự án) được yêu cầu vận hành và duy trì thiết bị có thể phân phối. Đây là sự giảm nhẹ hoặc làm loãng kỹ năng của một nhóm quản lý dự án. Nhóm dự án thường có các kỹ năng, công cụ, phương tiện và khả năng để “phát triển” các sản phẩm được phân phối của dự án, nhưng không nhất thiết phải duy trì và vận hành các sản phẩm đó. Do đó, nhóm dự án thực hiện rất tốt công việc trước đó và sẽ không hoàn thành công việc sau này.

Để làm rõ thêm tình huống này, hãy xem xét rằng bạn đã mua một máy tính mới; tuy nhiên, nhân viên tại cửa hàng hoặc tại trung tâm chăm sóc khách hàng của nhà sản xuất không có khả năng hỗ trợ các yêu cầu của bạn. Họ chuyển yêu cầu của bạn đến nhóm phát triển máy tính. Mặc dù họ có khả năng thiết kế và sản xuất phần cứng tiên tiến, nhưng họ không có khả năng khắc phục sự cố trình phần mềm cụ thể.

Hạn chế khác là các nguồn lực cần thiết để quản lý dự án sẽ bị tiêu hao vào các hoạt động sau khi kết thúc dự án, hạn chế khả năng sẵn có và khả năng quản lý các dự án mới của tổ chức và do đó hạn chế năng lực của tổ chức trong việc đáp ứng các mục tiêu chiến lược.

3.2. Sản phẩm thiếu hoàn chỉnh

Một hậu quả khác của việc kết thúc dự án không đầy đủ là thiếu bàn giao hoặc chuyển giao dự án không đúng cách cho hoạt động kinh doanh (hoặc hoạt động) khai thác. Khi sản phẩm dự án được tạo ra, các bên liên quan đến việc vận hành và bảo trì sản phẩm đó cần được đào tạo, nhận thức và có công cụ thích hợp để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả khi dự án kết thúc. Họ cũng cần hiểu — và cam kết — với trách nhiệm mới của họ. Số lượng các tổ chức không tiến hành quy trình đào tạo, bàn giao sản phẩm cho bộ phận bảo trì này một cách đầy đủ, toàn diện và kịp thời là rất đáng báo động.

Để hiểu rõ hơn về ví dụ này, hãy xem có bao nhiêu công ty trong quá khứ đã sản xuất các sản phẩm xuất sắc chỉ để rồi phải đối mặt với sự sụp đổ do không có khả năng cung cấp đầy đủ các dịch vụ sau bán hàng và hoặc hỗ trợ cho các sản phẩm của họ? Hãy tưởng tượng mua một máy tính mới hoạt động hoàn hảo cho đến khi không tìm thấy bất kỳ ai có khả năng sửa chữa nó khi nó bị hỏng?

3.3. Kết thúc dự án đúng sẽ tạo ra các bài học kinh nghiệm vô cùng giá trị

Bởi vì các dự án được xây dựng theo tiến độ, các nhóm quản lý dự án không được tiếp xúc với toàn bộ dự án cho đến khi nó được hoàn thành. Trải nghiệm mang lại cho nhóm dự án nhiều kiến thức, mà nếu không được ghi lại có thể bị mất. Việc ghi lại các bài học kinh nghiệm — một thành phần quan trọng của việc kết thúc dự án — cho phép tổ chức ghi lại, duy trì và sử dụng lại các bài học kinh nghiệm cho các dự án trong tương lai.

Một số tổ chức có các dự án lặp đi lặp lại. Ví dụ: các dự án được thực hiện mỗi năm một lần cho mục đích bảo trì hoặc tuân thủ, hoặc các dự án rất giống nhau, như trong trường hợp của một công ty xây dựng trang web hoặc xây nhà để bán. Bằng cách có một quy trình rút kinh nghiệm lặp đi lặp lại, các tổ chức này sẽ có thể nắm bắt và học hỏi từ kinh nghiệm của chính họ và tạo ra các quy trình quản lý dự án hiệu quả hơn, nhằm giảm thiểu thời gian và chi phí để phát triển sản phẩm mới.

3.4. Cách kết thúc dự án đúng giúp nâng tầm sự nghiệp nhà quản lý dự án

Cũng như bất kỳ chuyên gia nào, người quản lý dự án cần (1) thiết lập sự đồng thuận rằng công việc của họ là hiệu quả và hoàn thành, (2) tránh các tình huống bất lợi cho tổ chức, và (3) học hỏi kinh nghiệm của họ. Cả ba đều có thể đạt được thông qua việc kết thúc dự án toàn diện. Người quản lý dự án không tiến hành kết thúc dự án kỹ lưỡng có thể khiến tổ chức phải chịu trách nhiệm về việc tuân thủ, hoặc chịu trách nhiệm với bên thứ ba về việc thanh toán, hoặc thậm chí khắc họa hình ảnh của sự kém cỏi vì dự án dường như không bao giờ kết thúc. Một thành tựu quan trọng khác đối với các nhà quản lý dự án thông qua việc kết thúc dự án toàn diện là đảm bảo chuyển đổi đầy đủ các sản phẩm của dự án sang hoạt động kinh doanh.

3.5. Việc kết thúc dự án kém có thể tạo ra trách nhiệm cho tổ chức?

Như đã đề cập ở trên, một dự án không được kết thúc đúng cách có thể khiến tổ chức phải chịu trách nhiệm với các bên bên ngoài về việc thanh toán không đầy đủ theo hợp đồng, chịu trách nhiệm với khách hàng về phạm vi không đầy đủ hoặc chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý về các thông lệ và / hoặc sản phẩm không tuân thủ.

4. Khi nào là thời điểm đúng để kết thúc dự án?

Nhiều quản lý tiến hành kết thúc dự án khi dự án kết thúc, hoặc một số lần trong suốt thời gian của dự án, và những người khác thì không bao giờ. Trước khi trả lời câu hỏi khi nào thì kết thúc dự án, trước tiên người quản lý phải hiểu được giá trị mà quá trình đó sẽ tạo ra. Việc kết thúc dự án chắc chắn phải xảy ra vào cuối dự án, và thực tiễn tốt nhất là việc đóng dự án cần phải xảy ra ở mọi giai đoạn trong vòng đời của dự án. Định nghĩa giai đoạn có thể hợp lý, ưu tiên, hoặc thậm chí là giả thuyết. Khi thiết lập các giai đoạn của dự án, ba yếu tố cần được xem xét:

4.1. Thực tiễn tốt nhất về ngành vốn có

Ví dụ: một dự án xây dựng có thể được thực hiện theo thông lệ tốt nhất của ngành về kỹ thuật, mua sắm và xây dựng (EPC) hoặc một dự án phát triển phần mềm có thể tuân theo các giai đoạn thu thập yêu cầu, thiết kế, phát triển, thử nghiệm, thực hiện và triển khai. Việc sử dụng các phương pháp hay nhất trong ngành để xác định và phân chia một dự án thành các giai đoạn có thể tỏ ra cực kỳ hữu ích; tuy nhiên, tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án, các giai đoạn dựa trên ngành có thể được kết hợp với các phương pháp khác để tối đa hóa tác động.
4.2. Quản trị Tổ chức và / hoặc Chính sách

Hầu hết các tổ chức đã phát triển và triển khai phương pháp luận quản lý dự án tổ chức hoàn thiện (OPM) yêu cầu các dự án phải được chia thành các giai đoạn. Thông thường, mỗi tổ chức sẽ có một tập hợp các giai đoạn riêng biệt. Để đơn giản, một ví dụ về phân chia giai đoạn như vậy có thể là như sau: phát triển đề án kinh doanh, lập kế hoạch, mua sắm, thực hiện, bàn giao và kết thúc. Khi quản lý các dự án trong tổ chức, các quản lý có nghĩa vụ tuân theo các giai đoạn như vậy. Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án, việc phân chia giai đoạn như vậy có thể được kết hợp với bất kỳ kỹ thuật nào khác.
4.3. Tối đa hóa quyền kiểm soát và / hoặc lợi ích tổ chức

Bằng cách xây dựng các giai đoạn thành một dự án, người quản lý dự án và nhóm quản lý dự án sẽ tự động đưa ra mức độ kiểm soát cao hơn so với kịch bản mà một dự án được quản lý mà không có các giai đoạn. Các quản lý thường xác định các giai đoạn của một dự án dựa trên mức độ kiểm soát mà họ muốn thực hiện. Ví dụ, sau khi hoàn thành các công việc hoặc cột mốc quan trọng, hoặc sau khi hoàn thành công việc của một nhóm hoặc loại tài nguyên nhất định. Tương tự như vậy, các giai đoạn có thể được vẽ trước khi bắt đầu công việc trên một sản phẩm có thể giao hàng nhất định, hoặc làm việc bởi một nhóm nguồn lực nhất định, hoặc làm việc trên một số công việc nhất định sẽ hoặc có thể có tác động đáng kể đến dự án và / hoặc tổ chức.
4.4. Kết hợp các kỹ thuật trong phân chia giai đoạn dự án

Người quản lý dự án có thể lựa chọn kết hợp một hoặc nhiều giai đoạn trên; ví dụ: tạo một trường hợp kinh doanh tổng thể cho dự án với một trường hợp kinh doanh tập hợp con cho kỹ thuật, một trường hợp khác để mua sắm và một trường hợp khác để xây dựng trên một dự án EPC. Số lượng các khả năng là vô tận, và không một tài liệu hay giấy tờ nào có thể nắm bắt được tất cả các khả năng đó.

5. Làm cách nào để tôi có thể đóng dự án theo cách tốt nhất có thể?

Phần trên mô tả một quy trình kết thúc dự án kỹ lưỡng. Dưới đây là các gợi ý giúp các nhà quản lý dự án có thể kết thúc các dự án của họ một cách toàn diện:

Đảm bảo tất cả các phòng ban / đơn vị / bên khác sử dụng sản phẩm của dự án được đào tạo, có công cụ, tài liệu và khả năng cần thiết để thực hiện quản lý, sử dụng sản phẩm một cách tốt nhất.
Đảm bảo rằng dự án đã thỏa mãn (các) mục tiêu chiến lược mà nó đã được thực hiện.
Đảm bảo rằng toàn bộ phạm vi công việc đã được hoàn thành và đảm bảo nhận được sự chấp nhận chính thức bằng văn bản từ khách hàng và nhà tài trợ.
Xem xét tất cả các hợp đồng với nhóm dự án và các nhà cung cấp. Đảm bảo rằng tất cả các bên đã thỏa mãn các nghĩa vụ theo hợp đồng của mình — rằng các nhà cung cấp đã cung cấp tất cả các sản phẩm hoặc dịch vụ theo yêu cầu của họ và tổ chức đã thực hiện tất cả các khoản thanh toán thích hợp. Phát hành bảo lãnh nếu cần và đảm bảo rằng nhà cung cấp cung cấp tất cả các sản phẩm bổ sung, có thể bao gồm, nhưng có thể không giới hạn ở tài liệu sản phẩm, bản vẽ, bảo hành, hợp đồng dịch vụ, miễn trừ quyền cầm giữ, v.v.
Xem xét các thông lệ quản lý dự án.
Tài liệu hóa các bài học kinh nghiệm để tham khảo sau này.
Giải tán nhóm dự án và chính thức trả lại tài nguyên cho tổ chức.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!
Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội