Project initiation là gì? Khởi động dự án là gì? Hướng dẫn khởi động dự án đúng cách

10/05/2022
Posted by: admin
Category: Tin nhanh

Project initiation là gì? Khởi động dự án là gì? Hướng dẫn khởi động dự án đúng cách

Trong tất cả các lĩnh vực của cuộc sống, một khởi đầu mạnh mẽ có thể làm tăng đáng kể cơ hội đạt được thành công. Từ những tòa nhà chọc trời cao đến một trận bóng đá, mọi thứ đều đòi hỏi một nền tảng vững chắc và việc quản lý các dự án cũng không khác gì lắm. Khởi đầu là giai đoạn đầu tiên trong vòng đời của dự án và thường được coi là quan trọng nhất.

Project initiation là gì?

Tất cả các dự án đều là những nỗ lực tạm thời, có nghĩa là chúng có một khung thời gian và vòng đời cụ thể. Để đơn giản và kiểm soát tốt hơn, các nhà quản lý dự án chia toàn bộ dự án thành năm giai đoạn riêng biệt được kết nối với nhau và có điểm bắt đầu và điểm kết thúc riêng.

Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về tầm quan trọng của quá trình bắt đầu dự án trong quản lý dự án và các bước bạn nên thực hiện để đảm bảo thành công của dự án.

1. Khởi động dự án là gì?

Khởi động dự án là giai đoạn đầu tiên của vòng đời quản lý dự án và trong giai đoạn này, các công ty quyết định xem dự án có cần thiết thực hiện hay không và nó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho họ. Hai thước đo sử dụng để đánh giá một dự án có khả thi hay không là đề án kinh doanh (Business Case) và nghiên cứu khả thi (Feasibility Study).

2. Tại sao nó lại quan trọng?

Giai đoạn này sẽ đưa ra các quyết định quan trọng nhằm thiết lập phương hướng và các yêu cầu về nguồn lực cho dự án. Các tài liệu khai sinh ra dự án như điều lệ dự án (Project Charter) và danh sách các bên liên quan (Stakeholder Register) của dự án được tạo ra trong giai đoạn này. Các bên liên quan cùng có một mục tiêu rõ ràng để đảm bảo mọi người đều có cùng một tầm nhìn về cách dự án sẽ tiến hành.

Sẽ có nhiều lần kiểm tra trong và sau khi thực hiện dự án để ngăn chặn thông tin sai lệch và đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng trong suốt quá trình của nó. Tuy nhiên, thời gian và nguồn lực quý báu có thể bị lãng phí, đó là điều không mong muốn. Quản lý dự án hiệu quả đòi hỏi bạn phải tối đa hóa lợi ích và giảm thiểu chi phí trong khi vẫn mang lại ‘giá trị’ cho khách hàng. Có một mục tiêu dự án rõ ràng sẽ giúp bạn đạt được tất cả những điều này.

3. Quá trình bắt đầu dự án - 6 bước chính cần thực hiện

Bây giờ chúng ta đã xác định được việc bắt đầu dự án là gì và tại sao nó lại quan trọng như vậy, đã đến lúc xem các bước chính trong khi bắt đầu dự án là gì và cách người quản lý dự án bắt đầu dự án của họ như thế nào.

6 bước khi khởi động dự án

*3.1. Tạo một đề án kinh doanh (Business Case)***

Đề án kinh doanh là một tài liệu quan trọng giải thích cách các mục tiêu của dự án phù hợp với kế hoạch dài hạn của công ty. Tài liệu này giải thích lý do tại sao công ty nên dành nguồn lực kỹ thuật, tài chính và nhân lực cho một dự án cụ thể.

Một đề án kinh doanh lý tưởng không nói về bất kỳ chi tiết kỹ thuật nào của dự án và chỉ tập trung vào các khía cạnh kinh doanh. Tài liệu này được thực hiện để thuyết phục ban lãnh đạo cấp trên phê duyệt án và giải đáp các mối quan tâm của họ liên quan đến các rủi ro tài chính và kinh doanh có thể xảy ra.
Xem thêm: Đề án kinh doanh (Business Case) trong dự án là gì?

*3.2. Thực hiện một nghiên cứu khả thi (Feasibility Study)***

Sau khi đề án kinh doanh được chấp thuận, bước tiếp theo là xác định khả năng thành công của dự án sau khi xem xét tất cả các yếu tố liên quan. Nghiên cứu này xác định các ràng buộc dự án cấp cao và các giả định của dự án cũng như quyết định xem dự án có xứng đáng đầu tư hay không.
Xem thêm: Project Evaluation và những điều cần biết

3.3. Thiết lập điều lệ dự án (Project Charter)

Điều lệ dự án có lẽ là phần quan trọng và toàn diện nhất của quá trình bắt đầu dự án. Nó trả lời 3 câu hỏi để xác định phạm vi mục tiêu, các thành viên trong nhóm và khung thời gian có thể có của dự án. Điều lệ, theo một số cách, là tài liệu đầu tiên của dự án xác định các chi tiết cần thiết như mục tiêu và các ràng buộc của dự án. Nó cũng xác định phạm vi dự án và liệt kê các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án.
Xem thêm: Điều lệ dự án (Project Charter) là gì?

3.4. Xác định các bên liên quan và lập danh sách các bên liên quan

Giao tiếp và đàm phán là một phần quan trọng trong việc quản lý dự án hiệu quả và một phần lớn thời gian của người quản lý dự án thường được dành để giao dịch với các bên liên quan của dự án. PMBOK xác định các bên liên quan là bất kỳ ai có thể bị ảnh hưởng hoặc có ảnh hưởng đến dự án. Các bên liên quan của dự án có thể là bên trong hoặc bên ngoài và mỗi nhóm có yêu cầu giao tiếp riêng.

Người quản lý dự án có trách nhiệm đảm bảo phương tiện và tần suất giao tiếp trong quản lý dự án với các bên liên quan của dự án theo mức độ ảnh hưởng và mối quan tâm của họ đối với dự án. Một thực tế phổ biến là cần duy trì sổ theo dõi các bên liên quan hoặc bản đồ các bên liên quan để quyết định tần suất và phương tiện giao tiếp cho mỗi bên liên quan tùy theo ảnh hưởng và sự quan tâm của họ đối với dự án.

3.5. Tập hợp nhóm và thành lập văn phòng dự án

Không có dự án nào có thể được bắt đầu mà không có nhóm dự án. Tập hợp một nhóm dự án làm việc và giao cho họ vai trò và trách nhiệm là một phần quan trọng của giai đoạn bắt đầu dự án. Việc chỉ định sớm các vai trò và trách nhiệm cũng làm tăng trách nhiệm giải trình chung của toàn bộ nhóm và có thể giúp bạn với tư cách là người quản lý trong các giai đoạn sau của vòng đời dự án.
Xem thêm: Cấu trúc tổ chức dự án trong một doanh nghiệp (Project Management Organizational Structure)

3.6. Đánh giá cuối cùng

Sau khi thực hiện mọi thứ, bạn nên xem lại toàn bộ giai đoạn bắt đầu dự án để đảm bảo rằng bạn không bỏ sót gì. Trong các giai đoạn sau, bạn sẽ tiếp tục xem xét công việc của mình vì giám sát và kiểm soát là một trong năm giai đoạn của vòng đời quản lý dự án.
Xem thêm: 5 giai đoạn Quản lý dự án cơ bản

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội