Quản lý dự án - nói thế nào để cấp dưới nghe lời

10/14/2022
Posted by: admin
Category: Tin nhanh

Quản lý dự án - nói thế nào để cấp dưới nghe lời

Trong quá trình quản lý, điều phối công việc, người lãnh đạo dự án hoặc đội nhóm luôn cần sự tôn trọng, phối hợp và nhiều lúc là sự phục tùng quyết định của cấp dưới. Tuy nhiên, không phải lúc nào các lời nói, ý kiến của người lãnh đạo cũng được cấp dưới lắng nghe, tuân thủ và triển khai theo yêu cầu. Đâu là nguyên nhân và giải pháp cho vấn đề này. Đâu là cách giúp người lãnh đạo gia tăng "trọng lượng" cho lời nói của mình. Hãy cùng tìm hiểu trong nội dung bài viết này nhé.

1. Vì sao có hiện tượng "Trên bảo dưới không nghe" quản lý dự án

Có rất nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng "Trên bảo dưới không nghe" của cấp dưới. Tuy nhiên có thể quy lại thành 2 nhóm vấn đề:

Người lãnh đạo chưa thể hiện được cái "uy" của mình
Cấp dưới chưa được thỏa mãn đúng nhu cầu cần thiết của họ

Người lãnh đạo quản lý dự án có rất nhiều sức mạnh từ vị trí của mình tuy nhiên không phải lúc nào người lãnh đạo cũng nhận thức được đầy đủ và sử dụng loại sức mạnh phù hợp với từng hoàn cảnh. Ví dụ: Người lãnh đạo hay có thói quen áp đặt ý kiến cá nhân của mình với cấp dưới theo kiểu "Tôi là sếp". Điều đó trong nhiều trường hợp phản tác dụng khi ý kiến của cấp dưới trái chiều với ý kiến của lãnh đạo. Cấp dưới có thể "giả vờ" đồng ý với ý kiến cấp trên nhưng không phối hợp hoặc tuân thủ các quyết định của lãnh đạo. Tệ hơn là mối quan hệ của sếp và nhân viên ngày càng đi xuống, khó có thể phối hợp trong tương lai.

Trong khi đó, mỗi nhân viên là một trường hợp riêng, có các đặc điểm cá nhân, nhận thức, địa vị xã hội riêng. Từ đó, mỗi nhân viên có một nhu cầu "cần thỏa mãn" riêng biệt. Ví dụ: Nhân viên nam thường có nhu cầu được tôn trọng cao hơn hẳn phụ nữ. Ngược lại, chị em cấp dưới lại có nhu cầu được kết nối, được yêu thương và an toàn trong công việc. Điều này, đòi hỏi cấp lãnh đạo phải thấu hiểu từng nhu cầu của nhân viên để cung cấp thứ mà mỗi trường hợp cần "thỏa mãn" cho phù hợp. Khi đã cung cấp thứ mỗi nhân viên cần, họ sẽ có xu hướng lắng nghe, phục tùng một cách tự nhiên người lãnh đạo quản lý dự án.

Xem video cách cải thiện tình trạng "Trên bảo dưới không nghe"

2. Các sức mạnh vốn có của người lãnh đạo quản lý dự án

Về cơ bản, người quản lý dự áncó 5 nhóm sức mạnh bao gồm:

Chính thống: Dựa trên vị trí, quyết định bổ nhiệm của lãnh đạo quản lý dự án. Người lãnh được được quyền ra các quyết định liên quan theo thẩm quyền.
Phần thưởng: Người lãnh đạo được quyền đề xuất cung cấp các phần thưởng tinh thần và vật chất cho cấp dưới.
Trừng phạt: Khả năng ra các quyết định kỷ luật, trừng phạt của người lãnh đạo. Mức độ kỷ luật từ khiển trách tới đề nghị xa thải nhân viên.
Chuyên gia: Dựa trên kinh nghiệm, kiến thức của người quản lý dự án. Những kinh nghiệm giúp người quản lý xử lý các tình huống chuyên môn khó sẽ rất được cấp dưới ngưỡng mộ.
Mối quan hệ: Dựa trên lời giới thiệu, mối quan hệ của lãnh đạo. Lời giới thiệu từ người có tầm ảnh hưởng trong tổ chức cho người lãnh đạo trước mặt cấp dưới sẽ rất có lợi ích. Ngoài ra, người lãnh đạo có các mối quan hệ rộng, sâu với giới tinh hoa, chuyên gia, nhà cung cấp, đối tác... sẽ giúp nhanh chóng giải quyết các khó khăn của cấp dưới khi học yêu cầu trợ giúp.

Theo mức độ hiệu quả sâu và tự nhiên, các nguồn sức mạnh như mối quan hệ, chuyên gia, phần thưởng người quản lý nên vận dụng thường xuyên. Với cấp dưới "cứng đầu" người lãnh đạo có thể sử dụng sức mạnh từ vị trí và kỷ luật để răn đe, đề nghị cấp dưới phối hợp trong công việc.

3. Các cách tạo động lực cho nhân viên trong dự án

Hiện có nhiều học thuyết tạo động lực cho nhân viên hoặc bất kỳ ai. Tuy nhiên có thể kể đến 2 học thuyết chủ đạo đó là:

Học thuyết X-Y của McGregor
Học thuyết tháp nhu cầu Maslow

Học thuyết X-Y của MCGregor nói rằng: Trong bất kỳ đội nhóm nào cũng có 2 loại nhân viên. Loại 1 gọi là nhóm X có các đặc điểm: Thụ động trong công việc, luôn cần sự mô tả, yêu cầu rõ ràng cần làm gì và làm như thế nào, cần cơ chế giám sát thường xuyên, cần người lãnh đạo có mặt... Loại 2 gọi là nhóm Y có các đặc điểm: Thích làm việc độc lập, được thể hiện bản thân, được giao trọng trách, thích công việc có tính thử thách cao...

Học thuyết nhân viên X - Y (McGregor)

Với nhóm X người lãnh đạo nên xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng cùng mô tả công việc cụ thể và có hệ thống theo dõi, báo cáo, đánh giá thường xuyên, tập trung vào những công việc cụ thể của cấp dưới. Với nhóm Y, người lãnh đạo nên ủy quyền nhiều hơn, giao trọng trách và khích lệ, khích tướng nến cần.

Học thuyết tháp nhu cầu Maslow nói rằng nhu cầu của bất kỳ ai được phân từ cấp thấp lên cấp cao theo 5 cấp như sau:

Tháp nhu cầu Maslow

Cấp 1: Nhu cầu về sinh học như cơm ăn, áo mặc, thu nhập, nghỉ ngơi...
Cấp 2: Nhu cầu về an toàn như bảo hiểm, bảo hộ lao động, khu vực an toàn làm việc
Cấp 3: Nhu cầu thuộc đội nhóm, được kết nối
Cấp 4: Nhu cầu được tôn trọng (Cấp lãnh đạo đội nhóm trở lên)
Cấp 5: Nhu cầu được thể hiện bản thân, trao giá trị (Cấp lãnh đạo doanh nghiệp cấp cao)

4. Tổng kết

Nói sao cho cấp dưới lắng nghe, phối hợp thực hiện công việc là nhiệm vụ hàng đầu của người lãnh đạo quản lý dự án. Nắm bắt được các nguồn sức mạnh mình có, hiểu được các nhu cầu cần thỏa mãn trong công việc của cấp dưới là chìa khóa thành công của người lãnh đạo. Để làm tốt việc này người lãnh đạo nên thường xuyên theo, dõi, đánh giá nhân viên và không ngừng nỗ lực phát triển bản thân để làm gương cho cấp dưới, áp dụng linh hoạt các nguồn sức mạnh của mình.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội