Quản lý dự án phần mềm với các phương pháp quản lý điển hình

10/05/2022
Posted by: admin
Category: Tin nhanh

Quản lý dự án phần mềm với các phương pháp quản lý điển hình

Quản lý dự án phần mềm, cụ thể, dành riêng cho việc lập kế hoạch, quản lý tác vụ, theo dõi và phân bổ tài nguyên cho các dự án phần mềm. Nó khác với quản lý dự án truyền thống theo nghĩa là các dự án phát triển phần mềm có một vòng đời duy nhất. Vòng đời duy nhất này yêu cầu các vòng kiểm tra, cũng như cập nhật liên tục dựa trên phản hồi của các bên liên quan và/hoặc khách hàng.

Nếu bạn đang phát triển phần mềm, bạn biết rằng điều cần thiết là phải chuyển giao phần mềm chất lượng nhanh chóng, giữ chi phí trong phạm vi ngân sách và cung cấp mọi thứ theo đúng lịch trình. Cách duy nhất để làm điều này là có các công cụ quản lý dự án phù hợp với người phụ trách quản lý dự án phù hợp.

Quản lý dự án phần mềm - 5 phương pháp điển hình

Phương pháp quản lý dự án là một tập hợp các phương pháp và nguyên tắc giúp các nhóm lập kế hoạch, tổ chức, thực hiện, theo dõi và thực hiện thành công các dự án. Mỗi phương pháp đều có điểm mạnh của nó, nhưng mẫu số chung của tất cả chúng là mục tiêu của chúng là giúp bạn quản lý dự án của mình một cách hiệu quả nhất có thể. Hãy cùng xem xét sâu hơn 5 phương pháp phổ biến nhất và được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án cùng một số gợi ý để giúp quản lý dự án phần mềm trở nên xuất sắc hơn trong công việc.

I - 5 Phương pháp quản lý dự án phần mềm điển hình

1.1. Phương pháp quản lý dự án linh hoạt (Agile)

Hầu hết các nhóm phần mềm sử dụng quản lý dự án linh hoạt (Agile). Agile là một cách tiếp cận lặp đi lặp lại nhằm mục đích để các nhóm cung cấp giá trị cho khách hàng của họ nhanh hơn và mang lại giá trị sớm hơn.

Thay vì phân phối mọi thứ cùng một lúc, một nhóm nhanh nhẹn phân phối công việc trong các nhóm nhỏ hơn, thường được gọi là 'sprint.' Phương pháp quản lý dự án linh hoạt được sinh ra từ những thất vọng xung quanh cách tiếp cận tuyến tính của quản lý dự án truyền thống.

Phương pháp quản lý linh hoạt Agile

Do những hạn chế của phương pháp luận truyền thống, các dự án có những thay đổi hoặc di chuyển nhanh chóng cho thấy cách tiếp cận tuyến tính truyền thống không thể theo kịp các thay đổi. Các mô hình lặp đi lặp lại như mô hình linh hoạt cho thấy là phù hợp hơn với các dự án cần được thay đổi khi cần thiết.

Thay vì phải đợi cho đến khi kết thúc dự án để xem xét và sửa đổi (cách tiếp cận tuyến tính), quản lý dự án phần mềm linh hoạt cho phép các thành viên trong nhóm phản ứng nhanh chóng và hiệu quả với các thay đổi và cập nhật mới từ khách hàng, các bên liên quan.

Agile sau khi ra đời đã tạo ra sự hình thành của các phương pháp quản lý linh hoạt cụ thể khác, chẳng hạn như kanban, scrum và Lean. Tuy nhiên, tất cả chúng đều hoạt động theo cùng một nguyên tắc chính của quản lý dự án nhanh nhẹn, đó là:

Sự hợp tác
Tốc độ, vận tốc
Sự cởi mở với sự thay đổi theo hướng dữ liệu

Các phương pháp quản lý dự án Agile thường bao gồm các giai đoạn ngắn. Tất cả các giai đoạn này đều liên quan đến việc kiểm tra, đánh giá và điều chỉnh thường xuyên. Các nhiệm vụ được thêm vào một công việc tồn đọng, mà người quản lý dự án sẽ phân bổ qua từng giai đoạn theo mức độ ưu tiên. Loại phương pháp luận quản lý dự án này rất tốt cho các dự án có xu hướng thay đổi thường xuyên và phải hoàn thành nhanh chóng.

1.2. Scrum

Mặc dù scrum có thể được xem như một đại diện trong phương pháp quản lý linh hoạt, nhưng nó thực sự xứng đáng có vị trí riêng của nó. Scrum là một quy trình quản lý dự án linh hoạt rất phổ biến trong phát triển phần mềm và phát triển sản phẩm. Nó cũng là một phương pháp có thể dễ dàng áp dụng cho nhiều loại dự án.

Với scrum, các lần lặp lại bao gồm các giai đoạn rút ngắn kéo dài từ 2 đến 4 tuần. Trong những lần chạy nước rút này, mục tiêu là ưu tiên xây dựng các tính năng quan trọng nhất trước và các tính năng sau tiếp tục từ đó.

Phương pháp quản lý dự án Scrum

Các nhóm sử dụng loại phương pháp quản lý dự án này được dẫn dắt bởi một Scrum Master trong mỗi sprint. Scrum master là người dẫn đầu nhóm. Hiệu suất của nhóm được xem xét vào cuối mỗi đợt nước rút trong một ‘đánh giá lại", cho phép các nhóm thực hiện bất kỳ thay đổi cần thiết nào trước khi chạy nước rút tiếp theo. Loại phương pháp này rất phù hợp cho các nhóm coi trọng sự cải tiến liên tục, vì nó cung cấp cấu trúc phản hồi và đánh giá tuyệt vời vào cuối mỗi sprint.
Xem thêm: Scrum, Kanban và Agile (Phần 1)

1.3. DevOps

DevOps là một cách tiếp cận kết hợp giữa phát triển phần mềm và hoạt động công nghệ thông tin. DevOps hướng đến các vòng đời phát triển ngắn hơn và chất lượng phần mềm cao. Nó cũng sử dụng nhiều nguyên tắc linh hoạt.

DevOps ưu tiên phát triển và triển khai nhanh cùng với đảm bảo chất lượng. Sự hợp tác mạnh mẽ và liên lạc thường xuyên giữa các bên liên quan rất được khuyến khích. Các nhóm thích DevOps làm như vậy vì những lợi ích như chu kỳ phát triển ngắn hơn, giảm khuyết tật và ổn định môi trường, trong số những lợi ích khác.

1.4. Phương pháp quản lý dự án Thác nước (Waterfall)

Phương pháp quản lý dự án thác nước cũng có thể được coi là 'cách làm cũ', ít lặp đi lặp lại. Ý tưởng là chia nhỏ tất cả các nhiệm vụ trong dự án thành các chuỗi tuyến tính. Mỗi giai đoạn phụ thuộc vào các sản phẩm được sản xuất trong giai đoạn trước. Nó giống như toán học theo cách mà nó chỉ xây dựng dựa trên bất cứ điều gì đã được thực hiện trước đó.

So sánh phương pháp warterfall và Agile

Sau đó, nó tiến triển qua tất cả các giai đoạn của dự án theo một hướng từ điểm bắt đầu, do đó có tên Thác nước. Theo cách tiếp cận truyền thống này, mỗi giai đoạn của dự án phải được hoàn thành trước khi giai đoạn tiếp theo được bắt đầu. Các giai đoạn điển hình của quản lý dự án thác nước là:

Yêu cầu kỹ thuật
Phân tích
Giai đoạn thiết kế
Thực hiện
Thử nghiệm
Triển khai / trả góp
Sự bảo trì

Như bạn có thể thấy, dự án chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo khi nó tiến triển, giống như một thác nước. Tuy nhiên, với bản chất tuyến tính của phương pháp này, sẽ rất phức tạp khi có lỗi xảy ra hoặc khi cần phải truy cập lại giai đoạn trước.

Vì lý do này, phương pháp Thác nước chỉ được khuyến nghị cho các dự án có mục tiêu cuối cùng được xác định rõ ràng, không thay đổi. Kỳ vọng của các bên liên quan cũng phải được cố định và dự án nói chung phải có thể dự đoán được và nhất quán.
Xem thêm: Process group - Các giai đoạn trong quản lý dự án mà bạn phải biết

1.5. Phát triển ứng dụng nhanh (RAD)

Phát triển ứng dụng nhanh (RAD) cũng là một loại phương pháp luận quản lý dự án phần mềm linh hoạt. Mô hình này dựa trên việc tạo mẫu với kế hoạch hoặc mục tiêu ít cụ thể hơn. Nó chủ yếu dựa vào sản xuất nhanh, ít tập trung hơn vào việc lập kế hoạch và tập trung nhiều hơn vào phát triển và đưa ra mẫu thử nghiệm.

Mục tiêu chính của kiểu tiếp cận này là phát triển phần mềm nhanh hơn. RAD sử dụng các bản phát hành nguyên mẫu nhanh chóng để thu thập phản hồi của người dùng trong một thời gian ngắn. Sau đó, nó sử dụng phản hồi đó để làm việc trên dự án và cải thiện nó thay vì tập trung vào việc đưa ra một kế hoạch dự án.

Kiểu tiếp cận này hoạt động tốt cho các nhóm phần mềm, những người cần cung cấp cho khách hàng một nguyên mẫu hoạt động của sản phẩm của họ trong thời gian sớm nhất có thể. Ý tưởng là mặc dù có những điểm chưa hoàn hảo trong mô hình làm việc hiện tại, nhóm có thể cải thiện nó và tạo ra nhiều nguyên mẫu mà các bên liên quan có thể lựa chọn.

Quản lý dự án RAD phù hợp nhất cho các nhóm có kinh nghiệm có thể nhanh chóng đưa ra mẫu thử nghiệm và thực hiện các điều chỉnh khi dự án tiến triển. Nó cũng lý tưởng cho các nhóm có các bên liên quan có thể cộng tác và giao tiếp thường xuyên, vì đây là điều cần thiết cho sự thành công của dự án.

II - Điều gì tạo nên một người quản lý dự án phần mềm giỏi?

Mặc dù người quản lý dự án phần mềm không nhất thiết phải là nhà phát triển hoặc lập trình viên, nhưng điều đó sẽ giúp bạn có kiến thức nền tảng vững chắc và hiểu biết sâu sắc về phát triển phần mềm. Điều này sẽ giúp họ nắm vững mọi thứ cũng như hiểu được những thách thức mà nhóm của họ đang phải đối mặt. Một số kỹ năng của các nhà quản lý dự án hàng đầu cho các nhóm phát triển phần mềm là:

2.1. Quản lý kỳ vọng

Quản lý các dự án phát triển phần mềm yêu cầu các nhà lãnh đạo biết cách quản lý kỳ vọng của các bên liên quan. Giữ thái độ ngoại giao nhưng kiên quyết là điều cần thiết, vì nói đồng ý với hầu hết mọi yêu cầu có thể gây ra thảm họa cho dự án và nhóm.

Họ phải biết cách từ chối một số yêu cầu nhất định, đồng thời có thể đưa ra các giải pháp thay thế và lịch trình cho khách hàng và các bên liên quan khác. Người quản lý dự án giỏi phải luôn luôn hiểu biết về các nhiệm vụ của nhóm. Bằng cách này, một dự án hoặc nhiệm vụ mới sẽ chỉ được chấp nhận nếu và khi nhóm có thể đảm nhận.

Biết năng lực và ngưỡng của nhóm là một kỹ năng quản lý dự án quan trọng. Rốt cuộc, các nhóm cuối cùng sẽ bị kiệt sức hoặc hiệu suất kém nếu bị quá tải với các nhiệm vụ do quản lý dự án kém.

2.2. Liên lạc

Người quản lý dự án cần phải rõ ràng nhất có thể đối với các thành viên trong nhóm và mọi người liên quan. Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý dự án là thông tin liên lạc rõ ràng và hiệu quả, và các nhà quản lý dự án phải là người chỉ đạo điều này.

Với sự phong phú của các công cụ giao tiếp và cộng tác khác nhau, các nhà lãnh đạo giỏi phải biết nên sử dụng công cụ nào phù hợp với phong cách giao tiếp và làm việc của nhóm mình. Nếu không, các nhóm có nguy cơ bỏ lỡ các thời hạn quan trọng hoặc hiểu sai chi tiết nhiệm vụ.

Các nhà lãnh đạo giỏi biết cách gắn kết nhóm của họ và tổ chức thông tin để các nỗ lực vẫn hiệu quả mặc dù khối lượng đầu vào cao. Việc lên lịch các cuộc họp dự án thường xuyên cũng rất quan trọng cùng với việc sử dụng các công cụ quản lý dự án để mọi người đều đặn liên kết.

2.3. Quản lý thời gian

Không cần phải nói rằng quản lý thời gian là một kỹ năng quan trọng đối với các nhà quản lý dự án. Các đội phải giữ đúng lịch trình dù có bất kỳ khúc cua hoặc thay đổi nào trên đường đi. Đó là một thách thức, đặc biệt là trong quản lý Agile, vì mọi thứ có xu hướng thay đổi khi dự án tiến triển.

Tuy nhiên, các nhà quản lý dự án phần mềm phải biết cách điều hướng các thời hạn chặt chẽ và quản lý rủi ro liên quan đến sự chậm trễ và thay đổi trong kế hoạch. Các công cụ hiệu quả để quản lý dự án là người bạn của người quản lý dự án. Chúng giúp lập kế hoạch và theo dõi, cũng như xác định các rủi ro tiềm ẩn.

Các công cụ PM tốt cũng có thể cung cấp cho các nhà quản lý dự án dữ liệu lịch sử để tạo ra một dự báo lành mạnh cho việc hoàn thành dự án dựa trên quy trình công việc cũ.

2.4. Giải quyết vấn đề

Quản lý dự án, họ cũng là những người phải đưa ra các quyết định quan trọng trong thời gian khủng hoảng. Điều rất quan trọng đối với các nhà quản lý dự án là phải có dữ liệu đáng tin cậy và sử dụng dữ liệu này để đưa ra các quyết định sáng suốt.

Các công cụ phần mềm tốt cung cấp cho nhóm các báo cáo và phân tích mà người quản lý dự án có thể sử dụng khi lập kế hoạch và ra quyết định. Kết quả là quản lý rủi ro hiệu quả, tiến trình thực tế và phân phối khối lượng công việc hiệu quả.

2.5. Quản lý công việc

Khi được giao nhiệm vụ quản lý một dự án lớn, một số nhà quản lý dự án rơi vào bẫy của việc quản lý vi mô nhóm của họ thay vì quy trình làm việc của họ. Không cần phải nói, quản lý vi mô là phản tác dụng và lãng phí thời gian của người quản lý dự án.

Các nhóm linh hoạt làm việc với giả định rằng mỗi người có khả năng quản lý các nhiệm vụ của họ và là một chuyên gia trong vai trò của họ. Vì vậy, quản lý chi tiết trong các nhiệm vụ của mỗi thành viên trong nhóm là vô ích và cần phải tránh.

Điều mà các nhà quản lý dự án cần tập trung, nói đúng hơn là quản lý quy trình làm việc. Bằng cách đảm bảo rằng quy trình làm việc của nhóm được tối ưu hóa, mọi người có thể làm việc năng suất và hiệu quả hơn để đạt được mục tiêu của họ.

2.6. Sáng tạo

Các nhà quản lý dự án cũng nên khuyến khích sự sáng tạo giữa các thành viên trong nhóm của họ, vì việc tuân thủ một cách mù quáng vào quy trình làm việc có thể cản trở những ý tưởng hay và năng suất về lâu dài.

Sáng tạo và đổi mới là chìa khóa để tồn tại trong ngành công nghệ. Do đó, các nhóm phần mềm phải thể hiện những điều này thông qua cách họ suy nghĩ, làm việc và phản ứng với các vấn đề.

Người quản lý dự án do đó phải luôn theo đuổi và khuyến khích việc học tập điều mới. Sau cùng, điều quan trọng là phải luôn cập nhật những tin tức và xu hướng mới nhất trong lĩnh vực này.

Một điều khác hữu ích cho các nhóm là tiến hành điều tra lại quá trình làm việc sau khi mỗi dự án hoàn thành. Trong các phiên họp đánh giá này, các nhà lãnh đạo đặt những câu hỏi như:

Điều gì đã diễn ra tốt đẹp trong suốt dự án?
Bạn đã gặp phải những trở ngại gì?
Bạn học được gì từ dự án này?
Bạn có thể đề xuất điều gì để làm cho quá trình tốt hơn?

Sau đó, dựa trên phản hồi từ nhóm, các nhà lãnh đạo có thể tạo ra các giải pháp và quy trình làm việc mới để chuyển sang dự án tiếp theo.
Xem thêm: 7 kỹ năng cần có của người quản lý dự án

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội