Văn phòng quản lý dự án (PMO) là gì?

09/04/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

Chắc hẳn bạn đã từng nghe đến Phòng quản lý dự án hay Ban quản lý dự án. Trong doanh nghiệp của bạn cũng có một bộ phận nào đó được giao nhiệm vụ phụ trách và triển khai các hoạt động dự án trong doanh nghiệp. Đó chính là một hình thức của Văn phòng quản lý dự án (Project management office - PMO). Trong bài viết này, hãy cùng VNPMI tìm hiểu về khái niệm PMO và các loại hình PMO trên thế giới theo tiêu chuẩn của Viện quản lý dự án Hoa Kỳ (PMI) nhé.

Văn phòng quản lý dự án (PMO) là gì?
Theo PMI (Pmbok) thì Văn phòng quản lý dự án được mô tả như sau: PMO là một cấu trúc có tổ chức mà tiêu chuẩn hóa các quy trình quản trị dự án và hỗ trợ việc chia sẻ các nguồn lực, phương pháp, công cụ, kỹ thuật. Trách nhiệm của PMO có thể đa dạng từ việc cung cấp sự hỗ trợ đến trực tiếp điều hành dự án.

Trách nhiệm của PMO là gì?
Trách nhiệm của PMO trong tổ chức rất đa dạng tùy thuộc vào cách thức tổ chức, phân định chức năng của từng tổ chức, như tựu chung trách nhiệm của PMO có thể được kể đến ở một số khía cạnh như sau:

Quản lý sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án, chương trình và danh mục đầu tư.
Tích hợp thông tin từ tất cả các dự án để đánh giá xem tổ chức có đạt được Mục tiêu chiến lược hay không.
Giúp cung cấp các nguồn lực cho dự án.
Đề nghị chấm dứt các dự án khi thích hợp.
Giám sát việc tuân thủ các quy trình của tổ chức.
Giúp tập hợp các bài học kinh nghiệm vào một kho lưu trữ và cung cấp chúng cho các dự án.
Cung cấp các biểu mẫu tài liệu như cấu trúc phân tích công việc hoặc kế hoạch quản lý truyền thông.
Cung cấp hướng dẫn và quản trị dự án.
Cung cấp thông tin liên lạc tập trung về các dự án.
Tham gia nhiều hơn trong quá trình bắt đầu dự án so với giai đoạn sau của dự án.
Có đại diện trong ban kiểm soát thay đổi.
Là một bên liên quan.
Sắp xếp sự ưu tiên các dự án.

Phân loại PMO như thế nào?
Tùy thuộc vào cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ trong mỗi tổ chức, văn phòng quản lý dự án được chia thành 3 nhóm với các đặc điểm như sau:

PMO hỗ trợ: Cung cấp các chính sách, phương pháp luận, biểu mẫu và bài học kinh nghiệm để quản lý các dự án trong tổ chức. PMO hỗ trợ có mức độ kiểm soát thấp đối với các dự án.

PMO kiểm soát: Cung cấp hỗ trợ và hướng dẫn về cách quản lý các dự án, đào tạo nhân lực trong quản lý dự án và cung cấp phần mềm quản lý dự án, hỗ trợ các công cụ quản lý dự án cụ thể và đảm bảo tuân thủ các chính sách của tổ chức. PMO kiểm soát thường có mức độ vừa phải trong kiểm soát các dự án.

PMO chỉ đạo: Chỉ định nhà quản lý dự án cho các dự án khác nhau và chịu trách nhiệm về kết quả của các dự án đó. Tất cả các dự án hoặc các dự án có quy mô, loại hình hoặc tầm ảnh hưởng nhất định đều được quản lý bởi văn phòng này. PMO chỉ đạo có mức độ kiểm soát cao đối với các dự án.

Cách thiết lập văn phòng quản lý dự án như thế nào?
Có thể bạn đang tự hỏi làm cách nào để có thể thiết lập PMO trong tổ chức của mình. Hãy coi nó như một dự án. Do đó, bạn sẽ làm theo một quy trình tương tự:

Phân tích tình hình
Lập kế hoạch ứng phó với tình huống đó
Thực hiện kế hoạch đó

Bạn sẽ cần tìm ai đó để hỗ trợ dự án này, lý tưởng nhất là một người trong ban quản lý có kiến thức về quản lý thay đổi. Người đó phải hoàn toàn hiểu về dự án, hoàn toàn tin tưởng vào lợi ích của nó và sau đó tích cực thúc đẩy quá trình thiết lập nó.

Trên đây là một khái niệm và một vài thông tin liên quan đến văn phòng quản lý dự án. Hy vọng bài viết này giúp ích cho bạn khi tìm hiểu về PMO. Nếu thấy kiến thức này bổ ích và ứng dụng tốt, bạn hãy like và chia sẻ bài viết này nhé.
Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội