Vòng đời dự án (Project life cycle) là gì?

09/16/2020
Posted by: Admin
Category: Tin nhanh

Vòng đời dự án (Project Life Cycle) là gì?

1. Vòng đời dự án - Project Life Cycle) là gì?

Vòng đời dự án là chuỗi các giai đoạn mà một dự án trải qua từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Số lượng và trình tự của chu trình được xác định bởi ban quản lý và nhiều yếu tố khác như nhu cầu của tổ chức tham gia vào dự án, bản chất của dự án và lĩnh vực áp dụng của nó. Các giai đoạn có một điểm bắt đầu, kết thúc và kiểm soát xác định và bị giới hạn bởi thời gian.

Vòng đời của dự án có thể được xác định và sửa đổi theo nhu cầu và các khía cạnh của tổ chức. Mặc dù mọi dự án đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định, nhưng các mục tiêu, công việc và hoạt động cụ thể rất khác nhau. Vòng đời cung cấp nền tảng cơ bản của các hành động phải được thực hiện trong dự án, bất kể công việc cụ thể liên quan.

Khái niệm về vòng đời dự án

Vòng đời của dự án có thể bao gồm từ các cách tiếp cận dự đoán hoặc theo hướng kế hoạch đến các cách tiếp cận thích ứng hoặc theo hướng thay đổi. Trong một vòng đời dự đoán, các chi tiết cụ thể (phạm vi, tiến độ, chi phí...) được xác định chi tiết khi bắt đầu dự án và bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi đều được giải quyết cẩn thận. Trong một vòng đời thích ứng, sản phẩm được phát triển qua nhiều lần lặp lại và phạm vi chỉ được xác định chi tiết vào đầu mỗi vòng lặp cho những công việc được thực hiện trong vòng lặp đó.

2. Các giai đoạn của vòng đời dự án?

Mặc dù các dự án là duy nhất và rất khó dự đoán, nhưng khung tiêu chuẩn của chúng bao gồm cấu trúc vòng đời chung, bao gồm các giai đoạn sau:

Giai đoạn bắt đầu: Bắt đầu dự án và bổ nhiệm giám đốc dự án

Giai đoạn lập kế hoạch: Tổ chức và chuẩn bị các bước để triển khai dự án

Giai đoạn thực hiện: Tiến hành thực hiện các công việc của dự án

Giai đoạn kết thúc: Kết thúc dự án và giải phóng các nguồn lực

2.1. Giai đoạn Khởi tạo (The Initiation Phase):

Giai đoạn bắt đầu nhằm xác định và cho phép dự án hình thành. Người quản lý dự án tập hợp thông tin và tạo Điều lệ dự án. Điều lệ Dự án cho phép dự án hình thành và ghi lại các yêu cầu chính cho dự án. Nó bao gồm các thông tin như:

Mục đích, tầm nhìn và sứ mệnh của dự án
Các mục tiêu có thể đo lường và tiêu chí thành công
Mô tả dự án, điều kiện và rủi ro
Tên và thẩm quyền của nhà tài trợ dự án
Các bên liên quan có liên quan
Tên và thẩm quyền của người quản lý dự án

Xem thêm: https://vnpmi.org/category/project-initiation-la-gi-khoi-dong-du-an-la-gi-huong-dan-khoi-dong-du-an-dung-cach.html

2.2. Giai đoạn Lập kế hoạch (The Planning Phase):

Mục đích của giai đoạn này là đưa ra một chiến lược chi tiết về cách thức thực hiện dự án và làm thế nào để nó thành công. Lập kế hoạch dự án bao gồm hai phần: Lập kế hoạch chiến lược và Kế hoạch thực thi.

Trong hoạch định chiến lược, phương pháp tiếp cận tổng thể đối với dự án được phát triển. Trong việc lập kế hoạch thực hiện, người ta tìm cách áp dụng những quyết định đó.
Xem thêm: https://vnpmi.org/category/project-planning-la-gi-lap-ke-hoach-quan-ly-du-an-la-gi-cac-buoc-lap-ke-hoach-hieu-qua.html

2.3. Giai đoạn Thực hiện (The Execution Phase):

Trong giai đoạn này, các quyết định và hoạt động được xác định trong giai đoạn lập kế hoạch được thực hiện. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án phải giám sát dự án và ngăn ngừa bất kỳ sai sót nào xảy ra. Quá trình này còn được gọi là giám sát và kiểm soát. Sau khi khách hàng, nhà tài trợ và các bên liên quan hài lòng về sản phẩm tạo ra, dự án sẽ chuyển quy trình sang bước tiếp theo.
Xem thêm: https://vnpmi.org/category/project-execution-la-gi-giai-doan-thuc-hien-du-an-la-gi.html

2.4. Giai đoạn Kết thúc (The Close Phase):

Đây là giai đoạn cuối cùng của bất kỳ dự án nào, và nó đánh dấu sự kết thúc chính thức của dự án. Trong giai đoạn kết thúc, sản phẩm hoàn thiện được bàn giao tới khách hàng cùng các cam kết bảo hành, sửa chữa liên quan. Một danh sách các bài học kinh nghiệm (cả được và chưa được) thu được trong quá trình triển khai dự án sẽ được lưu lại để tham khảo cho dự dán tiếp theo. Người có thẩm quyền sẽ ký xác nhận vào văn bản chính thức đóng dự án. Các nguồn lực còn lại cuối cùng của dự án sẽ được giải phóng để triển khai các dự án tiếp theo của tổ chức.
Xem thêm: https://vnpmi.org/category/ket-thuc-du-an-close-project-la-gi-va-nhu-ng-thong-tin-lien-quan.html

Cấu trúc vòng đời chung này được sử dụng khi giao tiếp với quản lý cấp trên hoặc những bên liên quan ít quen thuộc hơn với dự án. Một số người có thể nhầm lẫn nó với các nhóm quy trình quản lý dự án (Project Process Group). Nhóm quy trình chứa các hoạt động cụ thể để triển khai cho dự án trong khi vòng đời của dự án độc lập với vòng đời kết quả cụ thể của dự án.

3. Các đặc điểm của vòng đời dự án?

Cấu trúc vòng đời chung thường thể hiện các đặc điểm sau:

Lúc đầu, mức chi phí và nhân sự thấp và đạt đến đỉnh điểm khi công việc đang được tiến hành. Nó một lần nữa bắt đầu giảm nhanh chóng khi dự án bắt đầu tạm dừng.
Đường cong chi phí và nhân sự điển hình không áp dụng cho tất cả các dự án. Cần phải có những khoản chi phí đáng kể để đảm bảo các nguồn lực thiết yếu sớm trong vòng đời của nó.
Rủi ro và sự không chắc chắn đang ở mức đỉnh điểm khi bắt đầu dự án. Các yếu tố này giảm dần theo vòng đời của dự án khi các quyết định được đưa ra và các sản phẩm phân phối được chấp nhận.
Khả năng ảnh hưởng đến sản phẩm cuối cùng của dự án mà không tác động mạnh đến chi phí là cao nhất khi bắt đầu dự án và giảm dần khi dự án tiến tới hoàn thành. Trong hình 2, rõ ràng là chi phí thực hiện các thay đổi mới và sửa lỗi sẽ tăng lên khi dự án sắp hoàn thành.

Hình 1: Cấu trúc vòng đời chung của một dự án

Hình 2: Cấu trúc Vòng đời Chung của Dự án và các mức độ rủi ro

Các tính năng này hầu như có mặt trong tất cả các loại vòng đời của dự án nhưng theo những cách khác nhau hoặc ở những mức độ khác nhau. Các vòng đời thích ứng được phát triển đặc biệt với mục đích giữ cho ảnh hưởng của các bên liên quan cao hơn và chi phí thay đổi trong suốt vòng đời thấp hơn so với các vòng đời dự đoán.

4. Lợi ích của vòng đời dự án đối với tổ chức?

Nó giúp các nhóm dịch vụ chuyên nghiệp thành thạo hơn và có lợi hơn.
Nó giúp ích cho tổ chức.
Nó làm cho luồng giao tiếp dễ dàng hơn.
Nó nhấn mạnh vào việc báo cáo và kiểm tra các dự án trước đó.

Trên đây là giới thiệu ngắn gọn về Vòng đời dự án. Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội