Xây dựng Cấu trúc phân chia công việc WBS

06/25/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là gì?
Cấu trúc phân chia công việc (WBS) là một dự án key có thể chuyển đổi hình thức tổ chức công việc của nhóm thành các phần dễ quản lý. Cuốn sách Kiến thức cốt lõi về Quản lý Dự án ( PMBOK ) đã định nghĩa Cấu trúc phân chia công việc là "Những sự chia tách và phân cấp có định hướng các thành phần có thể phân phối được của công việc mà nhóm dự án triển khai". Cấu trúc phân chia công việc vạch rõ phạm vi một cách trực quan, thành các phần có thể quản lý mà nhóm dự án có thể hiểu được, vì mỗi cấp của cấu trúc phân chia công việc ranh giới rõ ràng và chi tiết hơn nữa.

Hình 1: Mô tả cấu trúc phân chia công việc mẫu với ba mức được xác định.

Một cách dễ dàng để tư duy về Cấu trúc phân chia công việc là phác thảo hoặc lập bản đồ của dự án cụ thể. Một cấu trúc phân chia công việc bắt đầu với dự án là mức phân phối cao nhất và được phân tách thành các nhánh phụ bằng cách sử dụng phân cấp phác thảo sau:

Hình 2. Cấu trúc phân chia công việc

Nhóm dự án tạo ra cấu trúc phân chia công việc dự án bằng cách xác định các nhánh chức năng chính và phân chia các nhánh đó thành các hệ thống nhỏ hơn và các nhánh phụ. Những nhánh phụ này được phân tách tiếp cho đến khi có thể chỉ định nhân sự phụ trách. Ở cấp độ này, các gói công việc cụ thể cần thiết để sản xuất nhánh phụ được xác định và nhóm lại với nhau. Gói công việc thể hiện danh sách các nhiệm vụ hoặc việc cần làm (to-do) để tạo ra các đầu công việc cụ thể. Nếu bạn đã xem lịch trình dự án chi tiết, thì bạn sẽ nhận ra các nhiệm vụ trong gói công việc là "công cụ" mọi người cần hoàn thành trong một thời gian cụ thể và trong một mức độ nỗ lực cụ thể.

Từ góc độ chi phí, các gói công việc này thường được nhóm lại và được giao cho một bộ phận cụ thể để triển khai. Các bộ phận này, hoặc tài khoản chi phí, được xác định trong cấu trúc phân chia tổ chức và được phân bổ ngân sách để sản xuất các sản phẩm cụ thể. Bằng cách tích hợp các tài khoản chi phí từ cấu trúc phân chia tổ chức và cấu trúc phân chia công việc của dự án, toàn bộ tổ chức có thể theo dõi tiến trình tài chính bên cạnh hiệu suất dự án.

Tại sao nên sử dụng cấu trúc phân chia công việc?
Cấu trúc phân chia công việc có một số lợi ích ngoài việc xác định và tổ chức công việc dự án. Ngân sách dự án có thể được phân bổ cho các cấp cao nhất của cấu trúc phân chia công việc và ngân sách của bộ phận có thể được tính toán nhanh chóng dựa trên cấu trúc phân chia công việc của từng dự án. Bằng cách phân bổ dự toán thời gian và chi phí cho các phần cụ thể của cấu trúc phân chia công việc, lịch trình và ngân sách dự án có thể được phát triển nhanh chóng. Khi dự án thực thi, các phần cụ thể của cấu trúc phân chia công việc có thể được theo dõi để xác định hiệu suất chi phí dự án và xác định các vấn đề cũng như phạm vi xảy ra vấn đề trong tổ chức dự án.

Cấu trúc phân chia công việc dự án cũng có thể được sử dụng để xác định các rủi ro tiềm ẩn trong một dự án nhất định. Nếu cấu trúc phân chia công việc có một nhánh không được xác định rõ thì nó cho thấy phạm vi xác định rủi ro. Những rủi ro này cần được theo dõi trong nhật ký dự án và được xem xét khi dự án thực thi. Bằng cách tích hợp cấu trúc phân chia công việc với cấu trúc phân chia tổ chức, người quản lý dự án cũng có thể xác định các đầu mối tương tác và xây dựng kế hoạch tương tác..

Khi một dự án bị tụt lại phía sau, việc tham khảo cấu trúc phân chia công việc sẽ nhanh chóng xác định các nhánh chính bị ảnh hưởng bởi gói công việc bị lỗi hoặc phân phối trễ. Cấu trúc phân chia công việc cũng có thể được mã hóa màu để thể hiện trạng thái nhánh phụ. Gán các màu đỏ cho muộn, vàng cho rủi ro, xanh cho mục tiêu và xanh cho các sản phẩm đã hoàn thành là một cách hiệu quả để tạo ra bản đồ nhiệt về tiến độ dự án và thu hút sự chú ý của ban quản lý vào các khu vực chính của cấu trúc phân chia công việc.

Hướng dẫn cơ cấu phân chia công việc
Các chỉ dẫn sau đây cần được cân nhắc khi tạo cấu trúc phân chia công việc:

Cấp cao nhất đại diện cho nhánh hoặc dự án cuối cùng
Phân phối phụ chứa các gói công việc được gán cho bộ phận hoặc đơn vị của tổ chức
Tất cả các yếu tố của cấu trúc phân chia công việc không cần phải được xác định ở cùng cấp
Gói công việc xác định công việc, thời lượng và chi phí cho các nhiệm vụ cần thiết để chia nhánh phụ
Gói công việc không quá 10 ngày
Các gói công việc phải độc lập với các gói công việc khác trong cấu trúc phân chia công việc
Các gói công việc là duy nhất và không được trùng lặp trong cấu trúc phân chia công việc

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội