10 Quy tắc vàng trong Quản Lý Rủi Ro của Dự Án (Phần 1)

07/20/2020
Posted by: Sưu Tầm
Category: Kiến thức

Những lợi ích của quản lý rủi ro trong các dự án là rất to lớn. Bạn có thể kiếm được rất nhiều tiền nếu bạn giải quyết với các sự kiện không chắc chắn trong dự án một cách chủ động. Kết quả sẽ là giảm thiểu các tác động của các mối đe dọa với dự án và nắm bắt các cơ hội xảy ra. Điều này giúp bạn mang dự án về đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách và với kết quả đạt chất lượng theo yêu cầu của nhà tài trợ dự án của bạn. Ngoài ra các thành viên trong nhóm của bạn sẽ vui hơn nếu họ không phải sử dụng một chế độ "chữa cháy" cần thiết để sửa chữa những sự cố mà có thể đã được ngăn chặn.

Bài viết này cung cấp cho bạn 10 quy tắc vàng để áp dụng thành công quản lý rủi ro trong dự án của bạn. Chúng được dựa trên kinh nghiệm cá nhân của tác giả Bart Jutte đã tham gia vào nhiều dự án trong hơn 15 năm qua. Ngoài ra phần lớn các tài liệu tham khảo về vấn đề này đã được cô đọng trong bài viết.

Quy tắc 1: Để quản lý rủi ro là một phần trong dự án của bạn

Quy tắc đầu tiên là rất quan trọng cho sự thành công của quản lý rủi ro dự án. Nếu bạn không thực sự đưa quản lý rủi ro vào trong dự án của bạn, bạn không thể thu được những lợi ích đầy đủ của phương pháp này. Bạn có thể gặp phải một số các phương pháp sai ở các công ty. Một số dự án không sử dụng phương pháp nào để quản lý rủi ro. Họ hoặc là không biết gì, chạy dự án đầu tiên hoặc họ bằng cách nào đó tin rằng không có rủi ro sẽ xảy ra trong dự án của họ (mà tất nhiên một cái nào đó sẽ xảy ra). Một số người mù quáng tin tưởng vào người quản lý dự án, đặc biệt là nếu anh ta (thông thường là một người đàn ông) trông giống như một cựu chiến binh quân đội đã ở trong các chiến hào trong hai thập kỷ qua. Các công ty chuyên nghiệp cho quản lý rủi ro là một phần trong công việc hàng ngày của họ và cho nó trong các cuộc họp dự án và huấn luyện nhân viên.

Quy tắc 2: Xác định sớm các rủi ro trong dự án của bạn

Bước đầu tiên trong việc quản lý rủi ro dự án là xác định những rủi ro mà có mặt trong dự án của bạn. Điều này đòi hỏi tập trung vào các tình huống trong tương lai có thể xảy ra. Hai nguồn chính để xác định rủi ro đó là con người và giấy tờ. Con người là thành viên trong nhóm của bạn và mỗi người đều mang theo kinh nghiệm cá nhân và chuyên môn riêng. Những người khác nói chuyện với những chuyên gia bên ngoài dự án của bạn để có thông tin về dự án. Họ có thể tiết lộ một số bẫy bạn sẽ gặp phải hoặc một số cơ hội vàng mà có thể sẽ không xuất hiện trong tâm trí của bạn. Các cuộc phỏng vấn và các buổi làm việc nhóm (suy nghĩ về rủi ro) là các phương pháp thông dụng để phát hiện ra những rủi ro mà mọi người biết.

Giấy tờ là chuyện khác. Các dự án có khuynh hướng tạo rất nhiều các tài liệu có chứa những rủi ro của dự án. Chúng có thể không luôn luôn có tên đó, nhưng một ai đó đọc một cách cẩn thận (từng dòng một) sẽ tìm thấy chúng. Các kế hoạch dự án, kế hoạch kinh doanh và hoạch định nguồn lực là những tài liệu khởi đầu tốt để nghiên cứu. Nhóm các loại khác là kế hoạch dự án cũ, mạng nội bộ công ty của bạn và các trang web chuyên dụng.

Bạn có thể xác định tất cả các rủi ro dự án trước khi chúng xảy ra? Chắc là không. Tuy nhiên, nếu bạn kết hợp một số phương pháp xác định khác nhau, bạn có khả năng tìm thấy phần lớn. Nếu bạn đối phó với chúng đúng cách, bạn có đủ thời gian còn lại cho những rủi ro bất ngờ xảy ra.

Quy tắc 3: Trao đổi về rủi ro

Dự án thất bại cho thấy các nhà quản lý dự án thường không biết các ảnh hưởng lớn tác động đến họ. Phát hiện đáng sợ là thường xuyên một người nào đó của tổ chức dự án thực sự đã nhìn thấy rủi ro, nhưng không thông báo cho người quản lý dự án sự tồn tại của nó. Nếu bạn không muốn điều này xảy ra trong dự án của bạn, bạn tốt hơn nên chú ý đến trao đổi về rủi ro.

Một phương pháp tốt là phải luôn có trao đổi về rủi ro trong công việc mà bạn thực hiện. Nếu bạn có một cuộc họp nhóm, hãy làm cho rủi ro của dự án là một phần mặc định của chương trình thảo luận (và không phải là mục cuối trong danh sách!). Điều này cho thấy rủi ro là quan trọng để quản lý dự án và cung cấp cho các thành viên của đội một "khoảnh khắc tự nhiên" để thảo luận và báo cáo những cái mới.

Điều quan trọng khác là đường dây trao đổi của người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án. Tập trung nỗ lực trao đổi của bạn về những nguy cơ lớn ở đây và chắc chắn rằng bạn không gây ngạc nhiên cho ông chủ hoặc khách hàng! Ngoài ra cũng nên quan tâm về các nhà tài trợ đưa ra quyết định về các rủi ro hàng đầu, bởi vì thường vài người trong số họ vượt quá nhiệm vụ của người quản lý dự án.

Quy tắc 4: Xem xét cả rủi ro và cơ hội

Rủi ro dự án có một ý nghĩa tiêu cực: chúng là những "kẻ xấu" có thể gây tổn hại cho dự án của bạn. Tuy nhiên, các phương pháp tiếp cận rủi ro hiện đại cũng tập trung vào các rủi ro tích cực, các cơ hội của dự án. Đây là những biến cố không chắc chắn rằng có lợi cho dự án và tổ chức của bạn. Những "người tốt" làm cho dự án của bạn nhanh hơn, tốt hơn và có lợi hơn.

Thật không may, rất nhiều các đội dự án đấu tranh để kết thúc công việc, bị quá tải với công việc cần phải được thực hiện một cách nhanh chóng. Điều này tạo ra động lực của dự án mà chính là rủi ro tiêu cực (nếu nhóm xem xét bất kỳ rủi ro nào). Hãy chắc chắn rằng bạn có một lúc nào đó để giải quyết với các cơ hội trong dự án của bạn, thậm chí nếu nó chỉ là nửa tiếng. Rất có thể là bạn nhìn thấy một vài cơ hội mà không phải đầu tư thời gian hoặc nguồn lực với giá cao.

Quy tắc 5: Làm rõ về vấn đề phân chia công việc

Một số nhà quản lý dự án cho rằng họ hoàn thành một lần là đã tạo ra một danh sách với các rủi ro. Tuy nhiên, đấy chỉ là một điểm khởi đầu. Bước tiếp theo là để làm rõ ai chịu trách nhiệm cho những rủi ro nào! Có người đã cảm thấy áp lực về một rủi ro khi không được quan tâm đúng cách. Bí quyết rất đơn giản: chỉ định một người quản cho mỗi rủi ro mà bạn đã được tìm thấy. Nguồn quản lý đó là người trong nhóm của bạn có trách nhiệm để tối ưu hóa rủi ro này cho dự án. Các tác động này thực sự tích cực. Ban đầu mọi người thường cảm thấy khó chịu bởi họ đang thực sự chịu trách nhiệm về những rủi ro nhất định, nhưng theo thời gian họ sẽ hành động và thực hiện các nhiệm vụ để làm giảm các mối đe dọa và tăng cường các cơ hội.

Quyền sở hữu cũng tồn tại trên các cấp độ khác nhau. Nếu một mối đe dọa xảy ra, ai đó sẽ phải trả các hóa đơn. Điều này nghe có vẻ hợp lý, nhưng nó là một vấn đề bạn phải giải quyết trước khi xảy ra rủi ro. Đặc biệt là nếu khác đơn vị kinh doanh, các phòng ban và các nhà cung cấp tham gia vào dự án của bạn, nó trở thành quan trọng khi ai là người chịu hậu quả và phải rỗng ví. Một tác dụng phụ quan trọng của việc làm rõ quyền sở hữu của các tác động rủi ro, đó là thời điểm mà các nhà quản lý bắt đầu chú ý đến một dự án, đặc biệt là khi rất nhiều tiền đang bị gặp rủi ro. Vấn đề phân chia công việc cũng không kém phần quan trọng với các cơ hội của dự án. Việc cạnh tranh về doanh thu (yếu tố bất ngờ) có thể trở thành một thú vui lâu dài của các nhà quản lý.

(Còn tiếp)

Cùng đón chờ phần tiếp theo của bài viết trong tuần tới bạn nhé!

Nguồn: VNPMI dịch từ bài viết của tác giả Bart Jutte

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội