5 điều cơ bản của Việc lập kế hoạch thực hiện PMO

07/20/2020
Posted by: Mentor's team
Category: Kiến thức

Tôi thường chia sẻ rằng, việc lập ra văn phòng quản lý dự án PMO thường không dành cho những người yếu tim. Đây là một nỗ lực khó khăn, nó không chỉ liên quan đến kiến thức nâng cao mà nó còn là một thách thức hiện trạng trong tổ chức. Bài viết dưới đây sẽ chia sẻ cho bạn về kế hoạch thực hiện PMO, bao gồm 5 quyết định cơ bản.

1. Đánh giá hiện tại
Việc đánh giá hiện tại cần trả lời cho những câu hỏi:
Hôm nay ta có bao nhiêu dự án và chúng đang được quản lý như thế nào?
Kết quả của dự án đó có thoả đáng hay không
Chúng ta có thực sự cần đến một PMO không?
Ta nên thành lập theo loại PMO nào?

2. Tầm nhìn tương lai
Ở quyết định này, người thành lập cần phải trả lời 2 câu hỏi trước khi đưa ra quyết định đó là
Những chức năng nào sẽ được thực hiện bởi PMO?
Kết quả mong đợi từ những thực hiện đó?

3. Biểu đồ phân tích
Để thành lập được một PMO cần có những gì, và hiện chúng ta đang có gì? Về quản trị dự án, phương pháp, cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực, phần mềm
Cần làm gì để thực hiện một PMO mang lại kết quả như mong đợi?
Chúng ta sẽ xử lý ra sao với những thay đổi, kỳ vọng của những bên liên quan và những khía cạnh văn hóa?

4.Chiến lược thực hiện:
Ở quyết định chiến lược thực hiện, cần trả lời cho câu hỏi:
Phạm vi thực hiện ra sao?
Những rào cản, hay yếu tố hỗ trợ, hoặc những rủi ro của việc thực hiện, và sẽ cần làm gì để giải quyết chúng?
Có cần thuê một tư vấn viên?
Có cần bắt đầu bằng những việc thực hiện nhỏ, và thông qua đó để đánh nhanh, thắng nhanh hay không?
Những yếu tố làm nên thành công của việc thực hiện là gì?

5. Kế hoạch thực hiện là gì?
Những bước thực hiện cần làm là gì?
Những giai đoạn của việc thực hiện, những dấu mốc quan trọng?
Cần tài nguyên gì?
Chi phí thực hiện?
Làm sao để đảm bảo tính bền vững của PMO? Làm sao để đo hiệu suất và cải thiện nó?
Đây là 5 quy tắc cơ bản và cần thiết trước khi thiết lập một PMO. Việc không tuân theo các bước này có thể dẫn đến những vấn đề nghiêm trọng. Dẫn đến một kế hoạch không khả thi và bị ngắt kết nối với thực tế.

Theo bạn thì còn những câu hỏi nào khác trước khi đưa ra một kế hoạch thực hiện PMO? Hãy chia sẻ cùng chúng tôi nhé.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Nguồn: Dịch - projectmanagement.com

Tham khảo các bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội