10 Quy tắc vàng trong Quản Lý Rủi Ro của Dự Án (Phần 2)

07/21/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

Tiếp theo bài viết "10 Quy tắc vàng trong Quản Lý Rủi Ro của Dự Án (Phần 1)" chúng tôi xin giới thiệu tiếp phần 2 để phục vụ quý bạn đọc.

Quy tắc 6: Ưu tiên Rủi ro

Một người quản lý dự án trong một lần nói với tôi: "Tôi coi tất cả các rủi ro như nhau." Điều này làm cho tiến độ của dự án nghe có vẻ đơn giản. Tuy nhiên, nó không mang lại kết quả tốt nhất có thể. Một số rủi ro có tác động cao hơn so với những cái khác. Do đó, tốt hơn bạn nên dành thời gian cho những rủi ro có thể gây ra tổn thất lớn nhất. Kiểm tra nếu bạn thấy bất kỳ rủi ro nào có thể làm hỏng dự án của bạn. Nếu vậy, đây là những rủi ro ưu tiên số 1 của bạn. Các rủi ro khác có thể được sắp xếp theo thú tự ưu tiên dựa trên trực giác hoặc, một cách khách quan hơn nữa, trên tập hợp các tiêu chí. Các tiêu chí mà hầu hết các đội dự án sử dụng là để xem xét các tác động của rủi ro và khả năng nó sẽ xảy ra. Biện pháp ưu tiên mà bạn sử dụng, hãy sử dụng nó một cách nhất quán và tập trung vào những rủi ro lớn.

Quy tắc 7: Phân tích rủi ro

Hiểu được bản chất của rủi ro là một điều kiện tiên quyết cho một phản hồi tốt. Do đó, phải mất một thời gian để có một cái nhìn sâu hơn về những rủi ro nhất định và đừng nhảy ngay đến kết luận trong khi không biết những gì cần thiết về một rủi ro nào đó.

Phân tích rủi ro xảy ra ở các cấp độ khác nhau. Nếu bạn muốn hiểu một rủi ro ở cấp độ nhất định, sẽ là hiệu quả nhất khi xem xét những tác động của nó và những nguyên nhân có thể sinh ra rủi ro đó. Nhìn vào các tác động, bạn có thể mô tả những tác động diễn ra ngay sau khi xảy ra rủi ro và những hệ quả khác từ những tác động chính hoặc khi thời gian trôi qua. Một phân tích chi tiết hơn có thể cho thấy thứ tự các mức độ tác động trong một loại tác động nhất định như chi phí, thời gian bắt đầu hay chất lượng sản phẩm. Góc độ khác khi nhìn vào những rủi ro, đó là tập trung vào các sự kiện trước khi xảy ra rủi ro. Rủi ro xảy ra từ danh sách các nguyên nhân khác nhau và từ những hoàn cảnh giảm hoặc tăng khả năng xảy ra rủi ro.

Một cấp độ phân tích rủi ro khác là xem xét toàn bộ dự án. Mỗi nhà quản lý dự án cần phải trả lời các câu hỏi thông thường về tổng ngân sách cần thiết hoặc ngày dự án sẽ hoàn thành. Nếu bạn chấp nhận rủi ro, bạn có thể làm một mô phỏng để nhà tài trợ dự án thấy được khả năng bạn hoàn thành vào một ngày cụ thể hoặc trong một khoảng thời gian nhất định. Một tính toán tương tự có thể được thực hiện cho các chi phí dự án.

Các thông tin bạn thu thập trong một phân tích rủi ro sẽ cung cấp thông tin có giá trị cho dự án của bạn và các đầu vào cần thiết để tìm biện pháp hiệu quả cho việc tối ưu hóa các rủi ro.

Quy tắc 8: Lập kế hoạch và triển khai đáp ứng rủi ro

Triển khai đáp ứng một rủi ro là hoạt động thực sự làm tăng giá trị cho dự án của bạn. Bạn ngăn chặn mối đe dọa xảy ra hoặc giảm thiểu các tác động tiêu cực. Cách làm này là chìa khóa thành công dự án. Các quy tắc khác nhau đã giúp bạn có thể xác định, ưu tiên và hiểu các rủi ro. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện một kế hoạch đối phó với rủi ro, tập trung vào các biện pháp cụ thể để đạt hiệu quả cao nhất.

Nếu bạn đối phó với các mối đe dọa, về cơ bản bạn có ba sự lựa chọn là tránh rủi ro, giảm thiểu rủi ro và chấp nhận rủi ro. Tránh rủi ro có nghĩa là bạn sắp xếp dự án của bạn theo một cách mà bạn sẽ không gặp phải một loại rủi ro nào đó nữa. Điều này có nghĩa là thay đổi nhà cung cấp hoặc áp dụng công nghệ khác nhau, hoặc, nếu bạn đối phó với rủi ro lớn, hãy kết thúc dự án. Chi nhiều tiền hơn trên cho một dự án sắp kết thúc là một khoản đầu tư tồi.

Bạn có thể thử để ngăn chặn nguy cơ xảy ra bằng cách tác động đến các nguyên nhân rủi ro hoặc giảm các tác động tiêu cực có thể xảy ra. Nếu bạn đã thực hiện quy tắc 7 đúng (phân tích rủi ro), bạn sẽ có rất nhiều cơ hội để tác động lên rủi ro. Một phản hồi cuối cùng là chấp nhận rủi ro. Đây là một lựa chọn tốt nếu các tác động ảnh hưởng lên dự án này là nhỏ hoặc khả năng nó ảnh hưởng đên dự án được chứng minh là rất khó khăn, tốn thời gian hay tương đối đắt. Chỉ cần chắc chắn rằng nó là một sự lựa chọn sáng suốt khi chấp nhận một rủi ro nhất định.

Phản ứng lại các cơ hội rủi ro là điều chống lại các mối đe dọa. Việc đó sẽ tập trung vào việc tìm kiếm những rủi ro, tối đa hóa chúng hoặc bỏ qua chúng (nếu cơ hội chứng minh là quá nhỏ).

Quy tắc 9: Danh sách rủi ro dự án

Quy tắc này là về việc ghi sổ (tuy nhiên không dừng việc cập nhật). Duy trì một bản ghi rủi ro cho phép bạn xem tiến độ và đảm bảo rằng bạn sẽ không quên một hoặc hai rủi ro. Nó cũng là một công cụ liên lạc hoàn hảo để thông báo cho các thành viên trong nhóm của bạn và các bên liên quan những gì đang xảy ra (quy tắc 3).

Một bản ghi rủi ro tốt chứa mô tả về rủi ro, làm rõ vấn đề về phân chia công việc (quy tắc 5) và cho phép bạn thực hiện một số phân tích cơ bản cùng với sự liên quan đến nguyên nhân và các tác động (quy tắc 7). Hầu hết các nhà quản lý dự án là không thực sự thích công việc hành chính, nhưng làm việc ghi chép sổ sách của bạn liên quan đến các rủi ro phải trả tiền, đặc biệt là nếu số lượng các rủi ro đó lớn. Một số nhà quản lý dự án không muốn ghi lại những rủi ro, bởi vì họ cảm thấy điều này làm cho nó dễ dàng hơn để đổ lỗi cho chúng trong trường hợp gặp gì sai. Tuy nhiên, điều ngược lại là sự thật. Nếu bạn ghi lại các rủi ro dự án và các phản hồi lại các tác động mà bạn đã thực hiện, bạn tạo ra một hồ sơ theo dõi mà không ai có thể phủ nhận. Ngay cả khi một rủi ro xảy ra mà làm lệch hướng của dự án. Làm cho dự án nhận rủi ro đó. .

Quy tắc 10: Theo dõi các rủi ro và các nhiệm vụ liên quan

Danh sách rủi ro mà bạn đã tạo ra như là kết quả của quy tắc 9, sẽ giúp bạn theo dõi các rủi ro và các nhiệm vụ liên quan. Theo dõi là một công việc hằng ngày cho mỗi người quản lý dự án. Lồng ghép tác vụ rủi ro thành thói quen hàng ngày là giải pháp đơn giản nhất. Các tác vụ rủi ro có thể được thực hiện để xác định hoặc phân tích rủi ro hoặc để tạo ra, lựa chọn và thực hiện phản hồi.

Theo dõi các rủi ro khác với nhiệm vụ theo dõi. Nó tập trung vào tình hình hiện tại của rủi ro. Những rủi ro nào có nhiều khả năng xảy ra? Có liên quan gì đến các thay đổi quan trọng của rủi ro? Trả lời câu hỏi này sẽ giúp để chú ý đến những rủi ro quan trọng nhất đối với giá trị dự án của bạn.

10 quy tắc vàng quản lý rủi ro trên cung cấp cho bạn các hướng dẫn về làm thế nào để thực hiện quản lý rủi ro thành công trong dự án của bạn. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng bạn luôn có thể cải tiến. Vì vậy, quy tắc số 11 sẽ được sử dụng phương pháp của người Nhật Bản - Kaizen: đo lường hiệu quả của việc cố gắng quản lý rủi ro của bạn và tiếp tục thực hiện các cải tiến để làm cho nó thậm chí còn tốt hơn.

Chúc các bạn luôn thành công!

Nguồn: VNPMI dịch từ bài viết của tác giả Bart Jutte

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Bài Viết Liên Quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội