Kiến thức (knowledge) và quản lý kiến thức (knowledge management) trong dự án là gì?
- 09/10/2020
- Posted by: Admin
- Category: Kiến thức
Nhiều người từng nói "Kiến thức là tài sản vô giá của mỗi cá nhân và tổ chức". Việc xây dựng và quản lý, chia sẻ kiến thức thu được là một hoạt động vô cùng quan trọng và cần thiết, góp phần giúp mỗi cá nhân và tổ chức dễ dàng đạt được thành công cũng như tránh các thất bại trong tương lai.
Trong bài viết này, VNPMI sẽ giới thiệu đến bạn đọc một trích đoạn trong nghiên cứu về kiến thức và quản lý kiến thức trong dự án của nhóm tác giả Hanisch, B., Lindner, F., Müller, A., & Wald, A. (2008) được trình bày tại Hội nghị nghiên cứu của PMI.
Kiến thức là gì?
Davis và Botkin (1994) định nghĩa kiến thức là “ứng dụng và sử dụng thông tin một cách hiệu quả”. Probst, Raub, & Romhardt (2003) nhận thấy mối liên hệ chặt chẽ giữa kiến thức và năng lực: “Kiến thức là tổng thể các nhận thức và kỹ năng mà cá nhân áp dụng để giải quyết vấn đề.” Một số tác giả đã cố gắng phân loại các kiến thức khác nhau: Kiến thức có thể được phân biệt giữa kiến thức rõ ràng và ẩn, kiến thức cá nhân và tập thể, kiến thức khai báo, thủ tục và dựa trên kinh nghiệm.
Polanyi (1962) phân biệt hai chiều của kiến thức: Kiến thức rõ ràng và tiềm ẩn (hoặc ngầm). Kiến thức rõ ràng đề cập đến kiến thức về sự vật và sự kiện trong khi kiến thức tiềm ẩn được liên kết với kinh nghiệm và nhận thức. Sự khác biệt này giúp phát triển và áp dụng các cơ chế đặc biệt để quản lý tri thức. Nó cũng hỗ trợ việc học vì các loại kiến thức khác nhau đòi hỏi các cách tiếp cận quản lý kiến thức khác nhau. Cyert và March (2001) đã phát triển khái niệm về các thói quen của tổ chức nhằm giải thích cách thức mà kiến thức tiềm ẩn và kiến thức cá nhân có thể chuyển hóa thành kiến thức tổ chức. Ví dụ về những thói quen này bao gồm các quy tắc và văn hóa. Nonaka và Takeuchi (1995) đã giới thiệu một mô hình quản lý kiến thức giải thích các quá trình biến đổi kiến thức tiềm ẩn thành kiến thức rõ ràng. Họ cho rằng - như Polanyi làm - rằng kiến thức được tạo ra bởi một cá nhân. Do đó, kiến thức cá nhân có thể được chuyển đổi thành kiến thức rõ ràng và có thể chuyển giao bằng một quá trình bên ngoài và xã hội hóa.
Quản lý kiến thức là gì?
Một số ý tưởng và khái niệm về quản lý kiến thức (Knowledge Management - KM) đã được phát triển trong những năm gần đây. Hầu hết các phương pháp tiếp cận dựa trên các ý tưởng của quan điểm dựa trên tài nguyên và tri thức (Davenport, De Long & Beers, 1998; Nonaka, 1991; Nonaka & Takeuchi, 1995; Picot và cộng sự 1998; Probst và cộng sự 2003; Spender, 1996 ). Đến Davenport và cộng sự. (1998), kiến thức bao gồm các kinh nghiệm khung, giá trị, thông tin theo ngữ cảnh và hiểu biết chuyên sâu cung cấp cơ sở cho việc đánh giá và kết hợp các kinh nghiệm và thông tin mới. Probst và cộng sự. (2003) hiểu quản lý tri thức là một quá trình xác định, kích hoạt, tái tạo, lưu trữ và chuyển giao tri thức một cách có hệ thống và chủ động. Họ đã phát triển một mô hình KM bao gồm bảy khối: mục tiêu kiến thức, xác định, thu nhận, phát triển, phân phối, sử dụng và bảo quản.
Nonaka và Takeuchi dựa trên mô hình KM của họ tách biệt của tri thức ngầm và tường minh và xác định các quá trình chuyển đổi giữa hai loại tri thức này. Trong một quá trình xã hội hóa, kiến thức ngầm được chuyển hóa thành kiến thức ngầm mới; trong quá trình ngoại hóa, kiến thức ngầm này được chuyển thành kiến thức tường minh. Sự tương tác của các loại kiến thức rõ ràng khác nhau được gọi là sự kết hợp. Kiến thức rõ ràng sau đó có thể được chuyển thành kiến thức tiềm ẩn thông qua quá trình nội bộ hóa. Với sự trợ giúp của mô hình này, hầu như tất cả các tình huống quản lý tri thức đều có thể được giải thích, mặc dù ở mức độ khá trừu tượng.
Quản lý kiến thức dự án (Project knowledge management - PKM) là gì?
Quản lý kiến thức dự án (PKM) là quản lý kiến thức được thực hành trong các tình huống của dự án. Nó tạo ra mối liên kết giữa các ý tưởng và nguyên tắc của quản lý kiến thức và quản lý dự án. PKM liên quan đến hai quan điểm cơ bản: quan điểm liên dự án và nội bộ dự án. Tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc của một dự án, các tiểu dự án — hoặc các nhóm liên dự án — có thể tồn tại trong một dự án. Do đó, không phải lúc nào cũng có thể có sự khác biệt rõ ràng giữa hai quan điểm.
Love, Fong, và Irani (2005) đã thiết lập cơ sở để hiểu về quản lý kiến thức trong môi trường dự án. Trong công việc liên quan đến vai trò và quy trình quản lý kiến thức trong môi trường dự án, họ đặc biệt tập trung vào quản lý kiến thức trong bối cảnh của các nhóm dự án quốc tế và đa chức năng cũng như vai trò của (tổ chức) học tập trong các dự án. Những phát hiện này được coi là hiện đại trong nghiên cứu.
Hình 1: Sơ đồ các loại luồng kiến thức trong ngữ cảnh dự án
Trong bối cảnh của các hoạt động nghiên cứu khác nhau, Schindler (2002) xây dựng khung PKM và xác định ba loại kiến thức chính trong môi trường dự án: kiến thức về dự án, kiến thức trong dự án và kiến thức từ / giữa các dự án (xem Hình 1). Kiến thức trong các dự án được liên kết chặt chẽ với phương pháp luận quản lý dự án và thực tiễn giao tiếp trong các dự án. Cả hai đều phụ thuộc mạnh mẽ vào người quản lý dự án và phong cách quản lý dự án cá nhân. Kiến thức về các dự án biểu thị một cái nhìn tổng thể về cảnh quan dự án (các dự án đang được tiến hành hoặc đã được tiến hành) trong một công ty hoặc một bộ phận của công ty.
Việc chuyển giao kiến thức từ và giữa các dự án có thể được gọi là kiến thức chuyên môn, kiến thức phương pháp luận, kiến thức thủ tục và kiến thức kinh nghiệm. Kiến thức từ và giữa các dự án đóng góp vào cơ sở kiến thức của tổ chức. Hình 2 cho thấy các yếu tố kiến thức trong các loại kiến thức dự án khác nhau. Các ví dụ cho thấy kiến thức trong, kiến thức về và kiến thức từ các dự án có thể thuộc về các loại kiến thức khác nhau: rõ ràng và ẩn, đặc biệt, thủ tục, quan hệ và phương pháp luận.
Hình 2: Các phương án đảm bảo kiến thức trong các giai đoạn của dự án
Có thể giả định rằng các loại kiến thức liên quan khác nhau theo vòng đời của dự án. Kinh nghiệm từ các dự án tiếp theo, thông tin về đội mua và kiến thức về công nghệ và thị trường là những ví dụ về những phần kiến thức có tầm quan trọng đặc biệt đối với việc mua lại và giai đoạn đầu của dự án. Kiến thức về các giải pháp kỹ thuật hiện có, kinh nghiệm từ việc lập kế hoạch và áp dụng các công cụ có thể thú vị hơn ở giai đoạn thực hiện dự án.
Những thách thức của quản lý kiến thức (Project knowledge management) trong môi trường dự án?
Những thách thức cụ thể của PKM là do các đặc điểm vốn có của dự án (Brookes et al. 2006; Love et al., 2005; Prencipe & Tell, 2001; Schindler & Eppler, 2003) bao gồm:
Trong bài viết này, VNPMI sẽ giới thiệu đến bạn đọc một trích đoạn trong nghiên cứu về kiến thức và quản lý kiến thức trong dự án của nhóm tác giả Hanisch, B., Lindner, F., Müller, A., & Wald, A. (2008) được trình bày tại Hội nghị nghiên cứu của PMI.
Davis và Botkin (1994) định nghĩa kiến thức là “ứng dụng và sử dụng thông tin một cách hiệu quả”. Probst, Raub, & Romhardt (2003) nhận thấy mối liên hệ chặt chẽ giữa kiến thức và năng lực: “Kiến thức là tổng thể các nhận thức và kỹ năng mà cá nhân áp dụng để giải quyết vấn đề.” Một số tác giả đã cố gắng phân loại các kiến thức khác nhau: Kiến thức có thể được phân biệt giữa kiến thức rõ ràng và ẩn, kiến thức cá nhân và tập thể, kiến thức khai báo, thủ tục và dựa trên kinh nghiệm.
Polanyi (1962) phân biệt hai chiều của kiến thức: Kiến thức rõ ràng và tiềm ẩn (hoặc ngầm). Kiến thức rõ ràng đề cập đến kiến thức về sự vật và sự kiện trong khi kiến thức tiềm ẩn được liên kết với kinh nghiệm và nhận thức. Sự khác biệt này giúp phát triển và áp dụng các cơ chế đặc biệt để quản lý tri thức. Nó cũng hỗ trợ việc học vì các loại kiến thức khác nhau đòi hỏi các cách tiếp cận quản lý kiến thức khác nhau. Cyert và March (2001) đã phát triển khái niệm về các thói quen của tổ chức nhằm giải thích cách thức mà kiến thức tiềm ẩn và kiến thức cá nhân có thể chuyển hóa thành kiến thức tổ chức. Ví dụ về những thói quen này bao gồm các quy tắc và văn hóa. Nonaka và Takeuchi (1995) đã giới thiệu một mô hình quản lý kiến thức giải thích các quá trình biến đổi kiến thức tiềm ẩn thành kiến thức rõ ràng. Họ cho rằng - như Polanyi làm - rằng kiến thức được tạo ra bởi một cá nhân. Do đó, kiến thức cá nhân có thể được chuyển đổi thành kiến thức rõ ràng và có thể chuyển giao bằng một quá trình bên ngoài và xã hội hóa.
Quản lý kiến thức là gì?
Một số ý tưởng và khái niệm về quản lý kiến thức (Knowledge Management - KM) đã được phát triển trong những năm gần đây. Hầu hết các phương pháp tiếp cận dựa trên các ý tưởng của quan điểm dựa trên tài nguyên và tri thức (Davenport, De Long & Beers, 1998; Nonaka, 1991; Nonaka & Takeuchi, 1995; Picot và cộng sự 1998; Probst và cộng sự 2003; Spender, 1996 ). Đến Davenport và cộng sự. (1998), kiến thức bao gồm các kinh nghiệm khung, giá trị, thông tin theo ngữ cảnh và hiểu biết chuyên sâu cung cấp cơ sở cho việc đánh giá và kết hợp các kinh nghiệm và thông tin mới. Probst và cộng sự. (2003) hiểu quản lý tri thức là một quá trình xác định, kích hoạt, tái tạo, lưu trữ và chuyển giao tri thức một cách có hệ thống và chủ động. Họ đã phát triển một mô hình KM bao gồm bảy khối: mục tiêu kiến thức, xác định, thu nhận, phát triển, phân phối, sử dụng và bảo quản.
Nonaka và Takeuchi dựa trên mô hình KM của họ tách biệt của tri thức ngầm và tường minh và xác định các quá trình chuyển đổi giữa hai loại tri thức này. Trong một quá trình xã hội hóa, kiến thức ngầm được chuyển hóa thành kiến thức ngầm mới; trong quá trình ngoại hóa, kiến thức ngầm này được chuyển thành kiến thức tường minh. Sự tương tác của các loại kiến thức rõ ràng khác nhau được gọi là sự kết hợp. Kiến thức rõ ràng sau đó có thể được chuyển thành kiến thức tiềm ẩn thông qua quá trình nội bộ hóa. Với sự trợ giúp của mô hình này, hầu như tất cả các tình huống quản lý tri thức đều có thể được giải thích, mặc dù ở mức độ khá trừu tượng.
Quản lý kiến thức dự án (Project knowledge management - PKM) là gì?
Quản lý kiến thức dự án (PKM) là quản lý kiến thức được thực hành trong các tình huống của dự án. Nó tạo ra mối liên kết giữa các ý tưởng và nguyên tắc của quản lý kiến thức và quản lý dự án. PKM liên quan đến hai quan điểm cơ bản: quan điểm liên dự án và nội bộ dự án. Tùy thuộc vào quy mô và cấu trúc của một dự án, các tiểu dự án — hoặc các nhóm liên dự án — có thể tồn tại trong một dự án. Do đó, không phải lúc nào cũng có thể có sự khác biệt rõ ràng giữa hai quan điểm.
Love, Fong, và Irani (2005) đã thiết lập cơ sở để hiểu về quản lý kiến thức trong môi trường dự án. Trong công việc liên quan đến vai trò và quy trình quản lý kiến thức trong môi trường dự án, họ đặc biệt tập trung vào quản lý kiến thức trong bối cảnh của các nhóm dự án quốc tế và đa chức năng cũng như vai trò của (tổ chức) học tập trong các dự án. Những phát hiện này được coi là hiện đại trong nghiên cứu.
Hình 1: Sơ đồ các loại luồng kiến thức trong ngữ cảnh dự án
Trong bối cảnh của các hoạt động nghiên cứu khác nhau, Schindler (2002) xây dựng khung PKM và xác định ba loại kiến thức chính trong môi trường dự án: kiến thức về dự án, kiến thức trong dự án và kiến thức từ / giữa các dự án (xem Hình 1). Kiến thức trong các dự án được liên kết chặt chẽ với phương pháp luận quản lý dự án và thực tiễn giao tiếp trong các dự án. Cả hai đều phụ thuộc mạnh mẽ vào người quản lý dự án và phong cách quản lý dự án cá nhân. Kiến thức về các dự án biểu thị một cái nhìn tổng thể về cảnh quan dự án (các dự án đang được tiến hành hoặc đã được tiến hành) trong một công ty hoặc một bộ phận của công ty.
Việc chuyển giao kiến thức từ và giữa các dự án có thể được gọi là kiến thức chuyên môn, kiến thức phương pháp luận, kiến thức thủ tục và kiến thức kinh nghiệm. Kiến thức từ và giữa các dự án đóng góp vào cơ sở kiến thức của tổ chức. Hình 2 cho thấy các yếu tố kiến thức trong các loại kiến thức dự án khác nhau. Các ví dụ cho thấy kiến thức trong, kiến thức về và kiến thức từ các dự án có thể thuộc về các loại kiến thức khác nhau: rõ ràng và ẩn, đặc biệt, thủ tục, quan hệ và phương pháp luận.
Hình 2: Các phương án đảm bảo kiến thức trong các giai đoạn của dự án
Có thể giả định rằng các loại kiến thức liên quan khác nhau theo vòng đời của dự án. Kinh nghiệm từ các dự án tiếp theo, thông tin về đội mua và kiến thức về công nghệ và thị trường là những ví dụ về những phần kiến thức có tầm quan trọng đặc biệt đối với việc mua lại và giai đoạn đầu của dự án. Kiến thức về các giải pháp kỹ thuật hiện có, kinh nghiệm từ việc lập kế hoạch và áp dụng các công cụ có thể thú vị hơn ở giai đoạn thực hiện dự án.
Những thách thức của quản lý kiến thức (Project knowledge management) trong môi trường dự án?
Những thách thức cụ thể của PKM là do các đặc điểm vốn có của dự án (Brookes et al. 2006; Love et al., 2005; Prencipe & Tell, 2001; Schindler & Eppler, 2003) bao gồm:
- Các dự án chỉ là tạm thời.
- Các dự án là duy nhất và số ít.
- Các dự án được liên kết với một lực lượng lao động đang thay đổi, một nhóm người mới làm việc cùng nhau.
- Dự án trong nhiều trường hợp là định hướng ngắn hạn.
- Các dự án là một nền tảng để tích hợp các chuyên gia bên trong và bên ngoài.
- Những người trong các dự án phải thích ứng nhanh với các điều kiện và nội dung công việc chung mới.
- Các dự án thiếu bộ nhớ tổ chức, các quy trình và các cơ chế tổ chức học tập khác.
Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!
Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:
- PMP là gì? Điều kiện thi chứng chỉ PMP mới nhất 2022? Cách tự học PMP tại nhà hiệu quả cao.
- VNPMI tổ chức khóa học PMP miễn phí 02 days
- Đường cơ sở dự án (project baseline) trong quản lý dự án là gì?
- Cơ cấu tổ chức dự án
- Khái niệm dự án và quản lý dự án
- Cơ cấu tổ chức dự án
- Văn phòng quản lý dự án
- Tài sản quy trình tổ chức và yếu tố môi trường doanh nghiệp
Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội