Project schedule management là gì? Cách quản lý thời gian dự án hiệu quả

1. Project schedule management là gì?

Đảm bảo tiến độ dự án, đó là tôn chỉ mà bất kì một nhà quản lý nào luôn nhớ tới khi triển khai dự án của mình. Bên cạnh việc đảm bảo tiến độ, việc quản lý thời gian hiệu quả giúp dự án tránh được các rủi ro không đáng có nhờ một khoảng thời gian đệm luôn sẵn sàng cho phép đội của bạn chậm lại, nhìn nhận và đánh giá kỹ hơn các công việc vừa kết thúc, theo dõi chi tiết hơn những công việc đang thực hiện từ đó có cái nhìn hay nhận định chính xác về thực trạng của dự án để lường trước rủi ro, sắp xếp lại công việc, phân bổ lại nguồn lực hoặc dự phòng cho những biến chuyển xấu. 

Thời gian là thứ vô hình luôn khó kiểm soát, bạn có thể quản lý thời gian cá nhân của mình tốt nhưng không có nghĩa bạn làm được điều này với đội của mình, sự tập hợp của rất nhiều người với nhiều quỹ thời gian khác nhau luôn tiềm ẩn nguy cơ vượt qua tầm kiểm soát khi giữa họ có chênh lệch về đặc điểm hoặc những dự tính ban đầu sai lệch về năng lực thành viên, kinh nghiệm, kỹ năng hoặc các yếu tố phát sinh bên ngoài. 

Project schedule management là quá trình người quản lý dự án áp dụng các phương pháp, kỹ thuật và công cụ nhằm xác định danh sách hoạt động, ước lượng thời gian từng hoạt động, xác định mối tương quan, cân đối và điều chỉnh tiến độ cả dự án nhằm xác định thời gian sớm nhất có thể kết thúc dự án. Trong quá trình triển khai dự án, người quản lý dự án luôn cân đối giữa tiến độ, chi phí, chất lượng sản phẩm với các ràng buộc của dự án và yêu cầu của các bên liên quan.
 

Biểu đồ tiến độ dự án của tổ chức

2. Quy trình quản lý thời gian dự án (Project schedule management)

2.1. Lập kế hoạch quản lý lịch trình (Plan Schedule Management):

Là quy trình thành lập các chính sách, thủ tục và tài liệu cho việc lập kế hoạch, phát triển, quản lý, thực thi và kiểm soát lịch trình dự án. Lợi ích của quy trình này là cung cấp hướng dẫn và định hướng để quản lý lịch trình trong suốt dự án.

2.2. Xác định các hoạt động (Define Activities):

Là quy trình xác định và lập tài liệu cho các hoạt động cụ thể nhằm tạo ra sản phẩm bàn giao. Lợi ích của quy trình này là chia nhỏ các gói công việc trong WBS(một thành phần của đường cơ sở phạm vi – scope baseline) thành các hoạt động để làm cơ sở cho việc ước lượng, tạo lịch trình, thực thi, kiểm tra và giám sát công việc dự án.

2.3. Sắp xếp các hoạt động (Sequence Activities):

Là quy trình xác định và lập tài liệu các quan hệ giữa các hoạt động. Lợi ích của quy trình này là xác định mối quan hệ luận lý giữa các công việc để đạt được hiệu suất cao nhất trong các ràng buộc của dự án.

Thời gian là 1 trong 3 vấn đề cốt lõi của mọi dự án

2.4. Ước lượng nguồn lực cho hoạt động (Estimate Activity Resources):
Là quy trình ước lượng loại và số lượng vật liệu, nhân lực, thiết bị, hay các nguồn cung cấp cần thiết để thực thi hoạt động. Lợi ích của quy trình này là xác định được loại, số lượng, và đặc thù của nguồn lực cần có để hoàn thành hoạt động với chi phí chính xác và thời gian đã dự tính.

2.5. Ước lượng thời gian hoàn thành hoạt động (Estimate Activity Durations):

Là quy trình ước lượng thời gian cần để hoàn thành các hoạt động với nguồn lực đã dự tính. Lợi ích của quy trình này là cung cấp thời gian cần thiết để hoàn thành từng hoạt động và là đầu vào chính của quy trình tiếp theo.

2.6. Phát triển lịch trình dự án (Develop Schedule):

Là quy trình của việc phân tích thứ tự, thời gian, nguồn lực và ràng buộc của các hoạt động để tạo ra lịch trình dự án. Lợi ích của quy trình này tạo ra đường cơ sở lịch trình dự án (schedule baseline) hoàn chỉnh với ngày kết thúc dự tính cụ thể.

2.7. Kiểm soát lịch trình dự án (Control Schedule):

Là quy trình của việc giám sát trạng thài của các hoạt động dự án nhằm cập nhật tiến độ dự án và quản lý các thay đổi liên quan đến đường cơ sở lịch trình dự án (schedule baseline). Lợi ích của quy trình này là nhận diện các sai biệt so với kế hoạch và đưa ra hành động sửa sai và ngăn ngừa nhằm giảm thiểu rủi ro dự án trượt kế hoạch.

Nguồn: Sưu tầm

Nếu thấy kiến thức này bổ ích và ứng dụng tốt, bạn hãy like và chia sẻ bài viết này nhé.

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

• PMP là gì? Điều kiện thi chứng chỉ PMP mới nhất 2022? Cách tự học PMP tại nhà hiệu quả cao.
• VNPMI tổ chức khóa học PMP miễn phí 02 days
• Xác nhận phạm vi (Validate Scope) trong quản lý dự án
• Thông tin về Phát triển tiến độ dự án (Project Schedule Development)
• Định nghĩa và mục đích của việc phân tích dự án
• Khái niệm dự án và quản lý dự án 
• Cơ cấu tổ chức dự án 
• Văn phòng quản lý dự án 
• Tài sản quy trình tổ chức và yếu tố môi trường doanh nghiệp