Quản lí sự thay đổi dự án (Change Management) là gì? Lợi ích

10/26/2020
Category: Kiến thức

Quản lí sự thay đổi dự án (Change Management) là quá trình xem xét tất cả các đề xuất thay đổi, phê duyệt thay đổi và thực hiện thay đổi về sản phẩm dự án, về các nguồn lực dự án, về tài liệu dự án và kế hoạch quản lí dự án.

Quản lí sự thay đổi dự án

Khái niệm

Quản lí sự thay đổi trong tiếng Anh được gọi là Change Management.
Quản lí sự thay đổi dự án là quá trình xem xét tất cả các đề xuất thay đổi, phê duyệt thay đổi và thực hiện thay đổi về sản phẩm dự án, về các nguồn lực dự án, về tài liệu dự án và kế hoạch quản lí dự án.
Quản lí sự thay đổi dự án được thực hiện từ giai đoạn đề xuất ý tưởng dự án cho đến khi dự án hoàn thành.
Đề xuất thay đổi có thể bắt nguồn từ bất kì chủ thể nào có liên quan đến dự án như từ khách hàng, chủ đầu tư, nhà quản lí dự án, thành viên đội quản lí dự án, và các sự kiện rủi ro.
Hệ thống quản lí sự thay đổi dự án liên quan đến việc báo cáo, giám sát và ghi chép những thay đổi trong kế hoạch quản lí dự án.

Các hoạt động quản lí sự thay đổi

5 Important Considerations for Your Next Change Management Initiative - ETQ

Trong thực tế, hệ thống quản lí sự thay đổi dự án được thiết kế để thực hiện các hoạt động sau:
- Xác định các yêu cầu thay đổi
- Liệt kê tác động của các thay đổi dự kiến đến chi phí, tiến độ, chất lượng và nhân sự
- Xem xét, đánh giá, phê chuẩn hoặc từ chối đề xuất thay đổi một cách chính tắc
- Đàm phán và giải quyết các bất đồng của thay đổi về chi phí, tiến độ, chất lượng
- Thông tin về sự thay đổi đến tất cả các bên liên quan
- Phân công trách nhiệm trong quá trình thực hiện thay đổi
- Tiến hành điều chỉnh phù hợp trong kế hoạch quản lí dự án và các kế hoạch bộ phận
- Ghi chép và theo dõi kết quả thực hiện của các thay đổi tiến hành
Mỗi đề xuất thay đổi phải được thông qua hoặc bị bác bỏ bởi nhóm quản lí dự án hoặc một tổ chức bên ngoài nhất định nào đó.

Lợi ích

Một số lợi ích có được từ việc thiết lập và duy trì một hệ thống quản lí thay đổi mang tính chính tắc là:
- Hạn chế được những thay đổi tuỳ tiện thiếu căn cứ
- Chi phí liên quan đến việc tiến hành thay đổi được ước tính và lưu trữ trong cơ sở dữ liệu
- Tĩnh thống nhất của các kế hoạch dự án và các tiêu chuẩn đánh giá kết quả thực hiện được duy trì
- Việc phân bổ và sử dụng các nguồn ngân sách dự phòng được theo dõi và ghi chép
- Trách nhiệm thực hiện những thay đổi được xác định rõ ràng
- Ảnh hưởng và tác động của thay đổi được thông tin một cách minh bạch đến tất cả các bên liên quan
- Các thay đổi trong phạm vi dự án sẽ được phản ánh ngay vào các kế hoạch và tiêu chuẩn đánh giá dự án

Nếu thấy kiến thức này bổ ích và ứng dụng tốt, bạn hãy like và chia sẻ bài viết này nhé.

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội