Risk register là gì?

11/03/2022
Posted by: admin
Category: Kiến thức

Risk register là gì?

Định nghĩa Risk register?

Sổ đăng ký rủi ro - Risk register là một công cụ trong quản lý rủi ro và quản lý dự án. Nó được sử dụng để xác định các rủi ro tiềm ẩn trong một dự án hoặc một tổ chức, đôi khi để thực hiện việc tuân thủ quy định nhưng chủ yếu là để cập nhật các vấn đề tiềm ẩn có thể làm lệch kết quả dự kiến.

Risk là vấn đề lớn trong mọi dự án

Mặc dù sổ đăng ký rủi ro - Risk register chủ yếu được sử dụng trong quá trình thực hiện dự án, nhưng nó là một phần trong kế hoạch quản lý rủi ro của bạn, kế hoạch này phải được các nhà quản lý dự án xem xét nghiêm túc trong giai đoạn lập kế hoạch dự án. Không có nhiều thời gian để phân tích rủi ro trong dự án của bạn. Do đó, việc có sẵn sổ đăng ký rủi ro dự án và sẵn sàng là điều cần thiết trong việc quản lý rủi ro.

Khi bạn đã có sổ đăng ký rủi ro - Risk register để xác định và theo dõi các sự kiện rủi ro, thì bạn cần phần mềm quản lý dự án để thực hiện hành động. Bạn có thể ấn định, sắp xếp thứ tự ưu tiên và xem lịch sử rủi ro trực tiếp từ thẻ rủi ro. Điều này giúp các nhóm hợp tác giải quyết rủi ro dễ dàng hơn và người quản lý có thể theo dõi tiến độ của họ trong thời gian thực.

Tại sao bạn cần Risk register?

Nếu bạn biết quản lý rủi ro là gì, thì bạn sẽ biết rằng bước tiếp theo để quản lý rủi ro là làm việc có chiến lược để kiểm soát các vấn đề tiềm ẩn có nhiều khả năng xảy ra khi bạn đang quản lý một dự án. Do đó, bạn nên có một cơ chế phân tích rủi ro để thu thập các rủi ro tiềm ẩn và sau đó vạch ra con đường giảm thiểu rủi ro và đưa dự án trở lại đúng hướng, nếu những rủi ro đó trở thành hiện thực.

Những thành phần trong Risk register?

Risk register biểu mẫu

Sổ đăng ký rủi ro có thể khác nhau tùy thuộc vào tổ chức và dự án. Tuy nhiên, hầu hết các mẫu đăng ký rủi ro - Risk register đều có các yếu tố thường được sử dụng sau:

ID nhận dạng rủi ro: Tên hoặc số ID để xác định rủi ro.
Mô tả rủi ro: Giải thích ngắn gọn về rủi ro.
Cấu trúc phân tích rủi ro: Cấu trúc phân tích rủi ro là một biểu đồ cho phép bạn xác định tất cả các rủi ro dự án của mình và phân loại chúng.
Các loại rủi ro: Có nhiều loại rủi ro có thể tác động đến dự án như lịch trình, ngân sách và các rủi ro kỹ thuật và bên ngoài.
Phân tích rủi ro: Mục đích của phân tích rủi ro là xác định xác suất và tác động của rủi ro. Bạn có thể thực hiện phân tích rủi ro định tính hoặc phân tích rủi ro định lượng.
Xác suất rủi ro: Bạn sẽ cần ước tính khả năng xảy ra của từng rủi ro và chỉ định giá trị định tính hoặc định lượng.
Mức độ ưu tiên rủi ro: Mức độ ưu tiên rủi ro được xác định bằng cách ấn định điểm rủi ro cho mỗi rủi ro, điểm này có được bằng cách nhân các giá trị xác suất và tác động của rủi ro. Nếu bạn đang sử dụng các phép đo định tính, bạn sẽ cần ưu tiên các rủi ro có tác động cao nhất và xác suất cao nhất.
Phương án ứng phó với rủi ro: Mỗi rủi ro cần một cách ứng phó để giảm thiểu ảnh hưởng của nó đối với dự án của bạn. Những phản ứng rủi ro đó cũng được ghi lại trong kế hoạch ứng phó rủi ro.
Quyền sở hữu rủi ro: Mỗi rủi ro cần được chỉ định cho một thành viên trong nhóm trở thành chủ sở hữu rủi ro. Chủ sở hữu rủi ro có trách nhiệm triển khai các phản ứng thích hợp và giám sát nó.

Cách tạo Risk register

Hãy cùng xem qua tất cả các bước để tạo sổ đăng ký rủi ro - Risk register để chúng ta có thể tận dụng tối đa công cụ quản lý rủi ro này khi chúng ta sử dụng nó.

1. Nhận dạng rủi ro

Tập hợp nhóm dự án lại với nhau để phân tích các rủi ro tiềm ẩn. Mọi thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về các lĩnh vực khác nhau của dự án, vì vậy hãy sử dụng kiến thức chuyên môn của họ để giúp xác định các rủi ro tiềm ẩn của dự án. Bạn cũng sẽ muốn nói chuyện với các bên liên quan để đảm bảo rằng bạn đã lưu ý đến mối quan tâm của họ và cũng đang theo dõi rủi ro của họ. Đảm bảo loại bỏ tất cả các loại rủi ro có khả năng tác động, từ lực lượng thị trường, tài nguyên cho đến thời tiết.

2. Mô tả Rủi ro Dự án
Điều tiếp theo bạn muốn làm là mô tả rủi ro của dự án. Cố gắng hoàn thiện hết mức có thể trong khi vẫn giữ mô tả cho các yếu tố cần thiết. Có một rủi ro quá mơ hồ sẽ khiến việc hiểu thực sự rủi ro có trở thành một vấn đề thực sự hay không là một thách thức. Ví dụ: không viết “Thời tiết” vì rủi ro phụ thuộc vào thời tiết. Thay vào đó, hãy tìm kiếm điều gì đó liên quan cụ thể đến dự án của bạn, chẳng hạn như “Mùa gió mùa ở Ấn Độ có thể gây ra sự chậm trễ trong giao hàng đối với đồng thau”.

Khi bạn xác định và mô tả rủi ro, Project Manager sẽ giúp bạn chỉ định quyền sở hữu cho một thành viên trong nhóm, đặt mức độ ưu tiên và đính kèm bất kỳ tệp nào có liên quan. Các nhóm có thể cộng tác, chia sẻ rủi ro, thêm nhận xét và gắn thẻ mọi người. Các nhà quản lý có được tầm nhìn về công việc và mọi người đang làm việc trên cùng một dữ liệu cập nhật và cuộc sống.

3. Ước tính tác động rủi ro
Bao gồm mọi thứ mà rủi ro có thể ảnh hưởng để bạn có thể phát triển một chiến lược mạnh mẽ để đối phó với nó. Ví dụ: nếu việc sa thải đã được đồn đại trong lĩnh vực kinh doanh của bạn theo khu vực, hãy xác định tác động thực tế có thể có đối với lịch trình dự án của bạn nếu nó được thông qua. Ví dụ: “Việc sa thải dự kiến trong ngành sản xuất Đông Nam có thể gây rủi ro cho lịch trình sản xuất vào tháng Sáu. Điều này có thể trì hoãn toàn bộ quá trình thực hiện dự án ba tháng trừ khi các phương án sản xuất thay thế được xem xét. Điều này cho chủ sở hữu rủi ro biết để điều tra các lựa chọn tiềm năng cho các cơ sở sản xuất bên ngoài khu vực đó, do đó, một kế hoạch quản lý rủi ro thực sự được đưa ra.

Phân loại rủi ro

4. Lập kế hoạch ứng phó rủi ro
Đây là công việc nặng nề trong sổ đăng ký rủi ro dự án, vì vậy hãy dành cho nó thời gian và nỗ lực cần thiết để hoàn thành nó đúng cách. Bạn muốn kỹ lưỡng, nhưng không quá mức. Giữ cho kế hoạch ứng phó rủi ro ngắn gọn và đi vào trọng tâm. Thực hiện nghiên cứu của bạn, vì vậy nếu rủi ro xuất hiện trong dự án, bạn có thể bắt tay ngay vào hành động. Ghi lại tất cả các kế hoạch ứng phó và chiến lược thực hiện. Nếu điều này đòi hỏi một tài liệu dài, hãy thêm một liên kết hoặc thêm một tệp đính kèm vào tài liệu kế hoạch ứng phó rủi ro để hướng trực tiếp đến phản ứng theo kế hoạch.

5. Ưu tiên Rủi ro Dự án
Không phải tất cả rủi ro dự án đều được tạo ra như nhau. Một số trong số đó có tác động lớn hơn những cái khác, vì vậy bạn phải quyết định ở đây cái nào sẽ đi lên phía trước và cái nào có thể bỏ qua nếu bạn không có thời gian và nguồn lực. Tại đây, bạn sẽ xác định mức độ rủi ro: cao, trung bình hoặc thấp. Bằng cách này, bạn có thể lọc sổ đăng ký của mình và sau đó ưu tiên.

6. Xác định Chủ sở hữu Rủi ro
Cuối cùng, chỉ định một chủ sở hữu cho mỗi rủi ro. Nếu bạn không có chủ sở hữu rủi ro cho mỗi và mọi rủi ro tiềm ẩn, thì bạn có thể không biết về nó cho đến khi tác động của rủi ro đó là không thể đảo ngược.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!
Các bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội