Change control system trong quản lý dự án là gì?

09/19/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

Hệ thống kiểm soát thay đổi (Change control system) là một tập hợp các quy trình cho phép các yêu cầu thay đổi được phân tích, phê duyệt, từ chối và sau đó được quản lý.

Một yêu cầu thay đổi đi vào hệ thống kiểm soát thay đổi. Yêu cầu thay đổi được viết, không phải bằng lời nói. Biểu mẫu yêu cầu thay đổi tuân theo một lộ trình được xác định trước về cách nó sẽ được phân tích bởi người quản lý dự án, một ban kiểm soát thay đổi hoặc cả hai. Trong trường hợp này, tôi đang lập bản đồ thay đổi thông qua một bảng điều khiển thay đổi. Tổ chức của bạn có thể có một cách tiếp cận hơi khác.

Về mặt kỹ thuật, có bốn hệ thống kiểm soát thay đổi giúp giải quyết các yêu cầu thay đổi:

Hệ thống kiểm soát thay đổi phạm vi (Scope Change Control System). Đây là những thay đổi phổ biến nhất, vì hầu hết các thay đổi của dự án đều ảnh hưởng đến phạm vi dự án trước hết.
Hệ thống Kiểm soát Thay đổi Chi phí (Cost Change Control System). Khi một yêu cầu thay đổi phạm vi được giải quyết thì mối quan tâm tiếp theo là chi phí của việc thay đổi phạm vi đó. Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí có thể bị ảnh hưởng mà không làm thay đổi phạm vi dự án khi bạn xem xét chi phí nguyên vật liệu có thể thay đổi như thế nào. Giả sử bạn có một dự án lắp đặt sàn gỗ sồi và chi phí của gỗ sồi đã tăng lên 30 phần trăm. Hệ thống kiểm soát thay đổi chi phí sẽ quản lý sự thay đổi chi phí đối với sàn gỗ sồi.
Hệ thống kiểm soát thay đổi tiến độ (Schedule Change Control System). Các thay đổi đối với tiến độ dự án cũng phải được quản lý. Thay đổi phạm vi có thể ảnh hưởng đến tiến độ dự án vì nhiều sản phẩm phân phối hơn có thể cần thêm thời gian cần thiết để tạo chúng. Thay đổi tiến độ có thể xảy ra mà không ảnh hưởng đến phạm vi dự án. Cân nhắc sự chậm trễ của nhà cung cấp để vận chuyển vật liệu bạn cần cho dự án của mình.
Hệ thống Kiểm soát Thay đổi Hợp đồng (Contract Change Control System). Hợp đồng thường có các điều khoản cho phép các thay đổi hoặc các hạng mục bổ sung được thực hiện trong hợp đồng, nhưng không phải lúc nào cũng vậy. Những thay đổi đối với phạm vi dự án có thể ảnh hưởng trực tiếp đến công việc đã ký hợp đồng do đó hệ thống kiểm soát thay đổi hợp đồng được ban hành.

Mỗi yêu cầu thay đổi sau đó sẽ chuyển qua quy trình kiểm soát thay đổi tích hợp. Kiểm soát thay đổi tích hợp kiểm tra tác động của từng yêu cầu thay đổi đối với tám lĩnh vực kiến thức quản lý dự án khác, bất kể hệ thống kiểm soát thay đổi nào mà nó bắt nguồn. Kiểm soát thay đổi tích hợp sẽ cân nhắc những câu hỏi sau:

Phạm vi (Scope)- Thay đổi này có ảnh hưởng gì đến phạm vi dự án hay không?
Tiến độ (Chedule)- Sự thay đổi này có ảnh hưởng gì đến tiến độ dự án hay không?
Chi phí (Cost)- Chi phí thay đổi sẽ là bao nhiêu cho dự án?
Chất lượng (Quality) - Thay đổi được đề xuất này ảnh hưởng đến chất lượng của dự án như thế nào?
Nguồn lực (Resource)- Liệu có cần thêm nguồn lực do yêu cầu thay đổi này không?
Rủi ro (Risk) - Các rủi ro bổ sung có được tạo ra do yêu cầu thay đổi này không?
Quản lý các bên liên quan (Stakeholder management)- bên liên quan nào sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi này?
Mua sắm (Procurement) - Thay đổi này sẽ ảnh hưởng đến các hợp đồng hiện có hoặc yêu cầu tạo hợp đồng mới?

Khi ban kiểm soát thay đổi tích hợp chấp thuận hoặc từ chối yêu cầu thay đổi, người yêu cầu thay đổi được thông báo về quyết định của dự án. Tất cả các quyết định về yêu cầu thay đổi đều được ghi lại để tham khảo trong tương lai.

Nếu một yêu cầu thay đổi đã được phê duyệt ảnh hưởng đến phạm vi dự án thì quản lý cấu hình được thực thi. Quản lý cấu hình ghi nhận và quản lý các tính năng và chức năng của sản phẩm của dự án. Hãy xem xét một yêu cầu thay đổi thay đổi sàn gỗ sồi thành gỗ thích. Quản lý cấu hình là cần thiết, vì các tính năng và chức năng của các tầng đã được thay đổi.

Cập nhật tài liệu dự án. Trong ví dụ trước, các tầng đã được thay đổi, tuyên bố phạm vi dự án sẽ được cập nhật để phản ánh sự thay đổi, cũng như cấu trúc phân tích công việc (WBS) và từ điển WBS. cũng được thay đổi tương ứng. Ngoài ra, danh sách hoạt động, các hoạt động kiểm soát chất lượng, tài liệu mua sắm, sơ đồ mạng lưới dự án và thậm chí có thể cần phải sửa đổi nhân sự của dự án. Một yêu cầu thay đổi có thể tạo ra những thay đổi dữ dội trong quá trình quản lý dự án.

Mọi thay đổi đi vào dự án đều phải thông qua quy trình kiểm soát thay đổi này. Nếu không - hãy chú ý! Rất có thể các vấn đề đang tiềm ẩn ngay bên dưới bề mặt của dự án đó. Ví dụ bao gồm rủi ro không được kiểm tra, chi phí vượt mức, thời hạn bị bỏ lỡ và sự thất vọng từ nhóm dự án, khách hàng dự án và ban quản lý. Rắc rối rất nhiều.

Nguồn: JOSEPH_PHILLIPS on MARCH 26, 2013

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội