Project Charter là gì? Điều lệ dự án là gì?

09/13/2020
Posted by: Admin
Category: Tin nhanh

Project Charter là gì? Điều lệ dự án là gì?

Có bao giờ bạn tự hỏi "Tài liệu nào khai sinh ra dự án?". Trong bài viết này, VNPMI sẽ giới thiệu sơ bộ về Điều lệ dự án (Project Charter) - chính là tài liệu sẽ khai sinh ra dự án. Từ đó quý độc giả có khái niệm cơ bản và sự liên tưởng đến tài liệu tương tự trong tổ chức của mình.

1. Project Charter - Điều lệ dự án là gì?

Điều lệ dự án là một tài liệu sẽ chính thức phác thảo lên một dự án và xác định chính thức vai trò, thẩm quyền, tên của người quản lý dự án trong một tổ chức. Nó bao gồm phạm vi dự án sẽ đạt được, cũng như những người liên quan, các mốc quan trọng, ngân sách và các rủi ro có thể xảy ra. Nhiều tổ chức coi tài liệu này là một phần thiết yếu của việc lập kế hoạch dự án - mặc dù nó không giống với một kế hoạch dự án vì nó không đi sâu vào chi tiết của các nhiệm vụ riêng lẻ trong dự án.

Giới thiệu khái niệm điều lệ dự án

2. Vai trò điều lệ dự án

Vạch ra phạm vi và mục tiêu của dự án
Đảm bảo các nhà tài trợ dự án và tất cả các bên liên quan đều có sự liên kết trong một dự án
Là một tài liệu tham khảo rõ ràng, duy nhất cho tất cả những người tham gia vào một dự án
Giúp các nhà tài trợ dự án nhận được sự giúp đỡ của các bên liên quan khi cần thiết

3. Các thành phần trong Điều lệ dự án là gì?

Điều lệ dự án có thể khác nhau tùy thuộc vào loại dự án và tổ chức, nhưng các yếu tố cơ bản thường bao gồm nền tảng dự án (Project backgroud), các bên liên quan (Stakeholder), ngân sách (Budget), rủi ro (Risk), cột mốc quan trọng (Milestone).

3.1. Thông tin cơ bản của dự án:

Phần đầu tiên của điều lệ dự án sẽ cung cấp các chi tiết cơ bản như tên của dự án, các nhà tài trợ và quản lý dự án, và ngày tài liệu được chuẩn bị. Phần này cũng sẽ giải thích mục đích của dự án. Bạn có thể đề cập đến một trường hợp kinh doanh hoặc hợp đồng đang thúc đẩy dự án hình thành hoặc chỉ đơn giản là giải thích lý do tại sao dự án này lại quan trọng đối với tổ chức như vậy. Lý do tại sao dự án này được bắt đầu có thể gồm: Nó có giải quyết được vấn đề gì cho doanh nghiệp không? Nó có giải quyết một xu hướng mới không? Nó có hỗ trợ định hướng chiến lược tổng thể của công ty không?

3.2. Các bên liên quan dự án:

Điều lệ dự an sẽ phác thảo những người và bộ phận có liên quan đến dự án. Nó sẽ không đi sâu vào thực chất của từng nhiệm vụ trong dự án, mà thay vào đó sẽ thừa nhận các vai trò và sự tham gia chung. Ví dụ: bạn có thể liệt kê các nhà tài trợ chính của dự án, người quản lý dự án chính, thành viên nhóm, bất kỳ người lao động hoặc đối tác thuê ngoài nào và khách hàng, nếu có. Các dự án lớn hơn có thể không liệt kê từng người tham gia, nhưng thay vào đó có thể ghi nhận trưởng các bộ phận của dự án.

3.3. Mục tiêu dự án:

Ở đây, bạn đang trả lời câu hỏi, "Làm thế nào chúng ta sẽ biết thời điểm chúng ta đã hoàn thành dự án?" Nó bao gồm những gì bạn mong đợi dự án mang lại và làm thế nào bạn sẽ biết nếu bạn đã đến đó. Ví dụ: trong một dự án xây dựng hệ thống theo dõi thời gian cho tất cả các phòng ban, mục tiêu có thể là: “Tất cả các nhóm sẽ sử dụng hệ thống bảng chấm công vào cuối năm”.

Ngoài ra, hãy xác định tên người sẽ chịu trách nhiệm nghiệm thu và phê duyệt kết thúc dự án khi đạt mục tiêu ban đầu. Nó tránh bất kỳ vấn đề nào vào cuối dự án mà đột nhiên không có ai ký kết xác nhận công việc hoàn thành.

3.4. Ngân sách dự án:

Tại thời điểm này, bạn có thể không có tất cả các chi tiết về các nhiệm vụ dự án, vì vậy bạn không thể tổng hợp ngân sách dự án đầy đủ và chi tiết. Tuy nhiên, bạn có thể ghi lại mọi ràng buộc ngân sách hoặc ước tính chi phí dự kiến ở mức khái quát cao.

Ví dụ về ngân sách của dự án

3.5. Rủi ro dự án:

Tất cả các dự án đều có rủi ro. Phần này của điều lệ dự án tạo thành phiên bản ban đầu của nhật ký rủi ro (Risk register) dự án. Ghi lại bất kỳ rủi ro nào mà bạn biết vào thời điểm này để nhóm quản lý dự án có thể thấy những gì có thể ảnh hưởng đến dự án trong tương lai.

3.6. Các mốc tiến độ quan trọng của dự án:

Nếu bạn biết các mốc tiến độ cấp độ cao, hãy đưa chúng vào điều lệ dự án trong phần này. Ít nhất, bạn nên bao gồm ngày bắt đầu và kết thúc dự án ước tính. Bạn cũng nên liệt kê những ngày cuối cùng hoặc bất kỳ điều gì được chỉ định trong hợp đồng mà bạn đang làm việc. Bạn có thể chuyển các mốc quan trọng này sang biểu đồ Gantt của mình sau này khi bạn lập một kế hoạch dự án chi tiết hơn.

Ví dụ bảng các mốc tiến độ quan trọng của dự án

3.7. Thẩm quyền của người quản lý dự án:

Trừ khi nó rõ ràng và được ghi lại ở một nơi khác, còn không thì bạn nên đưa một phần vào điều lệ về những gì người quản lý dự án có thể làm. Nó thường liên quan đến mức dung sai đã được thiết lập trên ngân sách và khoảng thời gian và sẽ được thể hiện như sau: “Người quản lý dự án có mức dung sai 10% đối với ngân sách và mức dung sai 5% theo lịch trình. Bất kỳ sai lệch nào trên các giới hạn đã được phê duyệt này phải được nhà tài trợ dự án phê duyệt. Bạn có thể mở rộng phần này để chỉ rõ thẩm quyền mà người quản lý dự án có về việc tuyển dụng và sa thải nhân viên từ nhóm dự án.

4. Điều lệ Dự án được phê duyệt như thế nào?

Người quản lý dự án và nhà tài trợ dự án (hoặc người bắt đầu công việc, nếu nhà tài trợ dài hạn hơn vẫn chưa được chỉ định) là người phê duyệt và nên ký tên vào điều lệ dự án. Ngày nay, sự phê duyệt này có thể được thực hiện qua qua email, vì vậy hãy giữ một bản sao của ủy quyền email trong các tệp dự án của bạn trong trường hợp bạn cần tham khảo lại nó. Nếu bạn muốn tham khảo một mẫu điều lệ dự án xin click vào đây.

Trên đây là khái niệm và thành phần của Điều lệ dự án - Project Charter. Nếu thấy kiến thức này bổ ích và ứng dụng tốt, bạn hãy LIKE và SHARE bài viết này nhé.

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội