Quản lý dự án phần mềm - 15 tips siêu chất

10/04/2022
Posted by: admin
Category: Tin nhanh

Quản lý dự án phần mềm - 15 tips siêu chất

Bạn đang tham gia vào một dự án phần mềm mới hay bạn có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực phần mềm. Đôi khi việc được giao quản lý và triển khai quản lý dự án phần mềm luôn là một áp lực vô hình cho bất kỳ ai. Chúng ta luôn phải chạy đua với tiến độ và yêu cầu của khách hàng trong việc tìm ra cách tốt nhất để có sản phẩm chất lượng nhất và nhanh nhất trong khi bị vô số các ràng buộc của dự án.

15 tips siêu chất quản lý dự án phần mềm

Một nhà quản lý dự án phần mềm giỏi không chỉ là một nhà quản lý đơn thuần, họ còn cần nhiều kỹ năng và các kinh nghiệm trong việc quản lý đội nhóm, gắn kết, thúc đẩy tinh thần làm việc của mọi thành viên trong bối cảnh luôn có nhiều mâu thuẫn xảy ra. Lĩnh vực công nghệ thông tin phát triển nhanh chóng, yêu cầu khách hàng thay đổi tính theo giờ và nhà quản lý dự án không thể biết hết được sản phẩm tạo thành có khả năng đáp ứng được bao nhiêu phần kỳ vọng. Tất cả đó chỉ là một phần rất nhỏ trong vô số thách thức mà nhà quản lý dự án phải đối mặt và tháo gỡ. Dưới đây là 15 tips siêu chất giúp các thành viên, nhà quản lý, chủ đầu tư dự án phần mềm có thể tham khảo, giúp dự án triển khai thuận lợi và dễ dàng thành công ngay từ đầu:

1. Tập hợp đội ngũ phù hợp.

Lý tưởng nhất là bạn sẽ được tham gia vào việc lựa chọn các thành viên trong nhóm phát triển phần mềm của tổ chức để đảm bảo rằng kỹ năng và kinh nghiệm của họ phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu lựa chọn đơn vị thầu phụ, hãy đánh giá khả năng chuyên môn và đội nhóm của họ để xác định nhà thầu nào phù hợp nhất cho các nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể của dự án. Khi các thành viên trong nhóm có thể tập trung vào điểm mạnh của họ, họ sẽ hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn, điều này sẽ giúp người quản lý dự án duy trì công việc đúng thời hạn và ngân sách một cách tốt nhất.
Xem thêm: Cấu trúc tổ chức dự án trong một doanh nghiệp (Project Management Organizational Structure)

2. Xác định phạm vi dự án.

Việc xây dựng một tuyên bố về phạm vi dự án sẽ xác định các nhu cầu kinh doanh của dự án cũng như xác định các ranh giới và ràng buộc. Điều này đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan chính đều có hiểu biết rõ ràng về những gì dự án sẽ làm và nó sẽ được xây dựng như thế nào. Đối với nhóm phát triển, nó làm giảm khả năng xảy ra việc “thay đổi phạm vi dự án” hoặc bổ sung các tính năng mong muốn nằm ngoài những gì đã được xác định trong phạm vi.
3. Xác định tiến độ dự án và các mốc tiến độ quan trọng.

Mốc tiến độ quan trọng nhất là ngày dự án phần mềm phải kết thúc, nhưng có nhiều mốc tiến độ khác cần xác định rõ ràng ngay từ đầu nằm ngày bắt đầu và ngày kết thúc của dự án. Người quản lý dự án phần mềm có trách nhiệm vạch ra kế hoạch quản lý dự án, bao gồm tiến độ công việc và các mốc quan trọng, lưu ý đến các tính năng nào của phần mềm phụ thuộc vào những bộ phận liên quan khác để có thể hoạt động từ đó có sự liên kết với tiến độ của công việc khác. Tập trung vào bốn giai đoạn chính của vòng đời phát triển: Khởi đầu, Lập kế hoạch, Thực hiện và Kết thúc.

Đặc biệt hữu ích khi xác định thời hạn nào tương ứng với "sprint" nào, điều này sẽ giúp phân bổ nguồn lực cho mỗi "sprint". Hơn nữa, người quản lý dự án có thể xác định những thách thức hoặc nút thắt tiềm ẩn, chẳng hạn như một tính năng có thể đặc biệt khó xây dựng hoặc một tính năng sẽ yêu cầu thiết kế hoàn chỉnh từ nhóm "trải nghiệm người dùng".
4. Thiết lập mục tiêu cá nhân và nhóm.

Mục tiêu của nhóm phát triển phần mềm gắn liền với thời hạn, sự kiện quan trọng và mục tiêu kinh doanh tổng thể của dự án. Đây sẽ là các mục tiêu ngắn hạn, chẳng hạn như đầu ra mong muốn của một "sprint," cũng như các mục tiêu dài hạn, chẳng hạn như hoàn thành một mô-đun phần mềm. Truyền đạt những mục tiêu này và hiển thị chúng một cách rõ ràng, như một lời nhắc nhở cho nhóm (và bất kỳ nhân viên mới nào tham gia trong khi dự án đang được phát triển) về mục tiêu tổng thể.

Ngoài ra, một người quản lý dự án phần mềm nên đặt ra các mục tiêu riêng cho từng nhà thầu phụ. Điều quan trọng là phải cân bằng các mục tiêu kinh doanh của dự án với các mục tiêu phát triển cá nhân, chẳng hạn như học một kỹ năng mới hoặc đảm nhận một số trách nhiệm lãnh đạo trong nhóm phát triển. Thiết lập các cuộc họp định kỳ 1:1 để đánh giá các mục tiêu này và điều chỉnh khi cần thiết.

5. Hướng dẫn ngay từ đầu.

Hướng dẫn ngay từ đầu cho một dự án phát triển phần mềm có nghĩa là nói với nhóm rằng bạn sẽ cung cấp sự tin tưởng, hỗ trợ và minh bạch — và đổi lại, nhóm sẽ cung cấp sản phẩm đáp ứng cả yêu cầu của dự án và tiêu chuẩn chất lượng. Khi bạn cung cấp sự hỗ trợ và khuyến khích này trong vài ngày đầu tiên của vòng đời phát triển phần mềm, bạn đã thiết lập thói quen cho sự hợp tác và làm việc chất lượng cao trong suốt thời gian của dự án.
Xem thêm: Vận dụng hiệu quả mô hình Kanban trong quản lý công việc

6. Giao tiếp sớm và thường xuyên.

Giao tiếp với nhóm phát triển nên dưới hình thức các cuộc họp chính thức cũng như không chính thức. Các cuộc họp đã lên lịch cung cấp một cách thức có cấu trúc để chia sẻ thông tin, đặc biệt là từ các bên liên quan mà người quản lý dự án thay mặt cho nhóm phát triển tham gia. Trong khi đó, các cuộc trò chuyện thân mật cho phép người quản lý dự án đặt câu hỏi, chủ động lắng nghe các thành viên trong nhóm và xây dựng mối quan hệ. Khi các vấn đề phát sinh, hãy đảm bảo nhóm phát triển mà ban quản lý hoặc các bên liên quan khác sẽ được thông báo để kịp thời tháo gỡ.

Giao tiếp thường xuyên giúp các nhà phát triển cảm thấy mình là những thành viên có giá trị trong nhóm dự án lớn hơn. Họ có thể làm việc độc lập, nhưng nhờ người quản lý dự án, họ không làm việc cô lập. Hãy nghĩ về điều đó giống như việc đạo diễn một vở kịch: Khi mọi người đọc cùng một kịch bản, mọi người đều có những dấu hiệu giống nhau và những lời thoại giống nhau, và có ít câu hỏi hơn về những gì phải xảy ra để vở kịch diễn ra suôn sẻ.
Xem thêm: 7 kỹ năng cần có của người quản lý dự án

7. Làm cho các cuộc họp có ý nghĩa.

Các cuộc họp hàng ngày, thường được gọi là “cuộc họp đứng”, là một phần quan trọng của quá trình phát triển phần mềm. Các cuộc họp này cho phép nhóm xem xét công việc của ngày hôm trước, thảo luận về các nhiệm vụ của ngày hiện tại và thảo luận về tiến độ đối với các yêu cầu, sự kiện quan trọng và KPI.

Điều quan trọng là phải giữ cho các cuộc họp diễn ra ngắn gọn và hiệu quả. Cuộc họp càng kéo dài, nhóm phát triển phần mềm càng có ít thời gian để hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tạo chương trình làm việc cho mỗi cuộc họp, chia sẻ trước với tất cả những người tham dự và bám sát chương trình đó một cách chính xác nhất có thể.

Tìm thời gian phù hợp nhất với mọi người. Nếu nhóm của bạn hoạt động tốt nhất vào buổi chiều, hãy lên lịch các cuộc họp vào buổi sáng để bạn không làm gián đoạn quy trình của họ. Nếu nhóm của bạn ở nhiều múi giờ, hãy cân nhắc xen kẽ thời gian trong ngày cho cuộc họp để một nhóm các nhà phát triển không cảm thấy như họ đang bị bỏ qua trong việc họp này.
Xem thêm: Truyền thông trong quản lý dự án

8. Thu thập các yêu cầu, sau đó để nhóm làm việc.

Một trong những trách nhiệm lớn nhất trong quản lý dự án phần mềm là thu thập các yêu cầu — để hiểu những gì người dùng muốn phần mềm có thể thực hiện. Như đã lưu ý, điều này có nghĩa là gặp gỡ các bên liên quan bên trong và bên ngoài để hiểu nhu cầu của họ và xác định những gì cần xây dựng để đáp ứng những nhu cầu đó.

Khi bạn có yêu cầu, hãy đưa chúng cho nhóm phát triển để phản hồi. Các nhà phát triển có kinh nghiệm có thể cho người quản lý dự án biết liệu điều gì đó có ý nghĩa, cần giải thích thêm hay đơn giản là sẽ không hoạt động.

Sau khi các yêu cầu được đặt ra, phương pháp hay nhất là để các nhà phát triển viết mã. Nhà quản lý dự án nên đảm nhận các phần hành chính và phi kỹ thuật của dự án, đồng thời luôn sẵn sàng hỗ trợ nhóm phát triển khi cần thiết, nhưng cố gắng hết sức để tránh xa việc tham dự sâu vào chuyên môn của nhóm phát triển. Sự gián đoạn, phức tạp hoặc các quy trình phức tạp để hoàn thành các nhiệm vụ đơn giản sẽ chỉ dẫn đến sự chậm trễ.
Xem thêm: WBS - Công cụ hiệu quả để kiểm soát dự án

9. Xác định các KPI có thể đo lường và thực tế.

Viết tắt của Key Performance Indicators, KPI là những thước đo xác định sự thành công của một dự án phần mềm. KPI sẽ khác nhau giữa các dự án, nhưng chúng thường được thảo luận trong quá trình thu thập các yêu cầu và chúng giúp nhóm phát triển ấn định một giá trị định lượng cho cách một ứng dụng phần mềm cần thực hiện để hỗ trợ các yêu cầu đó.

Ví dụ: số liệu cho một ứng dụng thương mại điện tử có thể là số lượng người mua sắm trực tuyến có thể đặt hàng mà không làm ứng dụng gặp sự cố. Đối với một ứng dụng nghiên cứu, đó có thể là số giây cần để lấy kết quả sau khi người dùng nhấn “gửi”.

10. Giữ đội nhóm trong vòng lặp.

Trong khi nhóm phát triển làm việc trong suốt quá trình chạy nước rút, người quản lý dự án vẫn thường xuyên liên lạc với các bên liên quan trong nội bộ chính; những người này bao gồm từ các nhà thiết kế trải nghiệm người dùng và nhà phân tích dữ liệu đến bán hàng và tiếp thị và nhóm điều hành. Ngoài ra, nếu một sản phẩm phần mềm đang được phát triển để sử dụng bởi một khách hàng hoặc nhóm khách hàng cụ thể, người quản lý dự án sẽ thường xuyên nói chuyện với các tổ chức đó.

Các cuộc họp này giúp người quản lý dự án đảm bảo rằng công việc của nhà phát triển tiếp tục đáp ứng nhu cầu của dự án và khách hàng. Ví dụ: khi các bên liên quan muốn một tính năng mới hoặc một thời hạn khác, người quản lý dự án phải chuyển phản hồi này đến nhóm phát triển và đặt lại các ưu tiên của họ cho phù hợp.

11. Thiết lập đội nhóm của bạn để thành công.

Các nhà quản lý dự án phần mềm hiệu quả biết được điểm mạnh của các nhà phát triển của họ và phân công họ nhiệm vụ cho phù hợp. Bạn không cần kiến thức kỹ thuật sâu về bộ kỹ năng của họ, nhưng bạn nên biết họ làm tốt nhất điều gì và họ thích làm gì nhất. Một số dự án sẽ cung cấp cho bạn vĩ độ để các nhà phát triển có cơ hội học một kỹ năng mới, trong khi những dự án khác có thể có những ràng buộc về thời gian hoặc mức độ ưu tiên buộc bạn phải dựa vào thế mạnh cụ thể của nhà phát triển.

Khi giao công việc cho các nhà phát triển, hãy cố gắng tránh chuyển đổi nhiệm vụ; điều này có thể khiến các thành viên trong nhóm khó tập trung và có thể dẫn đến sự chậm trễ. Ngoài ra, hãy cố gắng tránh thêm nhiều người vào một dự án trừ khi thực sự cần thiết. Quá nhiều đầu bếp trong nhà bếp có thể làm hỏng món ăn được nấu. Thay vào đó, hãy cố gắng định hình lại tư duy và các phương pháp hay nhất của các thành viên trong nhóm, những người đã biết về dự án và các yêu cầu của dự án.

12. Quản lý rủi ro và giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng.

Rủi ro là cố hữu trong bất kỳ dự án nào. Chìa khóa để quản lý dự án phần mềm thành công là xác định trước các rủi ro tiềm ẩn, vì điều này giúp tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc khi giảm thiểu chúng. Mỗi khi bạn phác thảo một yêu cầu, đặt một mốc tiến độ quan trọng hoặc xác định một nhiệm vụ, hãy nghĩ đến rủi ro có thể xảy ra — không đủ dữ liệu, lỗi trong phần mềm, thiết kế chưa hoàn thiện, khả năng năng thiếu lượt tải ứng dụng, v.v.

Tiếp theo, hãy nghĩ về cách bạn và các nhóm mà bạn quản lý sẽ giải quyết từng rủi ro. Hãy suy nghĩ về mức độ ưu tiên đối với rủi ro - ví dụ, màu sắc sai trong giao diện người dùng có khả năng ít rủi ro hơn so với thông tin sai trong cơ sở dữ liệu. Giải quyết các vấn đề ngay khi chúng phát sinh; điều này làm giảm nguy cơ một vấn đề nhỏ trở thành một vấn đề lớn và nó cho phép nhóm phát triển quay trở lại các nhiệm vụ đã lên lịch nhanh hơn.
Xem thêm: Tìm hiểu về quản trị rủi ro trong quản lý dự án

13. Kiểm tra thường xuyên, sau đó kiểm tra lại.

Kiểm tra phần mềm trong suốt vòng đời phát triển, còn được gọi là đảm bảo chất lượng, rất quan trọng đối với sự thành công của dự án. Phần mềm chạy chậm, đầy lỗi, không an toàn hoặc khó sử dụng thì rất khó để nghiệm thu và phát hành.

Ở mức tối thiểu, phần mềm nên được kiểm tra ở tất cả các mốc tiến độ quan trọng. Nhóm kiểm tra mã code phải khác với nhóm đã viết ra mã. Cùng với việc xác minh rằng phần mềm tiếp tục đáp ứng các yêu cầu của dự án, các bài kiểm tra phải tập trung vào độ ổn định, bảo mật và tốc độ của ứng dụng. Bất kỳ lỗi hoặc vấn đề với mã phần mềm phải được giải quyết ngay lập tức.

14. Ghi nhận những thành tích của đội nhóm.

Theo thiết kế của nó, phần mềm có nghĩa là để đơn giản hóa các tác vụ phức tạp. Nhưng đạt được điều này không có nghĩa là một quá trình đơn giản. Việc viết mã không chỉ là thách thức - một ký tự đặt sai vị trí trong một bộ mã có thể khiến toàn bộ ứng dụng gặp sự cố - mà việc hiểu cách một chương trình phần mềm giải quyết vấn đề hoặc hoàn thành một nhiệm vụ thường đòi hỏi những suy nghĩ phân tích sâu sắc. Và mặc dù có thể dễ dàng nhận thấy khi nào nhóm bán hàng hoặc tiếp thị có “hoàn thành” trong công việc, thì việc xác định điều này đối với nhóm phát triển có thể khó hơn rất nhiều.

Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải ghi nhận thành tích của nhóm phát triển trong suốt dự án. Sử dụng các cuộc họp đã lên lịch làm diễn đàn để công nhận các thành viên trong nhóm đã nghĩ ra các giải pháp sáng tạo cho các vấn đề phức tạp. Mời họ demo giải pháp của họ hoặc thảo luận về cách họ tiếp cận vấn đề. Chia sẻ những thành công với đồng nghiệp bên ngoài nhóm phát triển để cho những người khác thấy nhóm đang tiến bộ như thế nào.

15. Đánh giá dự án thường xuyên.

Vì vòng đời phát triển phần mềm diễn ra trong một loạt các sprint, việc hoàn thành mỗi sprint mang lại cơ hội để đánh giá tiến độ dự án. Nhìn vào cả giai đoạn nước rút riêng lẻ cũng như toàn bộ dự án, và tập trung vào thành công, thất bại và các lĩnh vực cần cải thiện. Khi bạn dành thời gian để đánh giá, hãy chia sẻ những phát hiện của mình với cả nhóm phát triển (để giúp họ cải thiện cách họ làm việc) và nhóm các bên liên quan lớn hơn (để giúp ảnh hưởng đến cách phát triển các dự án trong tương lai).

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội