Quản lý dự án là gì? Cơ hội nghề nghiệp của quản lý dự án?
- 09/26/2022
- Posted by: admin
- Category: Tin nhanh
Nội dung chính
I - Khái niệm quản lý dự án
1.1. Định nghĩa quản lý dự án
1.2. Lịch sử quản lý dự án
1.3. Các chức năng và vai trò chính của quản lý dự án
1.4. Các nội dung chính trong quản lý dự án
II - Các khái niệm nền tảng của quản lý dự án
2.1. Vòng đời dự án Project Life cycle
2.2. Quy trình quản lý dự án (Project Process)
2.3. Các nhóm quy trình quản lý dự án (Process group)
2.4. Yếu tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise Environment Factors)
2.5. Tài sản quy trình tổ chức (Organization Process assets)
III - Các hình thức tổ chức dự án
3.1. Tổ chức dự án dạng chức năng
3.2. Tổ chức dự án dạng dự án
3.3. Tổ chức dự án dạng ma trận
3.4. Các hình thức tổ chức dự án khác
IV - Các yếu tố quyết định thành công của dự án
V - Cơ hội nghề nghiệp của quản lý dự án
VI - Lộ trình trở thành giám đốc dự án
VII - Khóa học quản lý dự án tại VNPMI
Quản lý dự án là gì? Cơ hội nghề nghiệp của quản lý dự án?
I - Khái niệm quản lý dự án
1.1. Định nghĩa dự án và quản lý dự án
Trong định nghĩa, chúng ta hiểu một công việc nào đó được gọi là một dự án khi có 2 đặc điểm:
- Tính chất tạm thời: Có điểm khởi đầu và kết thúc. Dù công việc chỉ diễn ra vài tháng tới vài chục năm nó vẫn phải kết thúc.
- Tính duy nhất: Sản phẩm của dự án là độc đáo và duy nhất không giống với bất cứ sản phẩm của hoạt động nào khác. Không giống như hoạt động sản xuất thường ngày của doanh nghiệp (Kinh doanh, Nhân sự, Tài chính...) có tính chất lặp đinh lặp lại nhiều lần và giống nhau. Sản phẩm của dự án có tính độc đáo riêng và không giống với bất cứ sản phẩm, kết quả của hoạt động nào khác trong doanh nghiệp
Dự án là gì?
1.2. Lịch sử quản lý dự án
Cả hai ông Gantt và Fayol đều được biết đến như là những học trò, theo trường phái lý thuyết quản lý theo khoa học, của Frederick Winslow Taylor. Thuyết Taylor là nguyên mẫu đầu tiên cho các công cụ quản lý dự án hiện đại, bao gồm cả cấu trúc phân chia công việc (WBS) và phân bổ nguồn lực.
Những năm 1950, đánh dấu sự bắt đầu của kỷ nguyên quản lý dự án hiện đại. Quản lý dự án đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngành khoa học quản lý. Một lần nữa, tại Hoa Kỳ, trước những năm 1950, các dự án đã được quản lý trên một nền tảng đặc biệt bằng cách sử dụng chủ yếu là biểu đồ Gantt (Gantt Charts), cùng các kỹ thuật và các công cụ phi chính thức. Tại thời điểm đó, hai mô hình toán học để lập tiến độ của dự án đã được phát triển. "Phương pháp Đường găng" (tiếng Anh là Critical Path Method, viết tắt là CPM) phát triển ở liên doanh giữa công ty Dupont và công ty Remington Rand để quản lý các dự án bảo vệ thực vật và hóa dầu. Và "Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (dự án)" (tiếng Anh là Program Evaluation and Review Technique hay viết tắt là PERT), được phát triển bởi hãng Booz-Allen & Hamilton thuộc thành phần của Hải quân Hoa Kỳ (hợp tác cùng với công ty Lockheed) trong chương trình chế tạo tên lửa Polaris trang bị cho tàu ngầm. Những thuật toán này đã lan rộng một cách nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân.
Năm 1969, viện Quản lý Dự án (PMI) đã được thành lập để phục vụ cho lợi ích của kỹ nghệ quản lý dự án. Những tiền đề của viện Quản lý dự án (PMI) là những công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng. Trong năm 1981, ban giám đốc viện Quản lý dự án (PMI) đã cho phép phát triển hệ lý thuyết, tạo thành cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK Guide). Cuốn sách này chứa các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp.
1.3. Các chức năng và vai trò chính của quản lý dự án
- Giúp tổ chức dịch chuyển trạng thí từ hiện tại tới trạng thái mong muốn: Ví dụ như mở rộng thị trường, nâng cao năng lực sản xuất, tối đa hóa lợi nhuận,...
- Chức năng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức: Ví dụ như tạo ra dòng sản phẩm mới, cung cấp dịch vụ ra thị trường...
- Đáp ứng yêu cầu của chính phủ, luật, khách hàng.
- Đáp ứng sự thay đổi của môi trường cạnh tranh và công nghệ.
- Đáp ứng nhu cầu phát triển, cải tiến sản phẩm, dịch vụ, năng lực các bộ phận trong doanh nghiệp
- Đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan.
Chức năng của quản lý dự án
Xem thêm: https://vnpmi.org/category/muc-dich-du-an-project-goal-di-nh-nghi-a-mu-c-di-ch.html
1.4. Các hoạt động chính trong quản lý dự án
- Quản lý tổng hợp dự án
- Quản lý phạm vi dự án
- Quản lý thời gian dự án
- Quản lý chi phí dự án
- Quản lý chất lượng dự án
- Quản lý nguồn lực dự án
- Quản lý thông tin dự án
- Quản lý rủi ro dự án
- Quản lý mua sắm dự án
- Quản lý các bên liên quan trong dự án
II - Các khái niệm nền tảng của quản lý dự án
2.1. Vòng đời dự án (Project Life cycle)
Vòng đời dự án có các dạng cơ bản như sau:
- Vòng đời dự đoán: Trong một vòng đời dự đoán, phạm vi, thời gian và chi phí của dự án được xác định trong giai đoạn đầu của vòng đời.
- Vòng đời lặp: Trong vòng đời lặp đi lặp lại, phạm vi dự án thường được xác định sớm trong vòng đời dự án, nhưng ước tính thời gian và chi phí thường xuyên được sửa đổi khi sự hiểu biết của nhóm dự án về sản phẩm tăng lên.
- Vòng đời tăng trưởng: Trong một vòng đời tăng trưởng, sản phẩm được sản xuất thông qua một loạt các lần lặp lại liên tiếp bổ sung chức năng trong một khung thời gian định trước.
- Vòng đời thích ứng: Phạm vi chi công việc tiết được xác định và phê duyệt trước khi bắt đầu lặp lại. Vòng đời thích ứng còn được gọi là vòng đời nhanh nhẹn hoặc theo hướng thay đổi.
- Vòng đời con lai là sự kết hợp giữa vòng đời dự báo và thích ứng.
2.2. Quy trình quản lý dự án (Project Process)
2.3. Các nhóm quy trình quản lý dự án (Process group)
- Khởi động (Initiating): Đánh giá và phân tích báo cáo khả thi, tính toán hiệu quả dự án, quyết định khai sinh ra dự án. Hai kết quả chính của quá trình này là: Xây dựng điều lệ dự án và danh sách các bên liên quan.
- Lập kế hoạch (Planning): Thực hiện các bước cơ bản như thu thập nhu cầu các bên liên quan; tổng hợp và phân rã công việc; sắp xếp và tổ chức công việc theo thời gian; xây dựng tiến độ tổng thể, xây dựng các phương án quản lý phạm vi, tiến độ, chi phí, nguồn lực, chất lượng, rủi ro, mua sắm, nghiệm thu sản phẩm, quản lý các bên liên quan, quản trị thông tin trong dự án. Kết quả chính của quá trình này là một bản kế hoạch quản lý dự án tổng hợp cùng các chỉ số về tiến độ, chi phí, phạm vi công việc, hiệu suất công việc được định lượng làm cơ sở cho quá trình sản xuất và giám sát dự án.
- Sản xuất (Executing): Thực hiện việc tạo ra các sản phẩm của dự án; tổng hợp các bài học kinh nghiệm và quản lý kiến thức thu nhận được trong dự án;
- Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling): Thực hiện các hoạt động kiểm soát, đối chiếu giữa kết quả đạt được trong dự án với các chỉ tiêu quy định trong kế hoạch quản lý dự án. Từ đó đề xuất các phương án thay đổi kế hoạch, phương án tổ chức công việc của dự án nhằm tối đa hóa lợi ích của dự án và đáp ứng các ràng buộc trong dự án như chi phí, tiến độ, chất lượng, rủi ro... Quá trình kiểm soát dự án sẽ do ban kiểm soát thay đổi trong dự án đảm nhận. Nhân sự trong ban kiểm soát thay đổi có thể là thành viên của ban lãnh đạo doanh nghiệp, giám đốc dự án, các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong quá trình kiểm soát dự án, các thành phần cấu thành sản phẩm cuối cùng sẽ được đánh giá nội bộ trước khi đưa cho khách hàng đánh giá và nghiệm thu. Có rất nhiều kỹ thuật, công cụ và biểu mẫu đánh giá được sử dụng như Lấy mẫu, biểu đồ Pareto, Histogram...
- Đóng dự án (Closing): Thực hiện các công việc vận chuyển, bàn giao sản phẩm tới tay khách hàng, ký các biên bản nghiệm thu và thanh lý hợp đồng, thu nhận các bài học kinh nghiệm, ăn mừng và giải phóng nguồn lực của dự án.
Các nhóm quy trình quản lý dự án
2.4. Yếu tố môi trường doanh nghiệp (Enterprise Environment Factors)
Các yếu tố môi trường bên trong doanh nghiệp gồm:
- Văn hóa tổ chức, cơ cấu và quản trị
- Phân bố theo địa lý của cơ sở hạ tầng và tài nguyên
- Phần mềm công nghệ thông tin
- Nguồn lực sẵn có
- Năng lực của nhân viên
- Điều kiện thị trường
- Các vấn đề và ảnh hưởng đến xã hội và văn hóa.
- Hạn chế pháp lý
- Cơ sở dữ liệu thương mại
- Nghiên cứu học thuật
- Các tiêu chuẩn của chính phủ hoặc ngành.
- Cân nhắc tài chính
- Các yếu tố môi trường vật lý
2.5. Tài sản quy trình tổ chức (Organization Process assets)
III - Các hình thức tổ chức dự án
3.1. Tổ chức dự án dạng chức năng
- Ưu điểm: Dự án có sự bảo đảm tốt về nguồn lực do các trưởng bộ phận chức năm trực tiếp điều hành.
- Nhược điểm: Các trưởng bộ phận chức năng không chuyên và không dành 100% thời gian cho dự án nên đôi khi công việc dự án sẽ bị chậm. Ngoài ra các trưởng bộ phận chức năng không có sự quản lý tổng hợp nhất nên đôi nghi gây ra tình trạng mâu thuẫn trong cách triển khai dự án.
3.2. Tổ chức dự án dạng dự án
- Ưu điểm: Chuyên môn hóa cao, nhân sự tập trung 100% cho dự án.
- Nhược điểm: Tốn nguồn lực và nếu dự án ít việc nhân sự sẽ không hoạt động hết công suất được gây lãng phí nguồn lực.
3.3. Tổ chức dự án dạng ma trận
3.4. Các hình thức tổ chức dự án khác
- Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: Chủ đầu tư sử dụng bộ máy sẵn có của mình để trực tiếp quản lý thực hiện dự án hoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lý dự án riêng để quản lý việc thực hiện các công việc của dự án. Ban quản lý dự án có thể quản lý dự án nhiều dự án một lúc sẽ được giải tán khi dự án thành công
- Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án: Chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một doanh nghiệp, tổ chức có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn đứng ra quản lý toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án. Ban quản lý dự án là một pháp nhân độc lập chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án.
- Hình thức chìa khóa trao tay: Chủ đầu tư giao cho một nhà thầu (có thể do một số nhà thầu liên kết lại với nhau) thay mình thực hiện toàn bộ các công việc từ lập dự án đầu tư đến thực hiện dự án và bàn giao toàn bộ dự án đã hoàn thành cho chủ đầu tư khai thác, sử dụng.
IV - Các yếu tố quyết định thành công của dự án
- Xây dựng một chiến lược để đạt được tất cả các mục tiêu của dự án.
- Xây dựng một đội nhóm đoàn kết cùng giải quyết vấn đề. Nếu không bạn sẽ khó có thể đưa ra giải pháp đúng đắn hoặc sẽ tạo ra nhiều tranh cãi về mục tiêu của dự án.
- Hãy luôn ghi nhớ và tuân theo các mục tiêu đã đề ra trong suốt quá trình dự án.
- Tránh sự "cám dỗ" cố gắng hoàn thành xuất sắc mọi việc – điều đó sẽ dành cho phiên bản sau của sản phẩm hoặc bộ phận dịch vụ.
- Giám sát và kiểm tra định kỳ để bảo đảm rằng dự án luôn nằm trong mục tiêu ban đầu đã đề ra.
- Xác định rõ các cột mốc và chuẩn đánh giá: kết quả mong muốn, các trở ngại, lập ra các chính sách sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong đợi.
- Cập nhật thông tin từ tất cả các Stakeholders (là những người có liên quan, dính líu hoặc bị tác động bởi các hoạt động của dự án) để tránh mâu thuẫn về mặt lợi ích sau này.
- Đưa ra thật nhiều giải pháp lựa chọn (brainstorming), sau đó chọn ra cái tối ưu dựa trên các thông số đã thiết lập ban đầu (Vd: dựa trên chi phí, thời gian, mục tiêu …)
- Hãy thương lương khi cần những nguồn lực/tài nguyên/yếu tố có rất ít hoặc khó tìm kiếm.
- Lựa chọn thành viên thích hợp cho dự án – là những người có thể đóng góp những nhận định và thông tin có ích cho dự án chứ không chỉ đơn thuần là người có thể hợp tác làm việc nhóm.
- Làm việc theo nhóm. Nếu tất cả các thành viên của một đội/nhóm làm việc độc lập, sản phẩm sau cùng sẽ không ăn khớp cũng giống như những gì nhóm đã thể hiện.
- Hãy thực tế về số lượng dự án mà bạn hoặc tổ chức của bạn có thể đảm trách và các mục tiêu đã đề ra.
- Lập kế hoạch dự án theo cách trả lời các câu hỏi như: phải làm những gì ? Ai làm ? Bao nhiêu ? Khi nào ? Làm như thế nào ? …
- Hãy bàn giao những phần có thể theo từng cột mốc chính của dự án, nhờ vậy mà tiến trình sẽ có thể được đo lường dễ dàng hơn.
- Đưa ra chuẩn đánh giá, định lượng, đặc tả tất cả các yếu tố có thể ảnh hưởng đến giá trị của các chuẩn này.
- Đừng lập thời gian biểu cho bất kỳ công việc nào có thời gian nhiều hơn từ 4 đến 6 tuần. Thay vì vậy, hãy chia nhỏ ra thành nhiều tác vụ để dễ quản lý.
- Tiếp tục đặt ra những câu hỏi. Càng có nhiều câu hỏi, bạn sẽ càng tìm ra nhiều cách giải quyết các vấn đề hoặc khám phá ra những vấn đề đối lập với những gì đã định nghĩa ban đầu.
- Hãy dành thời gian dự phòng trong trường hợp xảy ra những tình huống không mong đợi hoặc những vấn đề chưa được dự tính.
- Làm tất cả mọi thứ mà bạn có thể để giữ cho các tác vụ theo đúng lịch trình, một sự sai lầm nào đó ở đây có thể làm sa lầy dự án hiện tại
- Luôn cảnh giác các rào cản "phong tỏa" trong quá trình dự án (roadblocks) và hãy hướng đến hoạt động chuyên nghiệp (pro-active), đừng phản ứng lại chúng mà hãy giúp các thành viên trong dự án hoàn thành nhiệm vụ của họ.
V - Cơ hội nghề nghiệp của quản lý dự án
Nhu cầu tuyển dụng quản lý dự án tại Việt Nam luôn cao
5.1. Thu nhập cao
Theo thống kê của Viện quản lý dự án Hoa Kỳ, người làm quản lý dự án (qlda) trung bình lương cao hơn 30% so với các ngành nghề kỹ thuật khác. Đặc biệt, ở Việt Nam, Giám đốc dự án là chức danh được xếp top đầu tuyển dụng. Mức lương trung của các Giám đốc dự án từ 30tr - 70tr mỗi tháng. Ngoài ra các giám đốc dự án còn được coi là CEO (Giám đốc điều hành) của dự án và có nhiều quyền lợi hấp dẫn khác.
5.2. Hiểu biết rộng
5.3. Quản lý cấp cao
Xem thêm: https://vnpmi.org/category/quan-ly-du-an-nghe-duoc-san-don-hang-top-hien-nay.html
VI - Lộ trình trở thành giám đốc dự án
- Thành viên dự án: Đây là vị trí đầu tiên trong dự án đòi hỏi một số chuyên môn và kinh nghiệm nhất định như nhân sự, kinh doanh, kỹ thuật, tài chính.... Một số dự án tuyển thành viên dự án không đòi hỏi kinh nghiệm và sẽ được đào tạo. Bạn hãy tận dụng mọi cơ hội để có thể đứng trong hàng ngũ thành viên của dự án.
- Tổ trưởng: Khi bạn có kiến thức, kinh nghiệm trong quản lý và triển khai công việc dự án, bạn sẽ được cân nhắc bổ nhiệm thành tổ trưởng dự án (hoặc teamleader, đội trưởng, chỉ huy trưởng...). Lúc này bạn có nhiều thẩm quyền ra quyết định hơn và phía dưới bạn có nhiều nhân viên giúp việc.
- Điều phối dự án: Chức danh này bạn được quyền quả lý nhiều nhóm nhân sự trong dự án và có nhiều thẩm quyền ra quyết định hơn. Tùy vào mô hình tổ chức dự án (mục III) mà bạn sẽ hỗ trợ công việc cho giám đốc dự án hay các trưởng bộ phận chức năng. Lúc này công việc quản lý trong dự án của bạn tương đương một giám đốc dự án.
- Giám đốc dự án: Đây là vị trí cao nhất trong dự án. Bạn phải quản lý các nhóm quy trình trong dự án (mục 2.3) và các công việc liên quan (mục 1.4). Bạn có quyền quyết định cao nhất trong dự án nhưng cũng chịu trách nhiệm toàn bộ về dự án.
Lộ trình trở thành quản lý dự án (Project Manager)
VII - Khóa học quản lý dự án của VNPMI
- PMPFREE - Khoá học quản lý dự án chuyên nghiệp miễn phí
- MGCON - Khóa học luyện thi chứng chỉ quản lý dự án PMI-PMP online
- MGCOFF - Khóa học luyện thi chứng chỉ quản lý dự án PMI - PMP offline
- Khóa học luyện thi chứng chỉ quản lý dự án PMI-PMP Elearning
- Khóa học luyện thi chứng chỉ quản lý dự án PMI-PMP 1&1 với Mentor
Các bài viết liên quan:
- PMP là gì? Điều kiện thi chứng chỉ PMP mới nhất 2022? Cách tự học PMP tại nhà hiệu quả cao.
- Công thức thành công thi chứng chỉ PMP
- Một số thuật ngữ quan trọng hay xuất hiện trong bài thi chứng chỉ PMP (Phần 1)
- Kinh nghiệm vượt qua kỳ thi ACP - PMI (Online) ngay lần đầu tiên
Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội