Ban kiểm soát thay đổi (Change Control Board) trong dự án là gì?

09/20/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

Trong dự án, thay đổi là điều không thể tránh khỏi khi dự án được triển khai. Vậy khi có yêu cầu thay đổi thì ai sẽ chịu trách nhiệm xem xét và phê duyệt cho các thanh đổi này? Trong bài viết này, VNPMI sẽ giới thiệu một số nội dung liên quan đến Ban kiểm soát thay đổi (Change Control Board) sẽ chịu trách nhiệm cho những thay đổi của dự án. Bài viết được dịch từ chi sẻ của Kelly C. Bourne, in Application Administrators Handbook, 2014.

Ban kiểm sát thay đổi là ai?
Ai sẽ là người quyết định lựa chọn những thay đổi sẽ được thực hiện đối với một sản phẩm dự án? Câu trả lời ban đầu dường như là chủ sở hữu doanh nghiệp của dự án hoặc Quản trị viên dự án. Nhưng nếu những thay đổi đó có khả năng ảnh hưởng đến các sản phẩm khác thì sao? Ví dụ, điều gì sẽ xảy ra nếu một thay đổi trong phần mềm tính lương yêu cầu một thay đổi trong phần mềm chấm công. Liệu chủ sở hữu phần mềm tính lương có thể đưa ra quyết định này mà không cần tham khảo ý kiến của nhóm sở hữu hoặc duy trì phần mềm chấm công hay không? Điều gì sẽ xảy ra nếu một thay đổi đối với ứng dụng lập hóa đơn sẽ yêu cầu một cam kết quan trọng từ nhóm DBA (Quản trị viên cơ sở dữ liệu)? Chủ sở hữu ứng dụng lập hóa đơn có thể chỉ định thời gian của DBA mà không cần đầu vào từ nhóm DBA hoặc các chủ sở hữu ứng dụng khác cũng cần thời gian từ DBA không? Những ví dụ này chứng minh rằng những người ra quyết định cần có một cái nhìn “toàn cảnh” về các hoạt động CNTT của tổ chức.

Có ít nhất hai giải pháp tiềm năng để giải quyết tình trạng khó khăn này. Đầu tiên là nhờ ai đó có vị trí cao trong nhóm CNTT, ví dụ: CIO, đưa ra quyết định. Một người ở vị trí đó sẽ vừa vô tư vừa có cái nhìn đủ về “bức tranh toàn cảnh” về các hoạt động CNTT.

Một giải pháp khả thi thứ hai là để một nhóm hoặc một hội đồng quyết định. Một Ban kiểm soát thay đổi có thể được thiết lập để phê duyệt các thay đổi ảnh hưởng đến nhiều ứng dụng. Nếu một thay đổi đối với một ứng dụng nhất định không ảnh hưởng đến các ứng dụng khác thì Ban kiểm soát thay đổi sẽ không áp đặt lên quyết định của chủ sở hữu ứng dụng. Ban kiểm sát thay đổi sẽ chỉ hữu ích khi:

Một thay đổi có thể ảnh hưởng đến các thay đổi khác
Thay đổi nào đó yêu cầu một lượng lớn các tài nguyên chung như thời gian của DBA, Quản trị viên hệ thống, Quản trị viên mạng, v.v.
Thay đổi có thể ảnh hưởng đến bảo mật của tổ chức
Khung thời gian của thay đổi chồng lên các thay đổi đang được lên lịch bởi các chủ sở hữu ứng dụng khác

Thành viên ban kiểm soát thay đổi là ai?
Thành viên của Ban kiểm soát thay đổi không nhất thiết phải lớn, nhưng phải bao gồm đầy đủ các nhân sự lãnh đạo cấp cao liên quan. Ví dụ, trong dự án CNTT, thành viên ban kiểm soát thay đổi nên gồm các nhân viên kỹ thuật cấp cao. Kiến trúc sư hệ thống cấp cao của tổ chức nên có mặt trong hội đồng quản trị và có thể là chủ tịch. Các thành viên hội đồng quản trị khác có thể là đại diện của các nhóm trong bộ phận CNTT hoặc các giám đốc CNTT đại diện cho các ứng dụng quan trọng nhất. Quản trị viên ứng dụng một khi đã gửi một thay đổi được đề xuất sẽ phải tham dự cuộc họp khi thay đổi của họ đang được xem xét.

Cuộc họp ban kiểm soát thay đổi được tổ chức như thế nào?
Tần suất các thành viên ban kiểm soát gặp nhau là tùy thuộc vào tổ chức. Họp hàng tuần có vẻ hợp lý đối với nhiều dự án. Họp thường xuyên hơn sẽ không cần thiết khi có quá ít các yêu cầu thay đổi cần được xem xét. Nếu họ gặp nhau ít thường xuyên hơn, thì các thay đổi có thể cần được thực hiện trong khoảng thời gian giữa các cuộc họp và sẽ cần được xử lý ở chế độ khẩn cấp.

Quản lý các đề xuất thay đổi?
Các thay đổi được đề xuất có thể được thu thập theo một số cách. Chúng có thể được đệ trình cho đại diện của Ban Kiểm soát Thay đổi qua e-mail. Nếu tổ chức có ứng dụng Kiểm soát Thay đổi chính thức, thì các thẻ yêu cầu thay đổi đã được nhập vào hệ thống phần mềm để có thể được trích xuất thông qua báo cáo hàng tuần. Một email liệt kê tất cả các thay đổi được đề xuất sẽ được gửi đến tất cả các thành viên ban kiểm soát một hoặc hai ngày trước mỗi cuộc họp đã lên lịch.

Trong mỗi cuộc họp, thành viên ban kiểm soát sẽ xem xét tất cả các thay đổi ứng dụng hoặc hệ thống đã được đệ trình. "Chủ sở hữu" của thay đổi mô tả ngắn gọn về thay đổi, tác động tiềm ẩn, kế hoạch dự phòng và thời điểm họ dự định triển khai. Sau khi mô tả của họ, sàn mở cửa cho các câu hỏi. Hội đồng biểu quyết chấp thuận hoặc từ chối thay đổi được đề xuất tại thời điểm này. Nếu bị từ chối, chủ sở hữu sẽ làm việc với hội đồng quản trị để giải quyết mọi khiếu nại.

Tác giả: Kelly C. Bourne, in Application Administrators Handbook, 2014

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội