Định mức chi phí quản lý dự án 2026 theo Thông tư 38/2026/TT-BXD: bảng tỷ lệ, công thức và cách áp dụng

1. Thông tư 38/2026/TT-BXD được ban hành, cập nhật hệ thống định mức xây dựng

Ngày 26/06/2026, Bộ Xây dựng ban hành Thông tư 38/2026/TT-BXD về ban hành định mức xây dựng. Thông tư có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, đánh dấu một mốc cập nhật quan trọng đối với hệ thống định mức sử dụng trong hoạt động đầu tư xây dựng.

Đối với nội dung của bài viết này, điểm cần lưu ý là định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn đầu tư xây dựng được quy định tại Phụ lục VIII ban hành kèm theo Thông tư 38/2026/TT-BXD. Vì vậy, khi tra cứu và xác định chi phí quản lý dự án trong năm 2026, người làm công tác lập và quản lý chi phí cần kiểm tra đúng căn cứ mới thay vì tiếp tục mặc định sử dụng Thông tư 12/2021/TT-BXD như văn bản mới nhất.

Với các dự án, hồ sơ hoặc hợp đồng đã phê duyệt trước ngày văn bản mới có hiệu lực, hoặc có nội dung chuyển tiếp và quy định chuyên ngành riêng, cần kiểm tra thêm điều khoản áp dụng cụ thể trước khi thay đổi căn cứ tính toán. Việc lựa chọn văn bản áp dụng nên dựa trên thời điểm lập, phê duyệt, điều chỉnh chi phí và hồ sơ pháp lý thực tế của từng dự án.

2. Chi phí quản lý dự án là gì?

Trong bối cảnh đầu tư xây dựng, chi phí quản lý dự án là khoản chi phục vụ việc tổ chức quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị, triển khai cho đến khi hoàn thành các công việc thuộc phạm vi quản lý dự án theo quy định và phương án tổ chức thực hiện. Nói đơn giản, đây là nguồn lực chi phí để chủ thể quản lý dự án thực hiện các hoạt động quản trị, điều phối, kiểm soát và xử lý công việc cần thiết để dự án được tổ chức có hệ thống.

Điều cần phân biệt là chi phí quản lý dự án không đồng nghĩa với toàn bộ chi phí của dự án. Tổng mức đầu tư có nhiều cấu phần khác nhau. Chi phí quản lý dự án chỉ là một thành phần và được xác định theo phương pháp, định mức hoặc dự toán phù hợp với quy định áp dụng.

Đối với người mới, nhầm lẫn thường đến từ việc thấy cụm từ “quản lý dự án” rồi suy ra đây là chi phí dành riêng cho lương Project Manager. Cách hiểu đó quá hẹp. Trong thực tế tổ chức đầu tư xây dựng, bộ máy quản lý dự án có thể phải xử lý nhiều nhóm công việc, phối hợp nhiều bên, quản lý hồ sơ, kế hoạch, chất lượng, tiến độ, chi phí, thay đổi, báo cáo và các trách nhiệm khác theo mô hình tổ chức của dự án.

Nếu muốn hiểu nền tảng rộng hơn trước khi đi vào định mức, bạn có thể đọc bài dự án và quản lý dự án là gì. Còn nếu đang thiết kế cơ chế quản trị ở cấp tổ chức, nội dung về xây dựng ban quản lý dự án và PMO sẽ giúp phân biệt giữa định mức chi phí và mô hình năng lực quản trị.

3. Căn cứ và phạm vi áp dụng: cần mở đúng Phụ lục VIII

Thông tư 38/2026/TT-BXD ban hành nhiều nhóm định mức xây dựng. Riêng nội dung bài này tập trung vào Phụ lục VIII - Định mức chi phí quản lý dự án và tư vấn xây dựng. Phụ lục gồm phần thuyết minh áp dụng và phần định mức chi phí, trong đó Chương I dành cho định mức chi phí quản lý dự án.

Theo thuyết minh của Phụ lục VIII, định mức chi phí quản lý dự án và chi phí tư vấn xây dựng là cơ sở để xác định các khoản chi phí tương ứng. Khi quy mô chi phí cần tính nằm giữa các mốc của bảng, định mức được xác định theo công thức nội suy quy định trong phụ lục. Khi quy mô vượt quá mốc quy định của bảng hoặc dự án có đặc thù khiến định mức không đủ chi phí, chủ đầu tư có thể phải tổ chức lập dự toán theo điều kiện của quy định áp dụng.

Đây là một điểm quản trị rất đáng lưu ý: bảng định mức không phải một công cụ thay thế tư duy. Người dùng cần xác định đúng loại công trình, đúng quy mô chi phí làm cơ sở, đúng thời điểm giá trị, đúng thuế, đúng hệ số điều chỉnh và đúng trường hợp đặc thù.

4. Bảng 1.1 định mức chi phí quản lý dự án theo Thông tư 38/2026/TT-BXD

Bảng dưới đây hệ thống hóa Bảng 1.1 của Phụ lục VIII. Đơn vị của định mức là tỷ lệ phần trăm (%); quy mô chi phí xây dựng và thiết bị là giá trị chưa có thuế GTGT, đơn vị tỷ đồng.

Bảng cho thấy định mức tỷ lệ thường giảm khi quy mô chi phí xây dựng và thiết bị tăng. Điều này phản ánh logic kinh tế quy mô: quy mô dự án tăng không có nghĩa tỷ lệ chi phí quản lý tăng tuyến tính theo cùng một tỷ lệ. Tuy nhiên, đừng suy diễn rằng dự án lớn luôn dễ quản lý hơn. Bảng định mức là công cụ xác định chi phí theo quy định; mức độ phức tạp quản trị còn phụ thuộc vào stakeholder, công nghệ, địa bàn, tiến độ, hợp đồng, phân kỳ, rủi ro và mô hình tổ chức.

Đối với dự án xây dựng công trình hàng không, Phụ lục VIII hướng dẫn xác định chi phí quản lý dự án theo định mức của loại công trình dân dụng. Đây là ví dụ cho thấy người dùng không nên chỉ chọn một dòng dựa trên tên gọi trực giác.

5. Công thức xác định chi phí quản lý dự án

Phụ lục VIII quy định chi phí quản lý dự án trong tổng mức đầu tư được xác định theo định mức tỷ lệ phần trăm nhân với chi phí xây dựng và chi phí thiết bị chưa có thuế GTGT trong tổng mức đầu tư của dự án. Đồng thời, khi có hệ số điều chỉnh, các hệ số liên quan cần được đưa vào công thức.

Trong đó:

• Cqlda: chi phí quản lý dự án.
• Cxd + Ctb: chi phí xây dựng cộng chi phí thiết bị chưa có thuế GTGT trong tổng mức đầu tư.
• Nt: định mức chi phí quản lý dự án, đơn vị tỷ lệ %.
• ki: hệ số điều chỉnh định mức chi phí quản lý dự án.

Trong dự toán xây dựng công trình, chi phí quản lý dự án được xác định theo cùng định mức tỷ lệ đã dùng để tính trong tổng mức đầu tư được duyệt, nhân với chi phí xây dựng và thiết bị chưa có thuế GTGT trong dự toán xây dựng công trình.

Về mặt quản trị dự án, việc xác định chi phí không nên tách rời kế hoạch. Khi baseline, phạm vi hoặc cơ cấu đầu tư thay đổi theo quy trình được phê duyệt, dữ liệu đầu vào cho bài toán chi phí có thể cần rà soát lại. Bạn có thể tham khảo thêm bài đường cơ sở dự án - project baseline và bài change log là gì để hiểu cách quản lý phiên bản thay đổi trong hệ thống dự án.

6. Cách nội suy định mức khi quy mô nằm giữa hai mốc

Một trong những lỗi thường gặp là lấy ngay tỷ lệ của mốc gần nhất. Ví dụ, quy mô chi phí là 350 tỷ đồng thì người dùng chọn luôn mốc 500 tỷ hoặc 200 tỷ. Cách làm này không phản ánh hướng dẫn của Phụ lục VIII khi giá trị nằm giữa hai mốc.

Phụ lục VIII quy định công thức nội suy cho trường hợp quy mô chi phí cần tính nằm trong khoảng giữa hai quy mô đã được quy định trong bảng. Có thể diễn giải theo cách thực hành như sau:

• Gt: quy mô chi phí cần tính định mức.
• Gb: quy mô cận dưới.
• Ga: quy mô cận trên.
• Nb: định mức tương ứng với cận dưới.
• Na: định mức tương ứng với cận trên.
• Nt: định mức cần xác định.

Bản chất của nội suy ở đây là xác định một tỷ lệ nằm giữa hai tỷ lệ đã biết theo vị trí tương đối của quy mô chi phí. Vì vậy, bước quan trọng không phải chỉ “nhập công thức”, mà là chọn đúng cận trên và cận dưới của cùng một dòng loại công trình.

7. Các hệ số điều chỉnh cần lưu ý

Phụ lục VIII nêu một số trường hợp điều chỉnh định mức chi phí quản lý dự án. Đây là phần đặc biệt dễ bị bỏ sót khi người dùng chỉ nhìn Bảng 1.1.

7.1. Dự án trên biển, trên đảo, tuyến biên giới hoặc địa bàn đặc biệt khó khăn: k = 1,35

Chi phí quản lý dự án của các dự án đầu tư xây dựng trên biển, trên đảo; dự án trải dài dọc tuyến biên giới trên đất liền; dự án tại xã có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn theo phạm vi quy định được xác định theo Bảng 1.1 và điều chỉnh với hệ số k = 1,35.

7.2. Dự án trải dài trên địa bàn từ hai tỉnh trở lên: k = 1,1

Dự án trải dài theo tuyến trên địa bàn từ hai tỉnh trở lên hoặc dự án gồm các công trình riêng biệt xây dựng trên địa bàn nhiều tỉnh khác nhau được xác định theo Bảng 1.1 và điều chỉnh với hệ số k = 1,1.

7.3. Chủ đầu tư tự thực hiện quản lý dự án theo điều kiện quy định: k = 0,8

Khi dự án được quản lý theo hình thức chủ đầu tư sử dụng tư cách pháp nhân của mình và bộ máy chuyên môn trực thuộc có chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp phù hợp để tổ chức quản lý dự án theo điều kiện của quy định liên quan, định mức chi phí quản lý dự án được điều chỉnh với hệ số k = 0,8.

7.4. Chi phí thiết bị chiếm từ 50% tổng Cxd + Ctb: k = 0,8

Khi chi phí thiết bị chiếm tỷ trọng từ 50% tổng chi phí xây dựng và thiết bị trong tổng mức đầu tư được duyệt, định mức chi phí quản lý dự án được điều chỉnh với hệ số k = 0,8.

7.5. Dự án thành phần, phân kỳ hoặc quản lý độc lập

Khi dự án được quản lý theo từng dự án thành phần, dự án thành phần độc lập hoặc được phân kỳ đầu tư để quản lý và tổ chức thực hiện, chi phí quản lý dự án được xác định riêng theo quy mô của từng dự án thành phần hoặc dự án thành phần độc lập.

8. Quy trình 7 bước áp dụng định mức chi phí quản lý dự án

Để tránh kiểu làm “mở bảng rồi nhân”, VNPMI đề xuất một trình tự kiểm tra có hệ thống. Đây là framework thực hành do bài viết hệ thống hóa từ yêu cầu của văn bản và logic quản lý chi phí; không phải một điều khoản nguyên văn của Thông tư.

Bước 7 thường bị xem nhẹ nhưng lại rất quan trọng. Một bảng tính tốt không chỉ cho ra con số; nó phải cho người khác hiểu con số đến từ đâu. Đây cũng là tư duy nhất quán với quản lý kế hoạch dự án: dữ liệu đầu vào, giả định, thay đổi và phiên bản phải có khả năng truy xuất. Bạn có thể xem thêm bài Project Planning và các bước lập kế hoạch dự án.

9. Ba ví dụ minh họa cách tính

Các ví dụ dưới đây chỉ nhằm minh họa phương pháp tính. Số liệu là giả định, không phải dữ liệu của một dự án hay khách hàng thật. Khi áp dụng cho hồ sơ thực tế, cần thay bằng số liệu được phê duyệt và căn cứ phù hợp.

Ví dụ 1 - Công trình dân dụng có Cxd + Ctb bằng 100 tỷ đồng

Giả sử một dự án công trình dân dụng có tổng chi phí xây dựng và thiết bị chưa có thuế GTGT là 100 tỷ đồng. Tra Bảng 1.1, định mức tương ứng ở mốc 100 tỷ là 2,017%. Nếu không có hệ số điều chỉnh khác:

Điểm quan trọng là 100 tỷ ở đây phải đúng là Cxd + Ctb chưa có thuế GTGT theo cơ sở tính phù hợp, không phải toàn bộ tổng mức đầu tư.

Ví dụ 2 - Công trình giao thông có Cxd + Ctb bằng 350 tỷ đồng

350 tỷ nằm giữa mốc 200 và 500 tỷ. Với công trình giao thông, định mức tại 200 tỷ là 1,655% và tại 500 tỷ là 1,329%. Vì vậy cần nội suy:

Sau đó:

Kết quả làm tròn cần tuân theo quy tắc tính toán và trình bày của hồ sơ. Đây là ví dụ điển hình cho việc không được tùy tiện lấy tỷ lệ 1,655% hoặc 1,329% chỉ vì thấy gần mốc.

Ví dụ 3 - Dự án dân dụng 500 tỷ đồng, chi phí thiết bị chiếm từ 50%

Giả sử dự án thuộc loại công trình dân dụng, Cxd + Ctb là 500 tỷ đồng và điều kiện về tỷ trọng chi phí thiết bị đáp ứng trường hợp điều chỉnh k = 0,8. Định mức tại mốc 500 tỷ của công trình dân dụng là 1,514%:

Ví dụ này cho thấy nếu quên hệ số, kết quả sẽ khác đáng kể. Ngược lại, nếu áp dụng hệ số khi điều kiện chưa được chứng minh, kết quả cũng sai. Vì vậy, mỗi hệ số trong bảng tính nên có một ô ghi rõ căn cứ áp dụng.

10. Những sai lầm phổ biến khi áp dụng định mức

10.1. Tiếp tục dùng tiêu đề “Thông tư 12/2021/TT-BXD mới nhất” sau 01/07/2026

Đây là lỗi freshness rõ ràng. Một bài viết có thể từng đúng nhưng trở thành sai khi văn bản mới có hiệu lực. Vì vậy nội dung pháp lý và định mức cần ngày cập nhật, nguồn chính thức và cơ chế rà soát.

10.2. Dùng toàn bộ tổng mức đầu tư làm cơ sở nhân tỷ lệ

Bảng 1.1 sử dụng quy mô chi phí xây dựng và chi phí thiết bị chưa có thuế GTGT. Lấy toàn bộ tổng mức đầu tư thay cho Cxd + Ctb có thể làm sai căn cứ tính.

10.3. Không nội suy khi giá trị nằm giữa hai mốc

Việc chọn tỷ lệ của mốc gần nhất có thể thuận tiện nhưng không đúng phương pháp quy định trong phần thuyết minh áp dụng.

10.4. Nhân hệ số theo thói quen

Hệ số chỉ có ý nghĩa khi điều kiện áp dụng được chứng minh. Không phải dự án có thiết bị là k = 0,8; điều kiện liên quan đến tỷ trọng chi phí thiết bị trong tổng Cxd + Ctb. Không phải dự án có nhiều địa điểm là tự động k = 1,1; cần đối chiếu đúng trường hợp của phụ lục.

10.5. Không lưu phiên bản dữ liệu đầu vào

Dự án thường có thay đổi. Nếu bảng tính chỉ có một con số cuối mà không lưu nguồn dữ liệu, ngày chốt và phiên bản hồ sơ, sau một vòng điều chỉnh sẽ rất khó biết vì sao kết quả thay đổi. Với các dự án phức tạp, nên quản lý thay đổi có hệ thống thay vì sửa đè. Bài change log là một điểm đọc thêm hữu ích về tư duy ghi nhận thay đổi.

10.6. Xem định mức là ngân sách “được phép tiêu hết”

Định mức là cơ sở xác định chi phí theo quy định; không nên biến thành tư duy rằng đã có một con số thì bộ máy phải tiêu hết con số đó. Quản trị tốt vẫn cần hiệu quả, trách nhiệm, kiểm soát và khả năng giải trình.

11. Định mức chi phí và năng lực quản lý dự án là hai vấn đề khác nhau

Một dự án có chi phí quản lý được tính đúng chưa chắc đã được quản lý tốt. Ngược lại, một đội ngũ có năng lực tốt vẫn phải tuân thủ hệ thống pháp lý và chi phí áp dụng. Đây là hai lớp cần được kết nối nhưng không nên đánh đồng.

Ở lớp chi phí, câu hỏi là: cơ sở tính đúng chưa, định mức đúng chưa, nội suy đúng chưa, hệ số đúng chưa, hồ sơ có thể kiểm tra lại không. Ở lớp quản trị, câu hỏi rộng hơn: mục tiêu có rõ không, stakeholder có được quản lý không, baseline có được kiểm soát không, thay đổi có quy trình không, rủi ro có chủ sở hữu không, dữ liệu báo cáo có đáng tin không.

Nếu doanh nghiệp đang muốn nâng năng lực quản trị dự án thay vì chỉ xử lý một phép tính định mức, có thể tham khảo chương trình đào tạo quản lý dự án cho doanh nghiệp. Liên kết này được đặt ở đây vì nó là bước tiếp theo phù hợp cho người đọc có nhu cầu tổ chức năng lực, không phải để biến bài pháp lý thành trang bán hàng.