Meeting management là gì?
- 11/01/2022
- Posted by: admin
- Category: Kiến thức
Meeting management là gì?
Định nghĩa Meeting management
Khả năng tổ chức và tập hợp thành công một nhóm người có chung sở thích, thường là trong một môi trường trang trọng, cho mục đích thảo luận được gọi là kỹ năng quản lý cuộc họp - Meeting management. Quản lý cuộc họp hiệu quả liên quan đến việc lập kế hoạch và tổ chức các cuộc họp có cấu trúc tốt, nơi các thành viên của nhóm có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Trong một tổ chức, nhiều loại cuộc họp khác nhau được tiến hành để chia sẻ thông tin, ví dụ: cho mục đích giải quyết vấn đề, lập kế hoạch, ra quyết định hoặc một cuộc họp nhân viên chung. Những cuộc họp như vậy đóng vai trò như một phương tiện quan trọng để phối hợp giữa các nhóm và trở thành một phần quan trọng trong cuộc sống của mọi tổ chức.
Tại sao quản lý cuộc họp Meeting management lại quan trọng
Theo các nghiên cứu được thực hiện, khoảng 30% thời gian làm việc của một nhân viên trung bình được dành cho các cuộc họp. Tự hỏi tại sao? Người ta tin rằng chỉ 38% ý nghĩa và cảm giác thực sự của bất kỳ thông điệp nào được truyền tải qua cách thức mà mọi thứ được nói, 7% được chuyển tải bởi sự lựa chọn từ ngữ và 55% còn lại, là phần lớn nhất, được chuyển tải. bằng nét mặt và các tín hiệu không lời khác. Những số liệu thống kê này rõ ràng làm cho các bản ghi nhớ bằng văn bản và các cuộc hội thảo qua điện thoại tương đối ít quan trọng hơn các cuộc gặp mặt trực tiếp.
Do đó, nếu các cuộc họp quan trọng như vậy, thì khả năng quản lý chúng hiệu quả cũng vậy. Hiệu quả chi phí đóng vai trò là tầm quan trọng hàng đầu của kỹ năng quản lý cuộc họp. Cuộc họp càng được tổ chức chặt chẽ, nhân viên sẽ càng ít lãng phí thời gian hơn, dẫn đến tăng năng suất và doanh thu cho tổ chức.
Kỹ năng quản lý cuộc họp tốt cũng đảm bảo sự đóng góp có giá trị của tất cả các thành viên trong nhóm, giúp tìm ra các giải pháp tối ưu cho các vấn đề đang gặp phải. Quản lý cuộc họp cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc cải thiện giao tiếp, mối quan hệ giữa các cá nhân, làm việc theo nhóm, cũng như tinh thần và sự hài lòng của nhân viên.
Cách cải thiện kỹ năng quản lý cuộc họp Meeting management
Vì các cuộc họp hiệu quả là điều không thể thiếu đối với sự thành công của một tổ chức, nên sự thành công trong công việc cũng như sự nghiệp của bạn phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng quản lý cuộc họp của bạn. Sau đây là các mẹo sẽ giúp bạn cải thiện:
- Bắt đầu bằng cách truyền đạt mục đích. Trong vòng năm đến bảy phút đầu tiên, hãy vạch ra mục đích của cuộc họp thật rõ ràng bằng cách cho biết những mục tiêu và mục tiêu bạn muốn đạt được thông qua cuộc họp này. Cũng sử dụng thời gian này để thiết lập nền tảng, thiết lập các thông số nhất định và quyết định khung thời gian để tổ chức cuộc họp.
- Khuyến khích sự tham gia của tất cả mọi người. Để làm cho một cuộc họp hiệu quả hơn, bạn phải có khả năng quản lý nó theo cách cho phép các cuộc thảo luận cởi mở. Những người tham gia cuộc họp còn ngại ngùng hoặc miễn cưỡng cần được tạo cơ hội bình đẳng và được khuyến khích để chia sẻ ý kiến và đóng góp ý kiến của họ.
- Kết thúc vấn đề. Quyết định không nhất thiết chỉ được đưa ra vào cuối cuộc họp. Có thể có một số mục trong chương trình của một cuộc họp. Để đảm bảo rằng các thành viên không bị mất thời gian hãy kết thúc vấn đề sau khi đưa ra quyết định cho từng mục trong chương trình. Tóm tắt điểm chính ở mỗi bước, tức là khi kết thúc mọi cuộc thảo luận, cũng như khi kết thúc cuộc họp. Phân bổ các vai trò và trách nhiệm và để mọi người thừa nhận sự đồng ý của họ.
Các bài viết liên quan
Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội