Quy trình quản lý dự án
- 10/19/2022
- Posted by: admin
- Category: Kiến thức
Quy trình quản lý dự án
Quản lý dự án là một lĩnh vực vô cùng cần thiết trong mọi doanh nghiệp. Ngày nay với sự bùng nổ các công việc liên quan đến dự án, nhân lực có kinh nghiệm triển khai dự án luôn được săn đón và có mức đãi ngộ vô cùng cao. Bài viết dưới đây giới thiệu định nghĩa quy trình quản lý dự án, các quy trình quản lý dự án cơ bản và công cụ kỹ thuật liên quan.
Giới thiệu các quy trình quản lý dự án quốc tế
1. Quy trình quản lý dự án là gì?
Cho dù đó là xây dựng một tòa nhà, phát triển một ứng dụng hay triển khai chiến dịch tiếp thị, mọi dự án đều yêu cầu một loạt quy trình để đảm bảo hoàn thành công việc và tạo ra các sản phẩm cần thiết của dự án. Các quy trình này khá nhất quán, bất kể ngành công nghiệp hay loại hình kinh doanh nào. Vậy các quy trình quản lý dự án này là gì, và chúng bao gồm những gì?
Quy trình quản lý dự án là một loạt các bước cần thực hiện để xử lý một yêu cầu nào đó. Mỗi quy trình đòi hỏi thu nhận các yếu tố đầu vào (Input) và sử dụng các kỹ thuật, công cụ để xử lý thông tin đầu vào (Tools và Techniques) nhằm tạo ra các sản phẩm có thể bàn giao ở đầu ra.
Một quy trình mẫu trong quản lý dự án
2. 5 nhóm quy trình quản lý dự án
Sách Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK) của Viện quản lý dự án Hoa Kỳ, chia nhỏ các quy trình quản lý dự án tổng thể thành năm giai đoạn, hay còn gọi là “các nhóm quy trình”. Các nhóm quy trình này bao gồm:
- Nhóm quy trình Khởi động: Trong giai đoạn này, dự án được lên ý tưởng và xác định tính khả thi. Một số hoạt động cần được thực hiện trong quá trình này bao gồm xác định mục tiêu dự án; xác định phạm vi dự án; xác định người quản lý dự án và các bên liên quan chính; xác định các rủi ro tiềm ẩn và đưa ra ngân sách và thời gian ước tính.
- Nhóm quy trình Lập kế hoạch: Tiếp theo, người quản lý dự án sẽ tạo ra một bản kế hoạch để hướng dẫn toàn bộ dự án từ ý tưởng cho đến khi hoàn thành. Bản thiết kế này sẽ vạch ra phạm vi của dự án; các nguồn lực cần thiết để tạo ra các sản phẩm; thời gian ước tính và các cam kết tài chính; chiến lược truyền thông để đảm bảo các bên liên quan được cập nhật và tham gia; kế hoạch thực hiện; và đề xuất thay đổi liên tục.
- Nhóm quy trình Thực hiện: Trong giai đoạn này, người quản lý dự án sẽ tiến hành mua sắm các nguồn lực cần thiết cho dự án và tập hợp đội ngũ của nhóm. Việc thực hiện các mục tiêu của dự án đòi hỏi sự quản lý hiệu quả của các thành viên trong nhóm trên thực địa. Các quản lý dự án có trách nhiệm ủy quyền và giám sát công việc của dự án trong khi vẫn duy trì mối quan hệ tốt với tất cả các thành viên trong nhóm và giữ cho toàn bộ dự án đúng tiến độ và ngân sách. Do đó, quản lý dự án phải có vị trí cao trong tổ và là một nhà lãnh đạo đặc biệt. Đó là bởi vì họ sẽ cần giải quyết các mối quan tâm của nhóm dự án và các vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện, đòi hỏi giao tiếp thường xuyên và cởi mở với tất cả các thành viên trong nhóm và các bên liên quan.
- Nhóm quy trình Giám sát và kiểm soát: Trong nhóm quá trình này, các nhà quản lý dự án sẽ đo lường chặt chẽ tiến độ của dự án để đảm bảo nó đang phát triển đúng cách. Tài liệu như thu thập dữ liệu và báo cáo trạng thái bằng lời nói và văn bản có thể được sử dụng. “Giám sát và kiểm soát liên quan chặt chẽ đến việc lập dự án. Trong khi việc Lập kế hoạch xác định những gì sẽ được thực hiện, việc giám sát và kiểm soát sẽ xác định kế hoạch dự án đã được thực hiện tốt như thế nào, Việc giám sát sẽ phát hiện ra bất kỳ hành động sửa chữa hoặc thay đổi cần thiết nào trong dự án để giữ cho dự án đi đúng hướng.
- Nhóm quy trình Kết thúc: Nhóm quá trình kết thúc diễn ra khi các sản phẩm dự án đã được sản xuất và các bên liên quan xác nhận và phê duyệt chúng. Trong giai đoạn này, người quản lý dự án sẽ chốt hợp đồng với các nhà cung cấp bên trong và nhà cung cấp bên ngoài, nhà tư vấn và các nhà cung cấp bên thứ ba khác. Tất cả các tài liệu sẽ được lưu trữ và một báo cáo dự án cuối cùng sẽ được tạo ra. Hơn nữa, phần cuối cùng của kế hoạch dự án - kế hoạch khắc phục sự cố và bảo trì - sẽ bắt đầu được thực hiện.
5 nhóm quy trình quản lý dự án
3. Sự linh hoạt trong lựa chọn quy trình quản lý dự án
Mặc dù quy trình quản lý dự án tương đối ổn định, nhưng cách mỗi người quản lý dự án thực hiện nó có thể khác nhau. Trên thực tế, có một số cách tiếp cận khác nhau mà người quản lý dự án có thể thực hiện để quản lý dự án của họ. Một số cách tiếp cận quản lý dự án phổ biến nhất bao gồm:
- Các phương pháp luận tổ chức dự án theo tuần tự, truyền thống, chẳng hạn như Phương pháp Thác nước và Phương pháp Đường dẫn tới hạn (CPM): Những phương pháp này thường phù hợp nhất với các dự án cần tạo ra một sản phẩm hữu hình, chẳng hạn như một tòa nhà hoặc một máy tính.
- Các phương pháp luận tổ chức công việc nhanh nhẹn, chẳng hạn như Scrum, Kanban, Lập trình cực đoan và Khung dự án thích ứng: Những phương pháp này ban đầu được tạo ra cho các nhà phát triển phần mềm và phù hợp nhất cho các dự án có nhiều yếu tố thay đổi như yêu cầu khách hàng, công nhệ, đội ngũ.
- Các phương pháp tiếp cận tập trung vào quản lý thay đổi, chẳng hạn như: Phương pháp chuỗi sự kiện (ECM) và quản lý Dự án Cực đoan: Các phương pháp tiếp cận này dẫn đến khả năng thích ứng với những thay đổi lớn trong suốt thời gian của dự án và được xây dựng ở mức độ linh hoạt nhất định.
- Một cách tiếp cận dựa trên quy trình, chẳng hạn như: Quản lý dự án Lean. Lean tập trung vào hiệu quả và cắt giảm lãng phí và có thể được áp dụng cho hầu hết mọi ngành
4. Kỹ năng người quản lý dự án cần có để thành công
Để đảm bảo quá trình quản lý dự án diễn ra suôn sẻ, các nhà quản lý dự án cần phải có nhiều kỹ năng và kiến thức chuyên môn khác nhau. Các quản lý dự án thành công chứng tỏ trình độ tổ chức cao và chú ý đến từng chi tiết, hiểu rõ các mục tiêu kinh doanh có tầm ảnh hưởng lớn đến dự án, khả năng quản lý rủi ro, sự tháo vát, kỹ năng giao tiếp xuất sắc và khả năng lãnh đạo tuyệt vời. Theo Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ, sự cởi mở trong việc tự đánh giá và đánh giá lại cũng rất hữu ích cho quản lý dự án.
Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!
Các bài viết liên quan:
Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội