Project management information system (PMIS) là gì?

11/03/2022
Posted by: admin
Category: Kiến thức

Project management information system (PMIS) là gì?

Một dự án hoàn toàn dựa trên thông tin và dữ liệu quay vòng cũng như sự giao tiếp với các thành viên trong nhóm. Nhà quản lý dự án quản lý tất cả các chức năng và dữ liệu liên quan đến các dự án. Cách các Quản lý dự án sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng dự án. Với những tiến bộ của công nghệ, Quản lý dự án đã được sự trợ giúp của các chương trình và ứng dụng phần mềm.

Project management information system là công cụ rất hữu ích cho quản lý dự án

Project management information system (PMIS) là gì?

Các dự án sẽ bao gồm dữ liệu từ cả môi trường bên trong và bên ngoài. Dữ liệu được thu thập trong dự án có giá trị và cần được lưu trữ để sử dụng trong tương lai. Hệ thống thông tin quản lý dự án - Project management information system (PMIS) là một ứng dụng phần mềm được sử dụng để lưu trữ, tổ chức và kiểm soát dữ liệu và thông tin của dự án. Với sự trợ giúp của dữ liệu, người quản lý dự án có thể dễ dàng thực hiện các công việc của dự án mà không cần phải cung cấp dữ liệu thực cho các thành viên trong nhóm. Có một số PMIS có sẵn trên thị trường để quản lý và kiểm soát dữ liệu dự án. Mặc dù có sự khác biệt trong các PMIS khác nhau, nhưng các tính năng cơ bản là chung. Sau đây là các tính năng cần thiết cho PMIS.

Sự cần thiết của Project management information system (PMIS)

Với các hệ thống quản lý dự án truyền thống cũ, các nhà quản lý dự án đã gặp khó khăn. Đó là vì nhiều lý do khác nhau như quản lý dữ liệu và thông tin liên quan đến dự án. Ngoài ra, các không gian kín của nhóm dự án đang gây ra các vấn đề như thiếu sự phối hợp và cộng tác giữa các nhóm. Giao tiếp và kiến thức giữa các nhóm khác cũng bị tụt hậu so với hệ thống quản lý dự án truyền thống. Để khắc phục những vấn đề này, Hệ thống thông tin quản lý dự án - Project management information system đã được phát triển như một công cụ phần mềm mà người quản lý dự án có thể sử dụng để quản lý và giao tiếp với dự án. Nó cung cấp các tính năng và lợi ích khác nhau khi so sánh với quản lý dự án truyền thống.

Các tính năng cơ bản của Project management information system (PMIS)

Hệ thống thông tin quản lý dự án yêu cầu các tính năng thiết yếu để đáp ứng các chức năng khác nhau của nó. Sau đây là một số tính năng quan trọng mà PMIS phải có:

Lập kế hoạch và Lập lịch trình
Nó là một trong những chức năng quan trọng nhất của quản lý dự án. Khi bạn bắt đầu một dự án, kế hoạch và lịch trình là hai thành phần quan trọng. PMIS sẽ có các công cụ lập kế hoạch mà dự án có thể được kiểm soát. Lịch trình được thông báo cho các thành viên trong nhóm để phù hợp với nó. Việc lập kế hoạch dự án dễ dàng hơn với PMIS vì nguồn lực sẵn có và chi phí có thể dễ dàng liên kết với việc lập kế hoạch.

Ngân sách và Ước tính
Ngân sách và dự toán là tính năng được kết hợp với kế hoạch và tiến độ của dự án. Lý do là các chi phí được giao cho mọi nhiệm vụ trong dự án. Toàn bộ ước tính của dự án được tính toán bằng cách ước tính chi phí cho từng nhiệm vụ. Nó giúp theo dõi dòng chảy hiện tại và chi tiêu cho dự án. Việc ước tính nên xem xét các nguồn lực trong dự án, thời gian có sẵn và ngân sách từ phía khách hàng.

Các thành phần của Project management information system

Quản lý Nguồn lực và Mua sắm
Các nguồn lực của dự án có thể thuộc một số loại như nguồn nhân lực, nguồn nguyên liệu, máy móc, v.v. Quản lý các nguồn lực là điều cần thiết vì có thể tính toán được mọi yêu cầu về thời gian và chi phí của nhiệm vụ. Chi phí mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ được quản lý. Nó giúp theo dõi các chi phí đã chi cho cả nguồn lực và việc mua sắm.

Hiệu suất dự án
Đo lường hiệu suất của quản lý là một tính năng khác có sẵn trong PMIS. Các kế hoạch hiện có được cập nhật trong trường hợp có bất kỳ thay đổi nào được thực hiện trong nội bộ hoặc bởi khách hàng. Một số thay đổi phải được chấp nhận và cập nhật trong kế hoạch dự án. Trạng thái hiện tại của dự án được xác định với sự trợ giúp của các tính toán như Ước tính khi hoàn thành (EAC), Ước tính đến khi hoàn thành (ETC), Phương sai khi hoàn thành (VAC), v.v.

Báo cáo Tiến độ và Truyền thông
Các báo cáo được tạo cho mọi nhiệm vụ và dự án để hiểu và cung cấp công việc đã hoàn thành. Nó được sử dụng cho các dự án trong tương lai để tận dụng những mặt tích cực từ dự án. Hệ thống PMIS sẽ giúp tạo ra các báo cáo tiến độ để liên lạc với các thành viên khác nhau trong nhóm và các bên liên quan. Các báo cáo được phân tích cho bất kỳ lựa chọn nào được thực hiện. PMIS hữu ích để giao tiếp với các thành viên khác nhau trong nhóm dự án.

Tăng cường sự phối hợp nhóm
Các không gian làm việc kín của các bộ phận là vấn đề chính cần giải quyết trong công việc quản lý dự án. Đó là vì các nhóm làm việc ở các khía cạnh khác nhau. Để vượt qua những thách thức, PMIS rất hữu ích trong việc duy trì tích hợp dữ liệu trong dự án. Một số ứng dụng và chương trình được tích hợp với PMIS để thông tin mang tính tập thể và có thể tạo ra thông tin hữu ích và hiệu quả. Thông tin được yêu cầu có thể được thu thập hoặc phân tích một cách hiệu quả.

Ưu điểm của Project management information system (PMIS)

Như đã thảo luận, hệ thống quản lý dự án truyền thống có một số nhược điểm cần khắc phục. Tuy nhiên, với Hệ thống thông tin quản lý dự án, một số ưu điểm đạt được, và sau đây là một số trong số đó.

Hợp tác và làm việc theo nhóm tốt hơn
Các nhóm có thể hợp tác và làm việc cùng nhau khi giao tiếp hiệu quả với Hệ thống Thông tin Quản lý Dự án. Vì các nhóm làm việc cùng nhau, thời gian và chi phí được giảm bớt. Hơn nữa, bất kỳ thay đổi hoặc vấn đề nào có thể được giải quyết ngay lập tức cho các nhóm khác và do đó có thể giải quyết ngay lập tức. Một ưu điểm khác ở đây là tài liệu dễ dàng truyền tải hơn giữa các thành viên trong nhóm.

Quản lý công việc trên hệ thông PMIS

Lợi thế cạnh tranh
Các nhóm dự án đã chuyển sang hệ thống dựa trên PMIS để đạt được những lợi ích của nó. Sự cạnh tranh trong ngành chỉ được giải quyết bằng cách sử dụng các công nghệ mới và tiên tiến. Tại đây, với sự trợ giúp của PMIS, mọi quy trình đều được xử lý hiệu quả mà không mất nhiều thời gian và chi phí. Số lượng khách hàng tăng lên sẽ có nhiều dự án hơn.

Theo dõi mọi thứ
Ưu điểm chính của việc sử dụng hệ thống PMIS là tiêu điểm và theo dõi được thực hiện với nó. Người quản lý dự án có thể làm việc hướng tới trọng tâm của dự án bằng các kỹ thuật và công cụ khác nhau. Ví dụ: lập kế hoạch, ước tính, quản lý, v.v., đã giúp tập trung vào mục tiêu của dự án. Việc kiểm soát hoàn toàn dự án được đảm bảo với sự trợ giúp của hệ thống PMIS này. Chi phí và thời gian là hai yếu tố quan trọng đã được theo dõi dễ dàng với hệ thống PMIS.

Khả năng ra quyết định
Ra quyết định là một trong những vai trò quan trọng nhất của người quản lý dự án. Sẽ không có vấn đề gì khi một dự án đi đúng hướng, và nếu một dự án mất kiểm soát, hậu quả sẽ rất nghiêm trọng. Với hệ thống PMIS, các thách thức xảy ra trong dự án có thể được xử lý một cách hiệu quả để các nhà quản lý dự án có thể đưa ra các quyết định đúng đắn. Ví dụ, bất kỳ thay đổi hoặc vấn đề trong dự án sẽ giải quyết ngay lập tức mà không mất nhiều thời gian.

Quản lý nhiều dự án cùng một lúc
Số lượng các dự án có thể được quản lý bằng hệ thống PMIS nhiều hơn. Vì đây là một công cụ phần mềm, nhiều dự án được xử lý hiệu quả bằng cách tập trung vào các thông số thiết yếu. Khả năng xảy ra lỗi và hỏng hóc cũng sẽ giảm trong khi sử dụng hệ thống PMIS. Các dự án được quản lý đồng thời với tùy chọn nâng cao này.

Các bài viết liên quan:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội