Quản lý thông tin hiệu suất công việc (Work performance informations) trong dự án như thế nào?

09/08/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

Hiệu suất công việc (Work performance) chính là kết quả mà nhóm dự án và dự án thu nhận được trong quá trình triển khai. Thông tin hiệu suất công (Work performance information) việc dự án chứa đựng những thông tin vô cùng quan trọng giúp nhà quản lý dự án đánh giá được trạng thái công việc về các mặt: phạm vi, tiến độ, chi phí, chất lượng, rủi ro... của dự án.

Trong bài viết này, VNPMI sẽ giúp bạn làm quen với ba khái niệm thông tin hiệu suất cơ bản của dự án bao gồm: Dữ liệu hiệu suất thô (Work performance data); Dữ liệu thông tin hiệu suất (Work performance information); Báo cáo hiệu suất công việc (Work performance report).

Dữ liệu hiệu suất thô (Work performance data) là gì?
Dữ liệu hiệu suất thô là các quan sát thô và các phép đo được xác định trong các hoạt động để thực hiện công việc của dự án. Dữ liệu thô được thu thập chủ yếu tại quy trình Quản lý và chỉ đạo công việc dự án (Direct and manage project works). Ví dụ: bao gồm phần trăm công việc đã hoàn thành về mặt vật lý được báo cáo, các biện pháp thực hiện chất lượng và kỹ thuật, ngày bắt đầu và kết thúc của các hoạt động theo lịch trình, số lượng yêu cầu thay đổi, số lượng lỗi, chi phí thực tế, thời lượng thực tế, v.v.

Dữ liệu thô là những dữ liệu công việc thu được nhờ quan sát

Dữ liệu hiệu suất thô thường được ghi lại trong Hệ thống Thông tin quản lý dự án (PMIS) và trong tài liệu dự án.

Ví dụ tình huống: giả sử một nhóm dự án thực hiện công việc được giao theo kế hoạch. Thông tin và dữ liệu về tiến trình của họ ghi nhận được: một hoạt động nhất định nào đó mất 10 giờ và được hoàn thành vào ngày 21 tháng 7. Đây là dữ liệu hiệu suất thô công việc.

Dữ liệu thông tin hiệu suất (Work performance information) là gì?
Dữ liệu thông tin hiệu suất được thu thập từ quá trình kiểm soát, được phân tích so với các thành phần kế hoạch quản lý dự án, tài liệu dự án và thông tin về hiệu suất công việc khác. Ví dụ về thông tin hiệu suất là trạng thái của các sản phẩm tạo thành trong dự án, trạng thái các yêu cầu thay đổi và các ước tính dự báo sẽ hoàn thành.

Thông tin hiệu suất công việc thu được khi so sánh dữ liệu thô và kế hoạch

Khi giám sát và kiểm soát một dự án (Monitor and control project work), dữ liệu thực hiện công việc (work performance data) được phân tích để đảm bảo rằng nó phù hợp với kế hoạch quản lý dự án. Nó cũng được đánh giá để xác định dữ liệu có ý nghĩa như thế nào đối với toàn bộ dự án.

Ví dụ tình huống: Giả sử một nhóm dự án thực hiện công việc được giao theo kế hoạch quản lý dự án. Thông tin và dữ liệu về tiến trình của họ như sau: một hoạt động nhất định nào đó mất 10 giờ và được hoàn thành vào ngày 21 tháng 7. Đây là dữ liệu hiệu suất thô công việc. Bước tiếp theo là xem dữ liệu này so với kế hoạch quản lý dự án như thế nào (trong trường hợp này là tiến độ dự án). Hoạt động trong ví dụ này ước tính mất 12 giờ với ngày hoàn thành ước tính là ngày 22 tháng 7. Bạn cần phân tích lý do tại sao hoạt động này mất ít thời gian hơn kế hoạch và điều này sẽ có ý nghĩa gì đối với phần còn lại của dự án. Tại sao công việc hoàn thành sớm? Điều này có nghĩa là công việc có hiệu suất tốt cho phần còn lại của dự án hay không? Nhóm dự án có tuân theo kế hoạch hoàn thành sớm dự kiến để họ có thể bắt đầu công việc tiếp theo sớm hay không? Các hoạt động trong tương lai có nên được đánh giá lại nếu nguồn lực tương tự sẽ được phân bổ để thực hiện công việc tương tự? Kết quả của phân tích này là thông tin về hiệu suất công việc.

Báo cáo hiệu suất công việc (Work performance report) là gì?
Báo cáo hiệu suất công việc là sự thể hiện vật lý hoặc điện tử của thông tin thực hiện công việc được biên soạn trong các tài liệu dự án, nhằm tạo ra các quyết định, hành động hoặc nhận thức. Ví dụ bao gồm báo cáo trạng thái, bản ghi nhớ, giải thích, ghi chú thông tin, trang tổng quan điện tử, đề xuất và cập nhật.

Mẫu báo cáo thông tin hiệu suất dự án

Ví dụ tình huống:
Giả sử một nhóm dự án thực hiện công việc được giao theo kế hoạch quản lý dự án. Thông tin và dữ liệu về tiến trình hoạt động của họ như sau: một hoạt động nhất định mất 10 giờ và được hoàn thành vào ngày 21 tháng 7. Đây là dữ liệu hiệu suất thô công việc. Bước tiếp theo là xem dữ liệu này so với kế hoạch quản lý dự án như thế nào (trong trường hợp này là tiến độ dự án). Hoạt động trong ví dụ này ước tính mất 12 giờ với ngày hoàn thành ước tính là ngày 22 tháng 7. Bạn cần phân tích lý do tại sao hoạt động này mất ít thời gian hơn kế hoạch và điều này sẽ có ý nghĩa gì đối với phần còn lại của dự án. Tại sao công việc hoàn thành sớm? Điều này có nghĩa là hiệu suất đáng chú ý cho phần còn lại của dự án? nhóm có tuân theo việc hoàn thành sớm dự kiến để họ có thể bắt đầu công việc sớm không? Các hoạt động trong tương lai có nên được đánh giá lại nếu nguồn lực tương tự sẽ thực hiện công việc tương tự? Kết quả của phân tích này là thông tin về hiệu suất công việc.

Sau đó, thông tin này có thể được sắp xếp thành các báo cáo kết quả công việc được phân phối thông qua quy trình Quản lý truyền thông của dự án. Nếu hoạt động đang ở trong lộ trình quan trọng và diễn ra lâu hơn so với lịch trình, một yêu cầu thay đổi chính thức có thể được yêu cầu để điều chỉnh phần còn lại của lịch trình.

Mối quan hệ của Work performance data, information và report trong dự án?
Trong dự án, ba loại thông tin hiệu suất công việc có mối quan hệ mật thiết với nhau. Từ quá trình thực hiện dự án, dữ liệu thô được thu thập và là đầu vào cho các quá trình kiểm soát (Mornitor and control) dự án. Qua quá trình kiểm soát, dữ liệu thông được so sánh với dữ liệu ban đầu lập kế hoạch để đánh giá trạng thái các mặt của dự án (Dự án nhanh hay chậm tiến độ? Đạt được bao nhiêu % khối lượng công việc? Có vượt ngân sách không? Sản phẩm bàn giao có đạt chất lượng theo tiêu chuẩn không?...) và tạo ra thông tin hiệu suất công việc dự án. Trong quá trình quản lý tích hợp (Integrated management) người quản lý dự án tập hợp các thông tin hiệu suất dự án vào những biểu mẫu báo cáo theo quy định để gửi đến các bên liên quan khác nhau để xem xét và ra quyết định.

Sơ đồ luồng thông tin hiệu suất công việc được tạo ra và luân chuyển (Source Pmbok - PMI)

Trên đây là nội dung giới thiệu về khái niệm và cách hình thành, quản lý các thông tin hiệu suất công việc (Work performance data, information, report) trong dự án.

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội