Hiện nay, quản lý công việc theo mô hình KANBAN đã trở nên quen thuộc hơn với bất kỳ ai, bởi mô hình này đang là lựa chọn ưu tiên và hữu dụng cho mọi người.
 

Kanban là một phương pháp Agile dựa trên Phương thức Sản xuất Toyota với bốn nguyên lý:

Trực quan hóa công việc

Mô hình Kanban giúp chúng ta trực quan hóa công việc bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc: Cần thực hiện (To do) – Đang thực hiện (Doing) – Hoàn thành (Done). Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng.

Giới hạn công việc đang làm

Số lượng công việc đang được làm đồng thời ở mỗi trạng thái cần được giới hạn. Nguyên lý này giúp giới hạn những việc chưa hoàn thành trong tiến trình, từ đó giảm thời gian mỗi công việc đi qua mô hình bảng Kanban. Nguyên lý giới hạn công việc đang làm còn giúp cho nhóm làm việc tập trung, tránh lãng phí do phải chuyển qua lại giữa các công việc khác nhau.

Tập trung vào luồng làm việc

Việc áp dụng nguyên lý giới hạn và phát triển những chính sách hướng theo nhóm giúp nhóm có thể tối ưu hóa hệ thống công việc trên bảng Kanban để cải tiến luồng làm việc trơn tru.

Cải tiến liên tục

Nhóm đo mức độ hiệu quả bằng cách theo dõi chất lượng, thời gian làm sản phẩm, v.v. để từ đó có những phân tích, thử nghiệm để thay đổi hệ thống nhằm tăng tính hiệu quả của nhóm.
 

Những lợi ích chính của mô hình bảng Kanban:

1. Theo dõi được tiến độ công việc với các đề mục đã được chi tiết hóa và sắp xếp thứ tự ưu tiên (có cả deadline).

2. Tối ưu hóa cho làm việc dạng teamwork. Các thành viên đều nhìn thấy tiến độ của mình và mọi người để chủ động điều tiết.

3. Nhà quản lý theo dõi được công việc của các nhân viên cấp dưới, từ đó làm căn cứ đánh giá nhân viên và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực.

4. Bạn có thể sử dụng mô hình bảng Kanban như một công cụ hỗ trợ quản lý và theo dõi tiến độ đạt đến các mục tiêu bạn đã đặt ra.
 

Để quản lý công việc qua bảng Kanban, bạn có thể lựa chọn những cách sau:

Tạo bảng Kanban với giấy note

Để tạo bảng Kanban với giấy note, bạn cần chuẩn bị 1 bảng có vẽ 3 cột: To do – Doing – Done và những tờ giấy note. Bạn có thể dùng giấy note nhiều màu giúp cho bảng trực quan hơn, có sức sống hơn, ví dụ như: các việc học tập, nghiên cứu để giấy xanh, các việc giấy tờ để giấy vàng, các việc liên quan đến khách hàng dùng giấy đỏ….Khi có việc cần làm bạn viết vào tờ giấy và đặt vào cột “Việc cần thực hiện” (To do). Khi bạn đặt các công việc trong cột này, có nghĩa là bạn đang “lập kế hoạch”, như vậy, bạn sẽ có được trình tự và cách làm công việc bài bản hơn. Còn nếu bạn bắt tay vào làm ngay việc được giao mà không suy nghĩ, tính toán, đó chắn chắn không phải là chiến lược tốt. Hơn nữa, bạn nên sắp xếp độ ưu tiên giữa các công việc để có thể mất ít công sức hơn mà đạt hiệu quả công việc cao hơn (theo quy tắc 80-20, Pareto).

Khi quyết định làm việc gì, hãy chuyển giấy note công việc đó sang cột Doing, bạn cũng nên ghi ngày giờ bắt đầu làm lên giấy để biết được thời gian bắt đầu là khi nào. Vì không thể làm quá nhiều việc cùng lúc nên hãy giới hạn số lượng công việc ở cột này. Không nên để nhiều, bởi nó sẽ khiến bạn nhảy từ công việc nọ sang công việc kia, dẫn đến thiếu hiệu quả và stress.

Nếu công việc đã được hoàn thành, hãy chuyển giấy note công việc này sang cột Done và ghi ngày giờ kết thúc để tiện cho việc đánh giá hiệu suất về sau. Việc giữ tờ note ghi công việc sang cột Done mà không vứt đi sẽ giúp bạn nhìn thấy được tiến độ công việc, tạo giá trị thúc đẩy bản thân.
 

Sử dụng màn hình desktop thành bảng Kanban

Thay cho một chiếc bảng cố định một chỗ, bạn có thể vận dụng cách thức trên để biến màn hình desktop thành bảng Kanban. Chỉ cần dùng một tính năng giả lập giấy dán như Sticky note, dọn màn hình sạch và đặt 3 cái notes 3 màu tương ứng To do – Doing – Done là bạn đã có một công cụ quản lý công việc hiệu quả và tiện dụng.

Lựa chọn công cụ quản lý chuyên nghiệp

Sử dụng giấy dán hay bảng note trên máy tính sẽ phù hợp nếu bạn thường xuyên làm việc tại chỗ hoặc muốn quản lý công việc cá nhân. Tuy nhiên, nếu muốn quản lý công việc của một nhóm nhân viên dưới quyền hay công việc của bạn đòi hỏi phải di chuyển nhiều, bạn có thể tham khảo và lựa chọn một số phần mềm vận dụng mô hình Kanban như Phần mềm quản lý công việc Trello,...
 

Nếu thấy kiến thức này bổ ích và ứng dụng tốt, bạn hãy like và chia sẻ bài viết này nhé.

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

• PMP là gì? Điều kiện thi chứng chỉ PMP mới nhất 2022? Cách tự học PMP tại nhà hiệu quả cao.
• VNPMI tổ chức khóa học PMP miễn phí 02 days
• Ban kiểm soát thay đổi (Change Control Board) trong dự án là gì?
• Change control system trong quản lý dự án là gì?
• Configuration Management System trong quản lý dự án là gì?
• Kiểm soát thời gian trong quản lý dự án với 7 quy trình