Trở thành Agile organization với 5 chiến thuật hiệu quả

10/31/2022
Posted by: admin
Category: Tin nhanh

Trở thành Agile organization với 5 chiến thuật hiệu quả

Tổ chức linh hoạt - Agile organization. Nếu bạn đang đọc bài viết này có nghĩa là bạn có thể đã nghe thấy thuật ngữ này ở đâu đó, có thể từ các buổi chia sẻ online hay các cuộc họp chiến lược của tổ chức. Đúng vậy, thuật ngữ này đang trở thành su hướng thời đại công nghiệp 4.0, đặc biệt với lĩnh vực công nghệ thông tin. Hãy cùng VNPMI tìm hiểu cặn kẽ khái niệm của Agile Organization và các hướng dẫn để đạt trạng thái linh hoạt cho tổ chức của bạn.

Agile organization là một tổ chức có nhiều ưu điểm

Ý nghĩa khi trở thành một tổ chức linh hoạt?

Tất nhiên, linh hoạt có nghĩa là bạn nhanh nhẹn, năng động và dễ thích nghi. Linh hoạt có nghĩa là bạn có thể điều chỉnh nhanh chóng với những thứ đang thay đổi và hướng vào bạn. Trong bối cảnh kinh doanh, các nhóm linh hoạt là những nhóm có thể nắm bắt sự thay đổi bởi vì họ được thiết kế để ứng phó với nó. Phát triển sự linh hoạt trong các tổ chức là sự khác biệt giữa khả năng phục hồi sau mỗi lần biến động và sức đề kháng chống lại sự thay đổi.

Một tổ chức linh hoạt - Agile organization là gì?

Trước tiên, hãy dành một phút để xác định ý nghĩa của các tổ chức linh hoạt.

Một tổ chức linh hoạt là gì?
Một tổ chức linh hoạt là tổ chức có khả năng điều chỉnh chiến lược, cấu trúc, quy trình và con người của mình để đạt được giá trị và cơ hội khi nó diễn ra.

Theo McKinsey, các tổ chức linh hoạt áp dụng ý tưởng cải tiến liên tục trong vận hành. Các tổ chức linh hoạt trao quyền cho sự chuyển đổi và phát triển. Từ phát triển sản phẩm đến đáp ứng nhu cầu của khách hàng, cần có sự chuyển đổi nhanh trong mọi khía cạnh của mô hình hoạt động của tổ chức.

Cách thức làm việc linh hoạt sẽ có vẻ khác biệt với các loại công ty khác nhau. Rốt cuộc, mọi tổ chức đều có bộ phận điều phối công việc, quy trình ra quyết định và các sáng kiến chính để giúp thúc đẩy hiệu suất. Đó là cơ sở để quản lý và giao việc cho nhân viên.

Nhưng cốt lõi, sự linh hoạt của tổ chức là về một tập hợp các luận điểm chính có thể được áp dụng cho bất kỳ doanh nghiệp nào. Đó là cách thực hiện một kiểu tư duy khác hoàn toàn để ảnh hưởng đến cách các quy trình công việc và cách sản phẩm được xây dựng. Hãy nói thêm về lý do tại sao các công ty linh hoạt lại quan trọng - và cách chuyển đổi tổ chức của bạn.

Tại sao các tổ chức linh hoạt - Agile organization lại quan trọng?

Trước tiên, hãy nói về một số xu hướng mà chúng ta đang thấy trong các tổ chức linh hoạt. Điều này sẽ giúp giới thiệu tầm quan trọng của sự linh hoạt trong các tổ chức.

Tư duy thiết kế và tư duy bên ngoài hộp
Các phương pháp tiếp cận scrum và scrum nhanh theo quy mô
Thay đổi quản lý với các công cụ đào tạo được hỗ trợ
Tập trung quan tâm vào nhu cầu của khách hàng và phát triển lấy khách hàng làm trung tâm
Các nhóm phân tán trên các khu vực địa lý (đặc biệt là trong các vai trò phát triển)
Tập trung vào khả năng mở rộng trên các quy trình, cấu trúc và phát triển sản phẩm

Nhiều xu hướng trong số này dường như đang xảy ra với lĩnh vực phát triển phần mềm. Ví dụ, những tiến bộ trong cách mọi người xây dựng sản phẩm phù hợp với ngành công nghệ.

Nhưng nếu bạn suy nghĩ sâu hơn về những xu hướng này, thì đó cũng là vấn đề của tư duy và hành vi trong tổ chức. Những xu hướng này yêu cầu sự tham gia sâu của của lãnh đạo để giữ cho nó hiện hữu trong các tổ chức. Và khi nhân viên tin rằng tổ chức của họ đang trong trạng thái linh hoạt , nó sẽ có những tác động tích cực. Một cuộc khảo sát của Gallup cho thấy rằng những người lao động nhận thấy tổ chức của họ linh hoạt có nhiều khả năng tin tưởng vào sự thành công của tổ chức hơn.

Suy cho cùng, linh hoạt chính là xây dựng khả năng phục hồi để thay đổi. Nếu định hướng, ưu tiên, công nghệ và các yếu tố bên ngoài là tất cả các thành phần của sự thay đổi, thì các công ty cần phải linh hoạt để xoay sở khi đối mặt với sự thay đổi.

Các tổ chức linh hoạt - Agile organization có nhiều khả năng mở rộng quy mô và phát triển hơn so với các tổ chức truyền thống. Và các tổ chức linh hoạt được trang bị tốt hơn để cung cấp cho người của họ sự đào tạo, hỗ trợ và huấn luyện để thành công.

Cách xác định các tổ chức linh hoạt - Agile Organization

Vì vậy, làm thế nào để bạn biết nếu một tổ chức là tổ chức linh hoạt? Một số tên gọi của các tổ chức linh hoạt là gì? Dưới đây là năm điều cần chú ý.

Agile organization cũng có những đặc điểm đặc trưng của nó

Đội ngũ lao động có tài nănng vượt trội trong sự thay đổi

Công ty là về con người. Chính những nhân viên mà một tổ chức sử dụng sẽ thúc đẩy sự thay đổi, tạo tác động và mang lại giá trị. Vì vậy, cách tốt nhất để đạt được hiệu suất tổ chức tối ưu là gì? Có một lực lượng lao động đa dạng, tài năng và kiên cường vượt trội khi đối mặt với sự thay đổi.

Những nhà lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời và thông minh

Một đặc điểm khác của một tổ chức linh hoạt là khả năng lãnh đạo và ra quyết định. Đặc biệt là khi các tổ chức phát triển, các quyết định trở nên phức tạp hơn. Các tổ chức Agile có các nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định kịp thời, thấu đáo. Các nhà lãnh đạo tại các công ty linh hoạt biết rằng các quyết định đóng một vai trò quan trọng trong cả việc quản lý hiệu suất linh hoạt và phương pháp luận linh hoạt .

Một tổ chức tập trung vào khách hàng

Yếu tố nhận dạng chính của một tổ chức linh hoạt là tập trung vào khách hàng. Đặc biệt là trong điều kiện thị trường đầy biến động, nơi luôn có sự thay đổi, khách hàng vẫn cần phải là vua. Nếu một tổ chức không tạo ra giá trị cho khách hàng của mình thì đó là một vấn đề lớn đối với hiệu suất của tổ chức. Toàn bộ tổ chức cần lấy khách hàng làm trung tâm.

Công nghệ nâng cao quy trình và trải nghiệm của nhân viên

Mọi chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số đều sẽ có những trục trặc. Nhưng một tổ chức linh hoạt đặc biệt quan tâm đến các loại công nghệ mà nhân viên và khách hàng của nó sử dụng. Xét cho cùng, công nghệ đóng một vai trò quan trọng trong việc thu hút nhân viên và trải nghiệm tổng thể của nhân viên. Nếu nhân viên gặp khó khăn trong việc thực hiện công việc của họ do khoảng cách về công nghệ, bạn có thể đánh mất sự tham gia của họ.

Các nhóm nhân sự năng động và cộng tác hiệu quả

Cuối cùng, một yếu tố quan trọng đối với các tổ chức linh hoạt là làm việc theo nhóm. Các tổ chức linh hoạt không hoạt động trong các không gian kín. Họ thúc đẩy giao tiếp cởi mở và hợp tác giữa các nhóm chức năng. Các nhóm cộng tác hiệu quả và nhanh chóng thích ứng với sự thay đổi là những nhóm sẽ thành công trong môi trường linh hoạt. Các nhóm đa chức năng trao quyền cho việc học hỏi liên tục và làm việc hướng tới một mục đích chung hoặc mục tiêu chung.

10 lợi ích của việc trở thành một tổ chức linh hoạt - Agile organization

Có rất nhiều lợi ích cho một tổ chức linh hoạt. Chúng tôi đã nêu ra 10 lợi ích mà bạn có thể mong đợi khi tổ chức của mình trở thành tổ chức linh hoạt.

1. Tăng trưởng doanh thu cao hơn

Một trong những lợi ích lớn nhất của sự linh hoạt trong tổ chức là doanh thu. McKinsey đã nghiên cứu tác động của sự linh hoạt của tổ chức đối với doanh thu. Kết quả thật đáng kinh ngạc. Báo cáo cho thấy rằng chuyển đổi thành tổ chức linh hoạt dẫn đến hiệu suất tài chính tăng 20-30%. Một cách tiếp cận linh hoạt trong kinh doanh dẫn đến kết quả kinh doanh tốt hơn.

2. Liên tục học hỏi và phản hồi

Linh hoạt không chỉ là sự uyển chuyển và chủ động. Đó là về học hỏi và phát triển khi các quy trình thích ứng, thay đổi và phát triển. Vì vậy, một trong những thành phần cốt lõi của cách làm việc linh hoạt có nghĩa là các tổ chức liên tục học hỏi. Điều này mở ra các cơ chế phản hồi giúp thực hành nhanh hơn.

3. Tăng sự tham gia của nhân viên

McKinsey cũng đã nghiên cứu sự tham gia của nhân viên vì nó liên quan đến sự linh hoạt ở nơi làm việc. Báo cáo tương tự (trích dẫn ở trên) đã phân tích 22 tổ chức trong sáu lĩnh vực khác nhau.

Trên thang điểm của McKinsey, họ đo lường kết quả của các chuyển đổi nhanh, bao gồm cả sự tham gia của nhân viên. Kết quả cho thấy sau khi chuyển đổi nhanh, mức độ gắn bó của nhân viên tăng từ 20 đến 30 điểm.

Chúng tôi biết rằng sự tham gia của nhân viên là một cuộc đấu tranh cho tất cả các tổ chức, đặc biệt là bây giờ. Từ lâu đã có khoảng cách về mức độ tương tác của nhân viên trong lực lượng lao động ngày nay. Việc áp dụng các thực hành linh hoạt có thể giúp tăng mức độ gắn kết của nhân viên trong tổ chức của bạn.

4. Tăng khả năng hiển thị và minh bạch

Một lợi ích khác của sự linh hoạt là tăng khả năng hiển thị và tính minh bạch. Phương pháp Agile được xây dựng dựa trên ý tưởng cộng tác chéo này. Nó có nghĩa là các thành viên trong nhóm đang làm việc giữa các chức năng và phòng ban và phá vỡ các không gian kín. Nó dẫn đến việc quản lý dự án minh bạch, nơi các thành viên trong nhóm có thể làm việc cùng nhau để hướng tới một mục tiêu chung. Nó cũng giúp thúc đẩy giao tiếp cởi mở.

5. Tăng khả năng phục hồi

Thay đổi là ở đây để tồn tại. Và với tốc độ thay đổi đang gia tăng, điều quan trọng là các tổ chức phải thực hiện những thay đổi mang tính hệ thống để giúp thích ứng với sự thay đổi thay vì chống lại nó. Các tổ chức Agile có khả năng phục hồi và thích ứng cao hơn khi cần thay đổi. Rèn luyện sự linh hoạt là chìa khóa để xây dựng khả năng phục hồi, mặc dù nó bắt đầu ở cấp độ cá nhân.

Agile organization có 10 lợi ích rất lớn

6. Đổi mới và giải quyết vấn đề tốt hơn

Các tổ chức linh hoạt được chuẩn bị tốt hơn để giải quyết các vấn đề khó khăn. Tại sao? Các nhóm linh hoạt rất năng động, nhạy bén và hợp tác. Các nhóm linh hoạt dựa vào sự lặp lại để giúp mở ra kết quả tốt nhất cho một vấn đề. Một tổ chức linh hoạt cũng là một tổ chức đa dạng, một tổ chức trao quyền cho những ý tưởng, quan điểm và cách thức làm việc mới.

7. Tăng năng suất

Một lợi ích khác của các tổ chức linh hoạt là tăng năng suất. McKinsey (đã trích dẫn ở trên) đã nghiên cứu năng suất vì nó liên quan đến sự linh hoạt. Kết quả cho thấy việc cải thiện hoạt động đã tăng 30-50% sau khi chuyển đổi sang tổ chức linh hoạt. Điều này có nghĩa là các nhóm đã đạt được mục tiêu, tăng khả năng hiển thị và nhận được kết quả theo thời gian thực.

8. Tăng sự hài lòng của khách hàng

Như chúng ta đã thảo luận, một đặc điểm chính của các tổ chức linh hoạt là tập trung vào khách hàng. Khi tổ chức tập trung vào những gì khách hàng muốn, sự hài lòng của khách hàng sẽ tăng lên.

9. Khả năng học hỏi từ những thất bại

Đi đôi với phản hồi và cải tiến liên tục, còn có sự tự điều chỉnh xảy ra trong các tổ chức linh hoạt. Có rất nhiều cơ chế để giúp các nhóm học hỏi từ những thất bại của họ. Ví dụ, tại một tổ chức linh hoạt nơi tôi làm việc, chúng tôi đã từng làm một công việc gọi là phân tích SWOT. Nó là viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và mối đe dọa.

Sau mỗi dự án lớn hoặc sáng kiến liên chức năng, chúng tôi tiến hành phân tích SWOT. Đó là một cách hồi tưởng để nhìn lại những điểm chúng tôi có thể đã cải thiện. Mỗi SWOT đều để lại cho tôi những bài học kinh nghiệm để thực hiện dự án tiếp theo.

10. Cộng tác tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm

Cuối cùng, một lợi ích lớn khác của hệ thống quản lý linh hoạt là sự hợp tác được tăng cường. Bản chất của các tổ chức linh hoạt là hợp tác. Các nhóm đang làm việc với nhau theo chức năng chéo. Các thành viên trong nhóm đều có vai trò tương ứng nhưng họ vẫn dựa vào nhau để hoàn thành công việc. Sự linh hoạt giúp mọi người học cách làm việc tốt hơn với nhau. Có thể chỉ ra những điểm gây mâu thuẫn. Nhưng nó cũng giúp tháo gỡ những khúc mắc trong quá trình hợp tác.

Làm thế nào để trở thành một tổ chức linh hoạt

Nếu bạn đang muốn trở thành một tổ chức linh hoạt, hãy làm theo năm bước sau.

Bước 1. Áp dụng một tư duy phát triển

Điều đầu tiên, bạn đã xác định rằng tổ chức của mình cần phải thay đổi. Nếu bạn là một tổ chức truyền thống, thay đổi có thể khó hơn bạn nghĩ.

Đây là nơi cực kỳ quan trọng để áp dụng tư duy phát triển. Và sự thật mà nói, nó sẽ là một thử thách. Nhưng hãy đánh giá mục tiêu cuối cùng của bạn và lý do tại sao bạn muốn triển khai một tổ chức linh hoạt.

Nhắc nhở bản thân - và các nhà lãnh đạo của bạn - tầm quan trọng của việc trưởng thành, học hỏi và phát triển. Sau cùng, mục tiêu cuối cùng của bạn là để tổ chức của bạn phát huy hết tiềm năng của nó. Điều đó bắt đầu với sự sẵn sàng phát triển ngay từ đầu.

Bước 2. Đánh giá những gì bạn muốn thay đổi

Đây là một bước đi mang tính chiến thuật và mang tính chuẩn bị hơn những bước khác. Và mọi tổ chức sẽ trông khác nhau, đặc biệt là phụ thuộc vào sản phẩm.

Nhưng hãy kiểm tra nơi bạn muốn thực hiện các thay đổi. Ví dụ: bạn có đang sử dụng các mục tiêu và kết quả chính (OKR) để đặt mục tiêu cho toàn công ty không? Bạn có muốn triển khai các hệ thống và công nghệ mới, như phần mềm quản lý dự án? Bạn là một công ty khởi nghiệp cần đầu tư vào sản phẩm mới? Cấu trúc báo cáo của bạn trông như thế nào? Nó có cho phép phát triển các đội năng động không? Dù đó là gì, hãy xem xét các quy trình và cấu trúc cần thay đổi trong tổ chức của bạn.

Bước 3. Đầu tư vào việc phát triển các nhà lãnh đạo kiên cường

Các nhà lãnh đạo của bạn sẽ đóng một vai trò không thể thiếu trong hành trình chuyển đổi linh hoạt của bạn. Bạn đang khuyến khích sự phát triển chuyên môn trong đội ngũ lãnh đạo của mình như thế nào? Bạn có đầu tư vào những thứ như đào tạo người quản lý mới không?

Các nhà lãnh đạo của bạn có cơ hội để phát triển các kỹ năng và năng lực chính mà họ cần để duy trì sự kiên cường khi đối mặt với sự không chắc chắn không? Bạn có đang xây dựng những nhà lãnh đạo có tư duy tương lai trong nhóm của mình không?

Tiếp cận với chương trình huấn luyện là một cách bạn có thể giúp phát triển các nhà lãnh đạo kiên cường và có tư duy tương lai. Trên thực tế, dữ liệu sao lưu điều này. Các nhà lãnh đạo đã trải qua bốn tháng đào tạo và huấn luyện lãnh đạo cho biết mức độ căng thẳng thấp hơn, mục đích cao hơn và khả năng phục hồi cao hơn.

Bước 4. Khuyến khích cộng tác

Để tối ưu hóa lợi ích của sự linh hoạt, các nhóm của bạn cần cộng tác hiệu quả. Bạn đang khuyến khích sự hợp tác ở nơi làm việc như thế nào? Nhân viên của bạn có đang xây dựng các kỹ năng cần thiết để làm việc cùng nhau tốt không? Làm thế nào bạn có thể khuyến khích cộng tác tốt hơn, đặc biệt là để giúp phá vỡ các không gian kín?

Bước 5. Thu thập thông tin phản hồi

Cuối cùng nhưng chắc chắn không kém phần quan trọng, phản hồi là một phần quan trọng trong việc xây dựng một tổ chức linh hoạt. Suy cho cùng, sự nhanh nhẹn chính là việc thích ứng với những gì hiệu quả và những gì không hiệu quả.

Tạo không gian để thu thập phản hồi từ nhân viên của bạn. Khuyến khích người quản lý của bạn yêu cầu phản hồi từ phía trên. Tạo nền tảng và phương tiện cho phản hồi theo thời gian thực để ngăn chặn các vấn đề tốt hơn trước khi chúng vượt khỏi tầm kiểm soát.

2 ví dụ về các tổ chức linh hoạt

Hãy cùng xem một số ví dụ về các tổ chức linh hoạt.

Spotify

Spotify nổi tiếng đã đặt ra cái mà ngày nay được gọi là mô hình Spotify cho các tổ chức linh hoạt. Đó là một phương pháp tiếp cận sự linh hoạt, tự chủ dựa vào con người. Mục đích? Mở rộng quy mô sự linh hoạt trong toàn tổ chức để phục vụ khách hàng, nhân viên và các bên liên quan tốt hơn.

Spotify cũng là một Agile organization

Mô hình Spotify hoạt động với một số yếu tố chính:

Biệt đội. Tương tự như scrums, các đội là các đội tự quản, đa chức năng.
Các bộ lạc. Bộ lạc là khi nhiều đội - hoặc nhóm - làm việc cùng nhau để hướng tới một mục tiêu hoặc mục đích chung.
Các chương. Các chương về cơ bản là gia đình hoặc danh mục mà các bộ lạc hoặc biệt đội trực thuộc. Ví dụ, "kỹ thuật phần mềm" hoặc "tiếp thị" có thể được coi là một chương.
Bang hội. Để giúp hỗ trợ sự phát triển của nhân viên, các bang hội đã được thành lập để nhân viên có thể theo đuổi đam mê của họ. Ví dụ: một kỹ sư phần mềm có thể tham gia một hội tập trung vào việc viết lách nếu đó là những gì họ muốn giúp xây dựng năng lực chính.

Amazon

Amazon là một tổ chức khác đã bắt đầu hành trình chuyển đổi nhanh chóng. Cho đến ngày nay, tôi vẫn nghĩ rằng thật kỳ diệu khi tôi có thể đặt hàng một thứ gì đó và nó có thể xuất hiện trước cửa nhà tôi ngay sau đó vài giờ.

Amazon đã thành công trở thành Agile organization

Amazon cần mở rộng quy mô kinh doanh của mình - và nhanh chóng. Nó cũng bị ám ảnh với khách hàng. Là một tổ chức lấy khách hàng làm trọng tâm, Amazon đã sử dụng cách tiếp cận lấy khách hàng làm trung tâm đó để mang lại sự nhanh nhạy cho quy mô.

Các nhà lãnh đạo cũng là chủ sở hữu tại Amazon. Nếu một nhà lãnh đạo phụ trách một dòng công việc nhất định, họ sở hữu sản phẩm và trách nhiệm đó. Nó giúp thúc đẩy năng suất, quyền sở hữu và quyền tự chủ trong các nhóm.

Mở ra sự linh hoạt trong tổ chức của bạn

Bất kể bạn đang ở đâu trong hành trình chuyển đổi linh hoạt của mình, bạn đều có thể khai thác toàn bộ tiềm năng của lực lượng lao động của mình.

Bắt đầu bằng cách xem xét các khả năng, kỹ năng và tư duy chính mà bạn muốn phát triển trong lực lượng lao động của mình. Sau đó, tìm ra cách bạn sẽ đến được đó. Các chuyên gia nhân sự, chiến lược kinh doanh và phát triển phần mềm của bạn có thể giúp xây dựng lộ trình thành công.

Source: betterup.com

Các bài viết liên quan

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội