Bài học kinh nghiệm (Lessons Learned) trong dự án là gì?

09/22/2020
Posted by: Admin
Category: Kiến thức

Bài học kinh nghiệm (Lessons Learned) trong dự án là gì?

1. Bài học kinh nghiệm Lessons Learned là gì?

Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ (Project Management Institute - PMI) mô tả các bài học kinh nghiệm (Lessons Learned) là kiến thức và hiểu biết có được từ kinh nghiệm. Những bài học này có thể là những bài học tích cực, chẳng hạn như một dự án được triển khai đúng thời hạn và đạt ngân sách, hoặc chúng có thể là tiêu cực, chẳng hạn như chi tiêu vượt ngân sách và tạo ra các sản phẩm kém chất lượng. Điều quan trọng là các bài học kinh nghiệm có các đặc tính như:

Thực tế là đúng

Có tác động thực sự đến hoạt động của nhóm dự án

Là cơ cở xác định một quyết định, thiết kế hoặc quá trình hỗ trợ kết quả tích cực hoặc giảm khả năng thất bại dự án

Bài học kinh nghiệm Lessons Learned là những kiến thức, hiểu biết có được từ kinh nghiệm

Các bài học kinh nghiệm trong quản lý dự án (Project management) mang lại nhiều lợi ích nhất khi chúng được lập thành tài liệu, truyền đạt và lưu trữ sau khi tất cả những người tham gia dự án đã xác nhận.

Dưới đây là một số ví dụ bài học kinh nghiệm khác nhau.

Quản lý việc mua sắm: Người quản lý dự án không tham gia đầy đủ vào quá trình chuẩn bị hợp đồng, vì vậy khi hợp đồng cuối cùng được trao cho nhà cung cấp, nó không bao gồm mọi thứ cần thiết cho dự án. Kết quả là việc sửa đổi tài liệu đã kéo lùi thời gian bắt đầu dự án hơn một tuần. Bài học rút ra là người quản lý dự án phải tham gia vào tất cả việc chuẩn bị và ký kết hợp đồng cung ứng hàng hóa cho dự án.
Quản lý nhóm: Người quản lý dự án đã yêu cầu và được chấp thuận để ghi nhận và khen thưởng tinh thần làm việc của nhóm dự án bằng cách tổ chức một bữa ăn trưa chung sau dự án đạt được một mốc tiến độ quan trọng. Các thành viên trong nhóm nhiệt tình hơn với công việc và hỗ trợ lẫn nhau, vì vậy quyết định đưa ra một số hình thức khen thưởng cho việc hoàn thành xuất sắc các giai đoạn quan trọng dự án là một quyết định tốt.

Xem thêm về: https://vnpmi.org/category/quan-ly-du-an-la-gi-co-hoi-nghe-nghiep-cua-quan-ly-du-an.html

2. Tại sao các bài học kinh nghiệm lại quan trọng?

Nếu dự án của bạn gặp phải một thất bại thảm hại do không đạt phạm vi (Scope), vượt quá ngân sách (Cost), sản phẩm (Deliverables) có chất lượng dưới mức mong đợi hoặc bất kỳ vấn đề nào khác, thì cách duy nhất để ngăn chặn kết quả tương tự trong tương lai là:

Hiểu điều gì đã xảy ra và tại sao
Xác định những gì có thể được thực hiện khác đi trong tương lai

Nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho các dự án thành công: khi bạn biết điều gì đã diễn ra tốt đẹp và tại sao, bạn có thể lặp lại các bước phù hợp trên tất cả các nhóm của mình và mang lại kết quả tích cực với các dự án khác.
Xem thêm: https://vnpmi.org/category/cac-gia-thiet-assumption-va-rang-buoc-constrain-trong-du-an-la-gi.html

3. Cách ghi lại các bài học đã học kinh nghiệm?

Theo tôi, bài học kinh nghiệm không nên chỉ giới hạn trong phần kết thúc của dự án (Project Closing). Như người ta nói, không có thời gian nào như hiện tại. Thời điểm tốt nhất để ghi lại điều gì đó là ngay sau khi nó xảy ra, nếu không, thông tin quan trọng có thể vô tình bị lãng quên hoặc, trong trường hợp kết quả tiêu cực, cố tình bị che đậy.

Đây là những bước tôi thực hiện. Bạn có thể làm theo cách khác. Không có cách nào đúng hay sai, miễn là các bài học kinh nghiệm hợp lệ và hiệu quả.

Thu thập thông tin. Mọi người trong nhóm của tôi đều biết rằng nếu có điều gì đó xảy ra, dù là tốt, xấu hay xấu, tôi đều muốn nghe về nó. Bài học rút ra phải là một cam kết hợp tác hiệu quả. Mọi người đều biết rằng tôi quan tâm đến việc thu thập thông tin hơn là đưa ra phán xét, vì vậy, có những ngày công việc quá tải, nhưng thời gian dành để ghi lại mọi thứ rất xứng đáng để nỗ lực.
Xuất bản báo cáo. Sau khi tất cả thông tin được thu thập, kiểm tra và sửa đổi khi cần thiết, tôi sẽ tạo một tệp PDF và phân phối nó để tất cả mọi người liên quan, từ nhóm đến quản lý cấp trên, nhận thức và hiểu được tất cả các bài học kinh nghiệm.
Lưu trữ báo cáo ở vị trí trung tâm. Một tài liệu bài học kinh nghiệm được dùng để định hướng cho các dự án trong tương lai, điều này là không thể nếu bạn không cung cấp tài liệu đó. Tôi đặt tất cả các báo cáo của mình ở vị trí trung tâm để các nhà quản lý dự án khác có thể áp dụng các quy trình thành công và tránh những cạm bẫy từ các dự án trước đó.

Tài liệu về các bài học kinh nghiệm cần bao gồm:

Đặt tên bài học (ví dụ: các phím tắt thiết kế đồ họa giúp xử lý hình ảnh nhanh hơn)
Mô tả vấn đề hoặc thành công (với các bài học kinh nghiệm cho các dự án phần mềm, điều này có thể bổ sung các tính năng mới mà không làm tăng chi phí đáng kể)
Tác động đến dự án (ví dụ: bị trễ thời hạn hoặc đạt được kết quả xuất sắc mà không làm cạn kiệt ngân sách.)
Các khuyến nghị cải tiến quy trình (bài học kinh nghiệm).

Tất cả các báo cáo phải bao gồm thông tin nhận được trong các phiên họp rút kinh nghiệm và được phân phối cho tất cả những người tham gia, những người này sẽ có đủ thời gian để xem xét chúng và xác nhận tính chính xác của chúng hoặc đưa ra các chỉnh sửa. Khi báo cáo được hoàn thành, hãy gửi một bản sao cho toàn bộ nhóm dự án và lưu trữ nó cùng với tài liệu dự án khác.

Khi bạn chuẩn bị bản tóm tắt dự án cho các bên liên quan cấp cao của dự án, chẳng hạn như sếp của bạn, hãy bao gồm tổng quan về những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì cần được cải thiện. Bạn có thể bao gồm báo cáo dưới dạng tệp đính kèm email hoặc đề nghị cung cấp một bản sao nếu họ cần thêm thông tin.
Xem thêm: https://vnpmi.org/category/vong-doi-du-an-project-life-cycle-la-gi.html

4. Khi nào tiến hành ghi nhận các bài học kinh nghiệm?

Nếu ai đó hỏi tôi khi nào nên tiến hành ghi nhận các bài học kinh nghiệm, tôi sẽ nói, "Sớm và thường xuyên."

Cuộc họp nhóm ghi lại các bài học kinh nghiệm thường xuyên rất cần thiết

Tôi biết các nhà quản lý dự án là những người đưa ra bài học kinh nghiệm trong cuộc họp tổng kết, nhưng tôi nghĩ rằng nó có giá trị ở tất cả các giai đoạn của một dự án. Các nhóm dự án của tôi có các bài đánh giá rút ra bài học tạm thời vào cuối mỗi cột mốc tiến độ, với mục tiêu nhận ra điều gì đang hiệu quả và điều gì không hiệu quả, để chúng tôi có thể điều chỉnh ngay lập tức và cải thiện công việc của mình cũng như dự án tổng thể.
Xem thêm: https://vnpmi.org/category/7-ky-nang-can-co-cua-nguoi-quan-ly-du-an.html

5. Thách thức với bài học kinh nghiệm trong dự án?

Tất cả các nhóm phải ghi lại các bài học kinh nghiệm, cả tích cực và tiêu cực, khi dự án bắt đầu, nhưng quá nhiều người trong số họ không làm điều đó vì không có quy trình xác định để làm như vậy hoặc họ không hành động theo những gì họ học được. Trừ khi bạn ghi lại chúng và có sẵn một hệ thống để sử dụng chúng, nếu không sẽ rất khó (nếu không muốn nói là không thể) theo dõi các bài học kinh nghiệm.

5.1. Không có Quy trình “Bài học Kinh nghiệm” được xác định tại chỗ

Không có quy trình xác định, đừng ngạc nhiên nếu những người trong nhóm của bạn không nắm bắt được các bài học kinh nghiệm. Họ sẽ giải quyết vấn đề hoặc cảm thấy hài lòng về thành công, nhưng nó kết thúc ở đó và không ai được lợi từ sự hiểu biết mới của họ.

Tài liệu hóa các bài học kinh nghiệm là rất cần thiết đối với mọi tổ chức

Tôi đã trình bày quy trình tài liệu rút ra bài học của mình. Bạn có thể áp dụng nó cho các nhóm của riêng mình hoặc đưa ra phương pháp của mình miễn là nó bao gồm việc thu thập, xuất bản, lưu trữ và sử dụng tất cả dữ liệu trong tương lai. Ngoài ra còn có một số mẫu bài học tuyệt vời (và miễn phí) mà bạn có thể sử dụng để lấy cảm hứng hoặc sửa đổi để sử dụng cho riêng mình.
Xem thêm: https://vnpmi.org/category/nhung-sai-lam-pho-bien-khi-quan-ly-du-an.html

5.2. Nắm bắt được những bài học kinh nghiệm nhưng không sử dụng chúng

Đây là một vấn đề phổ biến khác. Ngay khi một thành viên trong nhóm gặp phải thành công hay thất bại, họ nắm bắt các chi tiết và biến thành bài học kinh nghiệm khi kết thúc dự án. Người quản lý dự án tạo một tài liệu được lưu trữ gọn gàng cùng với dữ liệu dự án khác và không bao giờ được đưa ra áp dụng. Không ai học hỏi từ những kinh nghiệm tốt hay xấu này và không có gì thay đổi.
Tại công ty của tôi, yêu cầu các nhà quản lý dự án bắt đầu mỗi dự án mới bằng cách tham khảo một thư mục bài học kinh nghiệm trên mạng nội bộ của công ty. Nó chứa các thư mục con được phân loại theo loại dự án và mỗi thư mục liệt kê các báo cáo với tiêu đề xác định nội dung của chúng.

5.3. Cách áp dụng các bài học kinh nghiệm?

Theo Viện Quản lý Dự án Hoa Kỳ, áp dụng các bài học kinh nghiệm là một phương pháp luận bao gồm ba giai đoạn:

Phân tích: Tất cả các bài học kinh nghiệm phải được phân tích và tổ chức để áp dụng cho các hoạt động trong tương lai. Bước này, xác định lý do hoặc điều kiện cơ bản khiến điều gì đó xảy ra, giúp hiểu rõ hơn về cách lặp lại thành công và ngăn chặn một thất bại tương tự.
Lưu trữ: Các bài học kinh nghiệm cần được lưu trữ trong kho tài liệu dự án để sử dụng trong tương lai. Biểu mẫu đầu vào phải bao gồm các trường như danh mục (ví dụ: phát triển phần mềm, tiếp thị), bài học kinh nghiệm, hành động đã thực hiện và nguyên nhân gốc rễ. Kho lưu trữ tại của tôi có thể được tìm kiếm theo từ khóa, điều này giúp việc truy cập tất cả các bài học liên quan cho dự án của bạn dễ dàng hơn rất nhiều.
Truy xuất: Trước khi tham dự các buổi lập kế hoạch rủi ro cho một dự án mới, người quản lý truy xuất tất cả các tài liệu bài học kinh nghiệm liên quan và sử dụng chúng để xác định các rủi ro có thể xảy ra và phát triển các chiến lược giảm thiểu.

Xem thêm: https://vnpmi.org/category/nhung-loi-khuyen-huu-ich-trong-qua-trinh-quan-ly-du-an.html

6. Kết luận về bài học kinh nghiệm Lessons Learned

Khi quy trình rút ra bài học kinh nghiệm được áp dụng, bạn có thể coi mỗi dự án như một trải nghiệm học hỏi và chia sẻ tất cả kiến thức và hiểu biết sâu sắc với những người quản lý khác trong công ty của bạn. Khi bạn áp dụng các bài học, chúng trở thành một phần của chiến lược hoạt động và bắt đầu những thay đổi mà mọi người sẽ cảm ơn bạn.

Nguồn: Rose Keefe

Nếu thấy bài viết thú vị, đừng ngại ấn LIKE - SHARE - COMMENT để ủng hộ VNPMI nhé!

Các bài viết liên quan bạn có thể quan tâm:

Số 229 Tây Sơn, Đống Đa, Hà Nội